4.3 Hantera en teamarbetsyta

Teamarbetsytor gör att du och ditt team kan samarbeta för att slutföra uppgifter och uppfylla mål.

Som ägare av en arbetsyta är du huvudansvarig för administration av arbetsytan. Du kan skapa andra behållare för information (underordnade arbetsytor och mappar), justera behörighetsstyrning för att bestämma vem som kan göra vad i arbetsytan och lägga upp startmaterial som hjälper teammedlemmarna att komma igång.

4.3.1 Skapa en teamarbetsyta

Som standard har alla Micro Focus Vibe-användare behörighet att skapa en teamarbetsyta.

Teamarbetsytor är den vanligaste typen av arbetsyta. Med teamarbetsytor blir det lättare för teamet att uppnå sina målsättningar eftersom teammedlemmarna snabbt kan dela filer och idéer och arbeta tillsammans på ett effektivare sätt.

Med Vibe kan du skapa en väl synlig teamarbetsyta i katalogen Teamarbetsytor eller en kapslad teamarbetsyta, vilket är en teamarbetsyta inuti en befintlig teamarbetsyta.

Skapa en väl synlig teamarbetsyta

Om du vill att teamarbetsytan ska synas ordentligt och vara enkel att hitta i arbetsyteträdet skapar du teamarbetsytan i katalogen Teamarbetsytor enligt instruktionerna i Skapa en teamarbetsyta.

Skapa en teamarbetsyta i en befintlig teamarbetsyta

Med Vibe kan du skapa kapslade arbetsytor, vilket är arbetsytor inuti andra arbetsytor. Du kan skapa en teamarbetsyta i alla befintliga arbetsytor där du har lämpliga behörigheter.

Du kan välja detta alternativ om det inte är viktigt att teamarbetsytan är väl synlig i arbetsyteträdet och om teamarbetsytan du skapar till största delen består av medlemmar som redan tillhör en viss arbetsyta.

  1. Gå till arbetsytan där du vill skapa den nya teamarbetsytan.

  2. Klicka på ikonen Konfigurera bredvid arbetsytans namn och klicka sedan på Ny arbetsyta.

    Sidan Ny arbetsyta öppnas.

  3. I avsnittet Arbetsyta väljer du Teamarbetsyta.

    Du kan även skapa en grundläggande arbetsyta, en arbetsyta för projekthantering och en diskussionsarbetsyta.

  4. Ange följande information:

    Arbetsytetitel: Ange en titel för arbetsytan.

    Arbetsyta: Klicka på Teamarbetsyta.

    Teammedlemmar: Ange teamets medlemmar.

    Du kan ange enskilda användare, hela grupper eller lägga till namn från urklipp.

    Du kan även klicka på Teammedlemmar. Det visar en lista med alla medlemmar i teamarbetsytan där du skapar den nya teamarbetsytan. Välj namnen på de användare som ska vara med i den nya teamarbetsytan.

    Arbetsytemappar: Välj de mappar du vill att arbetsytan ska innehålla.

    Du kan lägga till flera mappar när du vill.

    Information om hur du lägger till mappar i en befintlig arbetsyta finns i Lägga till flera mappar på en arbetsyta.

    Meddelande: Markera kryssrutan och skriv sedan ett meddelande i fältet Meddelandetext (valfritt).

    Det här meddelandet informerar teammedlemmarna om att arbetsytan finns och kan även innehålla en beskrivning av syftet med arbetsytan.

  5. Skapa den nya arbetsytan genom att klicka på OK.

4.3.2 Lägga till ytterligare teammedlemmar i arbetsytan

När du skapat arbetsytan kan du lägga till andra Vibe-användare som ska vara med i teamet.

  1. Gå till teamarbetsytan där du vill lägga till de nya teammedlemmarna.

  2. Klicka på ikonen Konfigurera bredvid mappens namn och klicka sedan på Redigera team.

    Sidan Lägg till eller ta bort teammedlemmar öppnas.

  3. (Valfritt) Om denna arbetsyta ärver teammedlemsskapet från en överliggande mapp klickar du på Ja.

  4. I fältet Användare anger du namnet på de enskilda användare du vill lägga till i teamet.

    Du kan även ange hela grupper i fältet Grupper eller lägga till namn som finns i urklipp genom att klicka på Användarnamn från urklipp.

  5. Klicka på OK.

Du kan informera de nya teammedlemmarna om teamarbetsytan. Information om hur du gör det hittar du i Skicka e-post till teammedlemmar och informera om teamarbetsytan när den skapats.

4.3.3 Skicka e-post till teammedlemmar och informera om teamarbetsytan när den skapats

Med Vibe kan du skicka e-postmeddelanden till hela teamet. Om nya teammedlemmar läggs till efter att teamarbetsytan skapats kan du använda denna funktion för att informera de nya teammedlemmarna om arbetsytan.

För att skicka e-post till teammedlemmar:

  1. Gå till teamarbetsytan.

  2. Klicka på ikonen Konfigurera bredvid arbetsytans namn och klicka sedan på Skicka e-post till team.

    Sidan Skicka e-post visas.

  3. Fyll i fälten som du vill använda.

  4. Klicka på OK.

4.3.4 Visa teammedlemmar

Visa teammedlemmar från alla sidor i arbetsytan

Du kan visa teamets medlemmar från alla mappar i arbetsytan:

  1. I en sida i arbetsytan klickar du på ikonen Konfigurera intill mappnamnet och sedan på Visa team.

Visa teammedlemmar i ett tillbehör från arbetsytans startsida

Tillbehör är avsnitt längst upp i arbetsytor och mappar som visar sammanfattad information.

Som standard har Vibe ett tillbehör för teammedlemsskap på arbetsytans startsida. Detta tillbehör visar alla teammedlemmar.

4.3.5 Tillåta besökare i teamarbetsytan

Som standard kan bara teammedlemmar visa och delta i de arbetsytor och mappar som finns i teamarbetsytan. Det finns tillfällen då du kan behöva låta andra personer besöka teamwebbplatsen (vilket som standard betyder att de kan läsa poster och kommentera men inte skapa egna poster).

Information om hur du tillåter besökare i teamwebbplatsen finns i Tillåta besökare i teamarbetsytan i Avancerad användarhandbok för Micro Focus Vibe 4.0.6.