4.1 Allmän hantering av arbetsyta

I det här avsnittet finns aktivitetsinformation som kan tillämpas på alla typer av arbetsytor.

4.1.1 Skapa en ny arbetsyta

Du kan skapa nya arbetsytor på alla arbetsytor i Micro Focus Vibe där du har de nödvändiga behörigheterna.

  1. Gå till arbetsytan där du vill skapa den nya arbetsytan.

  2. Klicka på ikonen Konfigurera bredvid arbetsytans namn och klicka sedan på Ny arbetsyta.

    Sidan Ny arbetsyta visas.

  3. Ange lämplig information för sidan.

    Arbetsytetitel: Ange en titel för arbetsytan.

    Om du lämnar fältet tomt får arbetsytan namnet Arbetsyta.

    Arbetsyta: Välj vilken typ av arbetsyta du vill skapa.

    Fyll i eventuell ytterligare information i fälten som visas när du väljer typ av arbetsyta.

    Teammedlemmar: (Valfritt) Det här avsnittet visas endast om du skapar en teamarbetsyta. Använd det här avsnittet om du vill ange användare och grupper som du vill ta med som medlemmar i din teamarbetsyta.

    Arbetsytemappar: I det här avsnittet kan du välja de mappar du vill att arbetsytan ska innehålla.

    Meddelande: (Alternativt) Skapa ett meddelande som ska skickas till alla medlemmar i teamet.

    Om du inte skapar en teamarbetsyta skickas det här meddelandet till alla teammedlemmar på den överordnade arbetsytan.

  4. Klicka på OK.

4.1.2 Dela en arbetsyta

Information om att dela arbetsytor i Vibe finns i Område 3.0, Dela poster, mappar och arbetsytor.

4.1.3 Ändra arbetsyta

När du har skapat en arbetsyta kan du ändra arbetsytans titel och beskrivning samt den ikon som representerar arbetsytan. Du kan även överföra bilagor till arbetsytan.

  1. Gå till den arbetsyta som du vill ändra.

  2. Klicka på ikonen Konfigurera bredvid arbetsytans namn och klicka sedan på Redigera arbetsyta.

  3. Ändra arbetsytan och klicka på OK.

4.1.4 Ta bort en arbetsyta

VIKTIGT:Om du tar bort en arbetsyta går det inte att återställa arbetsytan eller mapparna och posterna i arbetsytan, eftersom de tas bort permanent från Vibe-webbplatsen.

  1. Gå till arbetsytan som du vill ta bort.

  2. Klicka på ikonen Konfigurera bredvid arbetsytans namn och klicka sedan på Ta bort arbetsyta.

    Dialogrutan Ta bort visas.

  3. (Valfritt) Om du vill flytta arbetsytan till papperskorgen markerar du Flytta till papperskorgen och klickar på OK.

    Om du väljer det här alternativet tas arbetsytan bort från sin nuvarande plats, men den tas inte bort permanent från Vibe-systemet. Du kan återställa arbetsytan enligt beskrivningen i Återställa en arbetsyta från papperskorgen.

  4. (Valfritt) Om du vill ta bort arbetsytan permanent väljer du Ta bort.

    VIKTIGT:Det går inte att återställa borttagna objekt.

  5. (Valfritt) Om arbetsytan innehåller speglade mappar kan du välja att ta bort källfilerna för mapparna. Detsamma gäller även för de speglade mapparnas undermappar.

    Mer information om att arbeta med speglade mappar finns i avsnittet om att arbeta med speglade mappar i Avancerad användarhandbok för Micro Focus Vibe 4.0.6.

  6. Klicka på OK.

4.1.5 Återställa en arbetsyta från papperskorgen

I Vibe kan du återställa en arbetsyta som flyttats till Papperskorgen, så att den återskapas på samma plats som förut.

  1. Gå till den arbetsyta där arbetsytan fanns innan den flyttades till Papperskorgen.

    Om du t.ex. vill återställa en teamarbetsyta som fanns i katalogen Teamarbetsytor går du till katalogen Teamarbetsytor.

    Ledtråd:Om du vill se allt som har flyttats till Papperskorgen på Vibe-webbplatsen går du till arbetsytan på den översta nivån. (Standard för den översta nivån är katalogen Hemarbetsytor.)

  2. Klicka på mappen Papperskorg i navigeringspanelen.

    eller

    Klicka på Visa > Visa papperskorgen i åtgärdsfältet.

    Sidan Papperskorg visar alla arbetsytor, mappar och poster som har tagits bort på eller under den aktuella arbetsytan. Objekt som har raderats visas inte eftersom dessa inte kan återskapas.

  3. Markera den arbetsyta du vill återställa. Markera även eventuella mappar på arbetsytan som du också vill återställa.

  4. Klicka på Återställ.

    Arbetsytan och eventuella mappar som du har markerat återställs till den tidigare platsen.

Mer information om återställning finns i avsnittet om att återställa borttagna objekt i Avancerad användarhandbok för Micro Focus Vibe 4.0.6.

4.1.6 Kopiera en arbetsyta

Obs!När du kopierar en arbetsyta, kopieras endast de objekt inom arbetsytan (arbetsytor, mappar och poster) som du har behörighet att visa. När arbetsytan kopierats till den nya platsen får den behörighetsinställningarna för den arbetsyta dit den kopierades.

  1. Gå till arbetsytan som du vill kopiera.

  2. Klicka på ikonen Konfigurera bredvid arbetsytans namn och klicka sedan på Kopiera arbetsyta.

    Sidan Kopiera arbetsyta visas.

  3. Gå till fältet Målmapp och börja skriva namnet på den arbetsyta dit du vill kopiera arbetsytan. Klicka på arbetsytans namn när det visas i listrutan.

    eller

    Klicka på ikonen Bläddra bredvid fältet Målmapp och bläddra till och markera den arbetsyta dit du vill kopiera arbetsytan.

  4. Klicka på OK.

4.1.7 Flytta en arbetsyta

Du kan flytta en arbetsyta till en mapp eller en arbetsyta där du har de nödvändiga behörigheterna.

  1. Gå till arbetsytan som du vill flytta.

  2. Klicka på ikonen Konfigurera bredvid arbetsytans namn och klicka sedan på Flytta arbetsyta.

    Sidan Flytta arbetsyta visas.

  3. Gå till fältet Målmapp och börja skriva namnet på den arbetsyta dit du vill flytta arbetsytan. Klicka på arbetsytans namn när det visas i listrutan.

    eller

    Klicka på ikonen Bläddra bredvid fältet Målmapp och bläddra till och markera den arbetsyta dit du vill flytta arbetsytan.

  4. Klicka på OK.

4.1.8 Lägga till en underordnad arbetsyta

Du kan skapa underordnade arbetsytor inuti befintliga arbetsytor i Vibe.

  1. Gå till arbetsytan där du vill lägga till den underordnade arbetsytan.

  2. Klicka på ikonen Konfigurera bredvid arbetsytans namn och klicka sedan på Ny arbetsyta.

    Sidan Ny arbetsyta visas.

  3. Ange informationen.

    Arbetsytetitel: Ange en titel för arbetsytan.

    Om du lämnar fältet tomt får arbetsytan namnet Arbetsyta.

    Teammedlemmar: (Valfritt) Det här avsnittet visas endast om du skapar en teamarbetsyta. Använd det här avsnittet om du vill ange användare och grupper som du vill ta med som medlemmar i din teamarbetsyta.

    Arbetsyta: Välj vilken typ av arbetsyta du vill skapa.

    Fyll i eventuell ytterligare information i fälten som visas när du väljer typ av arbetsyta.

    Arbetsytemappar: I det här avsnittet kan du välja de mappar du vill att arbetsytan ska innehålla.

    Meddelande: (Alternativt) Skapa ett meddelande som ska skickas till alla medlemmar i teamet.

    Om du inte skapar en teamarbetsyta skickas det här meddelandet till alla teammedlemmar på den överordnade arbetsytan.

  4. Klicka på OK.

4.1.9 Lägga till flera mappar på en arbetsyta

Du kan när som helst lägga till flera mappar på din arbetsyta i Vibe.

  1. Gå till arbetsytan där du vill lägga till nya mappar.

  2. Klicka på ikonen Konfigurera bredvid arbetsytans namn och klicka sedan på Ny mapp.

    Sidan Ny mapp visas.

  3. Ange följande information:

    Mapptitel: Ange en titel för mappen.

    Om du inte anger en titel får mappen ett standardnamn. En diskussionsmapp får exempelvis namnet Diskussion.

    Mapp: Välj vilken typ av mapp du vill skapa.

  4. Klicka på OK.

4.1.10 Generera aktivitetsrapporter för en arbetsyta

Du kan generera rapporter om aktivitet som har inträffat på en viss arbetsyta i Vibe.

  1. Gå till arbetsytan för vilken du vill generera en aktivitetsrapport.

  2. Klicka på Visa > Aktivitetsrapport.

    Sidan Mappaktivitet visas.

  3. Ange följande information:

    Rapportera om aktivitet mellan: Välj datumintervallet för vilket du vill generera en aktivitetsrapport.

    Rapportera aktivitet för arbetsyta eller mapp: Välj det här alternativet om du vill veta hur många gånger innehåll i mappen har visats, ändrats eller tagits bort. Du kan generera en rapport för följande kategorier av användare:

    • Teammedlemmar: Visar endast aktivitet på arbetsytan för enskilda teammedlemmar.

    • Alla användare: Visar aktivitet på arbetsytan för alla Vibe-användare. Med det här alternativet visas namnen på alla användare som har utfört någon typ av aktivitet på arbetsytan.

    • Översikt: Visar en sammanfattning över all aktivitet som har inträffat på arbetsytan. Med det här alternativet visas inte enskilda användare i listan.

    Rapportera arbetsflödesläge: Välj det här alternativet om du vill visa aktivitet för ett arbetsflöde. Du kan välja att visa hur länge arbetsflödet genomsnittligt har befunnit sig i en viss status eller visa hur många poster som för närvarande befinner sig i en viss status.

    Ange mappar för rapportering: Välj mapparna för vilka du vill generera en aktivitetsrapport. Om du markerar arbetsytan genereras en aktivitetsrapport som omfattar samtliga mappar på arbetsytan.

  4. Klicka på OK.

    Rapporten visas i ett kalkylblad. Information om kolumnerna i kalkylbladet finns i Skapa aktivitetsrapporter.

4.1.11 Konfigurera delningsbehörigheter för en arbetsyta

Som standard konfigureras arbetsytor utanför användarnas personliga arbetsytor inte så att de tillåter att innehåll delas. Om du vill att användarna ska kunna dela innehåll från en arbetsyta måste du konfigurera detta.

Så här konfigurerar du delningsbehörigheter för en arbetsyta:

  1. Gå till den arbetsyta där du vill konfigurera delningsbehörigheterna.

  2. Klicka på ikonen Konfigurera bredvid arbetsytans namn och klicka sedan på Delningsbehörigheter för arbetsyta.

    Dialogrutan Delningsbehörigheter för arbetsyta visas.

    Välj Tillåt bredvid de delningsbehörigheter du vill ge till alla markerade arbetsytor, och Avmarkera bredvid delningsbehörigheter du inte vill tilldela.

    Följande delningsbehörigheter finns:

    Interna användare: Låter användarna dela objekt med interna användare.

    Externa användare: Låter användarna dela objekt med användare utanför organisationen.

    Externa användare får en avisering via e-post med en länk till det delade objektet, och kan sedan logga in på Vibe-webbplatsen. Mer information finns i Dela med användare utanför organisationen.

    Allmän: Tillåter användarna att göra objekt tillgängliga för allmänheten. Detta betyder att alla som har en korrekt URL-adress till det delade objektet kan komma åt det delade objektet utan att logga in på Vibe-webbplatsen.

    Den här funktionen måste aktiveras av Vibe-administratören.

    Fillänk: Tillåt användarna att dela en länk till en fil i Vibe. Alla användare som har länken kan sedan komma åt filen. Filen visas dock inte i området Offentligt, så användarna måste ha direkt åtkomst till länken för att kunna komma åt filen.

    Mer information om fillänkar finns i Distribuera en länk till en fil.

    Tillåt omdelning av delningsbehörigheter: När användare delar en fil eller mapp kan de ge de användare de delar med möjligheten att dela vidare filen eller mappen. Den användare som får delningen kan bara dela filen om användaren har fått behörighet att dela filen eller mappen.

    VIKTIGT:När du väljer det här alternativet ska du tänka på att om en användares behörighet till ett objekt tas bort, tar detta inte bort behörigheten för den användare som objektet delades vidare till.

    Anta t.ex. att Användare A delar ett objekt med Användare B och ger behörighet att dela vidare. Användare B delar sedan objektet med Användare C. Om Användare A återkallar Användare B:s behörighet till objektet, har Användare C fortfarande tillgång till det delade objektet.

4.1.12 Definiera en användarvänlig webbadress för en arbetsyta eller mapp

En användarvänlig webbadress för arbetsytan eller mappen kan göra det enklare för andra att gå till arbetsytan eller mappen.

  1. Gå till arbetsytan vars webbadress du vill definiera.

  2. Klicka på ikonen Konfigurera bredvid arbetsytans namn och klicka sedan på Konfigurera vyer, webbadresser och kontroller.

  3. Klicka på fliken Enkla webbadresser och e-postadresser.

  4. Gå till avsnittet Definiera enkla webbadresser för den här mappen eller arbetsytan och välj ett av de fördefinierade globala nyckelorden i listrutan Definiera en webbadress.

    Såvida du inte är en webbplatsadministratör måste webbadressen börja med något av dessa fördefinierade, globala nyckelord.

  5. Ange webbadressen för mappen eller arbetsytan i fältet som visas.

  6. Klicka på Lägg till > Stäng.

Om du vill ta bort en definierad webbadress markerar du webbadressen under För närvarande definierade webbadresser och klickar på Ta bort de markerade webbadresserna.

Genom att definiera en användarvänlig webbadress för en mapp kan du också göra det möjligt för användare att skicka poster till mappen via e-post, som beskrivet i Konfigurera en mapp för att ta emot poster via e-post.

4.1.13 Ange en datakvot för en arbetsyta

Vibe-administratören kan ge dig behörighet att ange datakvoter för arbetsytor och mappar. Mer information finns i avsnittet om att ange datakvoter för arbetsytor och mappar i Avancerad användarhandbok för Micro Focus Vibe 4.0.6.

4.1.14 Anpassa arbetsytevyn

Du kan anpassa arbetsytans layout i Vibe. Mer information finns i avsnittet om att skapa egna arbetsytevyer i Avancerad användarhandbok för Micro Focus Vibe 4.0.6.

4.1.15 Profilera en arbetsyta

Du kan profilera en arbetsyta så att den får ett mer unikt utseende och lättare känns igen. När du profilerar en arbetsyta används samma profilering också för alla underordnade arbetsytor och undermappar.

Mer information om profilering finns i avsnittet om att profilera en mapp eller arbetsyta i Avancerad användarhandbok för Micro Focus Vibe 4.0.6.

4.1.16 Visa YouTube-videor på en arbetsyta

I det här avsnittet beskrivs hur du visar YouTube-videor i området Beskrivning på arbetsytan. Mer information om hur du visar YouTube-videor i området Profilering på arbetsytan finns i avsnittet om att profilera utseendet på en mapp eller arbetsyta i Avancerad användarhandbok för Micro Focus Vibe 4.0.6.

Så här visar du en YouTube-video i området Beskrivning på en arbetsyta:

  1. Gå till arbetsytan där du vill visa en YouTube-video.

  2. Klicka på ikonen Konfigurera bredvid mappens namn och klicka sedan på Redigera arbetsyta.

  3. Klicka på området Beskrivning och sedan på Infoga > Media.

  4. På fliken Allmänt klistrar du in URL:en för den YouTube-video som du vill anslå.

  5. Gör inga ändringar i fälten Mått om du vill behålla standardmåtten för YouTube-filmen.

  6. Klicka på OK om du vill visa videon på arbetsytan.

Mer information om andra platser där du kan visa YouTube-videor i Vibe finns i Visa YouTube-videor i en mappost.