3.1 发送电子邮件

通过 GroupWise WebAccess 发送电子邮件讯息时，您可以将讯息作为文本或 HTML 进行发送。此外，您还可以在发送讯息前选择附加文件、向讯息添加签名并对讯息进行拼写检查。

发送电子邮件讯息时，通讯录和名称补全功能可帮助您快速轻松地找到所需的联系人。

3.1.1 撰写电子邮件

  1. 单击工具栏上的邮件。

  2. 在发往框中，键入用户名，然后按 Enter 键。在您开始键入时，名称补全将自动尝试匹配该名称并为您将其补全。对其他用户重复此操作。如果需要，请在抄送和密送框中键入用户名。

    或者

    要从列表中选择用户名，请单击工具栏上的地址，搜索并选择每个用户，然后针对每个用户单击发往、抄送或密送，之后再单击确定。

  3. 键入主题。

  4. 键入讯息。

    可以通过单击发送选项选项卡指定许多选项，如将此讯息设置为高优先级，请求收件人答复等。

  5. 通过单击附带包含任何附件。

  6. 单击工具栏上的发送。

3.1.2 格式化讯息

发送讯息时，您可以从数个格式选项中进行选择。您可以选择将讯息作为文本或 HTML 讯息进行发送，并且可以更改讯息的字体、颜色和布局。

更改 HTML 视图中的字体

如果项目的收件人在“纯文本”视图中查看项目，将可以看见您在“纯文本”视图中所做的更改。如果项目的收件人在 HTML 视图中查看项目，将可以看见您在 HTML 视图中所做的更改。您可能需要让收件人知道您是在什么视图中撰写项目的。

  1. 在正在撰写的打开项目中，确保 HTML 工具栏已显示。

  2. 使用“HTML”工具栏更改字体、添加背景色、添加图像等。

您可能需要水平调整项目视图的大小，才能看到 HTML 工具栏上的所有按钮。

格式化项目符号列表和编号的列表

您可以轻松地在讯息中包含项目符号列表和编号的列表。

  1. 在正在 HTML 视图中撰写的打开项目中，使用 HTML 工具栏插入项目符号列表或编号的列表

  2. 键入列表项目，然后按 Enter 键以创建列表中的下一个项目。

  3. 创建最后一个项目后按 Enter 键两次关闭列表格式化。

撤消上一文本操作

您可以在所撰写讯息的主题或讯息字段中撤消上一个文本操作。

  1. 按 Ctrl+Z。

    有关其他快捷键的信息，请参见部分 C.0, 使用快捷键。

3.1.3 对讯息拼写检查

“拼写检查程序”可让您检查所创建讯息中拼错的词。该功能可检查您创建的项目中拼错的词、重复的词和不规则的大写。

当“拼写检查程序”查找拼错的单词时，您可用“拼写检查程序”推荐的单词来替换、手工编辑或跳过这个单词。

使用撰写选项设置“拼写检查程序”，以在发送讯息前自动进行拼写检查。

使用拼写检查程序对项目进行拼写检查

  1. 单击主题或讯息字段。

  2. 单击检查拼写。

    WebAccess 会高亮显示所有拼错的词。

  3. 单击任何高亮显示的单词。

  4. 选择拼写检查程序建议的一个单词来替换拼写错误的单词。

    或

    单击编辑进行更正。

  5. 拼写检查完成后，单击继续编辑。

使用拼写检查程序自动对项目进行拼写检查

可以在每次单击发送时自动对项目进行拼写检查。

  1. 在 WebAccess 主页上，单击选项图标 ，然后单击选项。

  2. 单击撰写选项卡。

  3. 选择发送前检查拼写。

  4. 单击保存，然后单击关闭。

选择拼写检查程序语言

  1. 在正在撰写的打开项目中，单击主题字段或讯息字段。

  2. 单击检查拼写旁边的下拉菜单。

  3. 选择要使用的语言。

3.1.4 附带文件

您可以将文件发送给其他用户。您可以将硬盘、软盘或网络驱动器中存在的文件附加到您要发送的项目。收件人可打开、保存、查看或打印附加的文件。如果在发送后更改了附加文件，收件人无法看到所做的更改。

如果附带的文件有口令保护，收件人不输入口令就无法打开或查看附件。

  1. 打开新项目。

  2. 填充发往、主题和讯息字段。

  3. 单击附带，然后浏览并选择要发送的文件。

    要去除附带的文件，请单击“去除”图标 。

  4. 单击工具栏上的发送。

移动或删除磁盘或网络驱动器中的文件不会影响附带到项目中、已发送的文件。

如果删除一个附带文件，它只是从附件列表中去除了而并没有从磁盘或网络驱动器上删除。

3.1.5 添加签名

使用“签名”可以在发送项目的末尾插入一个签名或标签行。例如，您可以让 GroupWise 在您发送的每个项目底部自动列出您的姓名、电话号码和电子邮件地址。

除了个人签名，您的 GroupWise 管理员还可以创建一个针对所有人使用的全局签名。如果 GroupWise 管理员要求使用全局签名，该全局签名会自动追加到所有发送的项目中。当重发送项目时，全局签名不会自动添加到讯息中。

在 GroupWise Windows 客户端中创建或修改的签名会自动显示在 GroupWise WebAccess 中。同样地，在 GroupWise WebAccess 中创建或修改的签名也会自动显示在 GroupWise Windows 客户端中。

  1. 在主页上，单击选项图标 ，然后单击选项。

  2. 单击撰写。

  3. 选择启用签名。

  4. 单击新建，指定新签名的名称，然后单击确定。

  5. （可选）创建更多签名。在签名下拉列表中，选择要用作默认值的签名，然后选择设置为默认值。

  6. 在框中键入签名文本。

  7. 单击自动添加签名以便在发送项目时自动添加签名。

    或

    单击添加签名前提示以在您发送项目时让 WebAccess 提示您添加签名。

  8. 单击保存，然后单击关闭。

3.1.6 保存未完成的电子邮件

了解自动保存

在 GroupWise WebAccess 中撰写新讯息时，系统会自动为您保存项目。这可防止您正在撰写的讯息在 WebAccess 意外关闭时丢失。当您重启动 WebAccess 时，可以选择恢复这些讯息以完成撰写。

如果您有 10 秒钟未使用 GroupWise WebAccess（默认的不使用值）且有一些讯息未发送，或者您已连续撰写讯息 60 秒（默认的连续使用值），WebAccess 会自动将您的讯息保存到工作中文件夹。WebAccess 会在所有自动保存的讯息的标题中添加两个字符，以将其与您手动保存到“工作中”文件夹的其他项目区分开。

您的管理员可以禁用自动保存功能并更改不使用值和连续值。

如果在启动 WebAccess 时存在自动保存的讯息，则会显示一条讯息。显示的讯息类型会有所不同，具体取决于自动保存的讯息数。

恢复一条自动保存的讯息时

当您启动 WebAccess 并且仅恢复了一条自动保存的讯息时，您将看到以下讯息：

您可以选择以下选项来处理自动保存的讯息：

打开： 打开自动保存的讯息，以便完成讯息的撰写。

保存： 将讯息保存为正常的“工作中”项目，以便稍后可以完成讯息的撰写。

删除： 删除自动保存的讯息。其中的信息会永久丢失。

跳过： 在磁盘上保留保存的讯息，但不在 WebAccess 中恢复它们。下次启动 WebAccess 时，“自动保存”窗口将再次显示。

恢复两条到五条自动保存的讯息时

当您启动 WebAccess 并且恢复了两到五条自动保存的讯息时，您将看到以下讯息：

您可以选择以下选项来处理自动保存的讯息。对每条自动保存的讯息选择其中一个选项，然后单击确定。

打开： 打开自动保存的讯息，以便完成讯息的撰写。

保存： 将讯息保存为正常的“工作中”项目，以便稍后可以完成讯息的撰写。

删除： 删除自动保存的讯息。其中的信息会永久丢失。

单击跳过在磁盘上保留保存的讯息，但不在 WebAccess 中恢复它们。下次启动 WebAccess 时，“自动保存”窗口将再次显示。

恢复六条或更多自动保存的讯息时

当您启动 WebAccess 并且恢复了六条或更多自动保存的讯息时，您将看到以下讯息：

单击确定将这些讯息保存为正常的工作中项目，以便可以以后完成它们的撰写。

启用或禁用自动保存

默认情况下，如果使用高速连接访问 GroupWise 系统，将启用自动保存。如果使用低速连接，则默认情况下将禁用该功能。有关用于连接的登录选项的更多信息，请参见启动 GroupWise WebAccess。

  1. 在 WebAccess 主页上，单击选项图标 ，然后单击选项。

  2. 单击撰写选项卡。

  3. 选择启用自动保存以启用自动保存。

    或

    取消选择启用自动保存以禁用自动保存。

  4. 单击保存，然后单击关闭。

保存未完成的电子邮件

  1. 在打开的项目中，单击保存图标。

  2. 单击要保存项目的目标文件夹，然后单击确定。

草稿讯息被放置在步骤 2 中选择的文件夹中。未完成讯息的默认文件夹是工作中文件夹。

3.1.7 选择默认撰写视图

在 GroupWise WebAccess 中撰写讯息时，可以选择以纯文本或 HTML 作为默认撰写格式。

  1. 在 WebAccess 主页上，单击选项图标 ，然后单击选项。

  2. 单击撰写选项卡。

  3. 在默认撰写视图框中，选择纯文本或 HTML。

  4. 单击保存，然后单击关闭。

要在一个项目中更改视图：

  1. 打开一个项目。

  2. 单击 HTML > 或纯文本图标。

3.1.8 对邮件讯息寻址

邮件讯息有一个主收件人、主题行，并且可以抄送和密送给其他用户。也可以在邮件讯息中附带文件、文档参考、声音、电影和OLE对象。

使用通讯录

有关使用“通讯录”的信息，请参见部分 6.0, 联系人和通讯录。

抄送

抄送件收件人 (CC) 接收项目的拷贝。抄送件收件人是指那些可从项目信息中获益，但不受项目影响或不对项目直接负责的用户。所有的收件人都可看到发送了抄送件。他们还可以看到抄送件收件人的名字。

密送

密送件收件人 (BC) 接收项目的拷贝。其他收件人接收不到有关暗送信件的任何信息。只有寄件人和密送件收件人知道发送了密送件。如果收件人答复并选择答复所有人，密送收件人不会收到答复。

向邮件讯息添加地址

  1. 单击工具栏上的邮件。

  2. 在发往字段中，键入用户名，然后按 Enter 键。为其他用户重复上述步骤。如果需要，请在抄送和密送字段中键入用户名。

    或

    要从列表中选择用户名，请单击工具栏上的地址。有关如何使用地址选择器的更多信息，请参见使用地址选择器。

  3. 键入主题。

  4. 键入讯息。

    可以通过单击发送选项选项卡指定许多选项，如将此讯息设置为高优先级，请求收件人答复等。

    如果需要，可以更改讯息文本的字体。有关信息，请参见更改 HTML 视图中的字体。

  5. 通过单击附带包含任何附件。

  6. 单击工具栏上的发送。

3.1.9 选择发送选项

更改要发送邮件的优先级

更改发送的所有项目的优先级

  1. 要更改发送的所有项目的优先级，请单击选项图标 ，然后单击选项。

  2. 单击发送选项选项卡。

  3. 选择高、标准或低。

    当邮箱中的项目的优先级为高时，其旁边的小图标是红色的；当优先级为标准时，图标是白色的；当优先级为低时，图标是灰色的。

  4. 单击保存，然后单击关闭。

更改项目的优先级

  1. 要更改项目的优先级，请打开一个项目，然后单击发送选项选项卡。

  2. 选择高、标准或低。

    当邮箱中的项目的优先级为高时，其旁边的小图标是红色的；当优先级为标准时，图标是白色的；当优先级为低时，图标是灰色的。

  3. 单击发送。

更改要发送的所有项目的安全设置（分类）

分类是一个安全设置，它使收件人能够知道项目是否为保密、绝密等。此信息显示在项目的顶部。分类不提供任何加密和额外的安全性。它旨在提醒收件人项目的相对敏感性。

  1. 在 WebAccess 主页上，单击选项图标 ，然后单击选项。

  2. 单击发送选项选项卡。

  3. 从分类下拉列表中选择安全设置。

  4. 单击保存，然后单击关闭。

更改讯息的 MIME 编码

许多语言为了正确显示某些字符需要不同的字符编码。在 GroupWise WebAccess 中，可以更改发送和收到的项目的编码。

更改所发送所有项目的编码

  1. 在 WebAccess 主页上，单击选项图标 ，然后单击选项。

  2. 单击发送选项选项卡。

  3. 从 MIME 编码下拉列表中选择 MIME 编码。

  4. 单击保存，然后单击关闭。

更改某个项目的编码

  1. 在“邮件讯息”窗口中，单击发送选项选项卡。

  2. 从 MIME 编码下拉列表中选择 MIME 编码。

  3. 单击工具栏上的发送发送讯息。

3.1.10 张贴记事

记事是仅张贴到您的邮箱的讯息。记事是一种为自己创建个人记事的方式。

  1. 在邮箱或日历中，单击邮件旁的下拉箭头，然后单击个人记事。

  2. 键入主题。

  3. 键入讯息。

  4. 通过单击附带包含任何附件。

  5. 单击工具栏上的张贴。

3.1.11 发送电话留言

电话留言是当其他 GroupWise 用户不在办公室或无法接电话时发送的通知他们接收到电话的记事。电话留言储存在收件人的邮箱中。您无法从电话留言中应答电话。

  1. 在邮箱或日历中，单击邮件旁边的下拉箭头，再单击电话。

  2. 在发往字段中，键入用户名，然后按 Enter 键。对其他用户重复此操作。

    或

    要从列表中选择用户名，请单击工具栏上的地址。有关如何使用地址选择器的更多信息，请参见使用地址选择器。

  3. 键入来电者的姓名、公司和电话号码。

  4. 在讯息正文中键入讯息。

    如果需要，可以更改讯息文本的字体。有关信息，请参见更改 HTML 视图中的字体。

  5. 单击工具栏上的发送。