按一下「檔案」>「新增」>「會議」。
按一下「排程」標籤。
使用 Evolution 來排程事件時，可以有約會與會議等兩種類型。約會是您僅為自己所排程的約會；至於會議，則是為多人所排程的事件。您也可以使用忙碌/空閒搜尋，找出出席者何時有空來安排會議。
在 Evolution 中，約會是您為自己所排程的事件。
按一下「檔案」>「新約會」。
或
按一下「行事曆」，然後按一下「新增」。
或
在行事曆中的空白處按兩下。
在「摘要」欄位中鍵入約會的簡短摘要。
在「位置」欄位中鍵入約會的地點。
在「分級」下拉式清單中，選取級別。
在「行事曆」下拉式清單中，選取行事曆。
在「類別」欄位中，選取類別。
在「描述」欄位中，鍵入描述。
指定開始與結束日期。
選取此約會是否為全日事件。
若事件非全日事件，請指定開始與結束時間。
選取是否要將時間顯示為忙碌。
選取是否要提醒此約會。若選取提醒，請指定通知您提醒的時間與方式。
按一下「週期」標籤，指定約會是否重覆發生，以及發生的頻率。
「全日」事件顯示在每日約會清單的最上方，在日期下方的灰色標提中，而非在日期內。如此可讓約會相互重疊，並彼此套入。例如，研討會可能是「全日」約會，而研討會中的會議，則可能是某一段時間的約會。具有特定開始與結束時間的約會，也可彼此重疊。當約會重疊時，會在行事曆的日檢視中顯示為多欄。
若建立重疊的行事曆約會，Evolution 將會在您的行事曆中並列顯示這些重疊的約會。
在約會發生前，您可以為個別約會設定多項提醒。您可以為下列每種類型，建立一項提醒：
若您將備忘錄儲存在本地行事曆中，只要您登入本地電腦，這些備忘錄便會有作用。不過，如果備忘錄儲存在 Exchange 伺服器上，您在登入後至少必須執行一次 Evolution。無論備忘錄儲存在何處，即使您結束 Evolution，提醒仍會提醒即將到來的約會。
若您在 Microsoft Exchange 伺服器上使用行事曆，請選取約會的「分級」，以決定什麼人可檢視該約會。預設類別為「公用」，行事曆共用網路上的任何人，皆可檢視公用約會。「私人」代表進一級的安全性，「機密」則是更高一級的安全性。不同的層級會隨著伺服器設定而異；請洽詢您的系統管理員，或是調整您的委託設定。
若您使用 Microsoft Exchange 伺服器，伺服器上的其他人將可查看您的排程，以了解您何時有空。若您的約會時間較為彈性，或是您想指定「空閒」而非「忙碌」時間，請在「顯示時間為」區域中選取「空閒」方塊。約會通常顯示為「忙碌」。
您也可以分類約會，與分類連絡人的方法相同。
建議: 您可以按一下「編輯主類別清單」，再按一下「按一下這裡以新增類別」，便能在您的類別清單中新增新類別。
選取類別後，請按一下「確定」，為約會指定這些類別。您所選取的類別，現在便列示在「類別」按鈕右側的文字方塊中。
具有類別的約會，在行事曆顯示中會出現圖示，您也可以根據類別來搜尋約會。若僅要顯示某一特定類別的約會，請在行事曆上方的搜尋列中選取「類別為」，然後選取類別。
「週期」標籤可讓您設定約會重覆發生的頻率，範圍可從每日發生至每 100 年發生一次。您接著可選擇約會停止重覆發生的日期與時間，並在「例外」之下選取約會不重覆發生的個別日子。請從左至右選取，便可形成一句子：「每隔兩週的星期一與星期五直到 2008 年 1 月 3 日」或是「每個月的第一個星期五共重覆 12 次」。
完成設定後，按一下工具列的磁碟圖示，便能儲存與關閉約會編輯器視窗。若有需要，您可在行事曆檢視中變更約會摘要。請按一下摘要，然後鍵入所要的內容。您可以在約會上按一下滑鼠右鍵，然後選擇「開啟」，或是在約會上按兩下，便可變更其他設定。
在 Evolution 中，會議是您為多人所排程的事件。Evolution 可用來排程群組會議，並協助您管理會議要求的回應訊息。
當您建立會議或群組約會時，您可為出席者指定不同的類別，例如，「主席」或「務必出席」。當您儲存約會清單時，將會送出包含約會資訊的電子郵件給每位出席者，並提供出席者回應的選項。
若您在排程事件時不需要收集出席者的資訊，而只是單純地宣告會議，請按一下「動作」>「以 iCalendar 轉寄」。如此可開啟新的電子郵件訊息，並附加事件通知成為會議宣告。收件者只要按一下，便可將事件新增至自己的行事曆，但不會自動傳送是否出席會議的電子郵件給您。
排程會議的步驟：
按一下「檔案」>「新增」>「會議」，然後按一下「邀請」標籤。
若您具有多個電子郵件帳戶，請在「召集人」欄位中選取項目，以便指定所要使用的帳戶。
按一下「新增」，加入您將要邀請出席會議人員的名稱與電子郵件地址。
按一下「確定」。
電子郵件將傳送至所有的收件者，邀請他們參與您的事件。
註: 一個會議只能有一位召集人，且只有召集人能新增參與者。您可以指定自己為會議召集人，但是，除非您與要取代的召集人妥善協調，否則可能造成排程過程混亂。若要邀請其他人員參與會議，但又不想要變更召集人，最好的方式便是將原先召集人的訊息轉寄至其他會議參與者。
會議要求是以 iCal 附件的形式傳送。若要檢視或回應會議要求，請按一下附件圖示，並在郵件視窗內檢視會議要求。有關事件的詳細資訊將會全部顯示，包括時間與日期。接著您可選擇如何回覆邀請。可用的選項如下：
按一下「確定」，會傳送附有您回答的電子郵件至召集人。若您接受邀請，事件也會加入您的行事曆。
當您將會議加入行事曆後，便可變更資訊，不過，若原始召集人送出更新資訊，可能會覆寫您所做的變更。
當您收到您所送出會議邀請的回覆時，您可以按一下附件並選取「行內檢視」，便能在郵件中檢視回覆。您可以按一下下方的「確定」，便可更新您的出席者清單。
除了標準會議排程工具之外，您可以使用「空閒/忙碌」檢視，事先查看其他人是否有空。「空閒/忙碌」功能通常是如 Microsoft Exchange 的專屬群組軟體伺服器才有的功能。不過，您也可以在線上發佈「空閒/忙碌」資訊，以及存取他處發佈的「空閒/忙碌」資訊。若部分共事人員未發佈「空閒/忙碌」資料，您仍然可使用 iCal 事件邀請，以協調其他人的排程。
存取空閒/忙碌檢視的步驟：
出席者清單：「出席者清單」顯示邀請參與約會的人員。清單上亦顯示其 RSVP 狀態。
排程格線：「排程格線」顯示您所邀請人員發佈的「空閒/忙碌」資訊。您可以在此處比較每個人的排程，找出共同的空閒時間，藉以排程約會。只有當這些人員使用與您相同的 Microsoft Exchange 伺服器 (亦即，與您隸屬同一單位)，或是他們在您可存取的 URL 上發佈其空閒/忙碌資訊，且您使用連絡人編輯器在連絡人名片中輸入該 URL，您才能看到這些個人的排程資訊。
若要排程約會，您首先需要有其他人的「空閒/忙碌」資訊。若您使用 Microsoft Exchange 的 Evolution 連接器，則可使用「全域位址清單」中的所有資訊。否則，每個人必須將其排程檔案郵寄給您，您再將這些資訊整合至您的行事曆。
無論您取得資訊的方式，Evolution 皆會在「排程」標籤中顯示這些資訊。擱置的約會時間以白色帶粗黑框線來顯示。在出席者清單中，每位出席者名稱旁邊，分別以不同色彩編碼來代表空閒與忙碌時間。
使用拖曳會議框線的方式，或是使用「自動選擇」按鈕以自動選擇時間，便可調整會議時間。接著再按一下「儲存」與「關閉」。Exchange 伺服器上的出席者，將自動更新約會資訊；其他人則會收到有關計劃變動的電子郵件通知。
請參閱 將約會排程為空閒/忙碌，以瞭解如何以 Microsoft Exchange 的 Evolution 連接器來使用此功能。
您可以在 WebDAV，或是其他支援 HTTP PUT 的 Web 伺服器上，發佈「空閒/忙碌」資訊。若您不確定是否有此功能，請洽詢您的系統管理員。
若要設定「空閒/忙碌」發佈，請選取「工具」>「設定」，然後按一下「行事曆和工作」。在「空閒/忙碌發佈」標籤，按一下「新增」，然後指定上載伺服器的 URL。選取要上載資料的頻率、要顯示資料的行事曆，以及您的使用者名稱與密碼，然後按一下「確定」。
若要立即發佈「空閒/忙碌」資料，請至「行事曆」工具，按一下「動作」>「發佈空閒/忙碌」。
若有人提供您「空閒/忙碌」資料的 URL，或是其 Web 行事曆，您可以在「連絡人」工具中，將之輸入成為連線人資訊的一部分。之後，當您需要排程這些人所出席的會議時，Evolution 便會查閱排程，並顯示在會議規劃中。