就如同您搜尋電子郵件一般,您也可以搜尋連絡人。您也可以建立數個獨立的通訊錄,或是連絡人群組。在任一連絡人群組中,您可以設定數個連絡人類別。
管理連絡人最簡單的方式,便是建立其他的連絡人群組。您可以按一下「檔案」>「新增」>「連絡人群組」,便能建立新的連絡人群組。若是建立您電腦上的連絡人群組,您只需提供名稱即可。若是建立網路上的連絡人群組,您必須提供所要嘗試存取的連絡人伺服器之相關資訊。
若要在連絡人群組之間移動名片,只要從連絡人的主要顯示上拖曳即可。您無法變更大部分網路連絡人群組的內容。
註: 連絡人群組不同於連絡人清單。連絡人群組有如資料夾,或是包含許多連絡人的通訊錄。連絡人清單為包含其他連絡人的單一連絡人,通常用來同時傳送電子郵件給許多人。
您可以使用「輸入」工具從其他連絡人管理工具輸入連絡人。
連絡人清單為您所建立的綽號,其中包含了一組連絡人。當您傳送電子郵件給此一綽號時,便是傳送至清單中的所有成員。連絡人清單與網路郵件清單不同,差異在於連絡人清單只位於您的電腦上,方便您傳送郵件。網路郵件清單則是實際的電子郵件地址,由伺服器上的郵件清單應用程式所管理。
例如,您可以為家中每位成員建立一張名片,然後將這些名片加入名為「家人」的連絡人清單。之後,若想傳送訊息給家中每位成員,不需要逐一輸入每個人的電子郵件地址,只要將電子郵件傳送至「家人」,訊息便會送至家中每位成員。
建立連絡人清單的步驟:
按一下「新增清單」按鈕,開啟清單建立對話方塊。
或
按一下「檔案」>「新增」>「連絡人清單」。
指定清單的名稱。
指定連絡人的名稱或電子郵件地址。
或
從主視窗拖曳連絡人至清單。
選擇當您送傳訊息至清單時,是否要隱藏電子郵件地址。
除非清單很小,否則建議您隱藏地址。此原則亦適用於下列主題所討論的「密件副本:」功能:指定電子郵件的其他收件者。
當您完成時,按一下「確定」。
清單看起來像是連絡人名片,使用的方式也相同。包括以電子郵件傳送清單給其他人,以及傳送電子郵件至清單。
若要郵寄清單請開啟新的電子郵件,鍵入您為清單選擇的名稱。當您傳送訊息時,Evolution 會將訊息傳送至清單中的全部成員。您也可以在連絡人工具中的清單地址上按一下滑鼠右鍵,然後選取「傳送訊息至清單」。
Evolution 無法將連絡人清單儲存在 Microsoft Exchange 伺服器上。
將名片群組的另一種方式,便是將名片標示為不同的類別。您可以將名片標示為隸屬於數個類別,或是完全不屬於任何類別。例如,若您的朋友剛好也是工作上的同事,您可以將朋友的名片同時標示為「商務」與「朋友」類別。若您經常與這位朋友通話,也可以將其名片標示為「經常」類別。
若要將名片標示為隸屬某一類別,請按一下右下方的「類別」按鈕。在接著出現的對話方塊中,您可以選取任意數量的類別。
若類別的主清單不符合您的需求,您也可以新增自己的類別。只要在對話方塊中指定新類別的名稱,然後按一下「類別」,並在隨後出現的視窗中選取「編輯主類別清單」。