3.2 使用 Writer 進行文字處理

OpenOffice.org Writer 是全方位的文書處理程式，具備版面和文字格式化功能。 其介面與其他主要文書處理程式的介面雷同，此外還包含通常只有高價桌上排版應用程式才提供的某些功能。

本節將著重在 Writer 的幾個關鍵功能。 如需關於這些功能的詳細資訊以及使用 Writer 的完整指示，請查閱 OpenOffice.org 說明或 Section 3.8, 尋找 OpenOffice.org 的相關說明及資訊 所列之來源。

NOTE:本節所述的資訊大多也適用於其他 OpenOffice.org 模組。 例如，其他模組使用樣式的方式與 Writer 中的使用方式差不多。

3.2.1 建立新文件

有兩種建立新文件的方式：

若要從頭開始建立文件，請按一下「檔案 > > 新增 > > 文字文件」。

若文件要使用標準的格式以及預先定義的元件，請使用精靈。 精靈是一個小公用程式，可幫助您決定某些基本設定，進而從樣板直接產生立即可用的文件。 例如，若要建立商業信函，請按一下「檔案 > > 精靈 > > 信函」。 利用精靈的對話方塊，便可使用標準格式，輕易地建立基本文件。 精靈對話方塊的範例會顯示在 Figure 3-2。

Figure 3-2 OpenOffice.org 精靈

在文件視窗中，依照您的需要輸入文字。 使用 格式化 工具列或 格式 功能表，調整文件的外觀。 請使用 檔案 功能表或工具列中對應的按鈕，列印或儲存您的文件。 利用 插入 之下的選項，可在文件中加入額外的項目，例如，表格、圖片或圖表。

3.2.2 與其他文書處理程式共用文件

您可以使用 Writer 來編輯各種其他文書處理程式所建立的文件。 例如，您可以輸入 Microsoft Word 文件，編輯文件，然後再儲存為 Word 文件。 大多數的 Word 文件都可以順利輸入到 OpenOffice.org。 文件的格式、字型和其他各方面都會保持原貌。 不過，某些特別複雜的文件 -- 像是包含複雜表格、Word 巨集、罕見字型或罕見格式的文件 -- 在輸入後可能需要進行一些編輯動作。OpenOffice.org 也可以使用許多常見的文書處理格式來儲存文件。 同樣地，在 OpenOffice.org 中建立並另存成 Word 檔案的文件也可以順利在 Microsoft Word 中開啟。

因此如果在您使用 OpenOffice.org 的環境中，常需要與 Word 使用者共用文件，您應該極少或不會發生互換文件檔案的問題。 只要開啟檔案、編輯檔案，然後另存成 Word 檔案就大功告成了。

3.2.3 以樣式進行格式化

OpenOffice.org 使用樣式對文件中的各種元件套用一致性格式。 下列是可用的樣式類型：

Table 3-4 關於樣式類型

樣式類型

執行內容

段落

對文件中的各種段落類型套用標準化格式。 例如，對第一層標題套用段落樣式以便設定字型和字型大小、標題上下的間距、標題位置以及其他格式化規格。

字元

套用文字類型的標準化格式。 例如，若要以斜體顯示強調的文字，您可以建立強調樣式，對選取文字套用此樣式便會使文字變成斜體。

圖框

對圖文框套用標準化格式。 例如，如果文件使用提要欄位，您可以建立包含特定圖形、框線、位置和其他格式的圖文框，好讓所有提要欄位的外觀一致。

「頁面」

對指定的頁面類型套用標準化格式。 例如，如果除了文件的第一頁以外，每一頁都包含頁首與頁尾，您可以使用第一頁樣式，只要停用第一頁的頁首與頁尾即可。 您也可以在左右頁使用不同的頁面樣式，好讓頁面內側的邊界更寬，而且讓頁碼顯示在外側角落。

清單

對指定的清單類型套用標準化格式。 例如，您可以定義包含方形核取方塊的檢查表和包含圓形項目符號的項目符號清單，然後在建立清單時輕鬆套用正確的樣式。

開啟「樣式與格式化」視窗

「樣式與格式化」視窗 (舊版的 OpenOffice.org 稱之為「各類樣式」)，是功能豐富的格式化工具，可將樣式套用至文字、段落、頁面、圖文框和清單。 若要開啟此視窗，請按一下「格式 > 樣式與格式化」。 OpenOffice.org 隨附多個預先定義的樣式。 您可以原封不動地使用這些樣式、修改這些樣式或建立新樣式。

HINT:根據預設，「樣式與格式化」視窗是浮動視窗；也就是說，它會以個別視窗開啟，您可以隨意在螢幕上放置這個視窗。 如果您常需使用樣式，將這個視窗停駐在 Writer 介面的同一個地方可以讓您更方便使用。 若要停駐「樣式與格式化」視窗，請按著 Control 鍵同時按兩下視窗中的灰色區域。 這個技巧也適用於 OpenOffice.org 中的其他某些視窗，包括 Navigator。

套用樣式

若要套用樣式，請選取要套用樣式的元件，然後在「樣式與格式化」視窗中按兩下樣式。 例如，若要套用樣至到段落，請將游標放置在該段落中的任何地方，然後按兩下所需樣式。

使用樣式與使用格式化按鈕及功能表選項

比起使用「格式」功能表選項及按鈕，使用樣式更能協助您維持頁面、段落、文字和清單的外觀一致性，而且更容易變更格式。 例如，如果您選取文字並按一下「粗體」按鈕來強調文字，稍後您決定要使用斜體來強調文字，這時您必須找到所有粗體文字，手動將這些文字變更為斜體。 如果您使用字元樣式，您只需要將樣式從粗體變更為斜體，所有使用這個樣式格式化的文字便會自動從粗體變成斜體。

使用功能表選項或按鈕格式化的文字會覆寫您套用的樣式。 如果您使用「粗體」按鈕來格式化某些文字，使用強調樣式來格式化其他文字，那麼變更樣式並不會改變您使用按鈕格式化的文字，即使您之後對使用粗體按鈕的文字套用樣式，結果也不會改變。 您必須手動取消文字的粗體，然後再套用樣式。

同樣地，如果您使用「格式 > 段落」來手動格式化段落，結果往往會造成不一致的段落格式。 尤其當您從其他不同格式的文件複製並貼上段落時，這種問題特別明顯。

變更樣式

透過樣式，您只要變更樣式就可以改變全文件的格式化，無需針對需要套用新格式的部分一一套用變更。

  1. 在「樣式與格式化」視窗中，以滑鼠右鍵按一下要變更的樣式。

  2. 按一下「修改」。

  3. 變更選取樣式的設定。

    如需可用設定的相關資訊，請參閱 OpenOffice.org 線上說明。

  4. 按一下「確定」。

建立樣式

OpenOffice.org 隨附的一組樣式能符合各式各樣的使用者需求。 不過，大部分使用者最終都需要創造既定以外的新樣式。 若要建立新樣式：

  1. 以滑鼠右鍵按一下「樣式與格式化」視窗中的空白區域。

    請確認您所使用的樣式清單是您要建立的樣式類型。 例如，若要建立字元樣式，請確認您正在使用字元樣式清單。

  2. 按一下「新增」。

  3. 按一下「確定」。

  4. 為樣式命名，選擇您要該樣式套用的設定。

    如需索引標籤所提供的樣式選項詳細資訊，請按一下該索引標籤，然後按一下「說明」。

3.2.4 使用樣板來格式化文件

大部分的文書處理程式使用者都會建立不只一種類型的文件。 例如，您可能會撰寫信函、備忘錄和報告，而這些文件的外觀各異，因此需要不同的樣式。 如果您為每種文件類型建立樣板，就很容易使用各個文件所需的樣式。

建立樣板需要一些事前的準備功夫。 您必須決定期望的文件外觀，才能在樣板中建立所需的樣式。 您隨時都可以變更樣板，但是稍加規劃就能省下未來的很多時間。

NOTE:您可以轉換 Microsoft Word 樣板，就像處理其他 Word 文件一樣。 請參閱將文件轉換成 OpenOffice.org 格式以取得相關資訊。

樣板的詳細說明不在本節討論的範圍之內。 不過，說明系統可提供進一步資訊，OpenOffice.org 文件網頁也提供詳細的指導。

建立樣板

樣板是一份文字文件，其中只包含您希望在每份文件上顯示的樣式及內容，例如您的地址資訊和信紙信頭。 使用樣板建立或開啟文件時，樣式會自動套用至該份文件。

若要建立樣板：

  1. 按一下「檔案 > 新增 > 文字文件」。

  2. 建立您希望使用此樣板的文件會套用的樣式和內容。

  3. 按一下「檔案 > 樣板 > 儲存」。

  4. 指定樣板名稱。

  5. 在「類別」方塊中，按一下此樣板所屬的類別。

    類別是指存放樣板的資料夾。

  6. 按一下「確定」。

3.2.5 處理大型文件

您可以使用 Writer 來處理大型文件。 大型文件可能是單一檔案，也可能是由檔案集組成的單一文件。

在大型文件中瀏覽

Navigator 工具可以顯示關於文件內容的資訊。 也可讓您快速跳到不同的元件。 例如，您可以使用 Navigator 來取得文件所含全部影像的快速概覽。

若要開啟 Navigator，請按一下「編輯」>「 Navigator」。 在 Navigator 中列示的元件可能因為 Writer 中載入文件的不同而有所差異。

Figure 3-3 在 Writer 中的 Navigator 工具

按一下 Navigator 中的項目以跳到文件中的該項目。

使用主控文件從多檔案建立單一文件

如果您正在處理非常大型的文件 (例如書籍)，您可能會覺得使用主控文件來管理書籍，會比將書籍放入單一文件要來得容易。 主控文件可讓您對大型文件快速套用格式化變更，或跳到需要編輯的每個子文件。

主控文件是一種 Writer 文件，可視為多個 Writer 檔案的容器。 您可以將章節或其他子文件當作是主控文件所集合的個別檔案來進行維護。 如果有多人共同處理文件，主控文件也能派上用場。 您可以將每個人負責的文件部分分割成主控文件中集合的子文件，以便讓多位撰寫者同時處理各自的子文件，而不用擔心會覆寫到別人的部分。

NOTE:如果您先使用 Microsoft Word 然後才接觸到 OpenOffice.org，使用主控文件可能會讓您覺得不安，因為 Word 中的主控文件功能向來是以損毀文件聞名。 OpenOffice.org Writer 沒有這種問題，您可以放心使用主控文件來管理專案。

若要建立主控文件：

  1. 按一下「新增 > 主控文件」。

    或

    開啟現有文件，然後按一下「檔案 > 傳送 > 建立主控文件」。

  2. 插入子文件。

  3. 按一下「檔案 > 儲存」。

OpenOffice.org 說明檔包含關於使用主控文件的更多完整資訊。 請查閱標題為〈使用主控文件和子文件〉的主題。

HINT:所有子文件的樣式都會輸入到主控文件。 為了確保主控文件中的格式一致，每個子文件都應該使用相同的樣板。 這不是強制動作；但是，如果子文件依不同方式格式化，您可能必須執行一些重新格式化的動作，才能順利將子文件輸入到主控文件，而不會產生不一致的問題。 例如，如果輸入到主控文件的兩份文件各自包含以相同名稱命名的不同樣式，那麼主控文件將會使用第一份輸入文件中指定的樣式格式。

3.2.6 使用 Writer 作為 HTML 編輯器

除了提供完整功能的文書處理程式，Writer 也具備 HTML 編輯器的功能。 Writer 包含可套用的 HTML 標籤，就像您使用 Writer 文件中的其他任何樣式一樣。 您可以在線上檢視文件，也可以直接編輯 HTML 程式碼。

建立 HTML 文件

  1. 按一下「檔案 > 新增 > HTML 文件」。

  2. 按一下「格式化與樣式」視窗底部的箭頭。

  3. 選取「HTML 樣式」。

  4. 使用樣式對文件加上標籤，藉此建立 HTML 文件。

  5. 按一下「檔案 > 另存新檔」。

  6. 選取要儲存檔案的位置，命名檔案，然後從「過濾器」清單中選取「HTML 文件 (.html)」。

  7. 按一下「確定」。

如果您想直接編輯 HTML 程式碼，或想檢視之前將 HTML 檔案做為 Writer 文件進行編輯時所建立的 HTML 程式碼，則請按一下「檢視 > HTML 原始檔」。 在 HTML 原始檔模式中無法使用「格式化與樣式」清單。

NOTE:第一次切換到 HTML 原始檔模式時，系統會提示您將檔案儲存為 HTML，除非您已經這麼做。