Mimo práce se soubory pomocí Vibe, popsaných v následující části, můžete také použít rozšíření Novell Vibe Add-in a Novell Vibe Desktop pro práci s Vibe soubory přímo v Microsoft Office nebo pro synchronizaci Vibe souborů s vaší pracovní stanicí. Lze takto vytvářet soubory, upravovat je a mnohem více. Více informací získáte v příručkách Novell Vibe Add-In Stručný úvod a Novell Vibe Desktop Stručný úvod.
Souborové záznamy můžete vytvářet v k tomto účelu uzpůsobených složkách souborů. Vytvoření souborového záznamu se liší od přiložení souboru k záznamu jiného typu. Souborové záznamy ve složkách souborů obsahují primární soubor. K souborovému záznamu mohou být připojeny další soubory jako přílohy, primární soubor je ale pouze jeden.
Souborové záznamy lze vytvořit několika způsoby:
Můžete je vytvořit stejným způsobem, jako se vytvářejí jiné typy záznamů viz kapitola Část 5.1, Vytváření záznamu ve složce.
Importem souborů do složky.
Vytvořením souboru na pracovní stanici a poté jeho synchronizací pomocí Vibe Desktop, jak je popsáno v příručce Novell Vibe Desktop Stručný úvod.
Vytvořením souboru v Microsoft Office a uložením souboru z Microsoft Office na portál Novell Vibe, jak je popsáno v příručce Novell Vibe Add-In Stručný úvod.
Přílohy lze k záznamům přidávat několika různými způsoby.
Soubory je možné k záznamu přiřadit přetáhnutím z libovolného místa.
Zobrazte detail záznamu, do kterého si přejete připojit soubor.
Klepněte na záložku .
Klepněte na možnost .
Zobrazí se okno pro přetažení souborů.
Myší „chytněte“ soubor uložený např. na ploše ve vašem počítači, přetáhněte jej nad ikonu složky v okně pro přetažení souborů a „pusťte“ jej.
Zobrazí se animace otevírání a zavírání složky, která signalizuje, že je soubor nahráván jako příloha.
Soubory můžete do okna pro přetažení souborů vložit také pomocí funkcí kopírovat a vložit.
Zobrazte detail záznamu, do kterého si přejete připojit soubor.
Klepněte na záložku .
Klepněte na možnost .
Zobrazí se dialogové okno Nahrání jednoho souboru.
Klepněte na tlačítko a vyhledejte soubor, který si přejete připojit.
Klepněte na tlačítko .
Vibe vám umožňuje jednoduše zobrazit soubory, které jsou spojeny se záznamy. Soubory mohou být k záznamům přiřazeny jedním ze dvou způsobů:
Soubor může být přílohou záznamu
Soubor může být primárním souborem záznamu
Primární soubory se vyskytují pouze ve složkách souborů.
Následující části popisují, jak prohlížet soubory v textovém editoru nebo HTML formátu:
Při prohlížení souboru v textovém editoru bude soubor otevřen v režimu pouze pro čtení.
Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jenž si přejete prohlédnout.
(Podmíněně) Pokud je soubor k záznamu přiřazen jako příloha, klepněte na záložku .
Pouze složky souborů mohou obsahovat soubory, které nejsou přílohami.
V řádku souboru, který si přejete zobrazit, klepněte na možnost > .
nebo
Klepněte na název souboru.
Pokud si potřebujete soubor rychle prohlédnout, můžete jej zobrazit ve formátu HTML.
Některé typy souborů (jako jsou PNG, JPG, GIF a PDF) nelze v HTML formátu zobrazit.
Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jenž si přejete prohlédnout.
(Podmíněně) Pokud je soubor k záznamu přiřazen jako příloha, klepněte na záložku .
Pouze složky souborů mohou obsahovat soubory, které nejsou přílohami.
V řádku souboru, který si přejete zobrazit, klepněte na možnost > .
Portál Vibe umožňuje upravovat soubory přímo v portálu. Díky tomu můžete dokumenty uchovávané v portálu upravovat bez jakýchkoli komplikací.
Pokud pracujete v prostředí Windows se systémem Microsoft Office, můžete vytvořit lepší prostředí stažením a instalací doplňku Novell Vibe Add-in. Po stažení a instalaci doplňku Vibe se k úpravám souborů používá místo doplňku protokolu WebDAV doplněk Vibe. Více informací o úpravách souborů prostřednictvím nainstalovaného doplňku Vibe naleznete v příručce Novell Vibe Add-In – stručný úvod. Následující informace předpokládají, že k úpravám souborů používáte protokol WebDAV a není nainstalován doplněk Vibe.
Upravovat můžete pouze typy souborů, pro které máte na lokální stanici nainstalován odpovídající editor. Například pro úpravu souborů ve formátu .doc je třeba mít na stanici nainstalován MS Word.
Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jenž si přejete upravit.
(Podmíněně) Pokud je soubor k záznamu přiřazen jako příloha, klepněte na záložku .
Pouze složky souborů mohou obsahovat soubory, které nejsou přílohami.
V řádku souboru, který si přejete zobrazit, klepněte na možnost > .
Soubor se otevře v editoru, který je pro daný typ souboru nastaven. Informace, jak změnit editor, který Vibe používá pro úpravu souborů, najdete v kapitole Část A.3, Soubory, které jsou připojeny k záznamům, nelze upravovat.
Pokud pro úpravu dokumentů používáte Microsoft Office a máte nainstalován Vibe Add-in, Vibe Add-in se automaticky spouští při úpravách dokumentu portálu Vibe. Více informací o Vibe Add-in najdete v příručce Novell Vibe Add-in Stručný úvod.
(Podmíněčné) Pokud vás Vibe vyzve k přihlášení, zadejte své přihlašovací jméno a heslo, které používáte pro přihlášení do portálu Vibe a poté klepněte na tlačítko .
Nyní můžete upravit soubor.
Poté upravte soubor, uložte změny a zavřete aplikaci, která byla použita k editaci.
Vibe vytvoří novou verzi dokumentu. Také uloží verzi souboru ve formě, která byla před provedením vašich úprav. Když nyní ukončíte a znovu otevřete záznam, můžete vidět starou verzi souboru, jak je popsáno v Přístup k předchozím verzím souboru.
DŮLEŽITÉ:Pokud pro úpravu přiloženého dokumnetu používáte OpenOffice, Vibe vytvoří novou verzi dokumentu pokaždé, když klepnete na tlačítko . Protože každá verze dokumentu zabírá místo na disku, které máte omezeno nastavenou datovou kvótou (více informací o datové kvótě naleznete v kapitole Managing Your Data Quota (Správa datové kvóty)
příručky Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide), je vhodné, abyste v OpenOffice dokument ukládali teprve až před skončením jeho úprav. Informace, jak smazat verze souboru, najdete v kapitole Odstranění existujících verzí souboru.
Pokud používáte Microsoft Office, Vibe vytváří pouze jednu novou verzi pokaždé, když upravujete dokument. Opakované klepání na tlačítko nevytváří více verzí.
Soubory, které jsou přiřazeny k záznamu, můžete stáhnout na vaši lokální stanici. Stáhnout je možné samostatný soubor, nebo všechny soubory, které jsou k záznamu přiřazeny. Stažené soubory jsou zabaleny v .zip souboru.
Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jenž si přejete stáhnout.
V řádku souboru, který si přejete stáhnout, klepněte na možnost > .
Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubory, které si přejete stáhnout.
V řádku souboru, který si přejete stáhnout, klepněte na možnost > .
nebo
Klepněte na záložku a poté na možnost .
Pokud znáte WebDAV URL adresu souboru, můžete soubor otevřít přímo z editoru, jako je například MS Office, nebo i z příkazové řádky.
Pro získání WebDAV URL adresy souboru:
Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jehož WebDAV adresu si přejete zjistit.
(Podmíněně) Pokud je soubor, jehož WebDAV adresu si přejete získat, k záznamu přiřazen jako příloha, klepněte na záložku .
Pouze složky souborů mohou obsahovat soubory, které nejsou přílohami.
V řádku souboru, který si přejete zobrazit, klepněte na možnost > .
Zobrazí se WebDAV URL adresa pro zkopírování.
Jakmile znáte WebDAV URL adresu souboru, můžete ji použít pro otevření souboru v editoru, jako je např. MS Office. Přesné informace o tom, jak to provést, naleznete v dokumentaci příslušného editoru.
K jednotlivým verzím souboru je možné přidávat poznámky. Poznámky se zobrazují na záložkách a , přímo pod názvem souboru. Pomocí poznámek mohou uživatelé snadněji zjistit, co který soubor přesně obsahuje, aniž by ho bylo třeba otevřít. Využít je lze také pro snadnější rozlišení jednotlivých verzí souborů.
Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje přiložený soubor nebo verzi souboru, ke které si přejete zadat poznámku.
(Podmíněně) Pokud je soubor, k němuž si přejete zadat poznámku, přiřazen k záznamu jako příloha, klepněte na záložku .
Pouze složky souborů mohou obsahovat soubory, které nejsou přílohami.
Na řádku souboru, který si přejete zobrazit, klepněte na možnost > .
Zobrazí se stránka Upravit poznámku souboru.
Zadejte poznámku, kterou si přejete přidat a klepněte na tlačítko .
Pokud máte více verzí jednoho souboru, můžete jednotlivým verzím nastavit stav, čímž ostatním uživatelům usnadníte rozlišení toho, která z verzí je oficiální, která je pouze koncept atd. Soubory mohou mít stav , nebo .
Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje přiložený soubor nebo verzi souboru, které si přejete nastavit stav.
(Podmíněně) Pokud je soubor, k němuž si přejete zadat poznámku, přiřazen k záznamu jako příloha, klepněte na záložku .
Pouze složky souborů mohou obsahovat soubory, které nejsou přílohami.
V řádku souboru klepněte ve sloupci na název aktuálního stavu a z rozbalené nabídky vyberte stav, který si přejete souboru nastavit.
Pokud upravíte nějaký soubor uložený v portálu Vibe, uchová se automaticky i jeho předchozí verze. To platí, jak pro soubory uložené ve složkách souborů, tak pro jakékoli soubory, které jsou přiloženy k záznamům jako přílohy.
Vždy, když soubor upravíte a uložíte, vytvoří portál Vibe jeho novou verzi a zachová předchozí verzi v nezměněné podobě. Více informací o tom, jak upravit soubor, naleznete v kapitole Úprava souborů.
Pro vytvoření nové verze přiloženého souboru nebo souboru ve složce souborů můžete využít také funkci přetažení souborů, jak je popsáno v následujících kapitolách:
Pokud si přejete vytvořit novou verzi existující přílohy, musí mít soubor, který budete přetahovat, stejný název jako soubor, který je již k záznamu přiřazen jako příloha.
Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje přiložený soubor, jehož novou verzi si přejete vytvořit.
Klepněte nejprve na záložku a poté na možnost .
Přetáhněte soubor, například z pevného disku vaší lokální stanice, a pusťte jej nad ikonou složky v dialogovém okně Nahrání více souborů přetažením.
Soubor je přiložen jako nová verze existující přílohy. Starší verze jsou zobrazeny v detailu záznamu na záložce .
Aktualizovat verze souborového záznamu, jak je popsáno v této kapitole, je možné pouze ve složkách souborů.
Pokud si přejete vytvořit novou verzi souboru existujícího ve složce souborů, musí mít soubor, který budete přetahovat, stejný název jako soubor, který je aktualizován.
Vyhledejte složku souborů, do které si přejete naimportovat novou verzi souboru.
Soubor se stejným názvem již musí v dané složce existovat.
V panelu nástrojů složky klepněte na tlačítko .
Zobrazí se dialogové okno pro přetažení souboru.
Přetáhněte soubor, například z pevného disku vaší lokální stanice, a pusťte jej nad ikonou složky v dialogovém okně.
Soubor je přidán jako nová verze existujícího souboru. Starší verze jsou zobrazeny v detailu záznamu na záložce .
Ve výchozím nastavení se při vytvoření nové verze souboru zvýší vedlejší číslo jeho verze. Například verze 1.0, 1.1, 1.2 atd. Pro nejnovější verzi souboru můžete také zvýšit hlavní číslo verze. Například verze 1.2 se stane verzí 2.0.
Pokud je složka nastavena na automatické odstraňování starých verzí souboru, jak je popsáno v kapitole Automatically Deleting Minor File Versions That Exceed the Allowed Maximum
(Automatické odstraňování verzí s vedlejšími čísly, které překračují povolené maximum) v části Managing Folders
(Správa složek) příručky Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide, vede zvýšení hlavního čísla verze k ochraně předchozích verzí před automatickým odstraněním.
Pro zvýšení hlavní verze souboru:
Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, kterému si přejete zvýšit hlavní číslo verze.
(Podmíněně) Pokud je soubor, jehož hlavní číslo verze si přejete zvýšit, přiřazen k záznamu jako příloha, klepněte na záložku .
Pouze složky souborů mohou obsahovat soubory, které nejsou přílohami.
V řádku souboru, který si přejete zobrazit, klepněte na možnost > .
Zobrazí se stránka Zvýšit hlavní číslo verze.
Klepněte na tlačítko .
Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jehož předchozí verze si přejete prozkoumat.
Klepněte na záložku .
Všechny předchozí verze každého souboru, který je připojen k danému záznamu, jsou zobrazeny v obráceném chronologickém pořadí. U jednotlivých verzí je zobrazeno datum, velikost souboru a jméno uživatele, který soubor upravoval.
Starší verzi souboru lze opět nastavit jako aktuální verzi. Aktuální verze je hlavním souborem v záznamu souboru. Další verze jsou umístěny pod hlavní verzí v záložce .
Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jehož předchozí verzi si přejete nastavit jako aktuální.
Klepněte na záložku .
V řádku té verze souboru, kterou si přejete nastavit jako aktuální, klepněte na možnost > a poté klepněte na tlačítko .
Na předchozí verzi můžete vrátit také celý záznam (jeho nadpis a obsah) viz kapitola Část 5.14.3, Návrat k předchozí verzi záznamu.
DŮLEŽITÉ:Soubory a verze souborů, které jsou z portálu odstraněny, již nelze obnovit.
Vyhledejte a zobrazte detail záznamu, který obsahuje soubor, jehož předchozí verzi si přejete odstranit.
Klepněte na záložku .
Všechny předchozí verze každého souboru, který je připojen k danému záznamu, jsou zobrazeny v obráceném chronologickém pořadí. U jednotlivých verzí je zobrazeno datum, velikost souboru a jméno uživatele, který soubor upravoval.
Pro současné smazání více verzí označte verze souboru, které si přejete odstranit, a klepněte na možnost .
nebo
Pro odstranění jedné verze klepněte pro danou verzi na možnost > .
Klikněte na pro potvrzení odstranění.
Pokud jste vlastník složky nebo pracovního prostoru, můžete nastavit maximální počet verzí, které jsou pro každý soubor povoleny. Více informací najdete v kapitole Limiting File Versions for Folders and Workspaces by Configuring Automatic Deletion
(Omezení verzí souborů pro složky a pracovní prostory konfigurací automatického odstraňování) příručky Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide.