6.3 Brug af mappen Kontakter

Brug mappen Kontakter til at få vist, opdatere, slette og tilføje oplysninger til kontakter i din adressebog.

Mappen Kontakter i GroupWise-mappelisten repræsenterer som standard adressebogen Hyppige kontakter.

De ændringer, du foretager i mappen Kontakter, afspejles også i den tilsvarende adressebog (Hyppige kontakter eller en anden adressebog).

Mappelisten viser en liste over personlige adressebøger under mappen Kontakter. Du kan hurtigt vælge en anden personlig adressebog ved at klikke på adressebogen i mappelisten.

Hvis du klikker på ikonet Hurtig visning på værktøjslinjen, kan du hurtigt se og redigere oplysninger for en kontakt, en gruppe, en ressource eller et firma.

Yderligere oplysninger finder du i Håndtering af kontakter, Håndtering af grupper, Håndtering af ressourcer og Håndtering af firmaer.

6.3.1 Håndtering af kontakter

Alle kontakter i mappen Kontakter er markeret med ikonet personikon. Når du dobbeltklikker på en kontakt, vises kontaktelementets layout.

Tilføj en kontakt

Du kan tilføje en kontakt til enten adressebogen Hyppige kontakter eller til en personlig adressebog.

  1. Klik på Kontakter i navigationspanelet på WebAccess-hovedsiden.

  2. Vælg den adressebog, du ønsker at tilføje kontakten til.

  3. Klik på rullepilen ud for Kontakt på værktøjslinjen, og klik derefter på Kontakt.

  4. Angiv kontaktens Fornavn, Mellemnavn og Efternavn i navnefelterne.

  5. Angiv det navn, du vil bruge for kontakten, i feltet Vist navn.

    Oplysninger i feltet Vist navn vises på kontaktlisten.

  6. Angiv andre oplysninger, du vil registrere om kontakten, ved at klikke på følgende faner:

    Oversigt: (Denne fane er kun tilgængelig, når du ændrer en kontakt) Viser en oversigt over de oplysninger, der er indeholdt på de andre sider.

    Kontakt: Brug denne side til at angive kontaktens navn, foto, e-mailadresse, flere telefonnumre og flere onlinemeddelelses-id'er.

    Detaljer: Brug denne side til at angive konktaktens profession, afdeling, assistent, fødselsdag, jubilæum, ægtefælle, børn, hobbyer og eventuelle internetadresser, der er knyttet til kontakten.

    Hvis du vil angive en internetadresse for kontaktens kontor, personlige oplysninger eller oplysninger om ledig/optaget, skal du angive adressen i de tilhørende felter.

    Adresse: Brug denne side til at angive adresser for kontaktens kontor, hjem og eventuelle andre adresser.

    Notitser: Brug denne side til at få vist oplysninger om din interaktion med denne kontakt, som du har indtastet i GroupWise-klienten til Windows. Denne side kan fungere ligesom en kontaktjournal.

    Historik: (Denne fane er kun tilgængelig, når du ændrer en kontakt) Viser alle de elementer, du har sendt eller modtaget fra denne kontakt.

  7. Klik på Gem og Luk.

Ændring af en kontakt

Du kan ændre en kontakts oplysninger i enten adressebogen Hyppige kontakter eller i en personlig adressebog. Hvis du ønsker at ændre en kontakt fra din arbejdsmæssige adressebog, skal du først kopiere kontakten til enten din adressebog Hyppige kontakter eller en personlig adressebog.

  1. Klik på fanen Kontakter i navigationspanelet.

  2. Vælg den adressebog, hvori du ønsker at ændre kontakten.

  3. Dobbeltklik på kontakten, du vil ændre, på kontaktlisten.

  4. Foretag de nødvendige ændringer af kontakten.

    Du kan få yderligere oplysninger om de kontaktdetaljer, du kan angive under hver enkelt fane, ved at se Trin 6 i Tilføj en kontakt.

  5. Klik på Gem og Luk.

Slet en kontakt

Du kan slette en kontakt enten i adressebogen Hyppige Kontakter eller i en personlig adressebog. Du kan ikke slette en kontakt fra din arbejdsmæssige adressebog.

  1. Klik på fanen Kontakter i navigationspanelet.

  2. Vælg den adressebog, du vil slette en kontakt i.

  3. Klik på kontakten på kontaktlisten, og klik derefter på Slet.

Ændre det viste navn for en kontakt

Det viste navn er det navn, der vises, når du begynder at skrive i meddelelsens felt Til (eller BC eller CC). Når du begynder at skrive et navn, f.eks. "Ta", udfylder Smart navnesøgning resten af navnet med et navn fra adressebogen, f.eks. "Tanja Hansen". Hvis der er to i adressebogen, der hedder Tanja Hansen, - en i bogholderiet og en i HR-afdelingen - kan det dog være svært at vide, hvilket navn Smart navnesøgning har brugt, hvis du ikke tager dig tid til at se på flere egenskaber.

Du kan ændre Vist navn, således at det er let at fastslå, hvilket navn der er blevet brugt af Smart navnesøgning. Hvis du f.eks. kun har korrespondance med Tabitha Hu i bogføring, kan du ændre dennes Vist navn til Tabitha-Bogføring.

  1. Klik på fanen Kontakter i navigationspanelet.

  2. Klik på den adressebog, du vil redigere kontakten i.

  3. Dobbeltklik på en kontakt.

  4. Skriv et nyt navn i feltet Vist navn.

  5. Klik på Gem og luk.

Visning af al korrespondance med en kontakt

  1. Klik på fanen Kontakter i navigationspanelet.

  2. Klik på den adressebog, du vil bruge.

  3. Dobbeltklik på en kontakt.

  4. Klik på fanen Historik.

    Alle de elementer, som du har modtaget fra eller sendt til denne kontakt, vises.

Journalføring af aktiviteter med kontakter

Du kan bruge påmindelsesfunktionen ligesom en journal, hvor du kan logføre forskellige aktiviteter med kontakter.

  1. Klik på fanen Kontakter i navigationspanelet.

  2. Klik på den adressebog, du vil bruge.

  3. Dobbeltklik på en kontakt.

  4. Klik på fanen Påmindelser.

  5. Tilføj de oplysninger, der hører til kontakten, i feltet Kommentarer.

  6. Klik på Gem og luk.

6.3.2 Håndtering af grupper

Hver gruppe i mappen Kontakter er markeret vha. ikonet Gruppe . Når du dobbeltklikker på en gruppe, vises gruppeelementets layout.

Organisere adresser i grupper

En gruppe er en liste over brugere eller ressourcer, du kan sende meddelelser til. Brug grupper til at sende en meddelelse til flere brugere eller ressourcer ved at skrive navnet på gruppen i felterne Til, BC eller CC. Der findes to former for grupper, offentlige og personlige.

En offentlig gruppe er en liste over brugere, som er oprettet af GroupWise-administratoren, og den er tilgængelig til brug for hver enkelt GroupWise-bruger. Der kan f.eks. være en offentlig gruppe for regnskabsafdelingen. Alle de ansatte i regnskabsafdelingen er medtaget i gruppen. Offentlige grupper vises i systemadressebogen.

En personlig gruppe er en gruppe, som du har oprettet. Hvis du f.eks. ofte sender en aftale til din arbejdsgruppe, kan du inkluderer hver kollegas adresse eller navn og et mødested (en ressource) i en personlig gruppe.

Opret, og gem en personlig gruppe

  1. Klik på fanen Kontakter på WebAccess-hovedsiden.

  2. Klik på den personlige adressebog, som du ønsker at føje gruppen til.

  3. Klik på Gruppe.

  4. Angiv følgende oplysninger:

    Vælg Adressebog: Klik på rullelisten, hvis du vil føje gruppen til en anden adressebog end den, der allerede er valgt.

    Gruppenavn: Angiv et navn til gruppen.

    Medlemmer: Begynd at skrive navnet på et medlem, du vil føje til gruppen, og tryk derefter på Tilføj (eller tryk på Enter), når navnet vises. Gentag dette for hver bruger, du vil føje til gruppen.

    Du kan klikke på Adressevælger for at søge efter og vælge hver enkelt bruger som beskrevet i Brug af Adressevælgeren.

    Kommentarer: Angiv kommentarer til gruppen. Det kan f.eks. være en beskrivelse af den.

  5. Klik på Gem og luk for at gemme gruppen i den personlige adressebog.

Ændring af en gruppe

Du kan ændre gruppenavnet, medlemskabet og kommentarer, når gruppen allerede er optaget.

  1. Klik på fanen Kontakter på WebAccess-hovedsiden.

  2. Klik på den personlige adressebog, der indeholder den gruppe, du vil ændre.

  3. Dobbeltklik på den gruppe, du vil ændre.

    Grupper er markeret med gruppeikon.

  4. Foretag de ønskede ændringer, og klik derefter på Gem og luk.

Tilføj kontakter til en gruppe

Når du føjer kontakter til en gruppe, f.eks. en arbejdsmæssig distributionsliste, skal du være tildelt de fornødne rettigheder af GroupWise-administratoren.

  1. Klik på fanen Kontakter på WebAccess-hovedsiden.

  2. Klik på den personlige adressebog, der indeholder den gruppe, du vil føje kontakter til.

  3. Dobbeltklik på den gruppe, du vil føje kontakter til.

    Grupper er markeret med gruppeikon.

  4. Begynd at skrive navnet på et medlem, du vil føje til gruppen, i sektionen Medlemmer, og klik derefter på Tilføj (eller tryk på Enter), når navnet vises.

    Gentag dette trin for hver bruger, du vil føje til gruppen.

  5. Klik på Gem og Luk.

Slet en kontakt fra en gruppe

  1. Klik på fanen Kontakter på WebAccess-hovedsiden.

  2. Klik på den personlige adressebog, der indeholder den gruppe, du vil fjerne kontakter fra.

  3. Dobbeltklik på den gruppe, du vil fjerne kontakter fra.

    Grupper er markeret med gruppeikon.

  4. Vælg de brugere, du vil fjerne fra gruppen i sektionen Medlemmer, og klik derefter på Fjern.

  5. Klik på Gem og Luk.

Adressér elementer til en gruppe

  1. Klik på Adresse på værktøjslinjen i en elementvisning.

    Adressevælgeren vises.

  2. Angiv det gruppenavn, du vil sende elementet til, og klik derefter på Søg.

  3. (Valgfrit) Klik på ikonet Plus for at indsnævre din søgning efter Navn, Fornavn, Efternavn og Afdeling; efter begynder med, lig med, ikke lig med og efter adressebogen og posttypen.

  4. Marker en gruppe, og klik derefter på Til, CC eller BC.

  5. Klik på OK for at vende tilbage til elementvisningen.

Visning af gruppeoplysninger

  1. Klik på fanen Kontakter på WebAccess-hovedsiden.

  2. Klik på den adressebog, der indeholder den gruppe, hvis oplysninger du vil vise.

  3. Klik på den gruppe, hvis oplysninger du vil vise.

  4. Klik på Annuller, når du er færdig med at vise oplysningerne.

6.3.3 Håndtering af ressourcer

Ressourcer er elementer, der kan planlægges til møder og anden brug. Ressourcer kan være lokaler, computerprojektorer, biler osv. GroupWise-administratoren definerer en ressource ved at give den et navn og tildele den til en bruger. Ressourcer kan medtages i en søgning efter ledige tidspunkter på samme måde som brugere. Ressource-ID'er indtastes i feltet Til.

En bruger, som skal styre en ressource, er ejeren af den ressource. Ejeren af en ressource er ansvarlig for at acceptere og afvise aftaler for ressourcen. Ejeren skal have alle fuldmagtsrettigheder for at kunne gøre dette. Som ressourceejer kan du vælge at modtage notifikation om ressourcens aftaler.

Hver ressource i mappen Kontakter er markeret vha. Ressource. Når du klikker på en ressource, vises ressourceelementets layout.

Acceptere og afvise ressourceanmodninger

Du kan kun acceptere eller afvise anmodninger om en ressource, hvis du er ejeren og har fået tildelt læse- og skriverettigheder.

  1. Klik på Fuldmagt på værktøjslinjen på WebAccess-hovedsiden.

  2. Klik på den ressource, du ejer.

    Hvis den ressource, du ejer, ikke vises, skal du skrive navnet på ressourcen, og klikke på Logon.

  3. Klik på det element, du skal acceptere eller afvise.

  4. Klik på Accepter eller Afvis på værktøjslinjen.

Tilføje en personlig ressource

Du kan tilføje en personlig ressource til enten adressebogen Hyppige kontakter eller til en personlig adressebog.

  1. Klik på fanen Kontakter i navigationspanelet på WebAccess-hovedsiden.

  2. Vælg på den personlige adressebog, som du ønsker at føje ressourcen til.

  3. Klik på rullepilen ud for Kontakt, og klik derefter på Ressource.

  4. Angiv navnet på ressourcen i feltet Navn.

  5. Angiv eventuelle andre oplysninger, der skal registreres for ressourcen.

  6. Angiv evt. kommentarer vedrørende ressourcen i feltet Kommentarer.

    Du kan f.eks. få brug for at præcisere, hvor stort et mødelokale er, eller hvilken type udstyr der findes i lokalet.

  7. Klik på Gem og Luk.

Ændring af en personlig ressource

  1. Klik på fanen Kontakter i navigationspanelet på WebAccess-hovedsiden.

  2. Vælg på den personlige adressebog, der indeholder den ressource, du vil ændre.

  3. Dobbeltklik på ressourcen.

  4. Rediger oplysninger efter behov.

  5. Klik på Gem og Luk.

Slet en personlig ressource

  1. Klik på fanen Kontakter i navigationspanelet på WebAccess-hovedsiden.

  2. Vælg den personlige adressebog, som ressourcen er placeret i, og søg efter ressourcen.

  3. Vælg ressourcen, og klik derefter på Slet.

6.3.4 Håndtering af firmaer

Alle firmaer i mappen er markeret med firmaikon . Når du klikker på et firma, vises firmaelementets layout.

Tilføj et personligt firma

Du kan tilføje en kontakt til enten adressebogen Hyppige kontakter eller til en personlig adressebog.

  1. Klik på fanen Kontakter i navigationspanelet på WebAccess-hovedsiden.

  2. Vælg på den personlige adressebog, som du ønsker at føje firmaet til.

  3. Klik på rullepilen ud for Kontakt, og klik derefter på Firma.

  4. Angiv firmaets navn i feltet Firma.

  5. Angiv eventuelle andre oplysninger, der skal registreres om firmaet.

  6. Klik på Gem og Luk.

Ændring af et personligt firma

  1. Klik på fanen Kontakter i navigationspanelet på WebAccess-hovedsiden.

  2. Vælg den adressebog, hvor det firma, du vil ændre, er placeret.

  3. Søg efter firmaet.

  4. Dobbeltklik på firmaet.

  5. Rediger oplysninger efter behov.

  6. Klik på Gem og Luk.

Slet et personligt firma

  1. Klik på fanen Kontakter i navigationspanelet på WebAccess-hovedsiden.

  2. Vælg den adressebog, hvor det firma, du vil slette, er placeret.

  3. Vælg organisationen, og klik derefter på Slet.

  4. Klik på OK.

6.3.5 Bruge hyppige kontakter til at adressere et element

Brug adressebogen Hyppige kontakter til at få adgang til de mest brugte eller senest brugte poster. Når du bruger en adresse i en meddelelse, kopieres den til adressebogen Hyppige kontakter.

Når en post er placeret i adressebogen Hyppige kontakter, forbliver den der, indtil du sletter den. Posten forbliver også i den oprindelige adressebog.

  1. Klik på Adresse i et element, du opretter.

    Adressevælgeren vises.

  2. Klik på ikonet Plus ud for feltet Søg.

  3. Vælg Hyppige kontakter i rullelisten Alle adressebøger.

  4. Søg efter og vælg de ønskede brugere.

  5. Klik på Til, CC eller BC for de valgte brugere.

  6. Klik på OK.

Adressebogen Hyppige kontakter kan lukkes, men den kan ikke slettes.

6.3.6 Sende post til en kontakt fra mappen Kontakter

  1. Klik på Kontakter i navigationspanelet.

  2. Klik på den adressebog, der indeholder den kontakt, som du vil sende e-mail til.

  3. Vælg den kontakt, som du vil sende e-mail til, og klik derefter på Send meddelelse på værktøjslinjen.

  4. Skriv meddelelsen færdig, og klik derefter på Send.