3.1 Afsendelse af e-mail

Når du sender en e-mailmeddelelse fra GroupWise WebAccess, kan du enten sende meddelelsen som tekst eller HTML. Du kan desuden vælge at vedhæfte en fil, føje en signatur til meddelelsen og stavekontrollere meddelelsen, før den sendes.

Med adressebogen og navnesøgning kan du hurtigt og nemt finde de kontakter, du skal bruge, når du vil sende en e-mailmeddelelse.

3.1.1 Skrivning af e-mail

  1. Klik på Postmeddelelse på værktøjslinjen.

  2. Skriv et brugernavn i feltet Til, og tryk derefter på Enter. Når du begynder at skrive, forsøger Smart navnesøgning at matche navnet og fuldende det for dig. Gentag dette trin i forbindelse flere brugere. Hvis det er nødvendigt, kan du skrive brugernavne i boksen CC og BC.

    eller

    Hvis du vil vælge brugernavne på en liste, skal du klikke på Adresse på værktøjslinjen, søge efter og markere hver enkelt bruger, klikke på Til, CC eller BC for hver bruger og derefter klikke på OK

  3. Angiv et emne.

  4. Skriv en meddelelse.

    Du kan angive adskillige indstillinger og f.eks. give denne meddelelse høj prioritet, anmode om svar fra modtagerne og andet ved at klikke på fanen Sendeindstillinger.

  5. Klik på fanen Vedlæg for at medtage bilag.

  6. Klik på Send på værktøjslinjen.

3.1.2 Formatere meddelelser

Når du sender en meddelelse, kan du vælge mellem flere forskellige formatindstillinger. Du kan vælge at sende meddelelsen som en tekst- eller HTML-meddelelse, og du kan ændre skrifttyperne, farverne og meddelelsens layout.

Ændring af skrifttype i HTML-visning

Modtageren af et element ser de ændringer, du foretager, i almindelig tekstvisning, hvis vedkommende får vist elementet i almindelig tekstvisning. Modtageren af et element ser de ændringer, du foretager, i HTML-visning, hvis vedkommende får vist elementet i HTML-visning. Du kan give modtageren besked om, hvilket layout du har oprettet elementet i.

  1. Sørg for, at HTML-værktøjslinjen vises i et åbent element, som du er ved at oprette.

  2. Brug HTML-værktøjslinjen til at ændre skrifttypen, tilføje baggrundsfarve, billeder og meget mere.

Det kan være nødvendigt at tilpasse elementets vandrette layout for at kunne se alle knapperne på HTML-værktøjslinjen.

Formatere punktopstillinger og opstillinger med tal

Du kan nemt inkludere punktopstillinger og en opstilling med tal i meddelelser.

  1. I et åbent element, som du opretter i HTML-visning, kan du bruge værktøjslinjen HTML til at indsætte en punktopstilling eller nummereret liste.

  2. Skriv listeelementet, og tryk på Enter for at oprette det næste element på listen.

  3. Tryk to gange på Enter efter det sidste element for at slå listeformateringen fra.

Fortryde den sidste teksthandling

Du kan fortryde din sidste teksthandling i felterne Emne eller Meddelelse på en meddelelse, du er ved at oprette.

  1. Tryk på Ctrl+Z.

    Der findes oplysninger om andre genvejstaster under Afsnit C.0, Brug af genvejstaster.

3.1.3 Stavekontrol af meddelelser

Stavekontrol bruges til at kontrollere, om der stavefejl i de meddelelser, du opretter. Den kontrollerer, om der er stavefejl, gentagelser af samme ord og uregelmæssig brug af store bogstaver i de elementer, du opretter.

Når stavekontrol finder et ord, der er stavet forkert, kan du erstatte det med et ord, som stavekontrol foreslår, redigere ordet manuelt eller springe ordet over.

Du kan bruge meddelelsesindstillinger til at indstille stavekontrollen til automatisk at kontrollere dine meddelelser, før du sender dem.

Kontrollere stavning i et element med stavekontrol

  1. Klik på feltet Emne eller feltet Meddelelse.

  2. Klik på Kontroller stavning.

    WebAccess fremhæver ord, der er stavet forkert.

  3. Klik på et fremhævet ord.

  4. Vælg et af de ord, stavekontrollen foreslår som erstatning for det forkert stavede ord.

    eller

    Klik på Rediger for at foretage dine egne rettelser.

  5. Klik på Genoptag redigering, når stavekontrollen er afsluttet.

Automatisk kontrollere stavning i elementer med stavekontrol

Du kan kontrollere stavning i elementer automatisk, hver gang du klikker på Send.

  1. Klik på ikonet Indstillinger på WebAccess-hovedsiden, og klik derefter på Indstillinger.

  2. Klik på fanen Meddelelse.

  3. Marker Kontroller stavning inden afsendelse.

  4. Klik på Gem og derefter på Luk.

Vælge stavekontrolsprog

  1. I et åbent element, du er ved at oprette, kan du klikke på feltet Emne eller feltet Meddelelse.

  2. Klik på rullelisten ud for Kontroller stavning.

  3. Vælg det ønskede sprog.

3.1.4 Vedlæg filer

Du kan sende filer til andre brugere. Du kan vedlægge filer, der findes på din harddisk, et netværksdrev eller en anden lagringsenhed, til et element, du sender. Modtagerne kan åbne en vedlagt fil, gemme den, få den vist eller udskrive den. Hvis du ændrer en vedlagt fil, efter du har sendt den, kan modtagerne ikke se ændringerne.

Hvis du vedlægger en fil, som er beskyttet af adgangskode, kan modtageren ikke åbne eller få vist bilaget uden at angive adgangskoden.

  1. Åbn et nyt element.

  2. Udfyld felterne Til, Emne og Meddelelse.

  3. Klik på Vedlæg og gå derefter til og vælg den eller de filer, du vil sende.

    Hvis du vil fjerne en vedhæftet fil, skal du klikke på ikonet Fjern.

  4. Klik på Send på værktøjslinjen.

Hvis du flytter eller sletter en fil på et disk- eller netværksdrev, påvirker det ikke en fil, du har vedlagt et afsendt element.

Hvis du sletter et bilag, slettes det ikke tilsvarende på et disk- eller netværksdrev; det flyttes bare fra bilagslisten.

3.1.5 Tilføje en signatur

Brug Signaturer til at indsætte en signatur eller et mærke nederst i de elementer, du sender. Du kan f.eks. angive, at GroupWise automatisk skal vise dit navn, telefonnummer og din e-mailadresse nederst i alle de elementer, du sender.

Ud over personlige signaturer kan GroupWise-administratoren oprette en global signatur, der kan anvendes af alle. Hvis GroupWise-administratoren kræver brug af den globale signatur, føjes den automatisk til alle afsendte elementer. Når du sender et element for anden gang, føjes den globale signatur ikke automatisk til meddelelsen.

De signaturer, du opretter eller ændrer i GroupWise-klienten til Windows, vises automatisk i GroupWise WebAccess. Ligeledes vil de signaturer, du opretter eller ændrer i GroupWise WebAccess, automatisk blive vist i GroupWise-klienten til Windows.

  1. Klik på ikonet Indstillinger på hovedsiden , og klik derefter på Indstillinger.

  2. Klik på Meddelelse.

  3. Vælg Aktiver signatur.

  4. Klik på Ny, angiv et navn på den ny signatur, og klik derefter på OK.

  5. (Valgfrit) Opret ekstra signaturer. Marker den signatur, der skal være din standardsignatur, i rullelisten Signatur, og vælg derefter Angiv som standard.

  6. Skriv din signaturtekst i feltet.

  7. Klik på Tilføj signatur automatisk for automatisk at tilføje din signatur, når du sender elementet.

    eller

    Klik på Spørg, inden signaturen tilføjes for at få WebAccess til at spørge, om du vil tilføje signaturen, når du sender et element.

  8. Klik på Gem og derefter på Luk.

3.1.6 Lagring af uafsluttet e-mail

Om Auto-gem

Når du skriver en ny meddelelse i GroupWise WebAccess, gemmes elementet automatisk for dig. Det forhindrer tab af meddelelser, du skriver, hvis WebAccess uventet lukkes. Når WebAccess startes igen, har du mulighed for at genoprette disse meddelelser, så du kan færdiggøre dem.

Hvis du holder op med at bruge GroupWise WebAccess i 10 sekunder (standardværdien for ingen brug) og har meddelelser, der ikke er blevet sendt, eller hvis du har været aktivt i gang med at skrive meddelelser i 60 sekunder (standardværdien for sammenhængende brug), gemmer WebAccess automatisk dine meddelelser i mappen Uafsluttede arbejdsopgaver. WebAccess føjer to tegn til titlen på alle automatisk gemte meddelelser, så de kan skelnes fra eventuelle andre elementer, som du har gemt manuelt i mappen Uafsluttede arbejdsopgaver.

Din administrator kan deaktivere funktionen til automatisk lagring og ændre værdierne for ingen brug og sammenhængende brug.

Hvis der er automatisk gemte meddelelser, når du starter WebAccess, vises en meddelelse. Den type meddelelse, der vises, varierer alt efter det antal meddelelser, der automatisk blev gemt.

Når én automatisk gemt meddelelse gendannes

Når du starter WebAccess, og der kun gendannes én automatisk gemt meddelelse, kan du se følgende meddelelse:

Du har følgende valgmuligheder i forbindelse med automatisk gemte meddelelser:

Åbn: Åbner de automatisk gemte meddelelser, så du kan færdiggøre dem.

Gem: Gemmer meddelelser som normale uafsluttede opgaver, så du kan færdiggøre meddelelserne senere.

Slet: Sletter de automatisk gemte meddelelser. Oplysningerne i dem mistes permanent.

Ignorer: Bevarer de gemte meddelelser på drevet, men gendanner dem ikke i WebAccess. Næste gang du starter WebAccess, vises vinduet til automatisk lagring.

Når to til fem automatisk gemte meddelelser gendannes

Når du starter WebAccess, og der gendannes to til fem automatisk gemte meddelelser, kan du se følgende meddelelse:

Du har følgende valgmuligheder i forbindelse med automatisk gemte meddelelser. Vælg en af disse indstillinger for hver af de automatisk gemte meddelelser, og klik derefter på OK.

Åbn: Åbner de automatisk gemte meddelelser, så du kan færdiggøre dem.

Gem: Gemmer meddelelser som normale uafsluttede opgaver, så du kan færdiggøre meddelelserne senere.

Slet: Sletter de automatisk gemte meddelelser. Oplysningerne i dem mistes permanent.

Klik på Spring over for at bevare de gemte meddelelser på en disk, men ikke gendanne dem i WebAccess. Næste gang du starter WebAccess, vises vinduet til automatisk lagring.

Når 6 eller flere automatisk gemte meddelelser gendannes

Når du starter WebAccess, og der gendannes seks eller flere automatisk gemte meddelelser, kan du se følgende meddelelse:

Klik på OK for at gemme meddelelserne som almindeligt i gangværende arbejde, så du kan afslutte oprettelsen af meddelelserne på et senere tidspunkt.

Aktivering eller deaktivering af automatisk lagring

Som standard aktiveres automatisk lagring, hvis du bruger en højhastighedsforbindelse til at få adgang til dit GroupWise-system. Det deaktiveres, hvis du bruger en lav forbindelseshastighed. Du kan finde flere oplysninger om logonindstillinger til oprettelse af forbindelse i Opstart af GroupWise WebAccess

  1. Klik på ikonet Indstillinger på WebAccess-hovedsiden, og klik derefter på Indstillinger.

  2. Klik på fanen Meddelelse.

  3. Vælg Aktiver automatisk lagring for at aktivere automatisk lagring.

    eller

    Fravælg Aktiver automatisk lagring for at deaktivere automatisk lagring.

  4. Klik på Gem og derefter på Luk.

Lagring af en uafsluttet e-mail

  1. Klik på ikonet Gem i et åbent element.

  2. Klik på den mappe, du vil gemme elementet i, og klik på OK.

Kladdemeddelelsen anbringes i den mappe, du valgte i trin 2. standardmappen for uafsluttede meddelelser er uafsluttede arbejdsopgaver mappe.

3.1.7 Valg af Standardlayout til meddelelser

Når du skriver en meddelelse i GroupWise WebAccess, kan du vælge enten almindelig tekst eller HTML som standardmeddelelsesformat.

  1. Klik på ikonet Indstillinger på WebAccess-hovedsiden, og klik derefter på Indstillinger.

  2. Klik på fanen Meddelelse.

  3. I feltet Standardlayout til meddelelser skal du vælge Almindelig tekst eller HTML.

  4. Klik på Gem og derefter på Luk.

Hvis du vil ændre visningen i et element, skal du gøre følgende:

  1. Åbn et element.

  2. Klik på ikonet HTML > eller ikonet Almindelig tekst.

3.1.8 Adressering af postmeddelelser

En postmeddelelse har en primær modtager, en emnelinje og der kan laves CC- og BC-kopi af den til andre brugere. Du kan også vedlægge filer, dokumentreferencer, lyde, videoer og OLE-objekter til dine postmeddelelser.

Anvende adressebogen

Du kan finde oplysninger om brug af adressebogen i Afsnit 6.0, Kontakter og adressebøger.

CC (Carbon Copy)

Modtagere af CC-kopier modtager en kopi af et element. CC-modtagere er de brugere, som kan have nytte af oplysningerne i et element, men som ikke berøres af eller er direkte ansvarlige for dem. Alle modtagere kan se, at der er sendt en kopi. De kan også se navnene på CC-modtagerne.

BC (Blind Copy)

BC-modtagere modtager en kopi af elementet. Andre modtager får ingen oplysninger om BC-modtagere. Det er kun afsenderen og BC-modtageren, der har kendskab til denne kopi af elementet. Hvis en modtager besvarer og vælger Send svar til alle, får BC-modtagere ikke svaret.

Føj en adresse til postmeddelelser

  1. Klik på Postmeddelelse på værktøjslinjen.

  2. Skriv et brugernavn i feltet Til, og tryk på Enter. Gentag dette trin i forbindelse flere brugere. Hvis det er nødvendigt, kan du skrive brugernavne i feltet CC og BC.

    eller

    Du kan vælge brugernavne på en liste ved at klikke på Adresse på værktøjslinjen. Du kan få flere oplysninger om, hvordan du kan bruge adressevælgeren, i Brug af Adressevælgeren.

  3. Angiv et emne.

  4. Skriv en meddelelse.

    Du kan angive adskillige indstillinger, f.eks. give denne meddelelse høj prioritet, anmode om svar fra modtagerne m.m., ved at klikke på fanen Sendeindstillinger

    Hvis du vil, kan du ændre skrifttypen i meddelelsens tekst. Du kan få flere oplysninger i Ændring af skrifttype i HTML-visning.

  5. Medtag vedhæftede filer ved at klikke på Vedlæg.

  6. Klik på Send på værktøjslinjen.

3.1.9 Vælge sendeindstillinger

Prioritetsændring af den postmeddelelse, du sender

Ændring af prioriteten for alle elementer, du sender

  1. Hvis du vil ændre prioriteten for alle de elementer, du sender, skal du klikke på ikonet Indstillinger og derefter klikke på Indstillinger.

  2. Klik på fanen Sendeindstillinger.

  3. Vælg Høj, Standard eller Lav.

    Det lille ikon ud for et element i postkassen er rødt, når prioriteten er høj, hvid, når prioriteten er normal og grå, når prioriteten er lav.

  4. Klik på Gem og derefter på Luk.

Ændring af prioriteten for et element

  1. Hvis du vil ændre prioriteten for et element, skal du åbne et element og derefter klikke på fanen Sendeindstillinger.

  2. Vælg Høj, Standard eller Lav.

    Det lille ikon ud for et element i postkassen er rødt, når prioriteten er høj, hvid, når prioriteten er normal og grå, når prioriteten er lav.

  3. Klik på Send.

Ændring af sikkerhedsindstillingen (Sikkerhed) for alle de elementer, du sender

Indstillingen Sikkerhed bruges til at fortælle modtageren, om elementet er fortroligt, yderst hemmeligt osv. Denne oplysning vises øverst i elementet. En sikkerhedsindstilling tilfører ikke kryptering eller anden sikkerhed. Den skal give modtageren oplysninger om elementets følsomhed.

  1. Klik på ikonet Indstillinger på WebAccess-hovedsiden, og klik derefter på Indstillinger.

  2. Klik på fanen Sendeindstillinger.

  3. Vælg en sikkerhedsindstilling på rullelisten Sikkerhed.

  4. Klik på Gem og derefter på Luk.

Ændring af MIME-kodningen for en meddelelse

Adskillige sprog kræver anderledes tegnkodninger for at kunne vise bestemte tegn korrekt. I GroupWise WebAccess kan du ændre kodningen for elementer, du sender og modtager.

Ændre kodningen for alle elementer, du sender

  1. Klik på ikonet Indstillinger på WebAccess-hovedsiden, og klik derefter på Indstillinger.

  2. Klik på fanen Sendeindstillinger.

  3. Vælg MIME-kodningen på rullelisten MIME-kodning.

  4. Klik på Gem og derefter på Luk.

Ændre kodning for ét element

  1. Klik på fanen Sendeindstillinger i vinduet Postmeddelelse.

  2. Vælg din MIME-kodning fra rullelisten MIME-kodning.

  3. Klik på Send på værktøjslinjen for at sende meddelelsen.

3.1.10 Offentliggøre et notat

Et notat er en meddelelse, der kun offentliggøres i din postkasse. Notater giver dig mulighed for at oprette personlige notater til dig selv.

  1. Klik på rullepilen ud for Postmeddelelse i postkassen eller kalenderen, og klik derefter på Personlig påmindelse.

  2. Angiv et emne.

  3. Skriv en meddelelse.

  4. Medtag vedhæftede filer ved at klikke på Vedlæg.

  5. Klik på Offentliggør på værktøjslinjen.

3.1.11 Sende en telefonmeddelelse

En telefonmeddelelse er en påmindelse, du kan sende for at give andre GroupWise-brugere besked om opkald, de har modtaget, mens de ikke var på kontoret eller på anden måde var utilgængelige. Telefonmeddelelser gemmes i modtagerens Postkasse. Du kan ikke besvare telefonopkald via en telefonmeddelelse.

  1. Klik på pilen ud for Post i postkassen eller kalenderen, og klik derefter på Telefon.

  2. Skriv et brugernavn i feltet Til, og tryk på Enter. Gentag dette trin i forbindelse flere brugere.

    eller

    Du kan vælge brugernavne på en liste ved at klikke på Adresse på værktøjslinjen. Du kan få flere oplysninger om, hvordan du kan bruge adressevælgeren, i Brug af Adressevælgeren.

  3. Skriv navnet, firmaet og telefonnummeret på den person, der har ringet.

  4. Skriv en meddelelse i meddelelsesdelen.

    Hvis du ønsker, kan du ændre skrifttypen i meddelelsesteksten. Du kan få flere oplysninger i Ændring af skrifttype i HTML-visning.

  5. Klik på Send på værktøjslinjen.