74.7 Send og hent elementer i fjerntilstand

Brug Send/hent til at synkronisere dine online- og fjernpostkasser.

Når du opretter forbindelse til GroupWise-systemet, leveres de elementer, du har sendt fra fjernpostkassen, til modtagerne. Fjern sender også en anmodning til din onlinepostkasse om at hente dine elementer, f.eks. post. GroupWise-systemet behandler anmodningen og sender derefter dine elementer til din fjernpostkasse, hvilket begrænser elementerne i overensstemmelse med de grænser, du har defineret i dialogboksen Send/hent. Ud over elementer kan du hente regler, dokumenter og adressebøger.

74.7.1 Oprette forbindelse til GroupWise, når meddelelser sendes eller modtages

Hvis du forsøger at sende eller hente meddelelser i fjerntilstand, når du ikke har forbindelse til GroupWise, åbnes en dialogboks, så du kan vælge, om du vil oprette forbindelse nu eller senere. Du kan også konfigurere din forbindelse, inden du opretter forbindelse.

74.7.2 Overførsel af elementer, regler, adresser og dokumenter til fjernpostkassen

Sådan downloades elementer, regler, adresser og dokumenter til fjernpostkassen:

Hvis du kører GroupWise i onlinetilstand, skal du klikke på Speciel > Fjernpostkasse, angive adgangskoden til onlinepostkassen, vælge et forbindelsestelefonnummer, hvis du bliver bedt om det, og derefter klikke på OK.

eller

Hvis du kører GroupWise i fjerntilstand, skal du klikke på Konti > Send/hent > GroupWise-indstillinger.
Hvis du vil hente elementer, skal du sikre, at Elementer er valgt, klikke på Avanceret, evt. klikke på en fane, klikke på en indstilling og derefter klikke på OK.

Hvis du angiver indstillinger, der begrænser de elementer, du henter (f.eks. ved at vælge Hent kun emnelinje eller ved at opstille grænser for størrelse), kan du overføre resten af elementet eller elementerne på et senere tidspunkt. Der henvises til Hent elementer, der ikke er blevet overført helt.

Hvis du kører i fjerntilstand og kun ønsker at overføre nye elementer, skal du vælge Kun nye under fanen Hent.
Klik på OK.
Klik på Regler for at hente regler.
Hvis du vil hente adresser fra GroupWise-adressebogen, skal du klikke på GroupWise-adressebog, klikke påFilter, angive de adresser, der skal hentes, og derefter klikke på OK.

Da det kan tage lang tid at hente adressebøger med en modemforbindelse, bør du bruge en netværks- eller TCP/IP-forbindelse til at hente adressebøger.

Du kan finde yderligere oplysninger i Filtrering af GroupWise-adressebogen til brug for din fjernpostkasse.
Klik på Personlige adressebøger, hvis du vil hente dine personlige adressebøger.
Hvis du vil hente kopier af GroupWise-biblioteksdokumenter fra din onlinepostkasse, skal du markere afkrydsningsfeltet Dokumenter, klikke på Dokumenter, vælge dine dokumenter, markere de tilgængelige dokumenter som I brug og derefter klikke på OK.

Når du markerer et dokument som I brug, kan andre brugere ikke redigere dokumentet. Hvis du ikke markerer et dokument som I brug, kan andre redigere det, mens du kun har en kopi i fjernpostkassen. Hvis du derefter redigerer dokumentet og returnerer det til hovedbiblioteket, gemmes dokumentet som en ny version, og ændringerne bliver ikke gemt i den anden version. Hvis du ikke planlægger at redigere et dokument, skal du ikke markere det som I brug.

Når du afslutter et dokument, der er markeret som I brug, bliver du spurgt, om du vil sende dokumentet til hovedbiblioteket og markere det som Til rådighed. Hvis du er færdig med dokumentet, skal du markere det som Til rådighed, så andre kan redigere det.
Hvis du anvender fjerntilstand og ønsker at angive din fjernplacering og -forbindelse, før du begynder at downloade, skal du klikke på Konfigurer, vælge fjernplaceringen på rullelisten Tilslutter fra, vælge en forbindelse på rullelisten Forbindelse til og derefter klikke på OK.
Klik på Tilslut eller Udfør.

Hvis du kører i fjerntilstand, vil alle elementerne på listen Anmodninger i kø blive sendt på dette tidspunkt.

74.7.3 Afsendelse af elementer i fjerntilstand

Sende elementer i fjerntilstand:

Opret et nyt element, og klik derefter på Send på værktøjslinjen.

Med fjerntilstand placeres elementet på listen Anmodninger i kø. Når du opretter forbindelse til dit GroupWise-hovedsystem, sendes alle elementerne på listen Anmodninger i kø.
Klik på Konti > Send/hent, og klik derefter på fjernkontoen.

eller

Hvis du vil angive fjernplaceringen og -forbindelsen, før du sender elementet, skal du klikke på Konti > Send/hent > GroupWise-indstillinger, klikke på Konfigurer, vælge din fjernplacering på rullelisten Tilslutter fra, vælge en forbindelse på rullelisten Forbindelse til, klikke på OK og derefter klikke på Tilslut.

Samtidig med at elementerne bliver sendt, henter systemet nye elementer på basis af det, du har angivet i dialogboksen Send/hent.

Du kan skifte mellem forskellige forbindelsestyper (netværk, modem og TCP/IP), hvis der ikke er nogen anmodninger i kø på den forbindelse, du skifter fra. Hvis du f.eks. henter og sender elementer med en netværksforbindelse og afbryder forbindelsen, før overførslen er udført, kan du ikke skifte til en modemforbindelse for at behandle anmodningerne. Afslut de oprindelige anmodninger med den oprindelige forbindelse.

74.7.4 Visning af anmodninger i kø

Når du udfører en handling, som kræver, at der sendes oplysninger fra fjernpostkassen til onlinepostkassen, opretter GroupWise en anmodning, som anbringes på listen Anmodninger i kø. Når du opretter forbindelse til GroupWise-hovedsystemet, sendes alle anmodningerne til onlinepostkassen. Brug Anmodninger i kø til at kontrollere for udestående anmodninger.

Klik på Konti > Anmodninger i kø.

Hvis anmodningen ikke skal behandles, skal du klikke på anmodningen og derefter klikke på Slet. Du kan kun slette anmodninger, der ikke er sendt til GroupWise-hovedsystemet, og som har status som “Venter på at blive sendt”. Hvis du allerede har sendt en anmodning til GroupWise-hovedsystemet, kan du ikke annullere anmodningen.

74.7.5 Hent elementer, der ikke er blevet overført helt

Hvis du angiver størrelsesbegrænsninger eller Kun emnelinje, når du overfører elementer, indeholder din fjernpostkasse muligvis elementer, der kun er blevet delvist overført.

Vælg elementerne i fjernpostkassen.
Klik på Konti, og klik derefter på Hent valgte elementer.
Klik på Tilslut nu, hvis du vil oprette forbindelse til onlinepostkassen med det samme.

eller

Klik på Tilslut senere, hvis du vil oprette anmodningen, men ikke sende den. Du kan således vente med at oprette forbindelse, indtil du har flere anmodninger.

74.7.6 Brug Søg efter ledige tidspunkter i fjerntilstand

Sådan anvendes søgning efter ledige tidspunkter i fjerntilstand:

Opret en ny aftale.
For at vælge den først mulige mødedato skal du klikke på og derefter klikke på en dato.
Klik på Søg efter ledig tid på værktøjslinjen.
Klik på Tilslut nu for straks at oprette forbindelse til GroupWise-hovedsystemet og søge efter ledige tidspunkter.

eller

Klik på Tilslut senere for at søge efter ledige tidspunkter senere.

Når du klikker på Tilslut senere, oprettes en anmodning om, at der skal søges efter ledige tidspunkter, men anmodningen sendes ikke til GroupWise-hovedsystemet. Du kan gemme aftalen som et kladdeelement i mappen Uafsluttede arbejdsopgaver, indtil du er klar til at sende den. Senere, når du er klar til at tjekke aftaletidspunkter, skal du klikke på Optaget og derefter klikke på Tilslut nu.
Klik på Auto-valg for at få vist det første ledige mødetidspunkt, når vinduet Vælg aftaletidspunkt vises. Klik på Auto-valg, indtil det tidspunkt, der passer dig bedst, vises, og klik derefter på OK.

eller

Klik på fanen Ledige tidspunkter, klik på et ledigt tidspunkt, og klik derefter på OK.
Færdiggør aftalen, og klik derefter på Send på værktøjslinjen.

Hvis forbindelsen afbrydes, før du har modtaget alle aftaleoplysningerne fra en søgning efter ledige tidspunkter, kan du ved at klikke på Optaget igen opdatere oplysningerne fra den oprindelige anmodning om, at der skal søges efter ledige tidspunkter.

74.7.7 Filtrering af GroupWise-adressebogen til brug for din fjernpostkasse

GroupWise-adressebogen er normalt stor, forbi den indeholder oplysninger til brug for hele dit firma. Hvis du dog ikke behøver alle oplysningerne i GroupWise-adressebogen, når du anvender GroupWise uden for dit kontor, kan du bruge Filter: GroupWise-adressebog til kun at udtrække de brugeradresser, ressourceadresser og offentlige grupper, du har brug for, fra GroupWise-systemet.

F.eks. giver filtreringskommandoen Afdeling [ ] Marketing GroupWise besked på at hente alle adresser med “Marketing” i adressebogens Afdelingskolonne. På denne måde kan du komme i kontakt med alle personer i din marketingafdeling, mens du er ude at rejse.

Du bør også hente adressebogsoplysninger, før du forlader kontoret for at nedsætte tiden og omkostningerne i forbindelse med overførslen, hvilket specielt gælder, når du har planer om at rejse til en destination, hvor du vil pålagt langdistancetelefonafgifter.

Hvis du kører GroupWise i onlinetilstand, skal du klikke på Speciel > Fjernpostkasse, angive adgangskoden til onlinepostkassen, vælge et forbindelsestelefonnummer, hvis du bliver bedt om det, og derefter klikke på OK.

eller

Hvis du kører GroupWise i fjerntilstand, skal du klikke på Konti > Send/hent > GroupWise-indstillinger.
Klik på GroupWise-adressebog, og klik derefter på Filter.
Klik på adressebogskolonne på den første rulleliste.

Klik f.eks. Afdeling for at søge efter adresser fra en bestemt afdeling.
Klik på rullelisten over operatorer, klik på en operator, og angiv derefter dine søgekriterier i feltet, eller klik på en værdi, hvis der er mulighed for det.

Klik f.eks. på [ ], og skriv derefter Bogholderi for kun at søge efter adresser fra bogholderiet. Brug den operator, der er mest passende til din søgning. Hvis du skriver kriterier, f.eks. navnet på en person eller et emne, kan du medtage jokertegn som f.eks. en stjerne (*) eller et spørgsmålstegn (?). Funktionen Filter skelner ikke mellem store og små bogstaver i forbindelse med de kriterier, du angiver.
Hvis du vil tilføje flere filterbetingelser, skal du klikke på den sidste rulleliste og derefter klikke på Og.
Når alle filterbetingelserne er angivet, skal du læse teksten, der begynder med “Medtag poster, hvor...”, når du opretter filteret for at forstå, hvordan det vil fungere.
Klik på OK, og klik derefter på Tilslut.

Du kan få yderligere oplysninger om operatorer i Brug af Avanceret søgning.

74.7.8 Slet elementer i din fjernpostkasse

Brug funktionerne Slet, Tøm og Håndter størrelse på bibliotek til at fjerne elementer fra din fjernpostkasse.

Slet elementer i din fjernpostkasse

I fjerntilstand kan du slette elementer, trække elementer tilbage og tømme papirkurven på samme måde som i onlinetilstand.

Klik på elementet i postkassen.
Klik på Rediger > Slet.
Klik på en af de tilgængelige indstillinger, hvis du vil slette et udgående element.
Klik på Rediger > Tøm Papirkurv, hvis du vil frigøre diskplads.

Denne handling fjerner permanent alle de slettede elementer fra fjernpostkassen.

Næste gang du opretter forbindelse til dit GroupWise-hovedsystemet, bliver ændringerne i fjernpostkassen og onlinepostkassen automatisk synkroniseret. Du kan slå denne synkronisering fra ved at ændre sletteindstillingerne under fjernegenskaber. Der henvises til Ændring af sletteindstillinger i fjerntilstand.

Slet unødvendige dokumenter i dit fjernbibliotek

Hvis du sletter filer fra dit fjernbiblioteket, slettes de ikke af Styring af diskplads fra hovedbiblioteket. Dokumenthenvisningerne til de slettede dokumenter slettes heller ikke. Filerne fjernes kun fra den computer, hvor fjernpostkassen er placeret, så der frigøres diskplads.

I fjerntilstand skal du klikke på Speciel > Håndter størrelse på bibliotek.
Klik på de dokumenter, du vil slette, og klik derefter på Slet.
Når du er færdig, skal du klikke på Luk.

Hvis du sletter et dokument, som er I brug, får det status som Til rådighed i hovedbiblioteket, næste gang du opretter forbindelse til din onlinepostkasse.

Bilag til dokumenthenvisninger og fjerntilstand

Du vil muligvis modtage et element med et bilag, der indeholder en dokumenthenvisning, når du anvender fjerntilstand. Når du åbner bilaget, åbnes dokumentet fra dit fjernbibliotek, også selvom dokumentet i fjernbiblioteket er en ældre version end bilaget. Hvis dokumentet ikke allerede findes i dit fjernbibliotek, vil du blive bedt om med det samme eller på et senere tidspunkt at oprette forbindelse til onlinepostkassen for at hente dokumentet.

Du kan også sende elementer, der indeholder bilag med dokumenthenvisninger, fra fjerntilstand. Hvis dokumentet ikke findes i dit fjernbibliotek, får modtagere, som ikke har tilstrækkelige rettigheder til dokumentet i hovedbiblioteket, eller som ikke bruger et e-mail-produkt, der understøtter GroupWise-biblioteket, imidlertid ikke en kopi af dokumentet.

Modtagerne vil heller ikke modtage en kopi af dokumentet, hvis hovedbiblioteket ikke er tilgængeligt. Hvis nogen af disse forhold gør sig gældende, skal du vedlægge en kopi af det faktiske dokument foruden dokumenthenvisningen.