I disse afsnit kan du få mere at vide om, hvordan mappedeling fungerer, og hvordan du kan dele mapper.
En delt mappe svarer til en hvilken som helst mappe i kabinettet bortset fra, at andre har adgang til den, og den også vises i deres kabinetter. Du kan oprette nye delte mapper eller gøre eksisterende personlige mapper delte i Kabinettet. Du vælger selv, hvem du vil dele mappen med, samt hvilke rettigheder hver bruger skal have. Brugerne kan derefter sende meddelelser til den delte mappe, trække eksisterende elementer hen i mappen og oprette emner for diskussion.
Når du deler en mappe, deles alle undermapper som standard automatisk. Det maksimale antal undermapper, der kan medtages i én delt mappe, er 400.
BEMÆRK!Når du deler alle undermapper, er det kun dig, der kan føje yderligere delte mapper til det delte mappetræ.
Du kan ikke dele systemmapper, som omfatter Postkasse, Dokumenter, Afsendte elementer, Opgaveliste, Kontakter, Kabinet, Uafsluttede arbejdsopgaver, Uønsket post og Papirkurv.
Når du placerer et dokument i en delt mappe, vil alle, der har adgang til mappen, ikke automatisk få redigeringsrettigheder til dokumentet. Før de kan redigere dokumentet, skal du give dem redigeringsrettigheder under fanen Deling af dokumenter.
Du kan dele personlige mapper med andre brugere. Modtagere af den delte mappe modtager en notifikation, der forklarer, at du har delt mappen med dem. De kan enten acceptere eller afvise mappen.
I fjerntilstand eller cachetilstand opdateres ændringer i delte mapper, når du opretter forbindelse til GroupWise-mastersystemet.
Sådan deles en eksisterende mappe eller et eksisterende mappetræ med andre brugere:
Højreklik på den mappe, du vil dele, på mappelisten, og klik derefter på Deling.
Vælg Delt med.
Skriv navnet på en bruger i feltet Navn, eller klik på knappen Adressebog for at vælge brugeren fra dialogboksen Adressevælger.
Når brugerens navn vises i feltet, skal du klikke på Tilføj Bruger for at flytte brugeren til Brugerlisten.
Klik på brugerens navn i Brugerlisten.
Vælg adgangsindstillingerne for brugeren.
Gentag Trin 3 til og med Trin 6 for hver bruger, du ønsker at dele mappen med.
(Valgfrit) Lad Del alle undermapper være valgt, hvis også alle undermapper til den mappe, du deler, skal deles. Brugere har de samme adgangsrettigheder til undermapper som til den overordnede mappe.
BEMÆRK!Når du deler alle undermapper, er det kun dig, der kan føje yderligere delte mapper til det delte mappetræ.
Klik på OK.
Hvis du ønsker, at mappen skal have en bestemt funktion, kan du oprette en ny visningsindstilling. Hvis mappen f.eks. skal bruges i forbindelse med en delt diskussion, bør du oprette en indstilling, der viser elementer efter svartråd og indeholder både afsendte og modtagne elementer. Højreklik på mappen, klik på Egenskaber, og klik derefter på Vis.
Sådan oprettes en delt mappe:
Klik på mappelisten på Filer > Ny > Mappe.
Vælg Delt mappe, og klik derefter på Næste.
Indtast et navn og en beskrivelse for den nye mappe.
Klik på Op, Ned, Højre eller Venstre for at placere mappen det ønskede sted på mappelisten, og klik derefter på Næste.
Skriv navnet på brugeren i feltet Navn.
Når brugerens navn vises i feltet, skal du klikke på Tilføj bruger for at flytte brugeren til Brugerlisten.
Klik på brugerens navn i Brugerlisten.
Vælg adgangsindstillingerne for brugeren.
Gentag Trin 5 til og med Trin 8 for hver bruger, du ønsker at dele mappen med.
Klik på Næste.
Angiv de visningsindstillinger, du ønsker for mappen.
Klik på Udfør.
Du kan finde yderligere oplysninger i Brug af delte mapper.
Sådan accepteres en mappe, som deles med dig:
Klik på Notifikation om delt mappe i postkassen.
Der vises en meddelelse med navnet på den mappe, du har fået rettigheder til, og den type rettigheder, du er blevet tildelt.
Klik på Næste.
Navnet på mappen udfyldes som standard. Foretag ændringer af navnet som ønsket.
Brug knapperne Op, Ned, Venstre og Højre til at vælge mappens placering.
Klik på Udfør.
Offentliggøre et element i en delt mappe:
Klik på den delte mappe på mappelisten for at åbne den delte mappe.
Klik på Filer > Ny > Diskussion/påmindelse.
Hvis du vil offentliggøre en anden elementtype, f.eks. en opgave, skal du klikke på Rediger > Erstat med og derefter klikke på en elementtype.
Angiv et emne.
Skriv meddelelsen.
Klik på Vedlæg, hvis du vil vedlægge filer.
Klik på Offentliggør på værktøjslinjen.
Hvis du vil svare på et eksisterende element i en delt mappe, skal åbne elementet, klikke på Svar, vælge en svarindstilling og derefter klikke på OK. Du kan få yderligere oplysninger i Besvarelse af en e-mail i en delt mappe.
Sådan får du vist diskussionstråden i en delt mappe:
Klik på Vis > Visningsindstillinger > Diskussionstråde i en delt mappe.
Klik på - og + ud for det oprindelige diskussionselement, hvis du vil udvide eller skjule en diskussionstråd.
Hvis du vil rulle gennem forskellige diskussioner, skal du trykke på Ctrl+venstre pil eller på Ctrl+højre pil.
Sådan overdrages ejerskabet af en delt mappe:
Højreklik på den delte mappe, og klik derefter på Deling.
Klik på Overfør ejerskab.
Vælg den nye ejer af den delte mappe, ret emnet og meddelelsen, om du vil fortsætte som deltager.
Når du klikker på Send, modtager den nye ejer en notifikation om, at vedkommende nu er den nye ejer af den delte mappe.
Sådan slettes en mappe, som deles med dig:
Højreklik på mappen.
Klik på Slet.
Klik på Ja.
Hvis du sletter en mappe, der deles med dig, slettes mappen kun fra din GroupWise-postkasse. Alle andre brugere påvirkes ikke. Men hvis det er dig, der delte mappen med andre, fjernes den også fra alle andre brugere, hvis du sletter den.