Sie können Ordner und Dateien für interne und für externe Benutzer freigeben.
So geben Sie Ordner oder Dateien frei:
Navigieren Sie zum Ordner, den Sie freigeben möchten bzw. der die Dateien enthält, die Sie freigeben möchten.
Sofern Sie über die Rechte zum Freigeben verfügen, können Sie Dateien und Ordnern aus den Registerkarten Meine Dateien , Für mich freigegeben und Von mir freigegeben und aus dem Bereich Netzwerkordner freigeben.
Wählen Sie eine(n) oder mehrere Dateien und Ordner aus, die Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf Freigeben > Freigeben.
Alternativ:
Klicken Sie neben der Datei oder dem Ordner, die/den Sie freigeben möchten, auf den Dropdownpfeil und dann auf Datei freigeben oder auf Ordner freigeben.
Das Dialogfeld „Freigeben“ wird angezeigt.
Sie können ein Element für interne Filr-Benutzer, externe Benutzer oder öffentlich freigeben:
Um ein Element für interne Filr-Benutzer freizugeben, beginnen Sie, den Namen des Benutzers oder der Gruppe einzugeben, für die Sie die Datei oder den Ordner freigeben möchten. Klicken Sie auf den Namen, wenn er in der Dropdownliste angezeigt wird.
Um ein Element für externe Benutzer außerhalb Ihres Unternehmens freizugeben, geben Sie die Email-Adresse des Benutzers ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Alternativ:
Klicken Sie auf das Symbol externer Benutzer , geben Sie dann die Email-Adresse des Benutzers an und klicken Sie auf OK.
Der Filr-Administrator muss diese Funktion aktivieren. Um anzuzeigen, ob Sie berechtigt sind, Elemente für externe Benutzer freizugeben, bewegen Sie die Maus über das Symbol Informationen neben dem Eingabefeld.
Weitere Informationen zur Freigabe für externe Benutzer finden Sie unter Freigeben für Personen außerhalb des Unternehmens.
Um ein Element öffentlich freizugeben, klicken Sie oben rechts im Dialogfeld „Freigeben“ auf Veröffentlichen.
Benutzer ohne Filr-Benutzerkonto können als Gastbenutzer auf die Filr-Website zugreifen (wie unter Zugriff auf Filr über einen Webbrowser beschrieben) und alle öffentlich freigegebenen Elemente anzeigen.
Externe Benutzer können die öffentlich freigegebenen Elemente nicht anzeigen. Um öffentlich freigegebene Elemente anzuzeigen, müssen externe Benutzer sich als Gastbenutzer bei der Filr-Website anmelden.
Der Filr-Administrator muss diese Funktion aktivieren. Um anzuzeigen, ob Sie berechtigt sind, Elemente öffentlich freizugeben, bewegen Sie die Maus über das Symbol Informationen neben dem Eingabefeld.
Um ein Element schnell für viele Benutzer freizugeben, können Sie Email-Adressen von Benutzern kopieren und im Dialogfeld „Freigeben“ in das Feld Benutzer, Gruppe oder Email einfügen.
Es können Email-Adressen für interne oder externe Benutzer angegeben werden. Die Email-Adressen müssen durch ein Komma (,) oder ein Leerzeichen getrennt sein.
Klicken Sie in der Spalte Freigegeben für auf den Namen der Benutzer oder Gruppen, deren Freigabeeinstellungen Sie ändern möchten. Sie können mehrere Benutzer auswählen und die Freigabeeinstellungen gleichzeitig bearbeiten.
Die Freigabeeinstellungen für den Benutzer, den Sie zuletzt zur Spalte Freigegeben für hinzugefügt haben, werden bereits angezeigt.
Wählen Sie die Zugriffsrechte für freigegebene Elemente aus, die Sie dem Benutzer bzw. der Gruppe erteilen möchten (siehe Zugriffsrechte auf freigegebene Elemente).
HINWEIS:Bei einer öffentlichen Freigabe und beim Verteilen eines Dateilinks können Sie keine Zugriffsrechte für die freigegebenen Elemente zuweisen.
Wählen Sie im Bereich Erneute Freigabe zulassen aus, ob die Freigabeempfänger das Element erneut für interne Benutzer, für externe Benutzer, öffentlich oder über das Verteilen eines Dateilinks freigeben dürfen.
Wählen Sie im Feld Läuft ab eine der folgenden Optionen aus:
Nie: Die Freigabe läuft nie ab.
Am: Wählen Sie einen bestimmten Tag als Ablaufdatum für die Rechte aus.
Die Rechte laufen zu Beginn des ausgewählten Tages ab.
Nach: Wählen Sie aus, wie viele Tage die Rechte aktiv bleiben sollen. Jeder Tag wird als Zeitraum von 24 Stunden ab dem Zeitpunkt gezählt, an dem das Ablaufdatum festgelegt wird.
Standardmäßig läuft eine Freigabe nach 30 Tagen ab.
Wenn Sie einen persönlichen Hinweis zur Freigabe hinzufügen möchten, geben Sie im Feld Hinweis einen Hinweis ein.
Nur die Benutzer und Gruppen, für die Sie die Datei freigeben, können den Hinweis lesen.
Der Hinweistext ist auf eine Länge von 255 Zeichen beschränkt.
Wählen Sie aus folgenden Benachrichtigungsoptionen aus:
Alle Empfänger: Alle Empfänger der Freigabeliste werden benachrichtigt.
Nur neu hinzugefügte Empfänger: Nur die neu zur Freigabeliste hinzugefügten Empfänger werden benachrichtigt.
Neue und geänderte Empfänger: Nur neu zur Freigabeliste hinzugefügte Empfänger und Empfänger, deren Freigaberechte Sie bearbeitet haben, werden benachrichtigt.
Keine: Es werden keine Benachrichtigungen gesendet.
Benachrichtigungen enthalten die folgenden Angaben:
Klicken Sie auf Freigabezugriffsbericht, um sich die Zugriffsdetails des Zugreifenden anzeigen zu lassen.
Der Zugriffsbericht enthält folgende Informationen:
Benutzer: Name des Benutzers, der auf die Freigabe zugegriffen hat
IP-Adresse: Die IP-Adresse des Geräts, über das auf die Freigabe zugegriffen wurde
Zeitpunkt des ersten Zugriffs: Datum, Uhrzeit und Zeitzone, als auf die Freigabe erstmals zugegriffen wurde. Nachfolgende Zugriffe werden nicht protokolliert.
Gruppe: Wenn der Benutzer einer Gruppe eine Freigabe erteilt hat, wird der Name der Gruppe anzeigt, der der Benutzer angehört.
Wird die Freigabe vom Zugriffsberechtigten genutzt, erhält der freigebende Benutzer eine Email-Benachrichtigung mit den Zugriffsdetails. Sind die folgendenen Bedingungen erfüllt, wird pro Freigabe ein Bericht erstellt:
Benutzer mit Lizenz für Filr 3.4 Advanced Edition
Dateien oder Ordner, die mit Filr 3.4 oder höher freigegeben werden
Klicken Sie auf OK.