74.7 Senden und Empfangen von Nachrichten im Remote-Modus

Mit der Option „Senden/Abrufen“ können Sie die Online- und Remote-Mailbox miteinander synchronisieren.

Wenn Sie eine Verbindung zum GroupWise-System herstellen, werden die von der Remote-Mailbox aus gesendeten Nachrichten an die Empfänger zugestellt. Remote sendet außerdem eine Anforderung an die Online-Mailbox, um die für Sie bestimmten Nachrichten (beispielsweise Mails) abzurufen. Das GroupWise-System verarbeitet diese Anforderung und sendet anschließend die Nachrichten an Ihre Remote-Mailbox. Dabei erfolgt die Auswahl der Nachrichten anhand der im Dialogfeld „Senden/Abrufen“ festgelegten Einschränkungen. Zusätzlich zu Nachrichten können Sie Regeln, Dokumente und Adressbücher abrufen.

74.7.1 Verbinden mit GroupWise beim Senden oder Abrufen von Nachrichten

Wenn Sie versuchen, Nachrichten im Remote-Modus zu senden oder abzurufen, ohne mit GroupWise verbunden zu sein, wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie auswählen können, ob die Verbindung sofort oder später hergestellt werden soll. Sie können Ihre Verbindung auch konfigurieren, bevor Sie eine Verbindung herstellen.

74.7.2 Herunterladen von Nachrichten, Regeln, Adressen und Dokumenten in Ihre Remote-Mailbox

So laden Sie Nachrichten, Regeln, Adressen und Dokumente in Ihre Remote-Mailbox herunter:

Wenn GroupWise im Online-Modus ausgeführt wird, klicken Sie auf Werkzeuge > Mobildienst. Geben Sie Ihr Passwort für die Online-Mailbox ein, wählen Sie eine Telefonnummer für die Verbindung aus, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und klicken Sie anschließend auf OK.

Alternativ:

Wird GroupWise im Remote-Modus ausgeführt, klicken Sie auf Konten > Senden/Abrufen > GroupWise-Optionen.
Vergewissern Sie sich zum Abrufen von Nachrichten, dass die Option Nachrichten ausgewählt ist. Klicken Sie auf Spezielle Optionen und gegebenenfalls auf eine Registerkarte. Klicken Sie auf eine Option und anschließend auf OK.

Wenn Sie die Anzahl der zu empfangenden Nachrichten beschränkt haben, beispielsweise indem Sie die Option Nur Betreffzeile abrufen ausgewählt haben, können Sie die restlichen Nachrichten später herunterladen. Dies gilt auch, wenn Sie Größenbegrenzungen festgelegt haben. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abrufen von Nachrichten, die nicht vollständig heruntergeladen wurden.

Wenn Sie sich im Remote-Modus befinden und lediglich neue Nachrichten herunterladen möchten, wählen Sie im Register Abrufen die Option Nur Neueingänge aus.
Klicken Sie auf OK.
Klicken Sie zum Abrufen von Regeln auf Regeln.
Klicken Sie zum Abrufen von Adressen aus dem GroupWise-Adressbuch auf GroupWise-Adressbuch und anschließend auf Filter. Geben Sie die abzurufenden Adressen an und klicken Sie anschließend auf OK.

Da das Abrufen von Adressbüchern über eine Modemverbindung viel Zeit in Anspruch nehmen kann, empfiehlt es sich, Adressbücher über eine Netzwerk- oder TCP/IP-Verbindung abzurufen.

Weitere Informationen finden Sie unter Filtern des GroupWise-Adressbuchs für Ihre Remote-Mailbox.
Um Ihre persönlichen Adressbücher abzurufen, klicken Sie auf Persönliche Adressbücher.
Um Kopien der GroupWise-Bibliotheksdokumente aus der Online-Mailbox abzurufen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumente und klicken Sie auf Dokumente. Wählen Sie Ihre Dokumente aus und versehen Sie gegebenenfalls die in Benutzung befindlichen Dokumente mit der Kennzeichnung In Benutzung. Klicken Sie anschließend auf OK.

Wenn Sie ein Dokument mit „In Benutzung“ kennzeichnen, können andere Benutzer das Dokument nicht mehr ändern. Wenn Sie ein Dokument nicht als „In Benutzung“ markieren, kann es bearbeitet werden, während sich eine Kopie in der Remote-Mailbox befindet. Wird das Dokument bearbeitet und an die Master-Bibliothek zurückgesendet, speichert GroupWise es als neue Version. Die Änderungen werden in der alten Version nicht gespeichert. Wenn Sie nicht vorhaben, ein Dokument zu bearbeiten, kennzeichnen Sie es nicht mit „In Benutzung“.

Wenn Sie ein mit „In Benutzung“ gekennzeichnetes Dokument schließen, werden Sie aufgefordert, das Dokument an die Master-Bibliothek zu senden und es als „Verfügbar“ zu markieren. Wenn Sie die Bearbeitung des Dokuments abgeschlossen haben, markieren Sie es als Verfügbar, damit es von anderen Benutzern bearbeitet werden kann.
Wenn Sie sich im Remote-Modus befinden und den Remote-Standort und die Verbindung vor dem Herunterladen festlegen möchten, klicken Sie auf Konfigurieren, wählen Sie Ihren Remote-Standort in der Dropdown-Liste Verbindung von aus, wählen Sie eine Verbindung in der Dropdown-Liste Verbinden mit aus und klicken Sie anschließend auf OK.
Klicken Sie auf Verbinden oder auf Fertig stellen.

Falls Sie sich im Remote-Modus befinden, werden alle Nachrichten aus der Liste Ausstehende Anforderungen zu diesem Zeitpunkt gesendet.

74.7.3 Senden von Nachrichten im Remote-Modus

So senden Sie Nachrichten im Remote-Modus:

Erstellen Sie eine neue Nachricht und klicken Sie anschließend auf Senden auf der Symbolleiste.

Remote trägt die Nachricht in die Liste Ausstehende Anforderungen ein. Wenn Sie eine Verbindung zu Ihrem Master-GroupWise-System herstellen, werden alle Nachrichten aus der Liste Ausstehende Anforderungen gesendet.
Klicken Sie auf Konten > Senden/Abrufen. Klicken Sie anschließend auf das Remote-Konto.

Alternativ:

Wenn Sie Ihren Remote-Standort und die Verbindung vor dem Senden der Nachricht festlegen möchten, klicken Sie auf Konten > Senden/Abrufen > GroupWise-Optionen. Klicken Sie dann auf Konfigurieren, wählen Sie Ihren Remote-Standort in der Dropdown-Liste Verbindung von aus, wählen Sie eine Verbindung in der Dropdown-Liste Verbinden mit aus, klicken Sie auf OK und anschließend auf Verbinden.

Wenn Ihre Nachrichten versendet werden, werden zur gleichen Zeit neue Nachrichten gemäß den im Dialogfeld „Senden/Abrufen“ vorgenommenen Einstellungen abgerufen.

Sie können zwischen Verbindungstypen (Netzwerk, Modem und TCP/IP) umschalten, wenn die gerade verwendete Verbindung keine ausstehenden Anforderungen enthält. Wenn Sie beispielsweise mit einer Netzwerkverbindung Nachrichten abrufen oder senden und die Verbindung trennen, bevor die Daten vollständig übertragen wurden, sollten Sie anschließend nicht zu einer Modemverbindung umschalten, um die Anforderungen zu verarbeiten. Verwenden Sie die ursprüngliche Verbindung, um die begonnene Anforderung zu vervollständigen.

74.7.4 Anzeigen von ausstehenden Anforderungen

Wenn Sie eine Aktion ausführen, bei der Informationen von Ihrer Remote-Mailbox zu Ihrer Online-Mailbox gesendet werden müssen, erstellt GroupWise eine Anforderung, die in die Liste Ausstehende Anforderungen eingetragen wird. Wenn Sie eine Verbindung zu Ihrem GroupWise-System herstellen, werden alle Anforderungen an Ihre Online-Mailbox gesendet. Anhand der Liste „Ausstehende Anforderungen“ können Sie überprüfen, ob Anforderungen ausstehen.

Klicken Sie auf Konten > Ausstehende Anforderungen.

Wenn Sie die Verarbeitung einer Anforderung verhindern möchten, klicken Sie auf die Anforderung und anschließend auf Löschen. Es können nur Anforderungen gelöscht werden, die noch nicht an das Master-GroupWise-System gesendet wurden und den Status „Sendevorgang wird vorbereitet“ haben. Wenn Sie die Anforderung bereits an das Master-GroupWise-System gesendet haben, können Sie die Anforderung nicht mehr rückgängig machen.

74.7.5 Abrufen von Nachrichten, die nicht vollständig heruntergeladen wurden

Wenn Sie Größenbeschränkungen oder eine bestimmte Betreffzeile erst beim Herunterladen der Nachrichten festgelegt haben, enthält Ihre Remote-Mailbox möglicherweise Nachrichten, die nur teilweise heruntergeladen wurden.

Markieren Sie die Nachrichten in der Remote-Mailbox.
Klicken Sie auf Konten > Markierte Nachrichten abrufen.
Zum direkten Herstellen einer Verbindung zur Online-Mailbox klicken Sie auf Jetzt verbinden.

oder

Wenn Sie die Anforderung erstellen möchten, ohne sie sofort zu senden, klicken Sie auf Später verbinden. Auf diese Weise können Sie mit der Herstellung der Verbindung warten, bis sich mehrere Anforderungen angesammelt haben.

74.7.6 Verwenden der Terminzeitensuche im Remote-Modus

So verwenden Sie die Suche nach freien Terminzeiten im Remote-Modus:

Erstellen Sie einen neuen Termin.
Zum Auswählen des ersten möglichen Tages klicken Sie auf und anschließend auf ein Datum.
Klicken Sie Terminzeitensuche auf der Symbolleiste an.
Wenn direkt eine Verbindung zum Master-GroupWise*-System hergestellt und nach verfügbaren Terminen gesucht werden soll, klicken Sie auf Jetzt verbinden,

oder

Wenn zu einem späteren Zeitpunkt nach freien Terminzeiten gesucht werden soll, klicken Sie auf Später verbinden.

Durch Klicken auf Später verbinden wird eine Terminzeitensuche erstellt. Die Anforderung wird aber nicht an das Master-GroupWise-System gesendet. Sie können den Termin als Entwurf im Ordner „In Arbeit“ speichern, bis Sie bereit sind, ihn zu senden. Wenn Sie Terminzeiten zu einem späteren Zeitpunkt überprüfen, klicken Sie auf Belegt und anschließend auf Jetzt verbinden.
Wenn das Fenster „Terminzeit auswählen“ eingeblendet wird, klicken Sie auf Autom. Auswahl, um die erste freie Besprechungszeit auszuwählen. Klicken Sie so lange auf Autom. Auswahl, bis die beste verfügbare Zeit angezeigt wird. Klicken Sie anschließend auf OK.

Alternativ:

Klicken Sie auf die Registerkarte Verfügbare Zeiten. Klicken Sie auf eine verfügbare Zeit und anschließend auf OK.
Schließen Sie die Terminerstellung ab und klicken Sie anschließend auf Senden auf der Symbolleiste.

Falls die Verbindung getrennt wird, bevor die Terminzeitensuche alle Terminplaninformationen ermittelt hat, können Sie nochmals auf Belegt klicken, um die aus der ursprünglichen Terminzeitensuche stammenden Informationen zu aktualisieren.

74.7.7 Filtern des GroupWise-Adressbuchs für Ihre Remote-Mailbox

Das GroupWise-Adressbuch ist in der Regel umfangreich, weil es Informationen enthält, die Ihre gesamte Organisation betreffen. Wenn Sie GroupWise außerhalb des Büros verwenden und nur einen Teil der im GroupWise-Adressbuch enthaltenen Informationen benötigen, können Sie mithilfe der Funktion GroupWise-Adressbuchfilter nur die gerade benötigten Benutzeradressen, Ressourcenadressen und öffentlichen Gruppen aus dem GroupWise-System abrufen.

Mit der Filteranweisung „Abteilung [ ] Marketing“ werden beispielsweise alle Adressen abgerufen, die in der Spalte „Abteilung“ die Angabe „Marketing“ enthalten. Somit haben Sie Zugriff auf die Adressbuchdaten aller Mitarbeiter der Marketingabteilung.

Außerdem empfiehlt es sich, Informationen aus dem GroupWise-Adressbuch noch vor dem Verlassen des Büros abzurufen, um bei der Übertragung der Daten Zeit und Kosten zu sparen. Das gilt insbesondere, wenn das Ziel Ihrer bevorstehenden Geschäftsreise so weit entfernt ist, dass beim Herunterladen Gebühren für Fernverbindungen anfallen.

Wenn GroupWise im Online-Modus ausgeführt wird, klicken Sie auf Werkzeuge > Mobildienst. Geben Sie Ihr Passwort für die Online-Mailbox ein, wählen Sie eine Telefonnummer für die Verbindung aus, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und klicken Sie anschließend auf OK.

oder

Wird GroupWise im Remote-Modus ausgeführt, klicken Sie auf Konten > Senden/Abrufen > GroupWise-Optionen.
Klicken Sie auf GroupWise-Adressbuch und anschließend auf Filter.
Klicken Sie in der ersten Dropdown-Liste auf eine Adressbuchspalte.

Klicken Sie beispielsweise auf Abteilung, um nach Adressen aus einer bestimmten Abteilung zu suchen.
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste „Operator“. Klicken Sie auf einen Operator und geben Sie anschließend die Suchkriterien in das Textfeld ein oder klicken Sie gegebenenfalls auf einen vorgegebenen Wert.

Klicken Sie beispielsweise auf [ ] und geben Sie „Buchhaltung“ ein, um nach Adressen aus der Buchhaltung zu suchen. Verwenden Sie den für Ihre Suche am besten geeigneten Operator. Die Suchkriterien, beispielsweise der Name einer Person oder ein Betreff, können Platzhalterzeichen wie Sternchen (*) oder Fragezeichen (?) enthalten. Der Filter unterscheidet nicht nach Groß-/Kleinschreibung.
Um weitere Filterbedingungen hinzuzufügen, klicken Sie auf die letzte Dropdown-Liste und anschließend auf Und.
Lesen Sie zum Erstellen des Filters nach der Angabe aller Filterbedingungen den Text, der mit „Einträge einschließen, für die gilt...“ beginnt, um zu verstehen, wie Ihr Filter funktioniert.
Klicken Sie auf OK und dann auf Verbinden.

Weitere Informationen zu Operatoren finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche.

74.7.8 Löschen von Nachrichten aus der Remote-Mailbox

Mit den Optionen „Löschen“, „Tilgen“ und „Bibliotheksgröße verwalten“ können Sie Nachrichten aus Ihrer Remote-Mailbox entfernen.

Löschen von Nachrichten aus der Remote-Mailbox

Im Remote-Modus können auf die gleiche Weise wie im Online-Modus Nachrichten gelöscht und zurückgezogen werden, und Sie haben die Möglichkeit, den Papierkorb zu leeren.

Klicken Sie auf eine Nachricht in der Mailbox.
Klicken Sie auf Bearbeiten > Löschen.
Wenn Sie eine Ausgangsnachricht löschen, klicken Sie auf eine der verfügbaren Optionen.
Geben Sie Speicherplatz auf der Festplatte frei, indem Sie auf Bearbeiten > Papierkorb leeren klicken.

Damit werden alle gelöschten Nachrichten endgültig aus der Remote-Mailbox entfernt.

Wenn Sie das nächste Mal eine Verbindung zu Ihrem Master-GroupWise-System herstellen, werden die Änderungen in Ihrer Remote- und Online-Mailbox automatisch synchronisiert. Sie können die Synchronisierung deaktivieren, indem Sie die Löschoptionen in den Remote-Eigenschaften ändern. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Ändern von Remote-Löschoptionen.

Löschen von nicht benötigten Dokumenten aus Ihrer Remote-Bibliothek

Beim Löschen von Dateien aus der Remote-Speicherplatzverwaltung werden die Dateien nicht aus der Master-Bibliothek gelöscht. Die Dokumentverweise für die gelöschten Dokumente werden ebenfalls nicht entfernt. Die Dateien werden lediglich von dem Computer gelöscht, auf dem sich Ihre Remote-Mailbox befindet, um dort freien Speicherplatz zu schaffen.

Klicken Sie im Remote-Modus auf Werkzeuge > Bibliotheksgröße verwalten.
Klicken Sie auf die zu löschenden Dokumente und anschließend auf Löschen.
Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie den Vorgang beendet haben.

Wenn Sie ein mit „In Benutzung“ gekennzeichnetes Dokument löschen, wird dessen Status in der Master-Bibliothek bei der nächsten Verbindung zur Online-Mailbox auf „Verfügbar“ zurückgesetzt.

Dokumentverweise als Anlage und Remote-Modus

Sie können im Remote-Modus eine Nachricht mit einem Dokumentverweis als Anlage empfangen. Wenn Sie die Anlage öffnen, wird das Dokument in Ihrer Remote-Bibliothek geöffnet, auch wenn es sich dabei um eine ältere Version handelt. Falls das Dokument nicht in der Remote-Bibliothek enthalten ist, werden Sie aufgefordert, zum Abrufen des Dokuments jetzt oder später eine Verbindung zur Online-Mailbox herzustellen.

Ferner können Sie eine Nachricht mit Dokumentverweisen als Anlage im Remote-Modus senden. Falls das Dokument nicht in Ihrer Remote-Bibliothek vorhanden ist, erhalten die Empfänger, die nicht über die erforderlichen Rechte für das Dokument in der Master-Bibliothek verfügen oder ein Email-Programm verwenden, das die GroupWise-Bibliothek nicht unterstützt, keine Kopie des Dokuments.

Die Empfänger erhalten auch dann keine Kopie, wenn die Master-Bibliothek nicht verfügbar ist. Fügen Sie in solchen Fällen zusätzlich eine Kopie des Dokuments als Anlage bei.