47.18 Importieren und Exportieren von Adressen und Adressbüchern

Mit der Import- und Exportfunktion können Sie die vorhandenen GroupWise- und Drittanbieter-Adressbücher in das und aus dem GroupWise-Adressbuch übertragen. GroupWise-Adressbücher exportieren Sie am besten im Format .nab, um den Verlust von Informationen zu vermeiden. Auch das Importieren von Adressbüchern verläuft mit dem Format .nab genauer. Außerdem können Sie Ihre persönlichen Gruppen importieren und exportieren.

Sie können außerdem persönliche Adressbücher freigeben. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Freigeben von Adressbüchern für andere Benutzer.

47.18.1 Importieren eines persönlichen GroupWise-Adressbuchs in ein persönliches Adressbuch

GroupWise-Adressbuchdateien sind Textdateien mit spezieller Formatierung. GroupWise 18 .nab-Dateien verwenden die UTF-8-Zeichenverschlüsselung und können nicht in ältere Versionen von GroupWise importiert werden. GroupWise 18 kann jedoch .nab-Dateien im ANSI-Zeichenformat exportieren, das mit älteren Versionen von GroupWise kompatibel ist. In älteren Versionen von GroupWise erstellte .nab-Dateien können in GroupWise 18 importiert werden.

HINWEIS:In das GroupWise-Adressbuch können keine Adressen importiert werden.

  1. Wenn Sie ein persönliches GroupWise-Adressbuch (.nab-Datei) als Anlage erhalten haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anlage und klicken Sie auf Speichern unter. Wählen Sie den Ordner oder den Datenträger aus, in bzw. auf dem das Adressbuch gespeichert werden soll, und klicken Sie anschließend auf Speichern.

  2. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol „Adressbuch“ in der Symbolleiste.

  3. Klicken Sie auf Datei > Importieren.

  4. Wählen Sie die Datei mit der Erweiterung .nab des Adressbuchs aus und klicken Sie anschließend auf Öffnen.

  5. Klicken Sie auf das Adressbuch, in das Sie Adressen importieren möchten.

    oder

    Erstellen Sie ein neues persönliches Adressbuch, in das die Adressen importiert werden sollen.

    Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines persönlichen Adressbuchs.

  6. Klicken Sie auf OK.

  7. (Optional) Drücken Sie zum Beenden des Importvorgangs die Esc-Taste und klicken Sie anschließend auf Ja.

47.18.2 Importieren von Kontakten einer vCard

Eine vCard kann entweder einzelne Kontakte oder mehrere Kontakte enthalten. GroupWise unterstützt beide Formate.

So importieren Sie Informationen aus einer empfangenen vCard in ein Adressbuch:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die vCard und anschließend auf Importieren.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, dem Sie die Namen hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

47.18.3 Importieren der Adressbücher von Drittanbietern

Sie können derzeit Kontakte aus einer CSV-Datei importieren.

Importieren von Kontakten mit einer CSV-Datei

So importieren Sie eine CSV-Datei (mit durch Komma getrennten Werten)

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol „Adressbuch“ in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf Datei > Importieren.

  3. Wählen Sie die Datei mit der Erweiterung .csv aus und klicken Sie auf Öffnen.

  4. Wählen Sie das Adressbuch aus, in das Adressen importiert werden sollen, und klicken Sie anschließend auf OK.

    Alternativ:

    Klicken Sie auf Neu, um ein neues persönliches Adressbuch zu erstellen, in das die Adressen importiert werden sollen. Geben Sie einen Namen für das neue Adressbuch ein und klicken Sie anschließend auf OK.

    Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines persönlichen Adressbuchs.

    Das Fenster „GroupWise-Felder für CSV-Daten wählen“ wird angezeigt.

    In der Spalte CSV-Felder werden die Datenfelder wie in der .csv-Datei aufgeführt. In der Spalte CSV-Daten werden die in der .csv-Datei vorhandenen Daten aufgelistet. In der Spalte GroupWise-Felder können Sie die Verknüpfungen zwischen den CSV-Feldern und den GroupWise-Feldern wählen.

    Standardmäßig werden beim Importvorgang Zeichen wie Komma (,), Semikolon (;) und Doppelpunkt (:) als Feldbegrenzungszeichen erkannt. Es werden auch Zeichen wie Anführungszeichen (") als Textbegrenzungszeichen erkannt. Wenn jedoch unübliche Zeichen als Begrenzungszeichen verwendet werden, werden diese beim Importvorgang nicht erkannt.

  5. Wenn die .csv-Datei nicht in den entsprechenden Spalten angezeigt wird:

    1. Klicken Sie auf Optionen.

    2. Ändern Sie die Feldbegrenzungszeichen entsprechend der .csv-Datei.

    3. Ändern Sie die Textbegrenzungszeichen entsprechend der .csv-Datei.

      Die .csv-Datei sollten nun mit den entsprechenden Spalten angezeigt werden.

  6. Klicken Sie auf die Pfeiltaste nach links oder nach rechts, um durch die Daten der .csv-Datei zu blättern.

    Beim Importvorgang wird versucht, die CSV-Felder den GroupWise-Feldern zuzuordnen.

  7. Um eine automatische Feldzuordnung zu ändern, klicken Sie auf die GroupWise-Feldverknüpfung, die geändert werden soll.

    oder

    Klicken Sie zur Auswahl einer Feldzuordnung auf die Verknüpfung Zum Auswählen klicken.

  8. Wählen Sie eines der angezeigten Felder aus.

    oder

    Klicken Sie auf eine Feldkategorie und wählen Sie anschließend das GroupWise-Feld aus, das dem .csv-Dateifeld zugeordnet werden soll.

  9. Wenn die Daten in einem CSV-Feld nicht importiert werden sollen, klicken Sie auf die Verknüpfung in der Spalte GroupWise-Felder und anschließend auf Löschen.

  10. Klicken Sie nach Fertigstellung der Feldzuordnungen auf OK, um die CSV-Daten in das ausgewählte Adressbuch zu importieren.

TIPP:Sie können einen Import auch dadurch initiieren, dass Sie eine .csv-Datei in einen Kontakteordner ziehen und sie dort ablegen.

47.18.4 Exportieren von Adressen aus dem Adressbuch

So exportieren Sie Adressen eines Adressbuchs im NAB-Format (GroupWise-Adressbuchformat):

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol „Adressbuch“ in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf das Adressbuch, aus dem Sie Namen exportieren möchten.

  3. Markieren Sie die zu exportierenden Adressen.

    Wenn Sie das gesamte Adressbuch exportieren möchten, müssen Sie keine Namen auswählen.

  4. Klicken Sie auf Datei > Exportieren.

  5. Klicken Sie auf Gesamtes Adressbuch, wenn Sie das gesamte Adressbuch exportieren möchten.

    oder

    Klicken Sie auf Bestimmte Einträge, wenn Sie die von Ihnen ausgewählten Adressen exportieren möchten.

  6. Klicken Sie auf OK.

  7. Geben Sie einen Dateinamen für die exportierte Datei ein und klicken Sie auf den Ordner, in dem die Datei gespeichert werden soll.

  8. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Als Typ speichern den Dateityp aus, in dem die Adressen gespeichert werden sollen.

    Sie können die Datei als GroupWise-Adressbuch (.nab), als vCard (.vcf) oder als durch Kommas getrennte Datei (.csv) speichern.

    GroupWise-Adressbuchdateien sind Textdateien mit spezieller Formatierung. GroupWise 18 .nab-Dateien verwenden die UTF-8-Zeichenverschlüsselung und können nicht in ältere Versionen von GroupWise importiert werden. GroupWise 18 kann jedoch .nab-Dateien im ANSI-Zeichenformat exportieren, das mit älteren Versionen von GroupWise kompatibel ist.

    Die Dateitypen .nab und .vcf sind vorzuziehen, da hiermit komplexe Daten ohne Verluste verarbeitet werden können. Wenn Sie beispielsweise eine Verteilerliste als .nab- oder .vcf-Datei exportieren, werden die Mitglieder der Verteilerliste in die exportierte Datei aufgenommen. Beim Exportieren einer Verteilerliste als .csv-Datei wird dagegen nur der Name der Verteilerliste exportiert.

  9. Klicken Sie auf Speichern.

Drücken Sie zum Beenden des Exportvorgangs die Esc-Taste und klicken Sie anschließend auf Ja.