1.6.1 Basisordner

Ihr Basisordner (gekennzeichnet durch Ihren Namen) stellt Ihre GroupWise-Datenbank dar. Alle Ordner in Ihrer Ordnerliste sind Unterordner Ihres Basisordners.

1.6.2 Ordner „Mailbox“

In der Mailbox werden alle empfangenen Nachrichten angezeigt. Ausgenommen sind hierbei geplante Nachrichten (Termine, Jobs und Notizen), die Sie akzeptiert oder abgelehnt haben. Standardmäßig werden geplante Nachrichten und Jobs in den Kalender verschoben, sobald Sie sie akzeptieren.

Empfangene Nachrichten werden in Ihrer GroupWise-Mailbox gespeichert, wobei die Mailbox beim Eingang neuer Nachrichten automatisch aktualisiert wird. Wenn Ihr Computer Audiofunktionen bietet und im Webbrowser ein GroupWise WebAccess-Fenster geöffnet ist, ertönt beim Eingang einer neuen Nachricht ein akustisches Signal.

Sie können Ihre Nachrichten organisieren, indem Sie diese in Ordner innerhalb Ihres Aktenschranks verschieben. Sie können gegebenenfalls auch neue Ordner erstellen.

1.6.3 Ungeöffnete Nachrichten

Im Ordner werden empfangene Objekte aufgelistet, die Sie noch nicht geöffnet haben. Dabei handelt es sich um einen Abfrageordner, der nicht gelöscht werden kann.

1.6.4 Ordner „Ausgangsnachrichten“

Im Ordner „Ausgangsnachrichten“ werden alle von Ihnen gesendeten Nachrichten angezeigt. Durch Überprüfen der Eigenschaften Ihrer Ausgangsnachrichten können Sie deren Status bestimmen (zugestellt, geöffnet usw.)

1.6.5 Ordner „Kalender“

Der Ordner „Kalender“ ist ein Link, der Sie zum Kalenderlayout führt. Hier können Sie mehrere Kalenderlayout-Optionen auswählen. Sie können anhand der Ordnerliste auswählen, welche Kalender angezeigt werden sollen. Die ausgewählten Kalender werden im Kalenderlayout angezeigt.

1.6.6 Ordner „Kontakte“

Im Ordner „Kontakte“ wird standardmäßig das Primärbuch angezeigt. Alle Änderungen, die Sie im Ordner „Kontakte“ vornehmen, werden auch im Primärbuch vorgenommen.

In diesem Ordner können Sie Kontakte, Ressourcen, Organisationen und Gruppen anzeigen, erstellen und ändern.

1.6.7 Ordner „Jobliste“

Verwenden Sie den Ordner „Jobliste“ , um eine Jobliste zu erstellen. Sie können beliebige Nachrichten (Mail-Nachrichten, telefonische Nachrichten, Notizen, Jobs oder Termine) in diesen Ordner verschieben und diese in der gewünschten Reihenfolge anordnen.

1.6.8 Ordner „In Arbeit“

Im Ordner "In Arbeit" können Nachrichten gespeichert werden, die Sie bereits begonnen haben und die zu einem späteren Zeitpunkt fertig gestellt werden sollen. Hier werden auch alle Nachrichten aus der automatischen Speicherung automatisch gespeichert.

1.6.9 Ordner „Aktenschrank“

Der Aktenschrank enthält alle persönlichen Ordner. Sie können Ordner neu anordnen und verschachteln, indem Sie auf der Hauptsymbolleiste auf Ordner klicken.

1.6.10 Junkmail-Ordner

Alle Email-Nachrichten von Adressen und Internetdomänen, die über die Junkmail-Behandlung als Junk verworfen werden, werden im Ordner „Junkmail“ platziert. Dieser Ordner wird erst dann in der Ordnerliste erstellt, wenn eine Junkmail-Option aktiviert ist.

Der Ordner kann nicht gelöscht werden, solange Junkmail-Optionen aktiviert sind. Der Ordner kann jedoch umbenannt oder an einen anderen Ablageort in der Ordnerliste verschoben werden. Wenn alle Junkmail-Optionen deaktiviert sind, kann der Ordnern gelöscht werden. Das Löschen des Ordners ist ebenfalls möglich, wenn die Funktion „Junkmail-Behandlung“ vom GroupWise-Administrator deaktiviert wurde.

Um Nachrichten manuell aus dem Ordner für Junkmails zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner für Junkmail. Klicken Sie auf Junkmail-Ordner leeren > und anschließend auf Ja.

Weitere Informationen zur Junkmail-Behandlung finden Sie unter Abschnitt 3.6, Umgang mit unerwünschten Emails (Spam).

1.6.11 Papierkorbordner

Alle gelöschten E-Mails und telefonischen Nachrichten, Termine, Jobs, Dokumente und Notizen werden im Papierkorbordner gespeichert. Nachrichten im Papierkorb können so lange angezeigt, geöffnet oder wieder in die Mailbox übernommen werden, bis der Papierkorb geleert wird. (Durch das Leeren des Papierkorbs werden die darin enthaltenen Nachrichten aus dem System gelöscht.)

Sie können den gesamten Inhalt des Papierkorbs löschen oder nur ausgewählte Nachrichten. Der GroupWise-Administrator kann festlegen, dass der Papierkorb in regelmäßigen Abständen automatisch gelöscht wird.

1.6.12 Freigegebene Ordner

Ein freigegebener Ordner ähnelt anderen Ordnern in Ihrem Aktenschrank mit dem Unterschied, dass andere Personen auf diesen Ordner zugreifen können. Sie können freigegebene Ordner erstellen oder vorhandene persönliche Ordner in Ihrem Aktenschrank freigeben. Sie wählen dann die Benutzer aus, die den Ordner gemeinsam nutzen dürfen, und legen fest, welche Rechte diesen Benutzern erteilt werden. Benutzer können Nachrichten im freigegebenen Ordner aufgeben, vorhandene Nachrichten in den Ordner ziehen und Diskussionsabfolgen erstellen. Systemordner, wie beispielsweise der Aktenschrank, der Papierkorb und der Ordner „In Arbeit“, können nicht freigegeben werden.

Wenn Sie ein Dokument in einem freigegebenen Ordner ablegen, haben Personen mit Rechten auf den freigegebenen Ordner nicht auch automatisch das Recht zur Bearbeitung des Dokuments. Bevor die Benutzer das Dokument bearbeiten können, müssen Sie ihnen Bearbeitungsrechte erteilen, indem Sie auf Ordner und dann auf die Registerkarte Ordner freigeben klicken.