2.2 Organisieren Ihrer Mailbox mithilfe von Ordnern

Verwenden Sie Ordner zum Speichern und Organisieren Ihrer Nachrichten. Sie können beispielsweise alle Nachrichten, die zu einem bestimmten Job oder Betreff gehören, in einer einzigen Gruppe zusammenfassen.

2.2.1 Ordner

In der Ordnerliste werden die Ordner angezeigt, die zu dem Ordner gehören, in dem Sie sich aktuell befinden. Bei den folgenden Listen handelt es sich um kontextsensitive Ordnerlisten:

  • Kalender: Zeigt eine Liste aller Kalender an. Hier können Sie auswählen, die Inhalte eines Kalenders im Hauptkalender anzuzeigen. Außerdem können Sie die Farbe eines Kalenders ändern.

  • Kontakte: Zeigt eine Liste aller persönlichen Adressbücher an. Standardmäßig entspricht der Hauptkontakteordner dem Adressbuch „Primärbuch“.

  • Dokumente: Zeigt eine Liste Ihrer Dokumentbibliotheken an. Standardmäßig entspricht der Hauptdokumentordner Ihrer standardmäßigen Dokumentbibliothek.

Klicken Sie auf die Pfeile Erweitern und Komprimieren , um Ordner zu erweitern bzw. zu komprimieren.

Weitere Informationen zu einzelnen Ordnern in Ihrer Ordnerliste finden Sie unter Abschnitt 1.6, Kennenlernen der Ordnerliste.

Sie können die Nachrichten in Ihren Ordnern organisieren, indem Sie diese in bestimmte Ordner verschieben. Wenn Sie eine Nachricht in einen Ordner verschieben, wird die Nachricht von einem Ablageort an einen anderen versetzt.

Sie können unfertige Nachrichten in einem bereits vordefinierten Ordner mit der Bezeichnung „In Arbeit“ speichern (siehe Speichern einer unvollständigen Email). Sie können Ordner auch öffentlich zugänglich machen, indem Sie sie freigeben (siehe Verwenden von freigegebenen Ordnern). Sie können auch Regeln erstellen, um die Nachrichten automatisch in verschiedene Ordner zu sortieren (siehe Abschnitt 8.3, Erstellen von Regeln).

2.2.2 Ändern der Ordnerliste

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Symbolleiste auf Ordner.

    Layout "Ordner verwalten"

Im Fenster „Ordner verwalten“ können Sie Ordner erstellen, löschen und freigeben.

2.2.3 Löschen von Ordnern

  1. Wählen Sie oben im Fenster Ordner die Registerkarte Ordner löschen.

  2. Klicken Sie auf den zu löschenden Ordner.

  3. Klicken Sie auf Ja.

Die Ordner „Kalender“, „Mailbox“, „Ausgangsnachrichten“, „Jobliste“, „Kontakte“, „Aktenschrank“, „In Arbeit“ und „Papierkorb“ können nicht gelöscht werden. Sie können den Junkmail-Ordner nur löschen, wenn die Junkmail-Behandlung deaktiviert wurde.

2.2.4 Erstellen von persönlichen Ordnern

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Symbolleiste auf Ordner.

  2. Wählen Sie den Ort in der Ordnerliste aus, an dem Sie den Ordner hinzufügen möchten. Standardmäßig wird ein neuer Ordner als erster Ordner zum Aktenschrank hinzugefügt.

    Wenn Sie beispielsweise einen Ordner auf der Ebene des Mailboxordners hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Nach unten neben dem Mailboxordner. Klicken Sie zum Hinzufügen eines Ordners zum Mailboxordner auf die Schaltfläche Nach rechts neben dem Mailboxordner.

  3. Geben Sie im Feld Ordnername einen Namen für Ihren neuen Ordner ein.

  4. Klicken Sie auf Ordner hinzufügen.

2.2.5 Umbenennen eines Ordners

In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, einen Ordner umzubenennen, um den Inhalt im Ordner besser zu beschreiben, oder einen Rechtschreibfehler zu korrigieren. In WebAccess können zwar neue Ordner erstellt werden, die Namen bestehender Ordner können jedoch nicht geändert werden. Ordnernamen können im GroupWise-Windows-Client geöffnet werden.

Weitere Informationen zum Verwalten von Ordnern finden Sie hier: Abschnitt 2.2.1, Ordner.

2.2.6 Verschieben von Nachrichten in einen anderen Ordner

  1. Suchen Sie die Nachricht in der Nachrichtenliste.

  2. Doppelklicken Sie auf die Nachricht, um sie zu öffnen. Klicken Sie anschließend auf Verschieben.

  3. Klicken Sie auf den Ordner, in den Sie die Nachricht verschieben möchten.

    Wenn Sie die Nachricht in einen Ordner im Aktenschrank verschieben, müssen Sie gegebenenfalls zuerst auf das Symbol Erweitern Layout "Ordner verwalten" neben dem Aktenschrank klicken, um die Aktenschrankordner anzuzeigen.

2.2.7 Suchergebnisordner

Ein Suchergebnisordner ist ein Ordner, der die Ergebnisse einer Abfrage anzeigt. Wenn der Ordner geöffnet ist, überprüft GroupWise die für den Ordner definierten Suchkriterien, sucht nach den angegebenen Kriterien und zeigt anschließend die Ergebnisse in der Nachrichtenliste an. Sie können Nachrichten in einem Suchergebnisordner genauso behandeln wie Nachrichten in einem anderen Ordner, beispielsweise öffnen, weiterleiten, drucken, kopieren, verschieben oder löschen. Die ursprüngliche Nachricht verbleibt jedoch in dem Ordner, in dem sie bei der Suche gefunden wurde. Wenn Sie eine Nachricht aus einem Suchergebnisordner verschieben oder löschen, wird die Nachricht aus der Nachrichtenliste, jedoch nicht am ursprünglichen Standort gelöscht. Wenn Sie den Suchergebnisordner das nächste Mal öffnen, wird die Suche erneut ausgeführt und die Nachricht wieder angezeigt.

Sie können in WebAccess keine neuen Suchergebnisordner erstellen. Sie können jedoch Ordner verwenden, die Sie mit dem GroupWise-Windows-Client erstellt haben. Um sicherzustellen, dass keine Kopie aus dem Cache, sondern die aktuellsten Informationen im Ordner angezeigt werden, klicken Sie in der Symbolleiste auf Aktualisieren, bevor Sie einen Suchergebnisordner öffnen.

2.2.8 Verwenden von freigegebenen Ordnern

Ein freigegebener Ordner ist identisch mit jedem anderen Ordner in Ihrem Aktenschrank, mit der einzigen Ausnahme, dass andere Personen Zugang zu diesem Ordner haben und der Ordner in deren Aktenschrank angezeigt wird. Sie können freigegebene Ordner erstellen oder vorhandene persönliche Ordner in Ihrem Aktenschrank freigeben. Sie wählen dann die Benutzer aus, die den Ordner gemeinsam nutzen dürfen, und legen fest, welche Rechte diesen Benutzern erteilt werden. Danach können die Benutzer Nachrichten im freigegebenen Ordner ablegen, in den Ordner verschieben und Diskursabfolgen erstellen. Sie können keine Systemordner freigeben, einschließlich Mailbox, Ungeöffnete Nachrichten, Ausgangsnachrichten, Kalender, Jobliste, Checkliste, Aktenschrank, In Arbeit, Junkmail und Papierkorb.

Wenn Sie ein Dokument in einem freigegebenen Ordner ablegen, können Personen mit Rechten für den freigegebenen Ordner das Dokument lesen, sie haben jedoch nicht automatisch das Recht, diesen zu bearbeiten. Bevor die Benutzer das Dokument bearbeiten können, müssen Sie ihnen Bearbeitungsrechte auf der Registerkarte Ordner freigeben erteilen.

Sie können Ihre persönlichen Ordner für andere Benutzer freigeben. Die Empfänger der freigegebenen Ordner erhalten eine Benachrichtigung, dass Sie Ihre Ordner für die entsprechenden Benutzer freigegeben haben. Die Benutzer können den Ordner anschließend akzeptieren oder ablehnen.

Freigeben von vorhandenen Ordnern für andere Benutzer

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Symbolleiste auf Ordner und dann auf die Registerkarte Ordner freigeben.

  2. Wählen Sie den freizugebenden Ordner aus. Ordner, die für die Freigabe zur Verfügung stehen, sind unterstrichen.

    Layout „Freigegebener Ordner - Zugriffsrechte“
  3. Geben Sie in das Feld Name die ersten Buchstaben des Benutzernamens ein.

    oder

    Klicken Sie auf Adressauswahl. Weitere Informationen zur Adressauswahl finden Sie unter Abschnitt 6.2, Verwenden der Adressauswahl.

  4. Wählen Sie die Zugriffsoptionen aus, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten.

  5. Wiederholen Sie die Schritte Schritt 3 bis Schritt 4 für jeden Benutzer, für den Sie den Ordner freigeben möchten.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Akzeptieren von freigegebenen Ordnern

  1. Klicken Sie auf die Benachrichtigung „Freigegebener Ordner“ in Ihrer Mailbox.

  2. Klicken Sie auf Ordner akzeptieren.

  3. Der Name des Ordners wird standardmäßig vergeben. Den Namen können Sie bei Bedarf ändern.

  4. Wählen Sie den Speicherort des Ordners aus.

  5. Klicken Sie auf Ordner hinzufügen.

Ablegen von Nachrichten in einem freigegebenen Ordner

  1. Öffnen Sie aus der Ordnerliste den freigegebenen Ordner, in dem Sie die empfängerlose Nachricht ablegen möchten.

  2. Klicken Sie am oberen Ende der Nachrichtenliste auf Aufgeben, um ein Nachrichtenformular anzeigen zu lassen.

    Nachrichten in einem freigegebenen Ordner ablegen
  3. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

    Sie können Website-Standorte oder -Adressen (URLs) in das Feld Betreff und den Nachrichttext eingeben.

  4. (Optional) Klicken Sie auf Rechtschreibprüfung, um die Rechtschreibung der Nachricht zu prüfen.

  5. (Optional) Klicken Sie auf Beifügen, um der Nachricht Dateien beizufügen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Anlagen unterstützen.

  6. Klicken Sie auf Aufgeben, um die Nachricht zu dem freigegebenen Ordner hinzuzufügen.

Löschen eines freigegebenen Ordners

So löschen Sie einen Ordner, der für Sie freigegeben ist:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner.

  2. Klicken Sie auf Ordner löschen.

  3. Klicken Sie auf OK.

Durch Löschen eines für Sie freigegebenen Ordners wird der Ordner nur aus Ihrer GroupWise-Mailbox entfernt. Alle anderen Benutzer bleiben davon unberührt. Wenn Sie selbst allerdings den Ordner für andere freigegeben haben, wird der Ordner beim Löschen auch für alle anderen Benutzer entfernt.