3.1 Envío del correo electrónico

Al enviar un mensaje de correo electrónico desde GroupWise, puede hacerlo en formato de texto o HTML. Además, puede decidir si desea añadir archivos adjuntos, añadir una firma o tarjeta digital al mensaje o revisar la ortografía antes de enviarlo.

La guía de direcciones y la función para completar nombres permiten encontrar de forma rápida y sencilla los contactos que necesita al enviar mensajes de correo electrónico.

3.1.1 Selección de la vista de composición por defecto

GroupWise proporciona por defecto la vista de composición en HTML para crear elementos. La vista HTML ofrece una amplia selección de fuentes de distintos tamaños y colores; opciones de formato de texto que incluyen estilos de párrafos, sangrado, listas con viñetas o numeradas, hiperenlaces y líneas horizontales, así como opciones de imágenes para las imágenes incrustadas y las de fondo. Si prefiere un entorno de edición más sencillo, puede utilizar la vista de composición de solo texto.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, haga clic en la pestaña Vistas.

  3. Seleccione Solo texto o HTML.

  4. Seleccione la fuente y el tamaño de fuente en los campos adecuados.

  5. Haga clic en Aceptar.

SUGERENCIA:en los elementos nuevos que componga, puede cambiar la vista de composición haciendo clic en Ver > Solo texto o en Ver > HTML.

3.1.2 Composición del correo electrónico

  1. Haga clic en Correo nuevo en la barra de herramientas.

    Puede seleccionar una vista de correo distinta haciendo clic en la flecha abajo junto a Correo nuevo.

  2. En el cuadro A, escriba un nombre de usuario y pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, busque los usuarios y haga doble clic en ellos; a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Si fuera necesario, haga clic en +CC o en +CO para añadir esos campos y, a continuación, escriba los nombres de usuario en los recuadros CC y CO.

    CC (copia carbón): los destinatarios de las copias carbón (CC) reciben una copia de un elemento. Los destinatarios de CC son usuarios que podrían beneficiarse de la información contenida en un elemento, pero que no se ven afectados ni son responsables directos de dicha información. Todos los destinatarios pueden ver que se ha enviado una copia carbón. También pueden ver los nombres de los destinatarios de CC.

    CO (copia oculta): los destinatarios de copia oculta (CO) reciben una copia de un elemento. Los demás destinatarios no reciben información acerca de las copias ocultas. Solo el remitente y el destinatario de la copia oculta saben que se ha enviado. Si un destinatario responde al mensaje en cuestión seleccionando Responder a todos, el destinatario de la copia oculta no recibirá la respuesta.

  4. Para modificar el nombre De (por el de otra cuenta o apoderado), haga clic en De: y luego en un nombre.

  5. Escriba un tema.

  6. Escriba un mensaje.

  7. (Opcional) Haga clic en la pestaña Opciones de envío para especificar opciones como la definición del mensaje de alta prioridad, la petición de respuesta por parte de los destinatarios, la adición de categorías, etc.

    Si usa la opción Categorías, solo las cuatro categorías por defecto pasan al destinatario.

    En la vista Componer, puede hacer clic mientras mantiene pulsada la tecla Ctrl para abrir un hiperenlace.

  8. Para incluir adjuntos, haga clic en Añadir adjunto en la parte inferior de la ventana de composición.

  9. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

SUGERENCIA:Nuevo panel para ver un vídeo de demostración sobre esta función, consulte Envío y recepción de correo electrónico.

3.1.3 Formato del correo electrónico

Las opciones de formato disponibles a la hora de componer un mensaje dependen de la vista de composición que se haya seleccionado. Las opciones descritas en esta sección se aplican al mensaje que se está componiendo.

NOTA:si los destinatarios usan la vista de lectura HTML, verán el mensaje con el formato original. No podrán cambiar la fuente de los elementos con formato HTML. Si los destinatarios utilizan la vista de lectura de solo texto, el formato HTML se perderá. Sin embargo, pueden hacer clic en Ver > HTML para mostrar el mensaje con el formato original.

Selección de un editor de texto

Cuando se compone un mensaje en GroupWise, es posible usar el editor nativo de GroupWise o uno de los siguientes editores de otros fabricantes:

  • LibreOffice 3.6 o posterior

  • Microsoft Word 2007 o posterior

Si desea usar LibreOffice o Word, la aplicación debe estar correctamente instalada en la estación de trabajo.

Si selecciona LibreOffice o Word como editor por defecto, las funciones y el formato de la aplicación estarán disponibles en la ventana de composición de GroupWise. Consulte la documentación oportuna para obtener ayuda sobre el formato.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en la pestaña Editores y visores.

  3. En Crear texto plano con, seleccione el editor que desee utilizar.

  4. En Crear HTML con, seleccione el editor que desee utilizar.

  5. Haga clic en Aceptar.

Uso del editor de texto de GroupWise para dar formato a los correos electrónicos HTML

Puede usar las herramientas HTML disponibles en GroupWise para incorporar formato adicional a los mensajes. En la barra de herramientas están disponibles las funciones habituales de texto, como la fuente, el subrayado o la cursiva, así como funciones de alineado, sangría, adición de imágenes y tablas, etc.

Barra de herramientas HTML

Puede que sea necesario reajustar el tamaño de la vista del elemento horizontalmente para ver todos los botones de la barra de herramientas de HTML.

Cambio de fuente en un mensaje HTML

En un mensaje HTML abierto:

  1. Use la barra HTML para cambiar la fuente, el tamaño de fuente y otros atributos según sea necesario.

También puede configurar una fuente por defecto para los elementos HTML. Para obtener más información, consulte Definición de la vista de lectura y composición por defecto y de la fuente.

Adición de una línea horizontal a un mensaje HTML

En un mensaje HTML abierto:

  1. Seleccione la ubicación del mensaje de correo electrónico donde desee que aparezca la línea.

  2. Haga clic en el icono de línea horizontal .

Adición de una lista numerada o con viñetas a un mensaje HTML

En un mensaje HTML abierto:

  1. Utilice la barra de herramientas HTML para insertar una lista numerada o con viñetas.

  2. Escriba el elemento de lista y, a continuación, pulse Intro para crear el siguiente elemento de la lista.

  3. Desactive el formato de la lista, pulse Intro y, a continuación la tecla de retroceso después del último elemento.

Adición de una tabla a un mensaje HTML

En un mensaje HTML abierto:

  1. En la barra de herramientas HTML, haga clic en el icono Opciones de tabla .

  2. En el menú desplegable, seleccione el tamaño de la tabla o elija Otro y especifique las dimensiones que desee.

    La tabla se muestra en el correo electrónico y se ajusta para que quepa el texto.

Adición de imágenes a un mensaje HTML

En un mensaje HTML abierto:

  1. En el área donde deba aparecer la imagen, haga clic en el icono Insertar una imagen .

  2. Especifique el nombre del gráfico que desee añadir, o búsquelo y selecciónelo y después haga clic en Aceptar.

Adición de una imagen de fondo a un mensaje HTML

En un mensaje HTML abierto:

  1. Haga clic en el icono Imagen de fondo .

  2. Especifique el nombre del gráfico que desee usar como fondo, o bien búsquelo y selecciónelo.

  3. Haga clic en Aceptar.

Adición de un hiperenlace a un mensaje HTML

Los hiperenlaces sirven para conectar directamente una palabra, frase o imagen con un sitio Web específico.

En un mensaje HTML abierto:

  1. Seleccione la palabra, la frase o la imagen que desee usar y haga clic en el icono Insertar hipervínculo .

  2. Especifique la dirección Web de enlace.

  3. Haga clic en Aceptar.

    El texto cambiará de color y aparecerá subrayado para indicar que es un enlace. Las imágenes no cambian de color, pero sí funcionarán como enlace.

Cómo deshacer y rehacer la última acción en un mensaje HTML

Puede deshacer la última acción de texto en los campos Tema o Mensaje del mensaje que está componiendo.

  1. Haga clic en Editar > Deshacer.

    O bien

    Para rehacer la acción, haga clic en Editar > Rehacer.

También puede usar Ctrl+Z para deshacer y Ctrl+Y para rehacer. Para obtener información sobre otras teclas de métodos abreviados, consulte el Sección D.0, Teclas aceleradoras.

Uso del editor de texto de GroupWise para dar formato a los correos electrónicos de solo texto

En un mensaje de solo texto, se puede cambiar la fuente, el tamaño y el color. Se puede usar negrita, cursiva y subrayado. Sin embargo, en la vista de composición de solo texto no es posible utilizar sangría ni insertar hipervínculos ni líneas horizontales.

Cambio de fuente en la vista Solo texto

En un elemento abierto que esté creando en la vista Solo texto:

  1. Haga clic en el campo Mensaje.

  2. Haga clic en Editar > Fuente > Fuente.

  3. Seleccione una fuente y un estilo de fuente.

  4. Seleccione un tamaño.

  5. Seleccione las demás opciones que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

También puede usar los botones de la barra de herramientas para aplicar negrita, cursiva o subrayado a partes del texto.

Formato de las listas en un mensaje de solo texto

En un elemento abierto que esté creando en la vista Solo texto:

  1. Pulse Ctrl+Mayús+L para insertar una lista con viñetas.

  2. Pulse Ctrl+Mayús+L de nuevo para sustituirla por una lista numerada.

  3. Continúe pulsando Ctrl+Mayús+L para realizar una selección entre los seis formatos de lista disponibles.

  4. Escriba el elemento de lista y, a continuación, pulse Intro para crear el siguiente elemento de la lista.

  5. Para desactivar el formato de la lista, pulse Intro dos veces después del último elemento de la lista.

Cómo deshacer la última acción de texto en un mensaje de solo texto

Puede deshacer la última acción de texto en los campos Tema o Mensaje del mensaje que está componiendo.

  1. Haga clic en Editar > Deshacer.

También puede usar Ctrl+Z para deshacer. Para obtener información sobre otras teclas de métodos abreviados, consulte el Sección D.0, Teclas aceleradoras.

Uso de vistas personalizadas en el editor de texto de GroupWise

Las vistas personalizadas permiten crear una plantilla de correo electrónico y guardarla para volver a usarla en otro momento, lo que resulta útil si se quiere enviar con frecuencia un mensaje que incluya un texto determinado o que tenga un aspecto concreto. Se puede crear un mensaje de correo electrónico con el aspecto adecuado para después guardarlo como vista personalizada.

NOTA:puede que algunas características del formato HTML no se conserven si se guarda el mensaje HTML como una vista. Se recomienda usar un mensaje de solo texto para una vista personalizada.

Almacenamiento de vistas personalizadas

  1. Haga clic en para crear un mensaje nuevo de correo electrónico.

  2. (Opcional) Escriba el tema del mensaje en el campo Tema.

  3. Escriba el mensaje de correo electrónico en el campo Mensaje.

  4. Haga clic en Archivo > Guardar vista.

    Por defecto, las vistas personalizadas se guardan en el directorio C:\Novell\Groupwise, Los archivos de la vista personalizada tienen la extensión .ghv.

  5. Escriba un nombre para la vista y haga clic en Guardar.

Apertura de vistas personalizadas

  1. Haga clic en la flecha abajo que aparece junto al icono Correo nuevo.

  2. Seleccione la vista personalizada que haya guardado anteriormente.

    Se abrirá la vista personalizada, en la que se mostrará la información que haya proporcionado al guardar el archivo correspondiente.

  3. Añada la información adicional necesaria y haga clic en Enviar.

Definición de la ubicación donde se almacenan las vistas personalizadas

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en la pestaña Ubicación de archivos.

  3. En el campo Vistas personalizadas, escriba la ubicación donde se deben almacenar las vistas personalizadas o busque y seleccione la ubicación en cuestión.

  4. Haga clic en Aceptar.

3.1.4 Revisión ortográfica de mensajes

Hay dos formas de revisar la ortografía de los elementos que se envían. Ambas funciones comprueban si existen palabras escritas incorrectamente, palabras duplicadas o un uso irregular de las mayúsculas en los elementos que está creando. Las dos funciones tienen sus ventajas en distintas situaciones.

Uso del revisor ortográfico rápido

El revisor rápido comprueba la ortografía a medida que se escribe y subraya las palabras mal escritas. Cuando el revisor ortográfico rápido encuentra una palabra mal escrita, es posible sustituirla por otra palabra sugerida por el revisor rápido o bien omitirla siempre que aparezca en el mensaje. También se puede añadir la palabra a una lista de palabras de usuario.

Habilitación del revisor ortográfico rápido por defecto

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, haga clic en la pestaña General.

  3. Seleccione Comprobar ortografía al escribir y haga clic en Aceptar.

    Anule la selección de esta opción para inhabilitar el revisor ortográfico rápido.

Revisión ortográfica con el revisor rápido

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la palabra mal escrita en los campos Tema o Mensaje.

  2. Haga clic en la palabra bien escrita.

    O bien

    Haga clic en Pasar siempre para omitir la palabra en el resto del mensaje.

    O bien

    Haga clic en Añadir a la lista de palabras para añadirla a su lista de palabras.

Inhabilitación del revisor ortográfico rápido mientras compone un mensaje de correo electrónico

  1. Haga clic con el botón derecho en el campo Tema o Mensaje.

  2. Haga clic en Desactivar revisor ortográfico rápido.

    Para volver a habilitar el revisor rápido, haga clic con el botón derecho del ratón en el recuadro Tema o Mensaje y, después, haga clic en Activar revisor ortográfico rápido.

SUGERENCIA:también puede habilitar o inhabilitar el revisor ortográfico rápido en el panel deslizante de opciones de composición.

Uso del corrector ortográfico

El corrector ortográfico se ejecuta de forma independiente, ya sea manualmente o seleccionando que se ejecute al hacer clic en Enviar. Cuando el corrector ortográfico encuentra una palabra escrita incorrectamente, puede sustituirla por una de las palabras que sugiere el corrector, editarla de forma manual u omitirla. También puede definir una sustitución automática para la palabra o añadirla a una lista de palabras de usuario. Puede usar Opciones de entorno o el panel deslizante de opciones de composición para configurar el corrector ortográfico de forma que revise la ortografía de los mensajes automáticamente antes de enviarlos.

Revisión ortográfica de un elemento con el corrector ortográfico

Si utiliza un editor distinto de GroupWise, la revisión ortográfica se lleva a cabo en el corrector ortográfico del editor. Consulte la ayuda de la aplicación para obtener información acerca de la revisión ortográfica.

  1. Haga clic en los campos Tema o Mensaje.

    O bien

    Seleccione el texto cuya ortografía desea revisar.

  2. Haga clic en Herramientas > Ortografía.

    Recuadro de diálogo Herramientas de escritura

  3. Para especificar un rango de texto para revisarlo, haga clic en la lista desplegable Comprobar y seleccione una opción.

  4. Cuando el corrector ortográfico se detenga en una palabra, haga clic en una de las opciones disponibles o edite la palabra manualmente.

    Puede elegir entre las siguientes opciones:

    Reemplazar: reemplaza una palabra mal escrita por otra que sugiere el corrector ortográfico. Para reemplazar una palabra mal escrita, haga doble clic en la palabra, o bien seleccione la palabra y haga clic en Reemplazar. Si desea hacer sus propias correcciones, edite la palabra en el recuadro Reemplazar por y, a continuación, haga clic en Reemplazar.

    Omitir una vez: omite la palabra una vez. El corrector ortográfico se detendrá cuando vuelva a encontrar la palabra.

    Omitir siempre: omite todas las ocasiones en las que aparezca la palabra en el documento. Se pasará por alto esta palabra hasta la próxima vez que revise la ortografía.

    Añadir: añade la palabra a la lista actual de palabras del usuario, donde se almacenan las palabras nuevas para que el corrector ortográfico pueda reconocerlas en futuras ocasiones.

    Corrección rápida: define una sustitución automática para una palabra o frase. Cuando el corrector ortográfico se detenga en una palabra, haga clic en Corrección rápida para reemplazarla con el texto incluido en el campo Reemplazar por y añadir la palabra de sustitución a la lista del usuario que se utilice en Corrección rápida. La próxima vez que escriba la palabra, Corrección automática la sustituirá automáticamente.

  5. Haga clic en Sí cuando haya terminado la revisión ortográfica.

Revisión ortográfica automática de elementos con el corrector ortográfico

Puede configurar GroupWise para que compruebe automáticamente la ortografía cada vez que haga clic en Enviar.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, haga clic en la pestaña General.

  3. Marque las casillas de verificación Comprobar ortografía al escribir y Comprobar ortografía antes de enviar y, acto seguido, haga clic en Aceptar.

Configuración del corrector ortográfico

Los tipos de palabras que el corrector ortográfico considera como errores se pueden modificar.

  1. Cuando el corrector ortográfico se detenga en una palabra que esté mal escrita, haga clic en Opciones.

  2. Seleccione o deseleccione las siguientes opciones:

    • Verificar palabras con números

    • Verificar palabras duplicadas

    • Avisar antes de reemplazo automático

  3. Continúe con la revisión ortográfica del modo habitual.

Seleccione el idioma de la verificación ortográfica

  1. Haga clic en los campos Tema o Mensaje.

    O bien

    Seleccione el texto cuya ortografía desea revisar.

  2. Haga clic en Herramientas > Idioma del corrector ortográfico.

  3. Seleccione el idioma que quiera utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Adición de un lenguaje nuevo al corrector ortográfico

Es posible incluir varios diccionarios de revisión ortográfica después de instalar el cliente GroupWise. Para ver una lista de los diccionarios de idiomas que se pueden añadir al corrector ortográfico, consulte GroupWise User Languages (Idiomas del usuario de GroupWise) en la GroupWise 2014 Administration Guide (Guía de administración de GroupWise 2014).

En algunos casos, necesitará añadir al corrector ortográfico un diccionario de un idioma que no se incluya en su instalación del cliente de GroupWise. El corrector ortográfico de GroupWise admite diccionarios de idiomas compatibles con Hunspell/Myspell. Cada diccionario de idioma está formado por dos archivos del mismo nombre: uno finaliza con la extensión .aff y el otro con la extensión .dic.

Para añadir un diccionario de idioma al corrector ortográfico de GroupWise:

  1. Descargue los archivos del diccionario de idiomas.

    Encontrará diccionarios de idiomas en los siguientes sitios Web, por ejemplo:

  2. Copie los archivos .aff y .dic en el directorio de diccionarios de GroupWise, situado en:

    Windows de 64 bits: C:\Archivos de programa (x86)\Novell\GroupWise\dictionaries

    Windows de 32 bits: C:\Archivos de programa\Novell\GroupWise\dictionaries

  3. (Opcional) Cree un archivo .txt en el directorio dictionaries con el mismo nombre que los nuevos archivos de diccionario.

    Abra el archivo .txt, escriba el nombre que desea que tenga el nuevo diccionario cuando aparezca en el menú del corrector ortográfico y guarde el archivo.

  4. Reinicie el cliente de GroupWise.

  5. Cuando se reinicie el cliente de GroupWise, haga clic en Correo nuevo en la ventana principal.

  6. Seleccione el cuerpo del mensaje y haga clic en Herramientas > Idioma del corrector ortográfico.

  7. En el menú desplegable, seleccione el nuevo idioma del revisor.

    Si no creó un nombre personalizado para el nuevo idioma en el Paso 3, el nombre del nuevo diccionario aparecerá con el formato de código país/dialecto.

  8. Haga clic en Aceptar.

3.1.5 Anexión de archivos

Utilice la opción Adjuntar archivo para enviar uno o varios archivos a otros usuarios. Los destinatarios pueden abrir el archivo adjunto, guardarlo, verlo o imprimirlo. Si cambia el archivo adjunto después de enviarlo, los destinatarios no verán los cambios.

Si adjunta un archivo con un nombre de más de 255 caracteres (incluida la vía completa al archivo), se muestra un error y no es posible enviar el mensaje.

Si adjunta un archivo protegido con contraseña, el destinatario no podrá abrir ni ver el adjunto sin introducir la contraseña.

Para obtener información acerca de cómo adjuntar documentos que se encuentran en una biblioteca de GroupWise, consulte Referencias de documentos adjuntas a un elemento.

Adición de un archivo adjunto a un elemento

  1. Abra un elemento nuevo.

  2. Complete los campos A, Tema y Mensaje.

  3. Haga clic en el icono Recuadro de diálogo Herramientas de escritura en la barra de herramientas y busque y seleccione el archivo o los archivos que desee enviar.

    Para adjuntar más de un archivo a una carpeta, haga clic en cada uno de los archivos que desee adjuntar mientras pulsa Ctrl. El recuadro de diálogo Adjuntar archivo usa por defecto el valor de la ubicación anterior que se usó para adjuntar un archivo.

  4. Haga clic en Aceptar.

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

SUGERENCIA:también puede adjuntar un archivo o un elemento arrastrándolo a la ventana de archivos adjuntos. Además, puede hacer clic con el botón derecho del ratón en un archivo en Windows y después hacer clic en Enviar a > Destinatario de GroupWise. Se creará un elemento nuevo con el adjunto incluido en la ventana correspondiente.

Para eliminar un archivo adjunto antes de enviar el elemento:

  1. Haga clic con el botón derecho en el adjunto y, a continuación, haga clic en Suprimir.

    Si suprime un archivo adjunto, este no se borra de su ubicación original; solamente se borra de la lista de adjuntos.

Ni mover ni suprimir el archivo original afecta al archivo que se adjunta a un elemento.

Referencias de documentos adjuntas a un elemento

Si el archivo que desea adjuntar es un documento almacenado en una biblioteca de GroupWise, puede adjuntar una referencia de documento. Cuando un destinatario abre el adjunto, el documento de la biblioteca se abre si el destinatario tiene derechos para abrirlo o verlo y si la biblioteca está disponible.

Si alguno de los destinatarios no tiene derechos suficientes sobre los documentos, si no utilizan un producto de correo electrónico que admita la biblioteca de GroupWise o si la biblioteca no está disponible solo se abre una copia del documento. Si el destinatario edita la copia, los cambios no afectan al documento real que se encuentra en la biblioteca. Para obtener más información acerca de los derechos de documentos, consulte el Sección 15.0, Gestión de documentos.

Adjuntar una referencia del documento a un elemento:

  1. Abra un elemento nuevo.

  2. Complete los campos A, Tema y Mensaje.

  3. Haga clic en Añadir adjunto en la parte inferior de la ventana de composición y, a continuación, haga clic en Referencia del documento en la ventana Adjuntar archivo.

    Aparece el recuadro de diálogo Seleccionar documento.

  4. En la lista desplegable Biblioteca, haga clic en la biblioteca que contenga el documento que desee adjuntar.

  5. En el campo Nº de documento, escriba el número del documento.

    Si no sabe el número del documento, haga clic en Buscar para localizar el documento en la biblioteca. Para adjuntar un documento que aparezca en el recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda, haga clic en el documento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. En la lista desplegable Versión, haga clic en la versión que desee adjuntar. Si selecciona Versión específica, escriba el número de versión en el campo Versión.

  7. Haga clic en Aceptar.

  8. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Incrustación de un objeto OLE en un elemento

  1. Abra y asigne una dirección a un elemento.

  2. Haga clic en Archivo > Adjuntos > Adjuntar objeto.

  3. Para incrustar un objeto existente, haga clic en Crear desde archivo, escriba la vía y el nombre del archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso 8.

    O bien

    Para crear un nuevo objeto e incrustarlo, complete del Paso 4 al Paso 8.

  4. Haga clic en Crear nuevo y, a continuación, seleccione un tipo de objeto.

  5. Haga clic en Aceptar para abrir la aplicación.

  6. Cree el objeto que desee incrustar.

  7. Haga clic en el menú Archivo de la aplicación y luego en Salir.

    Este paso puede variar de una aplicación a otra.

  8. Complete el elemento si es necesario y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Para que los destinatarios puedan ver o editar objetos OLE incrustados, el destinatario ha de utilizar GroupWise.

Si los destinatarios abren el objeto y lo editan, tendrán que guardarlo con un nombre de archivo nuevo. De lo contrario, cuando intenten cerrar el mensaje de correo recibirán un mensaje de error.

Si ha copiado un objeto OLE en el portapapeles, puede incrustarlo en un elemento abierto mediante la opción Pegado especial del menú Edición.

3.1.6 Adición de una firma o tarjeta digital

Utilice la opción de firmas para insertar una firma o una línea que le identifique al final de los elementos que envíe. Por ejemplo, puede hacer que GroupWise escriba automáticamente su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico al final de cada elemento que envíe.

Si tiene varias cuentas diferentes (por ejemplo POP3, IMAP4 y cuentas de grupos de noticias NNTP), puede crear una firma diferente para cada cuenta. También puede crear varias firmas para la misma cuenta.

Las firmas se crean en HTML, lo que permite añadir gráficos y formato. Al enviar un mensaje de texto, la firma HTML se convierte a texto.

También puede hacer que GroupWise añada automáticamente una tarjeta personal virtual, o tarjeta digital, al final de los mensajes.

Creación de una firma

Las firmas se pueden crear mediante las opciones del cliente de GroupWise o desde un mensaje que se esté creando.

Para crear una firma mediante las opciones del cliente de GroupWise:

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en la pestaña Firma.

  3. Seleccione Firma y, después, haga clic en Nuevo.

  4. Escriba un nombre para la firma y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. Cree su firma en el editor HTML que se proporciona.

  6. Seleccione si desea que esta sea su firma por defecto.

  7. Seleccione si desea que se le pregunte si quiere añadir una firma a cada elemento que envíe.

  8. Haga clic en Aceptar.

Para crear una firma desde la vista Componer:

  1. Haga clic en el icono del panel deslizante de opciones para abrir el panel de opciones de composición. El menú desplegable Firma se abre por defecto.

  2. Haga clic en el icono de edición situado junto a Crear firma nueva.

  3. Escriba un nombre para la firma y cree la firma en el editor HTML proporcionado.

  4. Seleccione si desea que esta sea su firma por defecto.

  5. Haga clic en Aceptar.

SUGERENCIA: para ver un vídeo de demostración sobre esta función, consulte Mejoras en las firmas.

Configuración de una tarjeta digital

Las tarjetas digitales (vCard) son tarjetas personales electrónicas con un formato que se ajusta a las normas establecidas por el consorcio de correo de Internet. Los archivos de tarjetas digitales tienen la extensión .vcf y se pueden añadir a los elementos de correo electrónico salientes. Otros fabricantes crean software que se puede utilizar para crear archivos de tarjeta digital con texto, gráficos y sonido. Cuando se utiliza GroupWise para generar un archivo de tarjeta digital, el programa usa información procedente de los campos de Guía de direcciones.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en la pestaña Firma.

  3. Seleccione Tarjeta personal virtual (vCard) para añadir automáticamente una tarjeta virtual a cada mensaje de correo electrónico que envíe.

  4. Seleccione el origen de la información de la tarjeta digital.

    Generar desde guía de direcciones de GroupWise: permite redactar una tarjeta digital basándose en la información personal que figura en la guía de direcciones de GroupWise.

    Seleccionar de guía de direcciones personales: permite seleccionar cualquier usuario de la guía de direcciones y crear una tarjeta digital a partir de su información personal. Esto resulta útil cuando se envía un correo electrónico en nombre de otros usuarios.

    Seleccionar archivo vCard: permite seleccionar un archivo .vcf de tarjeta digital proporcionado por otra empresa.

  5. Seleccione si desea que se le pregunte si quiere añadir una tarjeta digital en cada elemento que envíe.

  6. Haga clic en Aceptar.

Adición de una firma o tarjeta virtual a un mensaje de correo electrónico

Si selecciona Avisar antes de añadir, podrá añadir manualmente su firma mientras compone un mensaje haciendo clic en Haga clic para añadir una firma en el cuerpo del mensaje. Si selecciona Añadir automáticamente, se añadirá la firma por defecto a todos los correos electrónicos. Es posible editar la firma después de añadirla a un elemento a fin de personalizarla para el elemento que se va a enviar. Los cambios realizados en la firma cuando se edita de esta forma no se conservan. Si configura una tarjeta virtual, esta se añadirá también de forma automática a todos los mensajes de correo electrónico. Puede disponer de una firma y una tarjeta digital al mismo tiempo.

  1. En la vista de composición, seleccione Haga clic para añadir una firma en el cuerpo del mensaje.

    La firma por defecto se añade de inmediato al mensaje. Si aún no ha creado una firma, se le pedirá que lo haga ahora. Para obtener más información, consulte la Creación de una firma.

  2. Para seleccionar una firma distinta, pase el cursor por el área de la firma y haga clic en la pequeña flecha situada en la esquina superior derecha.

  3. (Opcional) Realice los cambios que desee a la firma a fin de personalizarla para ese elemento específico.

  4. Cuando termine de componer el mensaje y la firma, haga clic en Enviar.

Descripción de las firmas globales

Además de firmas personales, el administrador de GroupWise también puede crear una firma global que puedan utilizar todos. Si el administrador de GroupWise exige el uso de la firma global, se anexará automáticamente a todos los elementos enviados. Si hay disponible una firma global, pero no es obligatoria, se anexará a su firma en caso de que use una firma personal. Si no dispone de firma personal, la firma global se añadirá solo si se requiere. Cuando se vuelve a enviar un elemento, la firma global no se añade automáticamente al mensaje.

3.1.7 Distribución de correo a varios destinatarios al mismo tiempo

Utilice la ruta de distribución para enviar un mensaje de correo o una tarea a varios usuarios consecutivamente. Debe determinar el orden de la ruta. Cuando un usuario marca el elemento distribuido como completado, este se envía al siguiente usuario de la ruta.

Si el elemento distribuido incluye archivos adjuntos, los usuarios de la ruta pueden verlos y añadir comentarios. Cuando se hayan añadido los comentarios al archivo adjunto, todos los usuarios siguientes de la ruta podrán consultarlos.

Puede controlar el estado de un elemento distribuido que haya enviado consultando las propiedades del elemento. Cuando se envía un elemento distribuido a una dirección externa, se marca automáticamente como completado (ya que el destinatario externo no podrá hacerlo) y se envía al siguiente usuario de la ruta.

Si desea evitar que un apoderado marque los elementos distribuidos como completados, puede exigir que se introduzca una contraseña para realizar esta operación.

Creación de un mensaje distribuido

  1. Abra un mensaje de correo o una tarea.

  2. Haga clic en Acciones > Ruta de distribución.

  3. En el recuadro Ruta, escriba un nombre de usuario y pulse Intro. Repita esta operación para todos los usuarios incluidos en la ruta,

    O bien

    Haga clic en Dirección en la barra de herramientas para seleccionar nombres de usuario del recuadro de diálogo Selector de direcciones.

    También se pueden especificar grupos personales como destinatarios de un elemento distribuido. Cuando se usa el recuadro de diálogo Selector de direcciones, el grupo se expande para mostrar sus miembros de forma que pueda especificar el orden de los usuarios en la ruta.

  4. Escriba un tema y un mensaje.

  5. Si desea evitar que un apoderado marque los elementos distribuidos como terminados, puede exigir que el destinatario introduzca la contraseña de GroupWise para marcar el elemento como terminado. Haga clic en la pestaña Opciones de envío, haga clic en Seguridad y, a continuación, seleccione Requerir contraseña para completar elemento distribuido.

  6. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Direccionamiento de un elemento distribuido con una guía de direcciones

  1. En un mensaje de correo o tarea, haga clic en Dirección en la barra de herramientas.

  2. Marque la casilla de verificación Ruta de distribución.

  3. Pulse Ctrl y haga clic en los nombres en el orden en que desee distribuir el elemento y, a continuación, haga clic en Ruta.

    O bien

    haga doble clic en los nombres en el orden en que desee distribuir el elemento.

    Mediante la función de arrastrar y soltar cambie el orden de los nombres en la lista de direcciones.

  4. Haga clic en Aceptar.

Requerimiento de una contraseña antes de marcar un elemento distribuido como terminado

Si se necesita una contraseña, los usuarios deben introducir la de su buzón antes de poder marcar el elemento como completado.

Para requerir una contraseña para todos los elementos distribuidos que cree:

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. Seleccione Requerir contraseña para completar elemento distribuido.

  4. Haga clic en Aceptar.

Para obtener información acerca de las contraseñas de GroupWise, consulte la Sección 1.3, Asignación de una contraseña al buzón.

Finalización de un elemento distribuido

  1. Cuando finalice con la asignación o las instrucciones del elemento distribuido, ábralo.

  2. Si necesita ver y editar un archivo adjunto al elemento distribuido, ábralo en la aplicación asociada, realice los cambios, guarde el archivo y cierre la aplicación.

    El archivo se guarda en el directorio de archivos temporales de su equipo. No modifique la vía de directorios, ya que, si lo hace, los cambios no se incluirán cuando se envíe el elemento distribuido al siguiente destinatario.

  3. En el elemento, seleccione Acciones > Marcar finalizado y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    También puede marcar la casilla de verificación Completado en el encabezado del elemento.

  4. Si el remitente exige que se introduzca una contraseña para finalizar el elemento, escriba su contraseña de GroupWise y haga clic en Aceptar.

    El elemento se envía al siguiente usuario de la ruta.

  5. Haga clic en Cerrar.

3.1.8 Envío de mensajes S/MIME seguros

GroupWise funciona con el software de seguridad que haya instalado para enviar elementos seguros.

Requisitos

Las funciones de seguridad descritas en esta sección están disponibles con cualquier proveedor de cifrado que use la API de cifrado de Microsoft y sea totalmente compatible con RSA o AES.

Añadir seguridad

Puede añadir seguridad a los elementos que envía firmándolos digitalmente o cifrándolos. Cuando firme un elemento digitalmente, el destinatario podrá verificar que el elemento no se ha modificado en la ruta y que es una versión original suya. Cuando se cifra un elemento, se obtienen garantías de que el destinatario al que va dirigido es el único que lo puede leer.

Al firmar o cifrar elementos mediante GroupWise, los destinatarios pueden leerlos con cualquier otro programa de correo electrónico que utilice S/MIME.

Descripción de los certificados de seguridad

Un certificado de seguridad es un archivo que identifica a una persona o una organización. Para poder enviar elementos seguros, debe obtener un certificado de seguridad. Use el navegador Web para obtener un certificado de una autoridad certificadora independiente. Consulte la página Web del certificado digital de GroupWise para obtener una lista de las autoridades certificadoras.

También puede utilizar LDAP para buscar un certificado de seguridad.

El certificado de seguridad se utiliza para firmar digitalmente los elementos enviados. Los certificados de seguridad públicos de otros usuarios se utilizan para verificar los elementos firmados digitalmente que estos envían.

Para cifrar un elemento de modo que el destinatario deba descifrarlo, deberá haber recibido anteriormente el certificado de seguridad público del usuario. Para cifrar el elemento se utiliza un elemento de este certificado de seguridad, denominado clave pública. Cuando el destinatario abre el elemento cifrado, este se descifra con otro elemento del certificado de seguridad, llamado clave privada.

Existen dos formas de obtener el certificado de seguridad público de un usuario:

  • El usuario puede enviarle un elemento firmado digitalmente. Al abrirlo, se le pedirá que añada y otorgue su confianza al certificado de seguridad.

  • El usuario puede exportar su certificado público, guardarlo en un disco o en una unidad externa y entregárselo. A continuación, deberá importar el certificado público.

Recibir un elemento seguro

Los elementos seguros se marcan en la Lista de elementos con los iconos siguientes:

Icono

Descripción

Elemento firmado

Elemento cifrado

Elemento firmado y cifrado

Uso de proveedores de servicios de seguridad

Según cuál sea el software de seguridad que haya instalado, podrá seleccionar diferentes proveedores de servicio de seguridad para los elementos que envía. Por ejemplo, su organización puede exigirle que utilice un proveedor de servicios de seguridad para los elementos de trabajo como método de cifrado acorde con las preferencias de la empresa, pero usted puede utilizar otro distinto para el envío de elementos personales. Las opciones de seguridad disponibles dependen del proveedor de servicios de seguridad que seleccione.

Consulte Selección de un proveedor de servicios de seguridad para obtener más información.

Información avanzada

GroupWise es compatible con la especificación S/MIME versión 2 y 3. Los proveedores de servicios de seguridad que GroupWise admite utilizan algoritmos de cifrado comunes, como RC2, RC4 y, en Windows 7 o versiones posteriores, AES. Si se firma digitalmente un elemento, GroupWise aplica el algoritmo hash SHA-1 estándar al elemento en un resumen del mensaje. El resumen del mensaje se distribuye con el elemento que se envía.

Consulte Selección de un proveedor de servicios de seguridad para obtener más información.

Firma o cifrado digital de mensajes

Para cifrar un elemento de modo que el destinatario pueda descifrarlo, deberá haber recibido anteriormente el certificado de seguridad público del destinatario.

  1. Asegúrese de que dispone de un certificado de seguridad y de que ha seleccionado el proveedor de servicios de seguridad que desea utilizar.

  2. Abra una vista de un elemento.

  3. Haga clic en el campo A, escriba un nombre de usuario y pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios.

  4. Haga clic en para firmar digitalmente el elemento.

  5. Haga clic en para cifrar el elemento.

  6. Escriba un tema y un mensaje.

  7. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

    Si recibe un mensaje que indica que no se ha encontrado el certificado del destinatario al intentar enviar el elemento, se debe a uno de los siguientes motivos: 1) está intentando descifrar un elemento para un destinatario y no dispone de su certificado público; 2) la dirección de correo electrónico del certificado público no coincide con la dirección de correo electrónico del destinatario; 3) no hay ninguna dirección de correo electrónico en el certificado público del destinatario y no es posible verificar la dirección de correo electrónico del destinatario.

    Si se da el caso 1), deberá obtener el certificado de seguridad público del destinatario. Si se dan los casos 2) o 3), haga clic en Buscar certificado para localizar el certificado del destinatario.

Firma digital o cifrado de todos los mensajes

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. Seleccione Firma digital o Cifrar para destinatarios.

  4. Haga clic en Opciones avanzadas y seleccione las opciones que desee.

  5. Haga clic en Aceptar dos veces y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Obtención de un certificado de seguridad de una autoridad certificadora

Para la mayoría de las empresas, el administrador de GroupWise local emite certificados de seguridad. Si no está seguro sobre dónde obtener un certificado de seguridad, póngase en contacto con su administrador local de GroupWise.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Certificados.

  3. Haga clic en Obtener certificado.

    Se inicia el navegador Web y muestra la página Web de Novell GroupWise, que contiene una lista de autoridades certificadoras. Esta lista es solo parcial; GroupWise admite una amplia gama de autoridades certificadoras.

  4. Seleccione la autoridad certificadora que desee utilizar y siga las instrucciones que aparecen en el sitio Web.

    Si ha utilizado Internet Explorer para obtener el certificado, este estará disponible en GroupWise. Si ha utilizado Firefox o Chrome para obtener el certificado, deberá exportarlo o crear una copia de seguridad desde el navegador (consulte la documentación del navegador para averiguar cómo hacerlo). Para obtener más información, consulte Importación o exportación de certificados de seguridad.

  5. En GroupWise, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  6. Seleccione Microsoft Base Cryptographic Provider o Microsoft Enhanced Cryptographic Provider en la lista desplegable Nombre, que está situada debajo de Seleccione un proveedor de servicios de seguridad.

    Seleccione el proveedor de servicios de seguridad adecuado en función de la capacidad de cifrado del certificado que utilice. La capacidad de cifrado de un certificado depende de la capacidad de cifrado del navegador que se utilice para obtener el certificado. Por ejemplo, si tiene instalado Internet Explorer con un cifrado de 128 bits, el nivel de cifrado será alto y solo funcionará con Microsoft Enhanced Cryptographic Provider.

  7. Haga clic en Aceptar.

  8. Haga doble clic en Certificados, haga clic en el certificado que desee utilizar y, a continuación, haga clic en Definir por defecto.

  9. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar.

Selección de un proveedor de servicios de seguridad

  1. En la ventana principal, haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. Seleccione un proveedor de servicios de seguridad de la lista desplegable Nombre.

  4. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar.

El proveedor de servicios de seguridad que seleccione se activará en cuanto se conecte a él (si se requiere una entrada). Las opciones y los métodos de cifrado disponibles dependen del proveedor de servicios de seguridad que seleccione.

No es posible seleccionar opciones del proveedor de servicios de seguridad en elementos individuales. Debe seleccionar estas opciones en la ventana principal.

Selección de un certificado de seguridad para firmar elementos digitalmente

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Certificados.

  3. Haga clic en el nombre de un certificado.

  4. Haga clic en Definir por defecto.

  5. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar.

Uso de LDAP para buscar certificados de cifrado de destinatario

Antes de utilizar un servicio de directorio LDAP para buscar certificados de seguridad, debe añadir el servicio de directorio LDAP a la guía de direcciones de GroupWise. Para obtener más información, consulte Adición de un Servicio del Directorio a una guía de direcciones.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Seguridad.

  2. Haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. Haga clic en Opciones avanzadas.

  4. Seleccione Buscar certificados de cifrado del destinatario en el directorio LDAP por defecto definido en la guía de direcciones LDAP.

  5. Haga clic en Aceptar dos veces y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Selección del método utilizado para cifrar elementos

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. Haga clic en Opciones avanzadas.

    Usar el algoritmo de cifrado preferido del destinatario si está disponible: si está disponible, GroupWise intentará utilizar el algoritmo de cifrado preferido por el destinatario.

    Buscar certificados de cifrado del destinatario en el directorio LDAP por defecto definido en la guía de direcciones LDAP: GroupWise usa la guía de direcciones LDAP definida para intentar buscar certificados de cifrado para el destinatario.

    Algoritmo de cifrado por defecto: en el recuadro Elemento cifrado, las listas de algoritmos de cifrado se despliegan e incluyen todos los algoritmos admitidos por la versión del navegador Web instalado en la estación de trabajo donde se ejecuta el cliente de GroupWise. A continuación, aparece una lista de ejemplo:

    • 3DES (168 bits)

    • DES (56 bits)

    • RC2 (128 bits)

    • RC2 (40 bits)

    • RC2 (56 bits)

    • RC2 (64 bits)

    • RC4 (128 bits)

    • AES (128 bits)

    • AES (256 bits)

    Difundir mi algoritmo de cifrado preferido en elementos firmados como: al enviar un elemento cifrado, podrá especificar el algoritmo de cifrado que prefiera utilizar.

    Enviar la parte del mensaje en formato de texto sin cifrar (borrar firma): envía el mensaje en formato de texto sin cifrar o como un mensaje cifrado PKCS7.

    Incluir mis certificados de la autoridad certificadora: el certificado de la autoridad certificadora se incluye en el mensaje que se envía.

    Comprobar los elementos de seguridad en busca de certificados revocados: comprueba el elemento de seguridad entrante y saliente en la Lista de revocación de certificados.

    Advertir si el servidor de revocación está sin conexión: se mostrará una advertencia si el servidor de revocación está sin conexión cuando GroupWise se disponga a comprobarlo.

    Advertir si los certificados no contienen información de revocación: se mostrará una advertencia si no hay información de revocación de certificados dentro del certificado.

    No comprobar certificado para cumplimiento de S/MIME: no se comprobará si el certificado cumple o no el estándar S/MIME.

    Comprobar certificado para cumplimiento con S/MIME versión 2: se comprobará si el certificado cumple el estándar S/MIME versión 2.

    Comprobar certificado para cumplimiento con S/MIME versión 3: se comprobará si el certificado cumple el estándar S/MIME versión 3.

  4. Realice las selecciones oportunas en el recuadro de grupo Elemento cifrado.

  5. Haga clic en Aceptar dos veces y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Los métodos de cifrado disponibles dependen del proveedor de servicios de seguridad que haya seleccionado.

Comprobación de si se ha verificado la firma digital de un elemento

  1. Abra un elemento firmado digitalmente que haya recibido.

  2. Haga clic en Archivo > Propiedades de seguridad.

  3. Haga clic en las pestañas para ver información sobre el certificado de seguridad que se ha utilizado.

La firma digital se verifica al abrir el elemento. Si hubiera alguna duda sobre los certificados que firman el elemento, se muestra inmediatamente una advertencia o un error y en la barra de estado del elemento aparece el texto “No confiable.”

Si no se ha verificado la firma digital, el certificado de seguridad podría no ser válido o el texto del mensaje podría haber cambiado desde que se envió el elemento.

Visualización de certificados de seguridad recibidos y cambio de la confianza

  1. Haga clic en Contactos en la lista de carpetas completa.

    Para acceder a la lista completa de carpetas, haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (situada en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca En línea o Almacenamiento en el caché para indicar el modo de GroupWise que se está ejecutando). A continuación, haga clic en Lista de carpetas completa.

    O bien

    Abra la guía de direcciones.

  2. Haga doble clic en un contacto y, a continuación, haga clic en la pestaña Avanzadas.

  3. Haga clic en Gestionar certificados.

  4. Haga clic en un certificado y, a continuación, en Ver detalles.

Si anteriormente no ha otorgado su confianza al certificado de seguridad de un destinatario y desea hacerlo ahora, abra un elemento firmado digitalmente del destinatario, haga clic en el certificado de seguridad, en Modificar seguridad, haga clic en una opción de confianza y, a continuación, en Aceptar.

Si ya no desea confiar en el certificado de seguridad de un usuario, haga clic en el certificado de seguridad, haga clic en Eliminar y, a continuación, en Sí.

Cuando se elimina el certificado de seguridad de un destinatario de la lista, también se elimina de la base de datos de certificados. Si posteriormente recibe un elemento que utiliza ese certificado de seguridad, se considerará como certificado desconocido.

Visualización de los certificados de seguridad propios

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Certificados.

  3. Haga clic en un certificado y, a continuación, en Ver detalles.

Si dispone de varios certificados de seguridad, el certificado de seguridad por defecto se indica mediante una marca de verificación. Para cambiar el certificado por defecto, haga clic en un certificado y, a continuación, haga clic en Definir por defecto.

Puede cambiar el nombre del certificado de seguridad haciendo clic en Editar propiedades y, a continuación, editando el texto en el campo Nombre de certificado. El nombre del certificado aparece en la lista, pero el certificado real no se modifica.

Importación o exportación de certificados de seguridad

Cuando exporte su certificado de seguridad con la clave privada a un archivo, se le pedirá que introduzca una contraseña para proteger el archivo exportado. Puede utilizar el archivo exportado como copia de seguridad o puede importar el archivo a otra estación de trabajo. Si otro usuario consigue el archivo y su contraseña asociada, podrá firmar digitalmente elementos en su nombre y leer los elementos cifrados que reciba.

Cuando exporte el certificado público, podrá enviárselo a otro usuario. El otro usuario puede importar a continuación el certificado público y enviarle elementos cifrados.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Certificados.

  3. Haga clic en Importar o en Exportar.

    O bien

    Haga clic en Certificados de autoridades certificadoras y, a continuación, haga clic en Importar o Exportar.

  4. Escriba un nombre de archivo, incluida la vía.

    También puede hacer clic en Examinar para buscar el archivo de certificado, hacer clic en el nombre de archivo y, a continuación, hacer clic en Guardar o en Abrir.

  5. Si es necesario, escriba la contraseña del certificado.

  6. Haga clic en Aceptar.

3.1.9 Almacenamiento del correo electrónico no completado

Descripción del almacenamiento automático

Al crear un nuevo mensaje en GroupWise, los elementos se guardan automáticamente. Esto evita que se pierdan los mensajes que está creando si GroupWise se cierra de forma inesperada. Cuando GroupWise se reinicia, tiene la posibilidad de recuperar estos mensajes para terminar de crearlos.

Por defecto, al componer un nuevo mensaje en GroupWise, el mensaje se guarda automáticamente en el disco cada 30 segundos. El mensaje se guarda como archivo MIME en c:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\Novell\GroupWise\GWItemSave.eml. El nombre del archivo aumentará si se componen varios mensajes de forma simultánea. Al guardar el mensaje en la carpeta Trabajo en curso o cerrar el elemento, el mensaje guardado automáticamente se suprime.

Cuando se inicia GroupWise, si hay mensajes guardados automáticamente en el directorio c:\Documents and Settings\usuario\Local Settings\Application Data\Novell\GroupWise, se muestra una ventana donde se indica que tiene mensajes guardados automáticamente.

Dispone de las siguientes opciones para los mensajes guardados automáticamente:

Recuperar todos los mensajes guardados en GroupWise: recupera los mensajes guardados automáticamente en GroupWise para que pueda terminarlos.

Suprimir todos los mensajes guardados: suprime del disco todos los mensajes guardados automáticamente. La información se pierde de forma permanente.

Volver a preguntar al reiniciar GroupWise: conserva los mensajes guardados en el disco, pero no los recupera en GroupWise. La próxima vez que se inicie GroupWise, volverá a aparecer la misma ventana.

Habilitación o inhabilitación del almacenamiento automático

El almacenamiento automático está habilitado por defecto.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en la pestaña General y deseleccione Habilitar almacenamiento automático para inhabilitar esta función.

    O bien

    Seleccione Habilitar almacenamiento automático para habilitar el almacenamiento automático.

  3. Haga clic en Aceptar.

Almacenamiento de correo electrónico no finalizado

  1. En un elemento abierto, haga clic en Archivo > Guardar borrador.

  2. Haga clic en la carpeta en la que desee guardar el elemento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El borrador del mensaje se coloca en la carpeta elegida en el Paso 2. La carpeta por defecto para mensajes no terminados es la carpeta Trabajo en curso .

3.1.10 Selección de las opciones de envío

Cambio de la prioridad del correo electrónico enviado

  1. Para cambiar la prioridad de un elemento, abra el elemento y haga clic en Opciones de envío > General.

    O bien

    Para cambiar la prioridad de todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Enviar y, a continuación, haga clic en Opciones de envío.

  2. Seleccione Prioridad alta, Prioridad estándar o Prioridad baja.

    El icono pequeño que hay junto a los elementos del buzón es rojo cuando la prioridad es alta, blanco cuando es estándar y gris cuando es baja.

  3. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Ocultación del tema de los mensajes de correo electrónico enviados

Si se trata de información confidencial, puede ocultar la línea del tema. El tema solo está visible cuando el destinatario abre el elemento.

  1. Para ocultar el tema de un elemento, abra una vista del elemento y haga clic en Opciones de envío > Seguridad.

    O bien

    Para ocultar el tema de todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Enviar y, por último, haga clic en la pestaña Seguridad.

  2. Seleccione Ocultar tema.

  3. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Retraso de la entrega de un elemento

Si retrasa la entrega de un elemento, este elemento se entrega a la hora y el día que indique. Es posible modificar o retraer el elemento antes de entregarlo, como se describe en la Sección 3.2, Gestión del correo electrónico enviado. Sin embargo, si el elemento se ha configurado para entregarse a través de Internet, no se puede retraer.

  1. Para retrasar la entrega de un elemento, abra una vista del elemento y haga clic en Opciones de envío > General.

    O bien

    Para retrasar la entrega de todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Enviar y haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  2. Haga clic en Retrasar entrega.

  3. Especifique cuántos días después desea entregar el elemento.

  4. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Definición de una fecha de caducidad para los mensajes de correo electrónico enviados

Si define una fecha de caducidad para un mensaje de correo electrónico o de teléfono que envíe a otro usuario de GroupWise, el mensaje se retraerá del buzón de GroupWise del destinatario cuando caduque.

  1. Para definir una fecha de caducidad para un mensaje de correo electrónico o telefónico que envíe a usuarios de GroupWise, abra un elemento y haga clic en la pestaña Opciones de envío > General.

    O bien

    Para definir una fecha de caducidad para todos los mensajes telefónicos y de correo que envíe a otros usuarios de GroupWise, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Enviar y haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  2. Seleccione Fecha de caducidad.

  3. Especifique durante cuánto tiempo desea que el mensaje permanezca en el buzón del destinatario.

  4. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Cambio de la configuración de seguridad (clasificación) de todos los elementos que envíe

Una clasificación es un ajuste de seguridad que permite al destinatario saber si el elemento es confidencial, estrictamente confidencial, etc. Esta información aparece al principio del elemento. Una clasificación no proporciona ningún tipo de cifrado o seguridad adicional. Debe avisar al destinatario acerca de la confidencialidad del elemento.

  1. En la ventana principal, haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Enviar y haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. Seleccione una configuración de seguridad en la lista desplegable Clasificación.

    • Normal

    • Exclusivo

    • Confidencial

    • Secreto

    • Estrictamente confidencial

    • Personal

  4. Haga clic en Aceptar.

Cambio del cifrado MIME del correo electrónico enviado

Muchos idiomas exigen cifrados distintos para poder mostrar determinados caracteres correctamente. En GroupWise, es posible cambiar la codificación de los elementos que envía si es necesario para que el destinatario pueda verlos correctamente.

  1. Para cambiar el cifrado MIME de un elemento, abra una vista del elemento y haga clic en Opciones de envío > General.

    O bien

    Para cambiar el cifrado MIME de todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Enviar y haga clic en Opciones de envío.

  2. Seleccione el cifrado MIME adecuado en la lista desplegable Cifrado MIME.

  3. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Adición de un contacto a un mensaje de correo electrónico

Cuando se añade un contacto a un correo electrónico en la pestaña Opciones de envío, el contacto no recibe el mensaje de correo electrónico, pero este se muestra en el historial de contactos del contacto. Para obtener más información sobre el historial de contactos, consulte Visualización de toda la correspondencia con un contacto.

Para añadir un contacto a un correo electrónico que vaya a enviar:

  1. En el correo que está componiendo, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  2. En el campo Contactos, especifique un contacto en cuyo historial de contactos desee que aparezca el mensaje.

  3. Termine de componer el mensaje y haga clic en Enviar.

Puede añadir usuarios como contactos a un correo electrónico después de enviarlo o recibirlo, como se describe en Adición de un contacto a un mensaje de correo electrónico enviado o recibido.

Notificación a los destinatarios

Para evitar que Notificar alerte a los destinatarios cuando el elemento que está componiendo llegue a sus buzones:

  1. En el elemento que está componiendo, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  2. Deseleccione Notificar a los destinatarios.

  3. Termine de componer el mensaje y haga clic en Enviar.

3.1.11 Publicación de una nota adhesiva

Una nota adhesiva es un mensaje que solo se publica en su buzón. Las notas adhesivas se utilizan como método para crear notas personales para uno mismo. Si ejecuta GroupWise Mobility Service 2.1 o una versión posterior y la sincronización de notas está habilitada en el dispositivo móvil, las notas adhesivas se sincronizarán con las aplicaciones de notas de los dispositivos móviles. Se crea una carpeta nueva denominada Notas móviles en la carpeta Lista de tareas del cliente de GroupWise y las notas adhesivas que se crean en esa carpeta o que se mueven a ella se sincronizan con el dispositivo móvil.

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Nota adhesiva.

  2. Escriba un tema.

  3. Escriba un mensaje.

  4. Para incluir adjuntos, haga clic en el icono Adjunto de la barra de herramientas.

  5. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

3.1.12 Envío de mensajes telefónicos

Un mensaje telefónico es una nota que puede enviar para notificar a otros usuarios de GroupWise las llamadas que recibieron estando fuera de la oficina u ocupados. Los mensajes telefónicos se almacenan en el buzón del destinatario. No es posible contestar al teléfono desde un mensaje telefónico.

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Mensaje telefónico.

    Puede colocar un botón para crear un nuevo mensaje telefónico en la barra de herramientas. Consulte Personalización de la barra de herramientas principal.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Escriba el nombre, la empresa y el número de teléfono del abonado.

  4. Active las casillas de verificación que correspondan a este mensaje telefónico.

  5. Escriba el mensaje en el campo Mensaje.

  6. Para cambiar el nombre de De (por el de otra cuenta o por el de un apoderado), haga clic en y, a continuación, haga clic en un nombre.

  7. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

SUGERENCIA:los mensajes telefónicos que se reciben pueden convertirse en tareas, recordatorios u otras vistas de elementos publicados. De este modo, podrá mantener un registro de la conversación en la fecha en que se mantuvo (recordatorio) o crear un elemento que implique una tarea para una fecha posterior (tarea). Consulte Cambio de mensajes de correo electrónico a otros tipos de elementos.

3.1.13 Votación

La votación permite a los usuarios enviar un tema con una lista de respuestas a otros usuarios para que estos seleccionen una. A continuación, se envía un correo electrónico de resumen a todos los participantes donde se muestran todos los resultados de la votación. El resultado se encuentra en el menú desplegable del encabezado o en la página Propiedades del correo electrónico de resumen. El remitente puede seleccionar las respuestas predefinidas o crear una lista delimitada por puntos y comas que pueden enviar a los destinatarios. Los resultados de la votación pueden ser privados o públicos, de forma que solo el remitente pueda verlos o para que sean visibles para todos los destinatarios.

  1. En el panel deslizante Opciones de la vista de composición, seleccione Opciones de votación.

  2. Seleccione Habilitar votación.

  3. En la lista desplegable Opciones, seleccione la lista de respuestas predefinidas o introduzca sus propias respuestas separadas por puntos y comas.

  4. (Opcional) En el campo Visibilidad de los resultados de la votación defina el valor Todos los destinatarios o Solo el remitente, según si desea que los resultados sean públicos o privados.

  5. En el campo A, escriba un nombre de usuario y pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. Escriba un tema.

  7. Escriba un mensaje.

  8. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.