6.3 ［連絡先］フォルダを使用する

アドレス帳内の連絡先の表示、更新、削除、情報の追加を行うには、［連絡先］フォルダを使用します。

GroupWiseフォルダリストの［連絡先］フォルダには、デフォルトで［頻繁な連絡］アドレス帳が表示されます。

［連絡先］フォルダで変更を行うと、対応するアドレス帳(［頻繁な連絡］アドレス帳または他のアドレス帳)でも同じ変更が行われます。

フォルダリストには、［連絡先］フォルダの下層にあるすべてのパーソナルアドレス帳のリストが表示されます。異なるパーソナルアドレス帳をすばやく選択するには、フォルダリストでそのアドレス帳をクリックします。

ツールバーのクイックビューアアイコンをクリックすると、連絡先、グループ、リソース、または組織の詳細を簡単に表示および編集できます。

詳細については、連絡先を管理する、グループを管理する、リソースを管理する、および組織を管理するを参照してください。

6.3.1 連絡先を管理する

［連絡先］フォルダ内の各連絡先は、［ユーザ］アイコンで示されます。連絡先をダブルクリックすると、連絡先項目ビューが表示されます。

連絡先を追加する

［頻繁な連絡］アドレス帳またはパーソナルアドレス帳のどちらかに、連絡先を追加できます。

  1. WebAccessのメインページで、ナビゲーションバーの連絡先をクリックします。

  2. 連絡先を追加するアドレス帳を選択します。

  3. ツールバーの連絡先の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、連絡先をクリックします。

  4. ［名前］フィールドで、連絡先の名、ミドルネーム、および姓を指定します。

  5. 表示名フィールドで、連絡先に使用する名前を指定します。

    表示名フィールドの情報が連絡先リストに表示されます。

  6. 以下のタブをクリックして、連絡先について記録するその他の情報を指定します。

    概要: (このタブは連絡先を変更する場合にのみ使用できます)他のページに含まれている情報の概要を表示します。

    連絡先: このページでは、連絡先の名前、写真、電子メールアドレス、複数の電話番号、インスタントメッセージIDを指定できます。

    詳細: このページでは、連絡先の職業、部署、アシスタント、誕生日、記念日、配偶者、子供、趣味、および連絡先に関連するインターネットアドレスを指定します。

    連絡先のオフィス、パーソナル、またはフリー/ビジー情報のインターネットアドレスを指定するには、適切なフィールドにアドレスを指定します。

    アドレス: このページでは、連絡先のオフィス、自宅、およびその他のアドレスリストを指定できます。

    メモ: このページでは、GroupWise Windowsクライアントに入力したこの連絡先との送受信についての情報を表示します。このページは、連絡先の記録と同様に機能できます。

    履歴: (このタブは連絡先を変更する場合にのみ使用できます)この連絡先との間で送受信したすべての項目を表示します。

  7. 保存して閉じるをクリックします。

連絡先を変更する

［頻繁な連絡］アドレス帳またはパーソナルアドレス帳のどちらかで、連絡先の情報を変更できます。企業のアドレス帳の連絡先を変更するには、まず［頻繁な連絡］アドレス帳またはパーソナルアドレス帳のどちらかに連絡先をコピーする必要があります。

  1. ナビゲーションバーの連絡先タブをクリックします。

  2. 連絡先を変更するアドレス帳を選択します。

  3. 連絡先リストで、変更する連絡先をダブルクリックします。

  4. 必要な変更を連絡先に加えます。

    各タブに入力できる連絡先の詳細については、連絡先を追加するのステップ 6を参照してください。

  5. 保存して閉じるをクリックします。

連絡先を削除する

［頻繁な連絡］アドレス帳またはパーソナルアドレス帳のどちらかで、連絡先を削除できます。企業のアドレス帳からは連絡先を削除できません。

  1. ナビゲーションバーの連絡先タブをクリックします。

  2. 連絡先を削除するアドレス帳を選択します。

  3. 連絡先リストで連絡先をクリックし、削除をクリックします。

連絡先の表示名の変更

表示名は、メッセージの宛先(またはBCまたはCC)フィールドに入力を開始するときに表示される名前です。たとえば「Ta」などのように名前の入力を開始すると、アドレス帳の名前を使用した名前補完機能によって、たとえば「Tabitha Hu」などのように残りの名前が入力されます。ただし、1人はアカウント、もう1人はファシリティ、などのように、2人のTabitha Husがアドレス帳にある場合、詳細なプロパティを見ない限り、どちらの名前が名前補完機能によって入力されたのかを知るのは困難です。

表示名を変更できるので、どの名前が名前補完機能によって入力されたのかを簡単に知ることができます。たとえば、アカウントの「Tabitha Hu」にのみ対応する場合、表示名を「Tabitha--Accounting 」に変更できます。

  1. ナビゲーションバーの連絡先タブをクリックします。

  2. 連絡先を変更するアドレス帳をクリックします。

  3. 連絡先をダブルクリックします。

  4. 表示名フィールドに新しい名前を入力します。

  5. 保存して閉じるをクリックします。

連絡先とのすべての送受信を表示する

  1. ナビゲーションバーの連絡先タブをクリックします。

  2. 使用するアドレス帳をクリックします。

  3. 連絡先をダブルクリックします。

  4. 履歴タブをクリックします。

    この連絡先との間で送受信したすべての項目が表示されます。

連絡先とのやり取りを記録する

日記のように、メモ機能で連絡先とのさまざまなやり取りを記録しておくことができます。

  1. ナビゲーションバーの連絡先タブをクリックします。

  2. 使用するアドレス帳をクリックします。

  3. 連絡先をダブルクリックします。

  4. メモタブをクリックします。

  5. 連絡先に関連した情報をコメントフィールドで追加します。

  6. 保存して閉じるをクリックします。

6.3.2 グループを管理する

［連絡先］フォルダの各グループは、［グループ］アイコンで示されます。グループをダブルクリックすると、グループ項目ビューが表示されます。

グループ内のアドレスを整理する

グループとは、メッセージの送信先のユーザやリソースのリストです。グループを使用して複数のユーザやリソースに同じメッセージを送信するには、宛先、BC、またはCCフィールドにそのグループ名を入力します。グループには、パブリックとパーソナルの2タイプがあります。

パブリックグループは、GroupWise管理者によって作成されたユーザのリストであり、各GroupWiseユーザが使用できます。たとえば、経理部のパブリックグループがあるとします。経理部内の各従業員がこのグループに属します。パブリックグループは、システムアドレス帳に表示されます。

パーソナルグループとは、各ユーザが作成するグループです。たとえば、ワークグループに頻繁にアポイントを送信する場合は、グループの各メンバーのアドレスまたは名前とミーティング場所(リソース)をパーソナルグループとして登録することができます。

パーソナルグループを作成および保存する

  1. WebAccessのメインページで、連絡先タブをクリックします。

  2. グループを追加するパーソナルアドレス帳をクリックします。

  3. グループをクリックします。

  4. 次の情報を指定します。

    アドレス帳の選択: すでに選択されているアドレス帳とは別のアドレス帳にグループを追加する場合、ドロップダウンリストをクリックします。

    グループ名: グループの名前を指定します。

    メンバー: グループに追加するメンバーの名前を入力し、名前が表示されたら追加をクリックします(または<Enter>キーを押します)。グループに追加するユーザごとに同じ手順を繰り返します。

    アドレスセレクタをクリックして、各ユーザを検索して選択できます(アドレスセレクタを使用するを参照)。

    コメント: グループの説明など、グループに関するコメントを指定します。

  5. 保存して閉じるをクリックして、パーソナルアドレス帳にグループを保存します。

グループを変更する

グループの作成後、グループ名、メンバーシップ、およびコメントを変更できます。

  1. WebAccessのメインページで、連絡先タブをクリックします。

  2. 変更するグループを含んだパーソナルアドレス帳をクリックします。

  3. 変更するグループをダブルクリックします。

    グループは、［グループ］アイコンで示されます。

  4. 必要な変更を行い、保存して閉じるをクリックします。

グループへ連絡先を追加する

企業配布リストなどの連絡先をグループに追加する場合、GroupWise管理者から適切な権利を与えられている必要があります。

  1. WebAccessのメインページで、連絡先タブをクリックします。

  2. 連絡先を追加するグループを含んだパーソナルアドレス帳をクリックします。

  3. 連絡先を追加するグループをダブルクリックします。

    グループは、［グループ］アイコンで示されます。

  4. メンバーセクションで、グループに追加するメンバーの名前を入力し、名前が表示されたら追加をクリックします（または<Enter>キーを押します)。

    グループに追加するユーザごとにこの手順を繰り返します。

  5. 保存して閉じるをクリックします。

グループから連絡先を削除する

  1. WebAccessのメインページで、連絡先タブをクリックします。

  2. 連絡先を削除するグループを含んだパーソナルアドレス帳をクリックします。

  3. 連絡先を削除するグループをダブルクリックします。

    グループは、［グループ］アイコンで示されます。

  4. メンバーセクションで、グループから削除するユーザを選択し、削除をクリックします。

  5. 保存して閉じるをクリックします。

項目にグループのアドレスを指定する

  1. 項目ビューで、ツールバーのアドレスをクリックします。

    アドレスセレクタが表示されます。

  2. 項目の送信先のグループ名を指定し、検索をクリックします。

  3. (オプション)足すアイコンをクリックして、名前、名、姓、および部署で検索を絞り込んだり、次で始まる、等しい、および等しくないで検索を絞り込んだり、アドレス帳およびエントリのタイプで検索を絞り込みます。

  4. グループを選択してから、宛先、CC、またはBCをクリックします。

  5. OKをクリックして、項目ビューに戻ります。

グループ情報を表示する

  1. WebAccessのメインページで、連絡先タブをクリックします。

  2. 情報を表示するグループを含んだアドレス帳をクリックします。

  3. 情報を表示するグループをダブルクリックします。

  4. 情報の表示が終了したら、キャンセルをクリックします。

6.3.3 リソースを管理する

リソースとは、会議などのためにスケジュール設定(予約)できる項目です。リソースとしては、会議室、コンピュータプロジェクタ、会社の車などがあります。GroupWise管理者は、リソースに名前を付けてユーザに割り当てることによって、リソースを定義します。リソースは、ユーザと同様にビジーサーチの対象に含めることができます。この場合、［宛先］ボックスにリソースIDを入力します。

リソースの管理を割り当てられたユーザは、そのリソースの所有者になります。リソースの所有者には、そのリソースに対するアポイントを受諾または拒否する責任があります。そのためには、所有者はそのリソースに対する完全な代理権を持っている必要があります。リソースの所有者は、リソースに対するアポイントのお知らせを受け取るかどうかを選択することができます。

［連絡先］フォルダ内の各リソースは、リソースで示されます。リソースをクリックすると、リソース項目ビューが表示されます。

リソース要求を受諾および拒否する

リソースの所有者で、読み込み/書き込み権を与えられている場合にのみ、リソースの要求を受諾または拒否することができます。

  1. WebAccessのメインページで、ツールバーの代理をクリックします。

  2. 所有するリソースをクリックします。

    所有しているリソースがリストにない場合、所有しているリソースの名前を入力し、ログインをクリックします。

  3. 受諾または拒否する必要がある項目をクリックします。

  4. ツールバーの受諾または拒否をクリックします。

パーソナルリソースを追加する

［頻繁な連絡］アドレス帳またはパーソナルアドレス帳のどちらかに、パーソナルリソースを追加できます。

  1. WebAccessのメインページで、ナビゲーションバーの連絡先タブをクリックします。

  2. リソースを追加するパーソナルアドレス帳を選択します。

  3. 連絡先の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、リソースをクリックします。

  4. 名前フィールドに、リソースの名前を指定します。

  5. リソースについて記録するその他の情報を指定します。

  6. コメントフィールドで、リソースのコメントを指定します。

    たとえば、会議室の大きさや会議室にある機材の種類を指定することができます。

  7. 保存して閉じるをクリックします。

パーソナルリソースを変更する

  1. WebAccessのメインページで、ナビゲーションバーの連絡先タブをクリックします。

  2. 変更するリソースを含んだパーソナルアドレス帳を選択します。

  3. リソースをダブルクリックします。

  4. 必要に応じて、情報を変更します。

  5. 保存して閉じるをクリックします。

パーソナルリソースを削除する

  1. WebAccessのメインページで、ナビゲーションバーの連絡先タブをクリックします。

  2. リソースがあるパーソナルアドレス帳を選択し、リソースを検索します。

  3. リソースを選択し、削除をクリックします。

6.3.4 組織を管理する

［連絡先］フォルダ内の各組織は、［組織］アイコン［組織］アイコンで示されます。組織をクリックすると、組織項目ビューが表示されます。

パーソナル組織を追加する

［頻繁な連絡］アドレス帳またはパーソナルアドレス帳に、組織を追加できます。

  1. WebAccessのメインページで、ナビゲーションバーの連絡先タブをクリックします。

  2. 組織を追加するパーソナルアドレス帳を選択します。

  3. 連絡先の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、組織をクリックします。

  4. 組織フィールドで、組織の名前を指定します。

  5. 組織について記録するその他の情報を指定します。

  6. 保存して閉じるをクリックします。

パーソナル組織を変更する

  1. WebAccessのメインページで、ナビゲーションバーの連絡先タブをクリックします。

  2. 編集する組織を含んだアドレス帳を選択します。

  3. 組織を検索します。

  4. 組織をダブルクリックします。

  5. 必要に応じて、情報を変更します。

  6. 保存して閉じるをクリックします。

パーソナル組織を削除する

  1. WebAccessのメインページで、ナビゲーションバーの連絡先タブをクリックします。

  2. 削除する組織を含んだアドレス帳を選択します。

  3. 組織を選択し、削除をクリックします。

  4. OKをクリックします。

6.3.5 ［頻繁な連絡］を使って項目のアドレスを指定する

よく使用するエントリ、または最近使用したエントリにアクセスするには、［頻繁な連絡］アドレス帳を使用します。メッセージでアドレスを使用するとき、［頻繁な連絡］アドレス帳にエントリがコピーされます。

［頻繁な連絡］に登録されたエントリは、削除するまで維持されます。元のアドレス帳にも、そのエントリは登録されたままです。

  1. 作成している項目でアドレスをクリックします。

    アドレスセレクタが表示されます。

  2. 検索フィールドの横にある足すアイコンをクリックします。

  3. すべてのアドレス帳ドロップダウンリストで、頻繁な連絡を選択します。

  4. ユーザを検索して選択します。

  5. 選択したユーザに対して、宛先、CC、またはBCをクリックします。

  6. OKをクリックします。

［頻繁な連絡］アドレス帳は閉じることはできますが、削除できません。

6.3.6 ［連絡先］フォルダから連絡先にメールを送信する

  1. ナビゲーションバーで連絡先をクリックします。

  2. 電子メールの送信先の連絡先を含んだアドレス帳をクリックします。

  3. 電子メールの送信先の連絡先を選択し、ツールバーのメール送信をクリックします。

  4. メッセージの作成が終了したら、送信をクリックします。