3.1 E-mailberichten verzenden

Wanneer u een e-mailbericht verzendt vanuit GroupWise WebAccess, kunt u het bericht als tekst of HTML versturen. Ook kunt u een bestand bijvoegen, een handtekening aan het bericht toevoegen en de spelling van het bericht controleren voordat het wordt verzonden.

Dankzij het adresboek en de functie Invullen van naam, kunt u snel en eenvoudig de contactpersonen vinden die u nodig hebt wanneer u een e-mail verzendt.

3.1.1 E-mailberichten opstellen

Klik op Bericht op de werkbalk.
Typ een gebruikersnaam in het veld Aan en druk op Enter. Als u begint te typen, probeert Naam invullen de naam automatisch aan te vullen en deze voor u te voltooien. Herhaal deze stap voor andere gebruikers. Typ indien nodig ook gebruikersnamen in de velden CC en BC.

of

Als u gebruikersnamen in een lijst wilt selecteren, klikt u op Adres op de werkbalk, en zoekt en selecteert u elke gewenste gebruiker. Vervolgens klikt u op Aan, CC of BCC voor elke gebruiker en tot slot op OK.
Voer een onderwerp in.
Typ een bericht.

U kunt diverse opties opgeven. U kunt dit bericht bijvoorbeeld een hoge prioriteit geven of de ontvangers om antwoord vragen door op het tabblad Verzendopties te klikken.
Klik op Bijlagen als u bijlagen wilt toevoegen.
Klik op Verzenden op de werkbalk.

3.1.2 Berichten opmaken

U kunt bij het verzenden van een bericht een keuze maken uit diverse opmaakopties. U kunt ervoor kiezen om een tekst- of HTML-bericht te verzenden en u kunt het lettertype, de kleuren en de opmaak van het bericht wijzigen.

Het lettertype in de HTML-weergave wijzigen

Als de ontvanger het item in de weergave Platte tekst bekijkt, ziet hij of zij de wijzigingen die u in de weergave Platte tekst hebt aangebracht. Als de ontvanger het item in de HTML-weergave bekijkt, ziet hij of zij de wijzigingen die u in de HTML-weergave hebt aangebracht. Misschien wilt u de ontvanger laten weten in welke weergave u het item hebt opgesteld.

Controleer in een open item dat u opstelt of de HTML-werkbalk wordt weergegeven.
Gebruik de HTML-werkbalk om het lettertype te wijzigen, achtergrondkleuren toe te voegen, afbeeldingen toe te voegen en nog veel meer.

Mogelijk moet u de horizontale grootte van de itemweergave aanpassen om alle knoppen op de HTML-werkbalk te kunnen zien.

Genummerde lijsten of lijsten met opsommingstekens opmaken

U kunt genummerde lijsten en lijsten met opsommingstekens eenvoudig in berichten opnemen.

Als u een open items opstelt in de HTML-weergave kunt u een lijst met opsommingstekens of een lijst met nummers invoegen met behulp van de HTML-werkbalk
Typ het lijstitem en druk vervolgens op Enter om het volgende item in de lijst te maken.
Druk na het laatste item twee keer op Enter om de lijstopmaak uit te schakelen.

De laatste tekstbewerking ongedaan maken

U kunt de laatste tekstbewerking in het veld Onderwerp, Bericht of in een bericht dat u opstelt ongedaan maken.

Druk op Ctrl+Z.

Zie Sectie C.0, Sneltoetsen gebruiken voor meer informatie over sneltoetsen.

3.1.3 De spelling van berichten controleren

Met de spellingcontrole kunt u de spelling controleren van de woorden in het bericht dat u opstelt. Met deze functie wordt gecontroleerd op verkeerd gespelde woorden, dubbele woorden en afwijkend hoofdlettergebruik in de items die u maakt.

Wanneer Spellingcontrole een foutief gespeld woord vindt, kunt u dit vervangen door een woord dat door Spellingcontrole wordt voorgesteld. U kunt het woord ook zelf bewerken of negeren.

U kunt de opties voor opstellen gebruiken om de spellingcontrole zo instellen dat de spelling van uw berichten automatisch wordt gecontroleerd voordat u de berichten verstuurt.

De spelling van een item controleren met de spellingcontrole

Klik op het veld Onderwerp of Bericht.
Klik op Spelling controleren.

Onjuist gespelde woorden worden automatisch gemarkeerd door WebAccess.
Klik op een gemarkeerd woord.
Selecteer een van de suggesties van de spellingcontrole ter vervanging van het onjuist gespelde woord.

of

Klik op Bewerken om uw eigen correctie in te voeren.
Klik op Bewerken hervatten nadat de spellingcontrole is voltooid.

De spelling van items automatisch door de spellingcontrole laten controleren

U kunt automatisch een spellingcontrole op items uitvoeren telkens wanneer u op Verzenden klikt.

Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het pictogram Opties en klik vervolgens op Opties.
Klik op het tabblad Opstellen.
Selecteer Spelling controleren voor verzenden.
Klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten.

De taal van de spellingcontrole selecteren

Klik in een open item dat u opstelt in het veld Onderwerp of het veld Bericht.
Klik op de vervolgkeuzelijst naast Spelling controleren.
Selecteer de gewenste taal.

3.1.4 Bijlagen toevoegen

U kunt bestanden naar andere gebruikers sturen. U kunt bestanden op uw vaste schijf, een diskette of netwerkstation aan een te verzenden item toevoegen. De ontvangers kunnen een bijgevoegd bestand openen, opslaan, weergeven of afdrukken. Als u een bijgevoegd bestand wijzigt nadat u het hebt verzonden, zijn de wijzigingen niet zichtbaar voor de ontvangers.

Als u een bestand bijvoegt dat met een wachtwoord is beveiligd, moeten de ontvangers het wachtwoord invoeren om het bestand te kunnen openen of weergeven.

Open een nieuw item.
Vul de velden Aan, Onderwerp en Bericht in.
Klik op Bijvoegen en selecteer het bestand of de bestanden die u wilt verzenden.

Als u een bijgevoegd bestand wilt verwijderen, klikt u op het pictogram Verwijderen.
Klik op Verzenden op de werkbalk.

Als u een bestand op een schijf of netwerkstation verplaatst of verwijdert, heeft dit geen invloed op een bestand dat u bij een item hebt bijgevoegd en hebt verzonden.

Als u een bijgevoegd bestand verwijdert, wordt het niet van een schijf of netwerkstation verwijderd. Het bijgevoegde bestand wordt alleen uit de bijlagenlijst verwijderd.

3.1.5 Een handtekening toevoegen

Gebruik Handtekeningen om een handtekening of slotformulering in te voegen aan het einde van items die u verzendt. U kunt bijvoorbeeld GroupWise opdracht geven om uw naam, telefoonnummer en e-mailadres automatisch in te voegen onder aan elk item dat u verzendt.

Naast persoonlijke handtekeningen kan uw GroupWise-beheerder een algemene handtekening maken die iedereen kan gebruiken. Als de GroupWise-beheerder de algemene handtekening verplicht stelt, wordt deze automatisch toegevoegd aan alle items die worden verzonden. Als u een item opnieuw verzendt, wordt de algemene handtekening niet automatisch aan het bericht toegevoegd.

Handtekeningen die u in de GroupWise-client voor Windows maakt of wijzigt, worden automatisch weergegeven in GroupWise WebAccess. Andersom worden handtekeningen die u in de GroupWise WebAccess maakt of wijzigt, ook automatisch weergegeven in de GroupWise-client voor Windows.

Klik op de hoofdpagina op het pictogram Opties en klik vervolgens op Opties.
Klik op Opstellen.
Selecteer Handtekening inschakelen.
Klik op Nieuw, geef een naam op voor de nieuwe handtekening en klik vervolgens op OK.
(Optioneel) Aanvullende handtekeningen maken. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Handtekening de handtekening die u wilt instellen als standaard en selecteer vervolgens Instellen als standaard.
Voer de handtekening in het vak in.
Klik op Handtekening automatisch toevoegen om uw handtekening automatisch toe te voegen wanneer u het item verzendt.

of

Klik op Vragen voor het toevoegen van handtekening, zodat u wordt gevraagd de handtekening toe te voegen wanneer u het item verzendt.
Klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten.

3.1.6 Niet-voltooide e-mailberichten opslaan

Informatie over automatisch opslaan

Wanneer u een nieuw bericht opstelt in GroupWise WebAccess, worden de items automatisch voor u opgeslagen. Hiermee wordt voorkomen dat berichten die u bewerkt, verloren gaan indien WebAccess onverwacht wordt afgesloten. Wanneer u WebAccess opnieuw hebt opgestart, kunt u deze berichten herstellen zodat u het opstellen kunt voltooien.

Als u gedurende 10 seconden (de standaardwaarde voor niet-gebruik) geen gebruik maakt van GroupWise WebAccess terwijl er niet-verzonden berichten aanwezig zijn, of als u gedurende 60 seconden actief werkt aan het opstellen van berichten (de standaardwaarde voor continu gebruik), worden uw berichten automatisch opgeslagen in de map Werk in uitvoering. Er worden twee tekens toegevoegd aan de titel van alle automatisch opgeslagen berichten om ze te onderscheiden van andere items die u mogelijk zelf in de map Werk in uitvoering hebt opgeslagen.

Uw beheerde kan de functie voor automatisch opslaan uitschakelen en de waarden voor niet-gebruik en continu wijzigen.

Als er automatisch opgeslagen berichten zijn wanneer u WebAccess start, wordt een bericht weergegeven. Het type bericht dat wordt weergegeven, hangt af van het aantal berichten dat automatisch is opgeslagen.

Als er één automatisch opgeslagen bericht wordt hersteld

Wanneer u WebAccess start en slechts één automatisch opgeslagen bericht kon worden hersteld, wordt het volgende bericht weergegeven:

U hebt de volgende mogelijkheden voor het verwerken van automatisch opgeslagen berichten:

Openen: Hiermee worden de automatisch opgeslagen berichten geopend, zodat u het opstellen van de berichten kunt voltooien.

Opslaan: Hiermee worden de berichten opgeslagen als een regulier Werk in uitvoering-item, zodat u het opstellen van de berichten op een later tijdstip kunt voltooien.

Verwijderen: Hiermee worden de automatisch opgeslagen berichten verwijderd. De informatie in deze berichten gaat definitief verloren.

Overslaan: Hiermee blijven de opgeslagen berichten op schijf bewaard, maar worden ze niet in WebAccess hersteld. De eerstvolgende keer dat u WebAccess opstart, wordt het venster voor Automatisch opslaan weer weergegeven.

Als er twee tot vijf automatisch opgeslagen berichten worden hersteld

Wanneer u WebAccess start en twee tot vijf automatisch opgeslagen berichten konden worden hersteld, wordt het volgende bericht weergegeven:

U hebt de volgende mogelijkheden voor het verwerken van automatisch opgeslagen berichten: Selecteer een van de volgende opties voor elk automatisch opgeslagen bericht en klik op OK.

Openen: Hiermee worden de automatisch opgeslagen berichten geopend, zodat u het opstellen van de berichten kunt voltooien.

Opslaan: Hiermee worden de berichten opgeslagen als een regulier Werk in uitvoering-item, zodat u het opstellen van de berichten op een later tijdstip kunt voltooien.

Verwijderen: Hiermee worden de automatisch opgeslagen berichten verwijderd. De informatie in deze berichten gaat definitief verloren.

Klik op Overslaan als u opgeslagen berichten wilt bewaren op schijf en niet wilt herstellen in Web Access. De eerstvolgende keer dat u WebAccess opstart, wordt het venster voor Automatisch opslaan weer weergegeven.

Als er zes of meer automatisch opgeslagen berichten worden hersteld

Wanneer u WebAccess start en zes of meer automatisch opgeslagen berichten konden worden hersteld, wordt het volgende bericht weergegeven:

Klik op OK als u berichten wilt opslaan als reguliere Werk in uitvoering-items zodat u het opstellen van de berichten op een later tijdstip kunt voltooien.

Automatisch opslaan inschakelen of uitschakelen

Automatisch opslaan is standaard ingeschakeld als u een snelle verbinding gebruikt voor de toegang tot het GroupWise-systeem. Als u een langzame verbinding gebruikt, is deze functie standaard uitgeschakeld. Zie GroupWise WebAccess starten voor meer informatie over aanmeldingsopties en het maken van verbinding.

Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het pictogram Opties en klik vervolgens op Opties.
Klik op het tabblad Opstellen.
Selecteer Automatisch opslaan inschakelen als u gebruik wilt maken van automatisch opslaan.

of

Maak de selectie van Automatisch opslaan inschakelen ongedaan als u geen gebruik wilt maken van automatisch opslaan.
Klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten.

Een niet-voltooid e-mailbericht opslaan

Klik in een geopend item op het pictogram Opslaan.
Klik op de map waarin u het item wilt opslaan en klik vervolgens op OK.

Het conceptbericht wordt in de map geplaatst die u in stap 2 hebt gekozen. De standaardmap voor onvoltooide berichten is de map Werk in uitvoering.

3.1.7 De standaard opstelweergave selecteren

Wanneer u een bericht opstelt in GroupWise WebAccess, kunt u het bericht standaard laten opstellen in platte tekst of HTML.

Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het pictogram Opties en klik vervolgens op Opties.
Klik op het tabblad Opstellen.
Selecteer in het vak weergave voor standaard opstellen de optie Platte tekst of HTML.
Klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten.

De weergave in één item wijzigen:

Open een item.
Klik op het pictogram HTML of Platte tekst.

3.1.8 E-mailberichten adresseren

Een e-mailbericht heeft een primaire ontvanger, een onderwerpregel en een datum, en kan naar CC- en BC-ontvangers worden verzonden. U kunt tevens bestanden, documentverwijzingen, geluiden, films en OLE-objecten aan uw e-mailberichten toevoegen.

Het adresboek gebruiken

Zie Sectie 6.0, Contactpersonen en adresboeken voor informatie over het gebruik van het adresboek.

CC (afschrift)

De geadresseerden die in het vak CC zijn opgegeven, ontvangen een kopie van een item. Geadresseerden voor een afschrift zijn gebruikers die de informatie in een item wel kunnen gebruiken, maar voor wie het item geen invloed heeft of die er niet direct verantwoordelijk voor zijn. Alle geadresseerden kunnen zien dat er een afschrift is verzonden. Ze kunnen tevens de namen zien van de geadresseerden voor CC.

BC (geheim afschrift)

De geadresseerden die in het vak BC zijn opgegeven, ontvangen een kopie van een item. De andere ontvangers worden niet geïnformeerd over de geheime afschriften. Alleen de afzender en de ontvanger van een geheim afschrift weten dat er een geheim afschrift is verzonden. Wanneer een ontvanger antwoordt en de optie Allen beantwoorden kiest, ontvangt de ontvanger van een geheim afschrift geen antwoord.

Adressen aan e-mailberichten toevoegen

Klik op Bericht op de werkbalk.
Typ een gebruikersnaam in het veld Aan en druk op Enter. Herhaal deze stap voor andere gebruikers. Typ zo nodig de gebruikersnamen in de velden CC en BC.

of

Klik op Adres op de werkbalk om gebruikersnamen te selecteren uit een lijst. Raadpleeg De functie Adres selecteren gebruiken voor meer informatie over het gebruik van Adres selecteren.
Voer een onderwerp in.
Typ een bericht.

U kunt verschillende opties selecteren. U kunt voor dit bericht onder andere een hoge prioriteit opgeven en een antwoord van de ontvangers vragen door op de tab Verzendopties te klikken.

Desgewenst kunt u het lettertype van de berichttekst aanpassen. Zie Het lettertype in de HTML-weergave wijzigen voor meer informatie.
Klik op Bijvoegen als u bijlagen wilt toevoegen.
Klik op Verzenden op de werkbalk.

3.1.9 Verzendopties selecteren

De prioriteit van te verzenden e-mailberichten wijzigen

De prioriteit voor alle te verzenden items wijzigen

Als u de prioriteit wilt wijzigen voor alle items die u verzendt, klikt u op het pictogram Opties . Vervolgens klikt u op Opties.
Klik op het tabblad Verzendopties.
Selecteer Hoog, Standaard of Laag.

Het kleine pictogram naast een item in de postbus is rood bij een hoge prioriteit, wit bij een normale prioriteit en grijs bij een lage prioriteit.
Klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten.

De prioriteit voor één item wijzigen

Als u de prioriteit van één item wilt wijzigen, opent u een item en klikt u op het tabblad Verzendopties.
Selecteer Hoog, Standaard of Laag.

Het kleine pictogram naast een item in de postbus is rood bij een hoge prioriteit, wit bij een normale prioriteit en grijs bij een lage prioriteit.
Klik op Verzenden.

De beveiligingsinstelling (classificatie) van alle te verzenden items wijzigen

Een classificatie is een beveiligingsinstelling waardoor de ontvanger weet of het item bijvoorbeeld vertrouwelijk of zeer geheim is. Deze gegevens worden boven aan het item weergegeven. Een classificatie zorgt niet voor codering of andere beveiligingsvoorzieningen. Classificatie is slechts bedoeld om de ontvanger op de hoogte te stellen van het belang van het item.

Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het pictogram Opties en klik vervolgens op Opties.
Klik op het tabblad Verzendopties.
Selecteer een beveiligingsinstelling in de vervolgkeuzelijst Classificatie.
Klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten.

De MIME-codering van een bericht wijzigen

Een groot aantal talen heeft een andere tekencodering nodig om bepaalde tekens correct te kunnen weergeven. U kunt in GroupWise WebAccess de codering wijzigen voor de items die u verzendt en ontvangt.

De codering voor alle te verzenden items wijzigen

Klik op de hoofdpagina van WebAccess op het pictogram Opties en klik vervolgens op Opties.
Klik op het tabblad Verzendopties.
Selecteer de gewenste MIME-codering in de vervolgkeuzelijst MIME-codering.
Klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten.

De codering voor één items wijzigen

Klik in het venster Postbericht op het tabblad Verzendopties.
Selecteer de gewenste MIME-codering uit de vervolgkeuzelijst MIME-codering.
Klik op Verzenden op de werkbalk om het bericht te verzenden.

3.1.10 Een notitie posten

Een notitie is een bericht dat alleen in uw postbus wordt gepost. Notities zijn een manier om persoonlijke aantekeningen voor uzelf te maken.

Klik in uw Postbus of Agenda op de pijl voor het vervolgkeuzemenu naast Bericht en klik vervolgens op Persoonlijke notitie.
Voer een onderwerp in.
Typ een bericht.
Klik op Bijvoegen als u bijlagen wilt toevoegen.
Klik op Posten op de werkbalk.

3.1.11 Telefoonnotities versturen

Een telefoonnotitie is een notitie die u naar andere GroupWise-gebruikers kunt verzenden naar aanleiding van gesprekken die ze hebben ontvangen terwijl ze niet op kantoor of niet-beschikbaar waren. Telefoonnotities worden opgeslagen in de postbus van de ontvanger. U kunt geen telefoongesprek voeren vanuit een telefoonnotitie.

Klik in uw Postbus of Agenda op de pijl voor het vervolgkeuzemenu naast Bericht en klik vervolgens op Telefoon.
Typ een gebruikersnaam in het veld Aan en druk op Enter. Herhaal deze stap voor andere gebruikers.

of

Klik op Adres op de werkbalk om gebruikersnamen te selecteren uit een lijst. Raadpleeg De functie Adres selecteren gebruiken voor meer informatie over het gebruik van Adres selecteren.
Voer de naam, het bedrijf en het telefoonnummer van de beller in.
Geef in het veld Bericht het bericht op.

U kunt desgewenst het lettertype van de berichttekst wijzigen. Zie Het lettertype in de HTML-weergave wijzigen voor meer informatie.
Klik op Verzenden op de werkbalk.