74.7 Items verzenden en ophalen in de externe modus

Als u GroupWise in de online modus gebruikt, klikt u op Extra > Hit the Road, typt u het wachtwoord voor het online postvak, selecteert u een telefoonnummer voor de verbinding (indien daarom wordt gevraagd) en klikt u tot slot op OK.

of

Klik op Accounts > Verzenden/ophalen > GroupWise-opties als u GroupWise in de externe modus gebruikt.

Controleer, als u items wilt ophalen, of Items is geselecteerd en klik achtereenvolgens op Geavanceerd, een tabblad (indien beschikbaar), een optie en OK.

Als u limieten voor items hebt opgeven, bijvoorbeeld door Alleen onderwerpregel ophalen te selecteren of door groottelimieten in te stellen, kunt u de rest van het item of de items later downloaden. Zie Items ophalen die niet volledig zijn gedownload.

Als u zich in de externe modus bevindt en alleen nieuwe items wilt downloaden, selecteert u Alleen nieuwe op het tabblad Ophalen.

Klik op OK.

Klik op Regels om regels op te halen.

Klik, als u adressen uit het GroupWise-adresboek wilt ophalen, achtereenvolgens op GroupWise-adresboek en Filter, geef de gewenste adressen op en klik op OK.

Omdat het ophalen van adresboeken met een modemverbinding veel tijd in beslag kan nemen, raden wij u aan adresboeken op te halen met een netwerk of TCP/IP-verbinding.

Zie Het GroupWise-adresboek filteren voor uw externe postvak voor meer informatie.

Klik op Persoonlijke adresboeken als u persoonlijke adresboeken wilt ophalen.

Als u kopieën van GroupWise-bibliotheekdocumenten uit uw online postvak wilt ophalen, schakelt u het selectievakje Documenten in. Klik vervolgens op Documenten, selecteer de documenten, markeer de gewenste documenten als In gebruik en klik op OK.

Door een document als In gebruik te markeren voorkomt u dat anderen het document kunnen wijzigen. Als u een document niet markeert als In gebruik, kan iemand het bestand bewerken terwijl er een kopie van het bestand in uw externe postvak staat. Als u het document dan bewerkt en terugplaatst in de netwerkbibliotheek, wordt uw document opgeslagen als een nieuwe versie en worden uw wijzigingen niet in de andere versie bewaard. Als u niet van plan bent een document te bewerken, kunt u het beter ook niet als In gebruik markeren.

Wanneer u een document met de status In gebruik afsluit, wordt u gevraagd of u het document naar de netwerkbibliotheek wilt verzenden en weer als Beschikbaar wilt markeren. Zodra u klaar bent met het document, markeert u het als Beschikbaar, zodat anderen het kunnen bewerken.

Als u zich in de externe modus bevindt en uw externe locatie en verbinding wilt opgeven voorafgaand aan het downloaden, klikt u op Configureren, selecteert u de externe locatie in de vervolgkeuzelijst Verbinding vanaf, selecteert u een verbinding in de keuzelijst Verbinden met en klikt u op OK.

Klik op Verbinden of Voltooien.

Maak een nieuw item en klik op Verzenden in de werkbalk.

Het item wordt in de lijst Wachtrij geplaatst. Wanneer u verbinding met het GroupWise-netwerksysteem maakt, worden alle items in de lijst Wachtrij verzonden.

Klik op Accounts > Verzenden/ophalen en klik op het externe account.

of

Als u uw externe locatie en verbinding wilt opgeven alvorens het item te verzenden, klikt u op Accounts > Verzenden/ophalen > GroupWise-opties en op Configureren. Selecteer vervolgens de externe locatie in de vervolgkeuzelijst Verbinding vanaf, selecteer een verbinding in de keuzelijst Verbinden met, klik op OK en vervolgens op Verbinden.

Selecteer de items in uw externe postvak.

Klik op Accounts > Geselecteerde items ophalen.

Klik op Nu verbinden als u onmiddellijk verbinding met uw online postvak wilt maken.

of

Klik op Later verbinden als u het verzoek wel wilt aanmaken, maar nog niet wilt verzenden. Op deze manier kunt u wachten totdat u verschillende verzoeken hebt en de verbinding pas dan tot stand brengen.

Hier maakt u een nieuwe afspraak.

Klik op het en op een datum als u de eerste beschikbare dag voor een vergadering wilt selecteren.

Klik op Tijden zoeken in de werkbalk.

Klik op Nu verbinden als u onmiddellijk verbinding wilt maken met het GroupWise-systeem en naar beschikbare tijden wilt zoeken.

of

Klik op Later verbinden als u op een later tijdstip naar beschikbare tijden wilt zoeken.

Als u op Later verbinden klikt, wordt er wel een aanvraag voor Tijden zoeken gemaakt, maar wordt de aanvraag nog niet naar het GroupWise-netwerksysteem verzonden. U kunt de afspraak voorlopig als conceptitem in de map Werk in uitvoering opslaan tot het moment dat u deze wilt verzenden. Als u op een later tijdstip de tijden van afspraken wilt controleren, klikt u op Bezet en vervolgens op Nu verbinden.

Als het venster Tijden zoeken verschijnt, klikt u op Automatisch selecteren voor het eerst beschikbare vergadertijdstip. Klik op Automatisch selecteren totdat het meest geschikte tijdstip wordt weergegeven en klik op OK.

of

Klik op het tabblad Beschikbare tijden, klik op een beschikbare tijd en op OK.

Voltooi de afspraak en klik op Verzenden in de werkbalk.

Als u GroupWise in de online modus gebruikt, klikt u op Extra > Hit the Road, typt u het wachtwoord voor het online postvak, selecteert u een telefoonnummer voor de verbinding (indien daarom wordt gevraagd) en klikt u tot slot op OK.

of

Als u GroupWise in de externe modus gebruikt, klikt u op Accounts > Verzenden/ophalen > GroupWise-opties.

Klik op GroupWise-adresboek en vervolgens op Filter.

Klik in de eerste vervolgkeuzelijst op een kolom van het adresboek.

Klik bijvoorbeeld op Afdeling als u wilt zoeken naar adressen van een bepaalde afdeling.

Klik op de vervolgkeuzelijst voor operatoren, klik op een operator en typ uw zoekcriteria in het vak of klik op een waarde (indien van toepassing).

Klik bijvoorbeeld op [ ] en typ Accounts om te zoeken naar adressen van de afdeling Accounts. Gebruik de operator die het beste bij uw zoekopdracht past. Als u de zoekcriteria opgeeft en bijvoorbeeld de naam van een persoon of een onderwerp invoert, kunt u de jokertekens, zoals een asterisk (*) en vraagteken (?), gebruiken. Voor het filteren wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters.

Als u meer filtervoorwaarden wilt toevoegen, klikt u op de laatste vervolgkeuzelijst en vervolgens op En.

Lees nadat u alle filtervoorwaarden hebt opgegeven de tekst vanaf 'Neem vermelding op waarbij...' terwijl u uw filter maakt, zodat u begrijpt hoe uw filter werkt.

Klik op OK en vervolgens op Verbinden.