47.18 Adressen en adresboeken importeren en exporteren

Gebruik de functies Importeren en Exporteren om uw bestaande GroupWise-adresboeken en adresboeken van derden over te brengen van en naar een persoonlijk GroupWise-adresboek. GroupWise-adresboeken kunt u het beste exproteren in een .nab-indeling om informatieverlies te voorkomen. Ook kunt u adresboeken nauwkeuriger importeren als u de .nab-indeling gebruikt. U kunt ook uw persoonlijke groepen importeren en exporteren.

U kunt persoonlijke adresboeken ook delen. Zie Een adresboek met een andere gebruiker delen.

47.18.1 Een persoonlijk GroupWise-adresboek importeren in een persoonlijk adresboek

GroupWise-adresboekbestanden zijn tekstbestanden in een specifieke indeling. .nab-bestanden van GroupWise 18 gebruiken UTF-8-codering van tekens en kunnen niet worden geïmporteerd in oudere versies van GroupWise. Het is wel mogelijk .nab-bestanden in GroupWise 18 te exporteren in ANSI-tekenindeling, die wel compatibel is met oudere versies van GroupWise. .nab-bestanden die gemaakt zijn met oudere versies van GroupWise kunnen worden geïmporteerd in GroupWise 18.

OPMERKING:U kunt geen adressen importeren in het GroupWise-adresboek.

  1. Als u een persoonlijk GroupWise-adresboek (.nab-bestand) hebt ontvangen als bijlage, klikt u met de rechtermuisknop op de bijlage en klikt u op Opslaan als. Selecteer de map of schijf waarop u het bestand wilt opslaan en klik op Opslaan.

  2. Klik in het hoofdvenster op het adresboekpictogram in de werkbalk.

  3. Klik op Bestand > Importeren.

  4. Selecteer het .nab-adresboekbestand en klik op Openen.

  5. Klik op het adresboek waarin u adressen wilt importeren.

    of

    Maak een nieuw persoonlijk adresboek om de adressen daarin te importeren.

    Zie Een persoonlijke adresboek maken voor meer informatie.

  6. Klik op OK.

  7. (Optioneel) Druk op Esc en klik op Ja om het importeren te stoppen.

47.18.2 Contactpersonen vanaf een vCard importeren

vCards kunnen één contactpersoon of meerdere contactpersonen bevatten. GroupWise ondersteunt beide indelingen.

Informatie van een ontvangen vCard in een adresboek importeren:

  1. Klik met de rechtermuisknop op de vCard en klik op Importeren.

  2. Klik op het adresboek waaraan u de informatie wilt toevoegen en klik op OK.

47.18.3 Adresboeken van andere leveranciers importeren

U kunt momenteel contactpersonen importeren uit een CSV-bestand.

Contactpersonen importeren met een CSV-bestand

Een CSV-bestand (bestand met door komma's gescheiden waarden) importeren:

  1. Klik in het hoofdvenster op het adresboekpictogram in de werkbalk.

  2. Klik op Bestand > Importeren.

  3. Selecteer het .csv-bestand en klik op Openen.

  4. Selecteer het adresboek waarnaar u adressen wilt importeren en klik op OK.

    of

    Klik op Nieuw om een nieuw persoonlijk adresboek te maken waar u adressen in kunt importeren. Geef vervolgens een naam op voor het nieuwe adresboek en klik op OK.

    Zie Een persoonlijke adresboek maken voor meer informatie.

    Het venster GroupWise-velden voor CSV-gegevens kiezen wordt weergegeven.

    In de kolom CSV-velden staan de gegevensvelden zoals die te vinden zijn in het .csv-bestand. In de kolom CSV-gegevens staan de gegevens zoals die te vinden zijn in het .csv-bestand. In de kolom GroupWise-velden kunt u de koppeling tussen CSV-velden en GroupWise-velden selecteren.

    Bij het importeren worden standaard de volgende tekens herkend als scheidingstekens: komma (,), puntkomma (;) en dubbele punt (:). Ook kunnen tekens zoals aanhalingstekens (") als scheidingstekens van tekst worden herkend. Als ongebruikelijke scheidingstekens zijn gebruikt, zullen deze bij het importeren niet worden herkend.

  5. Doe het volgende als het .csv-bestand niet correct in kolommen wordt weergegeven.

    1. Klik op Opties.

    2. Verander het scheidingsteken voor velden in het teken dat vereist is voor het .csv-bestand.

    3. Verander het scheidingsteken voor tekst in het teken dat vereist is voor het .csv-bestand.

      Het .csv-bestand wordt nu met de juiste kolommen weergegeven.

  6. Klik op de linker- en rechterpijlen om door de gegevens in het .csv-bestand te bladeren.

    Bij het importeren wordt geprobeerd de CSV-velden toe te wijzen aan GroupWise-velden.

  7. Als u een automatisch toegewezen veld wilt wijzigen, klikt u op de koppeling van het GroupWise-veld dat u wilt wijzigen.

    of

    Als u een veldtoewijzing wilt wijzigen, klikt u op de koppeling Klik om te selecteren.

  8. Selecteer een veld dat wordt weergegeven.

    of

    Klik op een veldcategorie en selecteer het GroupWise-veld dat u wilt koppelen aan het veld van het .csv-bestand.

  9. Klik op de koppeling in de kolom GroupWise-velden en vervolgens op Wissen als u geen gegevens van een .csv-bestand wilt importeren.

  10. Wanneer u klaar bent de velden toe te wijzen, klikt u op OK om de csv-gegevens te importeren in het geselecteerde adresboek.

TIP:U kunt het importeren ook starten door een .csv-bestand te slepen naar een map met contactpersonen.

47.18.4 Adressen uit het adresboek exporteren

U kunt als volgt adressen uit een adresboek in NAB-indeling (GroupWise-adresboek) exporteren:

  1. Klik in het hoofdvenster op het adresboekpictogram in de werkbalk.

  2. Klik op het adresboek waaruit u namen wilt exporteren.

  3. Selecteer de adressen die u wilt exporteren.

    Als u het gehele adresboek wilt exporteren, hoeft u geen namen te selecteren.

  4. Klik op Bestand > Exporteren.

  5. Klik op Hele adresboek als u het gehele adresboek wilt exporteren.

    of

    Klik op Geselecteerde items als u de geselecteerde adressen wilt exporteren.

  6. Klik op OK.

  7. Typ een bestandsnaam voor het geëxporteerde bestand en klik op de map waarin u het bestand wilt opslaan.

  8. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Opslaan als type het bestandstype waarin u de adressen wilt opslaan.

    U kunt het bestand opslaan als een GroupWise-adresboek (.nab), een vCard (.vcf) of een door komma's gescheiden bestand (.csv).

    GroupWise-adresboekbestanden zijn tekstbestanden in een specifieke indeling. .nab-bestanden van GroupWise 18 gebruiken UTF-8-codering van tekens en kunnen niet worden geïmporteerd in oudere versies van GroupWise. Het is wel mogelijk .nab-bestanden in GroupWise 18 te exporteren in ANSI-tekenindeling, die wel compatibel is met oudere versies van GroupWise.

    De voorkeursindelingen voor bestanden zijn .nab en .vcf omdat met deze bestandstypen complexe gegevens zonder verlies kunnen worden verwerkt. Als u bijvoorbeeld een distributielijst exporteert met de indeling .nab of .vcf, worden leden uit de distributielijst opgenomen in het geëxporteerde bestand. Wanneer u een distributielijst exporteert als .csv-bestand, wordt alleen de naam van de distributielijst geëxporteerd.

  9. Klik op Opslaan.

Druk op Esc en klik op Ja om het exporteren te stoppen.