U kunt de status van een item bijhouden in de map Verzonden items. Normaal gesproken is de optie om geleverde en geopende informatie bij te houden standaard ingeschakeld. Als u ervoor kiest geen items aan de lijst Verzonden items toe te voegen, kan GroupWise geen informatie daarover opsporen.
U kunt eerder verzonden berichten weergeven. U kunt bijvoorbeeld een verzonden item lezen, dit al dan niet gecorrigeerd opnieuw verzenden en, in sommige gevallen, intrekken (als het item nog niet geopend is door de ontvanger).
Klik op de map Verzonden items in de navigatiebalk om uw Verzonden items weer te geven.
De pictogrammen naast een item kunnen ook nuttige statusinformatie bevatten. Zie Pictogrammen identificeren die naast items worden weergegeven.
Alle verzonden items bevinden zich in deze map, tenzij deze zijn verplaatst naar een andere map dan het postvak of de agenda. Als een verzonden item naar een andere map is verplaatst, wordt dat item niet meer weergegeven in de map Verzonden items. Als u items wilt weergeven die naar andere mappen zijn verplaatst, moet u de betreffende mappen openen.
Als u berichten naar systemen stuurt die niet tot GroupWise behoren, moet u er rekening mee te houden dat die systemen over een statusinfo-functie moeten beschikken om de status van uw uitgaande bericht naar een GroupWise-systeem te kunnen aangeven.
In het venster Eigenschappen kunt u de status controleren van elk item dat u hebt verzonden. Zo kunt u zien wanneer een item is bezorgd en door de ontvanger is geopend of verwijderd. Als een ontvanger een afspraak heeft geaccepteerd of geweigerd en een opmerking heeft bijgevoegd, wordt deze opmerking in het venster Eigenschappen weergegeven. U ziet bovendien of een ontvanger een taak als voltooid heeft gemarkeerd.
Via het venster Eigenschappen kunt u ook informatie weergeven over items die u ontvangt. U ziet wie het item nog meer heeft ontvangen (behalve als het een geheim afschrift (BC) betreft), de grootte en aanmaakdatum van bijgesloten bestanden, en nog diverse andere gegevens.
Er zijn drie weergaven voor de eigenschappen:
Standaardeigenschappen: Hiermee wordt de koptekst van Eigenschappen en een lijst met ontvangers weergegeven. De lijst met ontvangers vermeldt de naam van de ontvanger, wat deze met het item heeft gedaan en eventuele opmerkingen.
Vereenvoudigde eigenschappen: Hiermee wordt de koptekst van Eigenschappen en een lijst met ontvangers weergegeven. De ontvangers worden gegroepeerd naar wat ze met het item hebben gedaan. De lijst met ontvangers vermeldt de naam van de ontvanger, wat deze met het item heeft gedaan en eventuele opmerkingen.
Geavanceerde eigenschappen: Hiermee wordt de koptekst van Eigenschappen, de ontvangers, postkantoren, bestanden en opties van het item weergegeven. De pagina Geavanceerde eigenschappen is handig voor GroupWise-beheerders als ze items moeten traceren voor probleemoplossing.
Voer de volgende stappen uit om de eigenschappen van een verzonden item in uw map Verzonden items weer te geven:
Klik met de rechtermuisknop op een item
Klik op Eigenschappen.
Blader naar de statusinformatie onder aan de pagina Eigenschappen.
De pictogrammen naast een item kunnen ook nuttige statusinformatie bevatten. Zie Pictogrammen identificeren die naast items worden weergegeven.
Als u berichten naar systemen stuurt die niet tot GroupWise behoren, moet u er rekening mee te houden dat die systemen over een statusinfo-functie moeten beschikken om de status van uw uitgaande bericht naar een GroupWise-systeem te kunnen aangeven.
Statusinformatie van een item opslaan:
Klik met de rechtermuisknop op een item en klik op Eigenschappen.
Klik op Bestand > Opslaan als.
GroupWise geeft een tijdelijke bestandsnaam aan het item. U kunt de bestandsnaam en de standaardmap wijzigen.
Klik op Opslaan.
Statusinformatie van een item afdrukken:
Klik met de rechtermuisknop op een item en klik op Eigenschappen.
Klik met de rechtermuisknop in het venster Eigenschappen en klik op Afdrukken.
Als u in de map Verzonden items dubbelklikt op een item, kunt u kiezen of het bericht of de itemeigenschappen worden weergegeven.
Klik op Extra > Opties.
Dubbelklik op Omgeving en klik op het tabblad Standaardacties.
Geef de gewenste optie voor verzonden items aan: Item openen of Eigenschappen weergeven.
Klik op OK.
Instellen welke verzendinformatie wordt bijgehouden:
Open een nieuw item en klik op Verzendopties > Statusinfo als u wilt aanpassen welke verzendinformatie moet worden bijgehouden voor een item.
of
Klik op Extra > Opties, dubbelklik op Verzenden en klik op het tabblad van het e-mailbericht om te wijzigen welke verzonden gegevens worden getraceerd voor alle items die u verzendt.
BELANGRIJK:De optie Een verzonden item voor statustracering maken is standaard ingeschakeld. U wordt sterk afgeraden om de instelling uit te schakelen. Als deze optie niet is geselecteerd, wordt er geen verzonden item gemaakt wanneer u een item verzendt. Dit betekent dat u geen kopie van de items hebt die u verzendt, tenzij u ze zelf opslaat.
Selecteer welke informatie moet worden bijgehouden:
Bezorgd: Hiermee houdt u bij wanneer een door u verzonden item wordt bezorgd in het postvak van een gebruiker.
Bezorgd en geopend: Hiermee houdt u bij wanneer een door u verzonden item wordt bezorgd en wanneer het door de ontvanger is geopend.
Alles: Biedt een toepasselijke status Bijhouden voor items die u verzendt, waaronder de volgende items:
|
Bezorgd |
Ingetrokken |
Extern gedownload |
|
Lezen |
Doorgestuurd |
Overgedragen |
|
Beantwoord |
Niet te bezorgen |
Overdracht vertraagd |
|
Verwijderd |
Niet verwijderd |
Overdracht mislukt |
|
Geleegd |
In uitvoering |
|
(Optioneel) Selecteer of u Verzonden item automatisch verwijderen wilt gebruiken. Hiermee verwijdert u verzonden items uit uw postvak nadat alle ontvangers de items hebben verwijderd en hun prullenbak hebben geleegd.
Ga terug naar het item dat u opstelt.
of
Selecteer voor elk itemtype welke informatie moet worden bijgehouden, klik op OK en vervolgens op Sluiten om de instelling op te slaan voor alle items.