26.3 Zoom-vergaderingen inplannen

Als u een Zoom-account heeft en Zoom-integratie in GroupWise heeft ingeschakeld, kunt u afspraken direct vanuit GroupWise inplannen, aanpassen en annuleren. Zie Zoom integreren met GroupWise voor meer informatie over het inschakelen van Zoom binnen GroupWise.

Nadat u de afspraak via de afsprakenprocedure van GroupWise heeft ingepland, verschijnt de afspraak net als elke andere afspraak in uw GroupWise-agenda. U kunt uw Zoom-afspraken echter ook in Zoom bekijken door u aan te melden bij uw Zoom-account.

OPMERKING:De eerste keer dat u via GroupWise-afspraken Zoom aanspreekt, wordt u gevraagd om u aan te melden bij uw Zoom-account en binnen Zoom akkoord te geven op de GroupWise-integratie. Als u de GroupWise-integratie eenmaal heeft geautoriseerd in uw Zoom-account, zal GroupWise automatisch aanmelden bij Zoom wanneer u een afspraak inplant, bewerkt of verwijdert waarbij de optie Zoom is ingeschakeld. Klik met de rechtermuisknop op het afspraakvenster en meld u aan als de pop-up 'Aanmelden bij Zoom' verschijnt in plaats van 'Afmelden bij Zoom' als u twijfelt over uw Zoom-verbinding.

26.3.1 Een Zoom-afspraak inplannen binnen GroupWise

Als u een Zoom-account heeft en Zoom-integratie in GroupWise heeft ingeschakeld, kunt u Zoom-afspraken direct vanuit GroupWise als GroupWise-afspraak inplannen. Als deze eenmaal is ingepland, wordt de afspraak weergegeven in uw agenda zoals elke andere GroupWise-afspraak.

Binnen GroupWise een Zoom-afspraak inplannen:

Volg de betreffende instructies Stap 9 voor 'Een afspraak inplannen voor meerdere personen'.
Vink het selectievakje Zoom aan in het venster Afspraak.

Hiermee worden de Zoom-opties in het uitvouwmenu aan de rechterkant van het venster ingeschakeld. U kunt de standaardinstellingen behouden of aanpassen, maar eventuele wijzigingen hebben alleen betrekking op de huidige afspraak.

OPMERKING:Als u de standaardinstellingen die verschijnen bij het inplannen van een nieuwe afspraak wilt wijzigen, moet u die wijzigingen aanbrengen in uw Zoom-account. U kunt echter alleen de instellingen in- of uitschakelen die onder Zoom-opties worden weergegeven. U kunt binnen GroupWise geen extra Zoom-instellingen aan Zoom-opties toevoegen.

Zie het Zoom Learning Center voor meer informatie over het gebruik van Zoom.
Klik op Verzenden in de werkbalk om de afspraak in te plannen.

Zodra u de afspraak verzendt, wordt er automatisch een uitnodigingslink en aanvullende instructies toegevoegd aan het e-mailbericht dat naar de ontvangers toe gaat. Via deze link kunnen de ontvangers toegang krijgen tot de vergadering op het moment dat deze plaatsvindt.
Meld u aan bij uw Zoom-account als u hierom wordt gevraagd of om te controleren of uw afspraak is ingepland in Zoom. De afspraak wordt ook weergegeven in uw GroupWise-agenda.

OPMERKING:Als dit de eerste afspraak is die u gedurende de huidige GroupWise-sessie via Zoom-integratie inplant, wordt u gevraagd om u aan te melden bij Zoom. Hetzelfde geldt als u het uitvouwmenu Optie opent terwijl u Zoom heeft geselecteerd voordat u de afspraak verzendt.

U kunt de Zoom-sessie starten vanuit een link in de GroupWise-afspraak of door u aan te melden bij uw Zoom-account.

26.3.2 Zoom-afspraken aanpassen of annuleren

U kunt Zoom-afspraken die u vanuit GroupWise heeft ingepland op dezelfde manier aanpassen als u dat zou doen voor andere GroupWise-afspraken voor meerdere personen. De wijziging wordt ook in uw Zoom-account verwerkt. Wel ontstaat het volgende verschil als u een afspraak met een Zoom-sessie annuleert (verwijdert):

De afspraak wordt standaard verwijderd uit de postvakken van alle ontvangers (en uit Zoom). De optie om te kiezen of dit gebeurt, is niet beschikbaar.
Als u probeert om een afspraak in GroupWise te verwijderen (of bij te werken) die u voorheen in Zoom heeft geannuleerd, meldt GroupWise dit en vraagt u te kiezen of u de afspraak die niet langer is geïntegreerd met Zoom nog steeds wilt verwijderen (of aanpassen).

Het synchroniseren van uw GroupWise-agenda met aanpassingen of annuleringen in uw Zoom-account wordt momenteel niet ondersteund.
De optie Delegeren en verwijderen voor Zoom-afspraken is alleen van toepassing op ontvangers van de afspraak. Deze optie wordt niet weergegeven voor de eigenaar van het item.
Als u een verwijderde afspraak die geïntegreerd was met Zoom weer activeert, wordt de afspraak in uw Zoom-account niet hersteld. In dit scenario kunt u de afspraak bewerken of dupliceren om de Zoom-afspraak opnieuw aan te maken.

OPMERKING:Als dit de eerste afspraak is die u gedurende de huidige GroupWise-sessie via Zoom-integratie wijzigt of annuleert, wordt u gevraagd om u aan te melden bij Zoom.

Voor meer informatie over het wijzigen of annuleren van afspraken in GroupWise, zie het volgende: