5.1 Bli kjent med hovedvinduet i GroupWise

Hovedarbeidsområdet i GroupWise kalles hovedvinduet. Fra hovedvinduet i GroupWise kan du lese meldinger, planlegge avtaler, vise kalenderen, håndtere kontakter, bytte GroupWise-modus, åpne mapper, åpne dokumenter og mye mer.

Figur 5-1 Hovedvinduet i GroupWise

Du kan åpne flere hovedvinduer for GroupWise ved å klikke Vindu og deretter Nytt hovedvindu. Dette er nyttig hvis du er stedfortreder for en annen bruker. Du kan se på ditt eget hovedvindu og hovedvinduet til personen du er stedfortreder for. Du kan også for eksempel åpne en bestemt mappe i ett vindu, og vise kalenderen i et annet. Du kan åpne så mange hovedvinduer som datamaskinens minne tillater.

Grunnkomponentene i hovedvinduet er beskrevet nedenfor.

5.1.1 Verktøylinje

Med verktøylinjen kan du raskt utføre vanlige oppgaver i GroupWise, for eksempel åpne adresseboken, sende postmeldinger og finne et element. Hvis du vil ha mer informasjon om verktøylinjen, se Del 5.4, Bruke verktøylinjen.

5.1.2 Mappe- og elementlistehode

Mappe- og elementlistehodet gir tilgang til en nedtrekksliste der du kan velge hvilken modus du vil kjøre GroupWise i (Tilkoblet eller Buffer), velge om du vil åpne den arkiverte postkassen, eller postkassen for sikkerhetskopier, og velge en stedfortrederpostkasse.

5.1.3 Mappeliste

Ved hjelp av mappelisten på venstre side av hovedvinduet kan holde orden på GroupWise-elementene. Du kan opprette nye mapper som du kan lagre elementene i. Ved siden av alle mapper (bortsett fra delte mapper) vises antallet uleste elementer i hakeparenteser. Tallet i hakeparentes ved siden av mappen Sendte elementer viser hvor mange elementer som venter på å bli sendt fra buffermodus.

Dette er det du finner i hver av standardmappene:

Brukermappe

Din brukermappe Brukermappe-ikon (vises med ditt navn) representerer din GroupWise-database. Alle mapper i hovedvinduet er undermapper i din brukermappe.

Mappen Postkasse

Postkassen Postkasse-ikon viser alle elementene du har mottatt, med unntak av planelementer (avtaler, oppgaver og påminnelser) som du har godtatt eller avslått. Planlagte elementer som er godtatt, flyttes til kalenderen.

Mappen Sendte elementer

Mappen Sendte elementer Mappen Sendte elementer viser alle elementer som er sendt fra postkassen og kalenderen. Mappen Sendte elementer var i versjoner før GroupWise 6.5 en søkemappe, og altså noe ulik den nåværende Sendte elementer-mappen.

Dette er en sammenligning mellom den tidligere virkemåten til Sendte elementer-mappen, og den nåværende.

Tabell 5-1 Sammenligning mellom søkemappen Sendte elementer og mappen Sendte elementer

Mappen Sendte elementer (nå)

Søkemappen Sendte elementer (tidligere)

Alle sendte elementer oppbevares i denne mappen med mindre de flyttes til en annen mappe enn postkassen eller kalenderen. Hvis et sendt element er flyttet til en annen mappe, vises det ikke lenger i mappen Sendte elementer.

I denne mappen finnes det ingen virkelige elementer. Mappen er en søkeresultatmappe, noe som innebærer at det utføres et søk når du klikker mappen, og resultatet av søket (alle de sendte elementene) vises i mappen. Hvis du sletter et element fra denne mappen, blir det opprinnelige elementet liggende i sin opprinnelige mappe og vises igjen neste gang du åpner denne mappen.

Sendte elementer kan sendes på nytt, planlegges på nytt eller tilbakekalles fra denne mappen.

Sendte elementer kan sendes på nytt, planlegges på nytt eller tilbakekalles fra denne mappen.

Mappen Kalender

Mappen Kalender Kalender-ikon viser flere alternative visninger for kalenderen.

Mappen Kontakter

Mappen Kontakter Kontakter-ikon representerer som standard adresseboken Ofte brukte kontakter i Adressebok. Alle endringer du foretar i mappen Kontakter, blir også gjort i adresseboken Mye brukte adresser.

Fra denne mappen kan du vise, opprette og endre kontakter, ressurser, organisasjoner og grupper.

Stedfortrederne dine vil aldri kunne se Kontakter-mappen din.

Mappen Sjekkliste

Bruke Sjekkliste-mappen Sjekkliste-ikon til å opprette en oppgaveliste. Du kan flytte alle typer elementer (postmeldinger, telefonmeldinger, påminnelser, oppgaver eller avtaler) til denne mappen, og ordne dem i den rekkefølgen du vil. Hvert element har en avmerkingsboks, slik at du kan merke av for elementene etter hvert som du blir ferdig med dem.

Nedenfor finner du en sammenligning mellom Sjekkliste-mappen og søkemappen Oppgaveliste (fra tidligere versjoner av GroupWise).

Tabell 5-2 Sammenligning mellom mappene Sekkliste og Oppgaveliste

Mappen Sjekkliste

Mappen Oppgaveliste

Denne mappen inneholder følgende elementer:

  • Elementer du har flyttet til denne mappen

  • Elementer du har flyttet til denne mappen

  • Elementer som finnes på en sjekkliste som du har opprettet i en annen mappe

I denne mappen finnes det ingen virkelige elementer. Mappen er en søkeresultatmappe, noe som innebærer at det utføres et søk når du klikker mappen, og resultatet av søket (alle de planlagte oppgavene) vises i mappen. Hvis du sletter et element fra denne mappen, blir det opprinnelige elementet liggende i sin opprinnelige mappe og vil vises igjen neste gang du åpner denne mappen.

Elementer av alle typer kan oppbevares i denne mappen.

Bare oppgaver vises i denne mappen. Oppgaver er planlagte elementer som har en tilknyttet ferdigdato.

Når du vil merke et element som fullført, klikker du i avmerkingsboksen ved siden av elementet i elementlisten.

Når du vil merke et element som fullført, åpner du elementet og klikker Fullført.

 

Ferdigdatoen angis av personen som sendte deg oppgaven. Hvis du sender en oppgave til deg selv, kan du angi en ferdigdato.

 

Hvis du vil angi prioriteten til et element, åpner du elementet og skriver inn en prioritet i Prioritet-feltet.

Sjekklisteelementer vises ikke i oppgavelisten i kalenderen.

Oppgaver vises i oppgavelisten i kalenderen og kan merkes som fullført fra kalenderen.

 

Oppgaver som tidsfristen har gått ut for, vises i rødt i kalenderen.

Mappen Dokumenter

Alle dokumentreferansene dine er ordnet i Dokumenter-mappen Dokumenter-ikon slik at de er lette å finne.

Dokumenter-mappen kan bare inneholde dokumenter. Hvis et element av noen annen type flyttes til denne mappen av en GroupWise-klient som er eldre enn versjon 5.5, slettes elementet.

Mappen Arkivskap

Arkivskapet Arkivskap-ikon inneholder alle dine personlige mapper. Du kan flytte om på og neste mapper ved å klikke Rediger > Mapper. Du kan endre sorteringen av mappene ved å høyreklikke Arkivskap-mappen, klikke på Egenskaper og deretter velge hva du vil sortere etter.

Mappen Useriøs e-post

Alle e-postelementer fra adresser og Internett-domener som behandles som useriøs e-post via Håndtering av useriøs e-post, plasseres i mappen for useriøs e-post Ikon for useriøs e-post. Denne mappen opprettes ikke i mappelisten hvis ikke et alternativ for useriøs e-post er aktivert.

Så lenge alternativer for useriøs e-post er aktivert, kan denne mappen ikke slettes. Mappen kan imidlertid gis nytt navn eller flyttes til et annet sted i mappelisten. Hvis alle alternativer for useriøs e-post er deaktivert, kan mappen slettes. Mappen kan også slettes hvis funksjonen Behandling av useriøs e-post deaktiveres av systemadministrator.

Hvis du vil slette elementer fra mappen Useriøs e-post, høyreklikker du mappen og klikker Empty Junk Mail Folder (tøm mappe for useriøs e-post) og deretter Ja.

Papirkurvmappe

Alle slettede postmeldinger og telefonmeldinger, avtaler, oppgaver, dokumenter og påminnelser oppbevares i papirkurven Papirkurv-ikon. Elementer i papirkurven Kan vises, åpnes eller returneres til postkassen helt til papirkurven blir tømt. (Tømming av papirkurven fjerner elementene i papirkurven fra systemet.)

Du kan tømme hele papirkurven eller bare valgte elementer. Elementer i papirkurven tømmes automatisk i samsvar med det antallet dager du har angitt under Tøm i Environment Options (miljøalternativer), eller du kan tømme papirkurven manuelt. Systemansvarlig kan angi at papirkurven din tømmes automatisk med jevne mellomrom.

Delte mapper

En delt mappe Delt mappe-ikon er som alle andre mapper i arkivskapet, bortsett fra at andre har tilgang til den. Du kan opprette delte mapper eller dele eksisterende personlige mapper i arkivskapet. Du velger hvem du vil dele mappen med, og hvilke rettigheter hver bruker skal ha. Deretter kan brukerne sende meldinger til den delte mappen, dra eksisterende elementer inn i den og opprette diskusjonstråder. Du kan ikke dele systemmapper. Dette omfatter mappene arkivskap, Papirkurv og Under Arbeid.

5.1.4 Elementliste

Elementlisten til høyre i hovedvinduet viser post- og telefonmeldinger, avtaler, påminnelser, oppgaver og dokumentreferanser. Du kan sortere elementlisten ved å klikke en kolonneoverskrift. Hvis du vil snu om på sorteringsrekkefølgen, klikker du kolonneoverskriften på nytt. Du finner informasjon om ikonene som brukes med de ulike elementene, i Ikoner som vises ved siden av elementer i postkassen og kalenderen.

5.1.5 Hurtigvisning

Hurtigvisningsvinduet åpnes under mappe- og elementlisten. Du kan se raskt over elementene og vedleggene til den i Hurtigvisning i stedet for å åpne hvert element i et eget vindu.