6.3 Korzystanie z folderu kontaktów

Folder kontaktów służy do wyświetlania, aktualizowania, usuwania i dodawania informacji o kontaktach znajdujących się w książce adresowej.

Domyślnie folder Kontakty na liście folderów programu GroupWise reprezentuje książkę adresową częstych kontaktów.

Wszelkie zmiany dokonane w folderze kontaktów są również wprowadzane w odpowiadającej mu książce adresowej (książka częstych kontaktów lub inna książka adresowa).

W folderze kontaktów na liście folderów znajdują się wszystkie osobiste książki adresowe. Kliknięcie książki adresowej na liście folderów pozwala szybko wybrać inną osobistą książkę adresową.

Kliknięcie ikony Szybki podgląd na pasku narzędziowym umożliwia szybkie wyświetlenie i edycję szczegółów kontaktu, grupy, zasobu lub organizacji.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zarządzanie kontaktami, Zarządzanie grupami, Zarządzanie zasobami i Zarządzanie organizacjami.

6.3.1 Zarządzanie kontaktami

Wszystkie kontakty w folderze kontaktów oznaczone są ikoną Osoba. Dwukrotne kliknięcie kontaktu powoduje wyświetlenie widoku kontaktu.

Dodawanie kontaktu

Kontakt można dodać do książki adresowej częstych kontaktów lub osobistej książki adresowej.

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij opcję Kontakty znajdującą się na pasku nawigacyjnym.

  2. Wybierz książkę adresową, do której chcesz dodać kontakt.

  3. Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok opcji Kontakt na pasku narzędziowym, a następnie kliknij opcję Kontakt.

  4. W polach nazw wpisz Imię, Drugie imię i Nazwisko kontaktu.

  5. W polu Nazwa wyświetlana wpisz nazwę, jakiej chcesz używać dla tego kontaktu.

    Informacje z pola Nazwa wyświetlana wyświetlane są na liście kontaktów.

  6. Wprowadź dowolne inne informacje o kontakcie, które chcesz zarejestrować, klikając następujące karty:

    Podsumowanie: (ta karta jest dostępna tylko w przypadku modyfikowania kontaktu) służy do wyświetlania podsumowania informacji zawartych na pozostałych stronach.

    Kontakt: Ta strona służy do wprowadzania nazwy kontaktu, zdjęcia, adresu poczty elektronicznej, wielu numerów telefonów i identyfikatora wiadomości błyskawicznych.

    Szczegóły: ta strona służy do wprowadzania zawodu kontaktu, działu, asystenta, urodzin, rocznic, małżonki(­­-a), dzieci, hobby oraz dowolnych adresów internetowych powiązanych z kontaktem.

    Aby wprowadzić adres internetowy kontaktu (firmowy, osobisty) lub informację o czasie zajętym/wolnym, wpisz ten adres w przeznaczonych do tego polach.

    Adres: ta strona służy do wpisywania adresu firmy, domowego i wszelkich innych adresów.

    Notatki: ta strona służy do wyświetlania informacji o interakcjach z danym kontaktem wprowadzonych w kliencie programu GroupWise dla systemu Windows. Ta strona może służyć jako dziennik kontaktu.

    Historia: (ta karta jest dostępna tylko w przypadku modyfikowania kontaktu) służy do wyświetlania przesyłek wysłanych do danego kontaktu lub od niego odebranych.

  7. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Zmiana kontaktu

Dane kontaktowe można modyfikować w książce adresowej częstych kontaktów lub osobistej książce adresowej. W celu zmodyfikowania kontaktu w firmowej książce adresowej należy najpierw skopiować kontakt do książki adresowej częstych kontaktów lub osobistej książki adresowej.

  1. Kliknij na pasku nawigacyjnym kartę Kontakty.

  2. Wybierz książkę adresową, w której chcesz zmodyfikować kontakt.

  3. Na liście kontaktów kliknij dwukrotnie kontakt, który chcesz zmodyfikować.

  4. Wprowadź wymagane zmiany.

    Aby uzyskać informacje dotyczące szczegółów kontaktu, które można wprowadzić na każdej karcie, zobacz etap 6 w części Dodawanie kontaktu.

  5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Usuwanie kontaktu

Kontakt można usunąć z książki adresowej częstych kontaktów lub osobistej książki adresowej. Nie można usunąć kontaktu z firmowej książki adresowej.

  1. Kliknij na pasku nawigacyjnym kartę Kontakty.

  2. Wybierz książkę adresową, z której chcesz usunąć kontakt.

  3. Kliknij kontakt na liście kontaktów, a następnie wybierz opcję Usuń.

Zmiana nazwy wyświetlanej kontaktu

Nazwa wyświetlana jest nazwą, która jest wyświetlana po rozpoczęciu wpisywania w polu Do (lub DW lub UDW) wiadomości. Gdy zaczniesz pisać nazwę, np. „Te”, funkcja automatycznego kończenia nazw wypełnia dalszą część nazwą z książki adresowej, np. „Teresa Nowak”. Jeżeli jednak w książce adresowej będą dwie Teresy Nowak, jedna z księgowości i jedna z produkcji, może być trudno ustalić, która nazwa z automatycznego kończenia nazw została wstawiona, chyba że zechcesz przyjrzeć się bliżej właściwościom.

Wyświetlaną nazwę można zmienić w taki sposób, aby można było łatwo ustalić, która nazwa została wstawiona przez funkcję automatycznego kończenia nazw. Jeżeli na przykład korespondujesz tylko z Teresą Nowak z księgowości, możesz zmienić wyświetlaną nazwę na Teresa-księgowość.

  1. Kliknij na pasku nawigacyjnym kartę Kontakty.

  2. Kliknij książkę adresową, w której chcesz zmodyfikować kontakt.

  3. Kliknij dwukrotnie kontakt.

  4. Wpisz nową nazwę w polu Nazwa wyświetlana.

  5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Wyświetlanie całości korespondencji z kontaktem

  1. Kliknij na pasku nawigacyjnym kartę Kontakty.

  2. Kliknij książkę adresową, której chcesz użyć.

  3. Kliknij dwukrotnie kontakt.

  4. Kliknij kartę Historia.

    Wyświetlane są wszystkie przesyłki odebrane od danego kontaktu i wysłane do niego.

Zapisy dziennika dotyczące interakcji z kontaktami

Podobnie do dziennika, funkcja notek umożliwia rejestrowanie rozmaitych interakcji z kontaktami.

  1. Kliknij na pasku nawigacyjnym kartę Kontakty.

  2. Kliknij książkę adresową, której chcesz użyć.

  3. Kliknij dwukrotnie kontakt.

  4. Kliknij kartę Notki.

  5. W polu Komentarz dodaj informacje dotyczące kontaktu.

  6. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

6.3.2 Zarządzanie grupami

Każda grupa w folderze kontaktów jest oznaczona ikoną Ikona grupy. Dwukrotne kliknięcie grupy powoduje wyświetlenie widoku grupy.

Organizowanie adresów w grupy

Grupa to lista zasobów lub użytkowników, do których można wysyłać wiadomości. Zastosowanie grup do wysyłania wiadomości do kilku użytkowników lub zasobów polega na wpisaniu nazw grup w polach Do, UDW lub DW. Rozróżnia się dwa rodzaje grup: publiczne i osobiste.

Grupa publiczna to utworzona przez administratora programu GroupWise lista użytkowników dostępna dla wszystkich użytkowników programu GroupWise. Może to być na przykład grupa publiczna działu księgowości. W skład takiej grupy wchodzi każda osoba zatrudniona w księgowości. Grupy publiczne umieszczone są w systemowej książce adresowej.

Grupa osobista jest to grupa utworzona przez użytkownika. Jeśli na przykład często wysyłasz do swojej grupy roboczej zaproszenia na spotkanie, możesz uwzględnić nazwiska lub adresy wszystkich współpracowników oraz miejsce zebrania (zasób) w jednej grupie osobistej.

Tworzenie i zapisywanie grup osobistych

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij kartę Kontakty.

  2. Kliknij osobistą książkę adresową, do której chcesz dodać daną grupę.

  3. Kliknij opcję Grupuj.

  4. Podaj następujące informacje:

    Wybierz książkę adresową: aby dodać grupę do innej książki adresowej niż aktualnie wybrana, kliknij listę rozwijaną.

    Nazwa grupy: podaj nazwę grupy.

    Członkowie: rozpocznij wpisywanie nazwy członka, którego chcesz dodać do grupy, a następnie po wyświetleniu nazwy kliknij przycisk Dodaj (lub naciśnij klawisz Enter). Powtórz tę czynność dla każdego użytkownika, którego chcesz dodać do grupy.

    Można wyszukać i wybrać poszczególnych użytkowników przy użyciu selektora adresu, klikając opcję Selektor adresówKorzystanie z Selektora adresów.

    Komentarze: wprowadź dowolny komentarz dotyczący grupy, na przykład opis grupy.

  5. Kliknij opcję Zapisz i zamknij, aby zapisać grupę w osobistej książce adresowej.

Modyfikowanie grupy

Po utworzeniu grupy istnieje możliwość zmodyfikowania nazwy grupy, członkostwa i komentarza.

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij kartę Kontakty.

  2. Kliknij osobistą książkę adresową zawierającą grupę, którą chcesz zmodyfikować.

  3. Kliknij dwukrotnie grupę, którą chcesz zmodyfikować.

    Grupy są oznaczone ikoną Ikona Grupa.

  4. Wprowadź odpowiednie zmiany, a następnie kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Dodawanie kontaktów do grupy

Aby dodać kontakty do grupy, np. firmowej listy dystrybucyjnej, należy mieć odpowiednie uprawnienia przyznawane przez administratora programu GroupWise.

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij kartę Kontakty.

  2. Kliknij osobistą książkę adresową zawierającą grupę, do której chcesz dodać kontakty.

  3. Kliknij dwukrotnie grupę, do której chcesz dodać kontakty.

    Grupy są oznaczone ikoną Ikona Grupa.

  4. W sekcji Członkowie rozpocznij wpisywanie nazwy członka, którego chcesz dodać do grupy, a następnie po wyświetleniu nazwy kliknij przycisk Dodaj (lub naciśnij klawisz Enter).

    Powtórz ten krok dla każdego użytkownika, którego chcesz dodać do grupy.

  5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Usuwanie kontaktu z grupy

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij kartę Kontakty.

  2. Kliknij osobistą książkę adresową zawierającą grupę, z której chcesz usunąć kontakty.

  3. Kliknij dwukrotnie grupę, z której chcesz usunąć kontakty.

    Grupy są oznaczone ikoną Ikona Grupa.

  4. W sekcji Członkowie zaznacz użytkowników, których chcesz usunąć z grupy, a następnie kliknij przycisk Usuń.

  5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Adresowanie przesyłek do grupy

  1. W widoku przesyłki kliknij przycisk Adres znajdujący się na pasku narzędziowym.

    Zostanie wyświetlony Selektor adresów.

  2. Podaj nazwę grupy, do której ma zostać wysłana przesyłka, a następnie kliknij opcję Znajdź.

  3. (Opcjonalnie) Kliknij ikonę Plus w celu zawężenia wyszukiwania przy użyciu pól Imię i nazwisko, Imię, Nazwisko i Dział, operatorów rozpoczyna się od, równe, nierówne oraz przy użyciu książki adresowej i typu pozycji.

  4. Wybierz grupę, a następnie kliknij przycisk Do, DW lub UDW.

  5. Kliknij przycisk OK, aby wrócić do widoku przesyłki.

Przeglądanie informacji o grupie

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij kartę Kontakty.

  2. Kliknij książkę adresową zawierającą grupę, o której chcesz wyświetlić informacje.

  3. Kliknij dwukrotnie grupę, o której chcesz wyświetlić informacje.

  4. Po zakończeniu przeglądania informacji kliknij przycisk Anuluj.

6.3.3 Zarządzanie zasobami

Zasoby są to pozycje, które można rezerwować na spotkania lub do innych celów. W skład zasobów mogą wchodzić pokoje, projektory, samochody i inne. Administrator programu GroupWise definiuje zasoby, nadając im nazwy identyfikacyjne i przypisując je dowolnemu użytkownikowi. Zasoby mogą być uwzględniane przy wyszukiwaniu wolnych terminów — na tej samej zasadzie, co użytkownicy. Identyfikatory zasobów wprowadza się w polu Do.

Użytkownik przypisany do zarządzania zasobami jest ich właścicielem. Właściciel zasobu odpowiada za akceptowanie i odrzucanie spotkań dotyczących zasobu. Jest to możliwe, jeśli posiada on pełne prawa pełnomocnictwa dla danego zasobu. Posiadacz zasobu może włączyć odbieranie powiadomień o spotkaniach dotyczących tego zasobu.

Wszystkie zasoby w folderze kontaktów są oznaczone jako Zasób. Kliknięcie zasobu powoduje wyświetlenie widoku zasobu.

Akceptowanie i odrzucanie żądań dotyczących zasobów

Żądania dotyczące danego zasobu może akceptować i odrzucać tylko jego właściciel posiadający prawa do odczytu i zapisu.

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij opcję Pełnomocnictwo znajdującą się na pasku narzędziowym.

  2. Kliknij własny zasób.

    Jeżeli posiadanego zasobu nie ma na liście, wpisz jego nazwę i kliknij przycisk Zaloguj.

  3. Kliknij element, który ma zostać zaakceptowany lub odrzucony.

  4. Na pasku narzędziowym kliknij opcję Zaakceptuj lub Odrzuć.

Dodawanie zasobów osobistych

Zasób osobisty można dodać do książki adresowej częstych kontaktów lub osobistej książki adresowej.

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij kartę Kontakty na pasku nawigacyjnym.

  2. Wybierz osobistą książkę adresową, do której chcesz dodać dany zasób.

  3. Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok opcji Kontakt, a następnie kliknij opcję Zasób.

  4. W polu Nazwa wpisz nazwę zasobu.

  5. Wpisz wszelkie inne informacje wymagane dla danego zasobu.

  6. W polu Komentarze wpisz wszelkie komentarze dla danego zasobu.

    Przykładowo, można podać wielkość sali konferencyjnej lub rodzaj dostępnego wyposażenia.

  7. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Modyfikacja zasobu osobistego

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij kartę Kontakty na pasku nawigacyjnym.

  2. Wybierz osobistą książkę adresową zawierającą zasób, który chcesz zmodyfikować.

  3. Kliknij dwukrotnie zasób.

  4. Dokonaj niezbędnych zmian.

  5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Usuwanie zasobu osobistego

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij kartę Kontakty na pasku nawigacyjnym.

  2. Wybierz osobistą książkę adresową, w której znajduje się zasób, a następnie go wyszukaj.

  3. Wybierz zasób, a następnie kliknij przycisk Usuń.

6.3.4 Zarządzanie organizacjami

Wszystkie organizacje w folderze kontaktów oznaczone są ikoną Organizacja Ikona Organizacja. Kliknięcie organizacji powoduje wyświetlenie widoku organizacji.

Dodawanie organizacji osobistych

Organizację można dodać do książki adresowej Częste kontakty lub do osobistej książki adresowej.

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij kartę Kontakty na pasku nawigacyjnym.

  2. Wybierz osobistą książkę adresową, do której chcesz dodać organizację.

  3. Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok opcji Kontakt, a następnie kliknij opcję Organizacja.

  4. W polu Organizacja wpisz nazwę organizacji.

  5. Wpisz wszelkie inne informacje wymagane dla danej organizacji.

  6. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Modyfikowanie organizacji osobistej

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij kartę Kontakty na pasku nawigacyjnym.

  2. Wybierz książkę adresową, w której znajduje się organizacja wymagająca zmodyfikowania.

  3. Wyszukaj organizację.

  4. Kliknij dwukrotnie organizację.

  5. Dokonaj niezbędnych zmian.

  6. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Usuwanie organizacji osobistej

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij kartę Kontakty na pasku nawigacyjnym.

  2. Wybierz książkę adresową, w której znajduje się organizacja do usunięcia.

  3. Wybierz organizację, a następnie kliknij przycisk Usuń.

  4. Kliknij przycisk OK.

6.3.5 Używanie książki częstych kontaktów do adresowania przesyłki

Książka adresowa częstych kontaktów pozwala uzyskać dostęp do najczęściej lub ostatnio używanych pozycji. Jeżeli stosujesz adres w wiadomości, ten wpis jest kopiowany do książki adresowej częstych kontaktów.

Pozycja umieszczona w książce adresowej częstych kontaktów pozostaje tam do momentu usunięcia. Pozostaje ona także w swojej oryginalnej książce adresowej.

  1. W widoku tworzonej przesyłki kliknij przycisk Adres.

    Zostanie wyświetlony Selektor adresów.

  2. Kliknij ikonę Plus znajdującą się obok pola Znajdź.

  3. Z listy rozwijanej Wszystkie książki adresowe wybierz opcję Częste kontakty.

  4. Wyszukaj i wybierz wymaganych użytkowników.

  5. Dla wybranych użytkowników kliknij przycisk Do, DW lub UDW.

  6. Kliknij przycisk OK.

Książkę adresową częstych kontaktów można zamknąć, ale nie można jej usunąć.

6.3.6 Wysyłanie poczty do kontaktu z folderu kontaktów

  1. Na pasku nawigacyjnym kliknij przycisk Kontakty.

  2. Kliknij książkę adresową zawierającą kontakt, do którego ma zostać wysłana wiadomość e-mail.

  3. Wybierz kontakt, do którego chcesz wysłać wiadomość e-mail, a następnie kliknij ikonę Wyślij pocztę na pasku narzędziowym.

  4. Zakończ pisanie wiadomości e-mail, a następnie kliknij przycisk Wyślij.