3.1 Wysyłanie wiadomości e-mail

Wiadomość e-mail można wysłać z programu GroupWise WebAccess w formacie tekstowym lub HTML. Dodatkowo można załączyć plik, dodać podpis do wiadomości oraz sprawdzić pisownię przed wysłaniem wiadomości.

Książka adresowa i funkcja automatycznego uzupełniania nazw pomagają szybko i łatwo znajdować potrzebne kontakty podczas wysyłania wiadomości e-mai.

3.1.1 Tworzenie wiadomości e-mail

  1. Na pasku narzędziowym kliknij ikonę Poczta.

  2. W polu Do wpisz nazwę użytkownika i naciśnij klawisz Enter. Po rozpoczęciu wpisywania nazwy funkcja automatycznego kończenia nazw spróbuje ją dopasować i dokończyć. Czynność tę należy powtarzać dla kolejnych użytkowników. Jeśli to konieczne, wpisz nazwy użytkowników w polach DW i UDW.

    lub

    Aby wybrać nazwy użytkowników z listy, na pasku narzędziowym kliknij ikonę Adres, znajdź i wybierz każdego użytkownika, po czym kliknij odpowiednio opcję Do, DW lub UDW. Następnie kliknij przycisk OK.

  3. Wpisz temat.

  4. Wpisz wiadomość.

    Po kliknięciu karty Opcje wysyłania można określić wiele opcji, między innymi opcję nadania wiadomości wysokiego priorytetu lub opcję żądania odpowiedzi od odbiorcy.

  5. Można też dodać załączniki, klikając opcję Załącz.

  6. Kliknij przycisk Wyślij na pasku narzędziowym.

3.1.2 Formatowanie wiadomości

W przypadku wysyłania wiadomości można wybrać jedną z kilku opcji formatowania. Można wybrać wysyłanie wiadomości w formacie tekstowym lub HTML, a także zmienić czcionki, kolory i układ wiadomości.

Zmienianie czcionki w widoku HTML

Modyfikacje, które wprowadzisz w widoku Zwykły tekst, odbiorca zobaczy w przypadku otwarcia przesyłki w widoku Zwykły tekst. Modyfikacje, które wprowadzisz w widoku HTML, odbiorca zobaczy w przypadku otwarcia przesyłki w widoku HTML. Może zaistnieć potrzeba powiadomienia odbiorcy o rodzaju widoku zastosowanego w czasie tworzenia przesyłki.

  1. W otwartej, tworzonej wiadomości upewnij się, że wyświetlany jest pasek narzędzi HTML.

  2. Za pomocą paska narzędziowego HTML zmodyfikuj czcionkę, dodaj kolory tła, dodaj obrazy i wykonaj pozostałe wymagane modyfikacje.

W celu wyświetlenia wszystkich przycisków paska narzędziowego HTML konieczna może być zmiana szerokości widoku przesyłki.

Formatowanie list wypunktowanych i numerowanych

W wiadomościach można łatwo tworzyć listy wypunktowane i numerowane.

  1. Korzystając z paska narzędziowego HTML w widoku HTML otwartej, tworzonej przesyłki, można wstawić listę wypunktowaną lub numerowaną.

  2. Wpisz element listy, a następnie naciśnij Enter, aby utworzyć element listy.

  3. Po ostatniej przesyłce naciśnij Enter dwukrotnie, aby wyłączyć funkcję formatowania listy.

Cofanie ostatniej operacji wykonywanej na tekście

Istnieje możliwość cofnięcia ostatniej operacji wykonanej na tekście w polu Temat lub Wiadomość tworzonej wiadomości.

  1. Naciśnij klawisze Ctrl+Z.

    Aby uzyskać informacje na temat innych skrótów klawiaturowych, zobacz Sekcja C.0, Używanie klawiszy skrótów.

3.1.3 Sprawdzanie pisowni wiadomości

Moduł sprawdzania pisowni umożliwia wyszukiwanie nieprawidłowo napisanych wyrazów w tworzonych wiadomościach. Wykrywa błędną pisownię, powtarzające się wyrazy oraz przypadkowe stosowanie wielkich liter w tworzonej przesyłce.

Gdy moduł sprawdzania pisowni znajdzie wyraz o niepoprawnej pisowni, użytkownik może go zastąpić którąś z wyświetlonych sugestii, wpisać jego poprawną formę lub zostawić wyraz bez zmian.

Korzystając z opcji tworzenia wiadomości, można skonfigurować moduł sprawdzania pisowni, tak by wiadomości były automatycznie sprawdzane przed wysłaniem.

Sprawdzanie pisowni wiadomości za pomocą modułu sprawdzania pisowni

  1. Kliknij pole Temat lub Wiadomość.

  2. Kliknij przycisk Sprawdź pisownię.

    Wyrazy z błędami pisowni zostaną podświetlone w programie WebAccess.

  3. Kliknij podświetlony wyraz.

  4. Wybierz jeden z wyrazów, jakimi moduł sprawdzania pisowni sugeruje zastąpienie wyrazu z błędem pisowni.

    lub

    Kliknij przycisk Edycja, aby wprowadzić własne poprawki.

  5. Gdy sprawdzanie pisowni zostanie zakończone, kliknij przycisk Wznów edycję.

Automatyczne sprawdzanie pisowni wiadomości za pomocą modułu sprawdzania pisowni

Pisownia w przesyłkach może być sprawdzana automatycznie przy każdym kliknięciu przycisku Wyślij.

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij ikonę Opcje, a następnie kliknij pozycję Opcje.

  2. Kliknij kartę Utwórz.

  3. Kliknij opcję Sprawdzaj pisownię przed wysłaniem.

  4. Kliknij opcję Zapisz, a następnie Zamknij.

Wybór języka modułu automatycznego sprawdzania pisowni

  1. W otwartej przesyłce, która jest tworzona, kliknij pole Temat lub pole Wiadomość.

  2. Kliknij menu rozwijane obok opcji Sprawdź pisownię.

  3. Wybierz język.

3.1.4 Dołączanie plików

Istnieje możliwość wysyłania plików innym użytkownikom. Załączać można pliki znajdujące się na dysku twardym, dyskietce lub dysku sieciowym. Odbiorcy mogą otwierać, zapisywać, przeglądać lub drukować załączone pliki. Jeśli nadawca zmieni załączony plik po jego wysłaniu, odbiorcy nie będą widzieli zmian.

Jeśli dołączony zostanie plik chroniony hasłem, odbiorca nie będzie mógł otworzyć ani wyświetlić załącznika bez podania hasła.

  1. Otwórz nową przesyłkę.

  2. Wypełnij pola: Do, Temat i Wiadomość.

  3. Kliknij przycisk Załącz, a następnie wyszukaj i wybierz plik lub pliki, które mają zostać wysłane.

    Aby usunąć załącznik, kliknij ikonę Usuń.

  4. Kliknij przycisk Wyślij na pasku narzędzi.

Przeniesienie lub usunięcie pliku z dysku lokalnego lub sieciowego nie ma wpływu na plik dołączony do wysłanej przesyłki.

Usunięcie załączonego pliku nie powoduje jego usunięcia z dysku czy napędu sieciowego. Plik ten jest jedynie usuwany z listy załączników.

3.1.5 Dodawanie podpisu

Opcja Podpisy służy do wstawiania podpisów lub etykiet na końcu wysyłanych przesyłek. Program GroupWise może na przykład automatycznie dopisywać na końcu każdej wysyłanej przesyłki nazwisko nadawcy, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej.

Administrator programu GroupWise może utworzyć podpis globalny, który będzie używany przez wszystkich niezależnie od podpisów osobistych. Jeżeli administrator programu GroupWise będzie wymagał podpisu globalnego, zostanie on dołączony do wszystkich wysyłanych przesyłek. Podczas ponownego wysyłania przesyłki podpis globalny nie jest automatycznie dodawany do wiadomości.

Podpisy tworzone lub modyfikowane przy użyciu klienta programu GroupWise dla systemu Windows są automatycznie wyświetlane w programie GroupWise WebAccess. Podobnie podpisy tworzone lub modyfikowane za pomocą programu GroupWise WebAccess są automatycznie wyświetlane w kliencie programu GroupWise dla systemu Windows.

  1. Na stronie głównej kliknij ikonę Opcje, a następnie kliknij pozycję Opcje.

  2. Kliknij opcję Utwórz.

  3. Wybierz opcję Włącz podpis.

  4. Kliknij przycisk Nowy, podaj nazwę nowego podpisu, a następnie kliknij przycisk OK.

  5. (Opcjonalnie) Utwórz dodatkowe podpisy. Z listy rozwijanej Podpis wybierz podpis, który ma być używany jako domyślny, a następnie wybierz opcję Ustaw jako domyślny.

  6. Wpisz w polu tekst podpisu.

  7. Kliknij opcję Automatycznie dodawaj podpis, aby podczas wysyłania przesyłki podpis był dodawany automatycznie.

    lub

    Kliknij opcję Pytaj przed dodaniem podpisu, aby program WebAccess wyświetlał monit z zapytaniem, czy dodać podpis podczas wysyłania przesyłki.

  8. Kliknij opcję Zapisz, a następnie Zamknij.

3.1.6 Zapisywanie niedokończonej wiadomości e-mail

Informacje o automatycznym zapisywaniu

Podczas tworzenia nowej wiadomości w programie GroupWise WebAccess przesyłki są zapisywane automatycznie. Zapobiega to utracie wiadomości w przypadku nieoczekiwanego zamknięcia programu WebAccess. Po ponownym uruchomieniu programu WebAccess będzie dostępna opcja odzyskania tych wiadomości i ukończenia ich tworzenia.

Jeżeli program GroupWise WebAccess nie jest używany przez 10 sekund (wartość domyślna czasu nieużytkowania) i istnieją niewysłane wiadomości lub jeżeli wiadomości były aktywnie tworzone przez 60 sekund (wartość domyślna czasu użytkowania ciągłego), program WebAccess automatycznie zapisuje wiadomości w folderze Prace w toku. Program WebAccess dodaje po dwa znaki do tytułów wszystkich wiadomości zapisywanych automatycznie, aby odróżniały się od innych przesyłek, które mogły zostać zapisane ręcznie w folderze Prace w toku.

Administrator może wyłączyć funkcję automatycznego zapisywania i zmienić wartości czasu nieużytkowania oraz czasu użytkowania ciągłego.

Jeśli po uruchomieniu programu WebAccess istnieją automatycznie zapisane wiadomości, zostanie wyświetlony komunikat. Typ wyświetlonego komunikatu zależy od liczby automatycznie zapisanych wiadomości.

Gdy zostanie odzyskana jedna wiadomość zapisana automatycznie

Jeśli po uruchomieniu programu WebAccess zostanie odzyskana tylko jedna automatycznie zapisana wiadomość, zostanie wyświetlony następujący komunikat:

Dostępne są następujące opcje postępowania z wiadomościami zapisanymi automatycznie:

Otwórz: Otwiera wiadomości zapisane automatycznie, tak aby można było dokończyć ich tworzenie.

Zapisz: Umożliwia zapisanie wiadomości jako zwykłych przesyłek w folderze Prace w toku, tak aby można było dokończyć ich tworzenie później.

Usuń: Usuwa wiadomości zapisane automatycznie. Informacje w nich zawarte zostaną utracone bez możliwości odzyskania.

Pomiń: Zapisane wiadomości zostaną zachowane na dysku, ale nie zostaną odzyskane w programie WebAccess. Po kolejnym uruchomieniu programu WebAccess okno automatycznego zapisywania zostanie wyświetlone ponownie.

W przypadku odzyskania od dwóch do pięciu wiadomości zapisanych automatycznie

Jeśli po uruchomieniu programu WebAccess zostanie odzyskanych od dwóch do pięciu automatycznie zapisanych wiadomości, zostanie wyświetlony następujący komunikat:

Dostępne są następujące opcje postępowania z wiadomościami zapisanymi automatycznie. Dla każdej automatycznie zapisanej wiadomości wybierz jedną z tych opcji, a następnie kliknij przycisk OK.

Otwórz: Otwiera wiadomości zapisane automatycznie, tak aby można było dokończyć ich tworzenie.

Zapisz: Umożliwia zapisanie wiadomości jako zwykłych przesyłek w folderze Prace w toku, tak aby można było dokończyć ich tworzenie później.

Usuń: Usuwa wiadomości zapisane automatycznie. Informacje w nich zawarte zostaną utracone bez możliwości odzyskania.

Kliknij opcję Pomiń, aby zachować zapisane wiadomości na dysku bez ich odzyskiwania w programie WebAccess. Po kolejnym uruchomieniu programu WebAccess okno automatycznego zapisywania zostanie wyświetlone ponownie.

W przypadku odzyskania sześciu lub więcej wiadomości zapisanych automatycznie

Jeśli po uruchomieniu programu WebAccess zostanie odzyskanych sześć lub więcej automatycznie zapisanych wiadomości, zostanie wyświetlony następujący komunikat:

Kliknij przycisk OK, aby zapisać wiadomości jako zwykłe przesyłki w folderze Prace w toku, tak aby można było dokończyć ich tworzenie później.

Włączanie lub wyłączanie funkcji automatycznego zapisywania

Funkcja automatycznego zapisywania jest domyślnie włączona, jeśli dostęp do systemu GroupWise jest uzyskiwany za pośrednictwem szybkiego łącza. Gdy używasz wolnego łącza, domyślnie funkcja ta jest wyłączona. Aby uzyskać więcej informacji na temat opcji logowania dotyczących połączenia, zobacz Uruchamianie programu GroupWise WebAccess.

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij ikonę Opcje, a następnie kliknij pozycję Opcje.

  2. Kliknij kartę Utwórz.

  3. Wybierz opcję Włącz zapisywanie automatyczne, aby włączyć zapisywanie automatyczne.

    lub

    Odznacz opcję Włącz zapisywanie automatyczne, aby wyłączyć zapisywanie automatyczne.

  4. Kliknij przycisk Zapisz, a następnie przycisk Zamknij.

Zapisywanie niedokończonej wiadomości e-mail

  1. W otwartej przesyłce kliknij ikonę Zapisz.

  2. Kliknij folder, w którym chcesz zapisać przesyłkę, a następnie kliknij OK.

Wersja robocza wiadomości zostanie zapisana w folderze wybranym w kroku 2. Folderem domyślnym dla niedokończonych wiadomości jest folder prac w toku.

3.1.7 Wybór domyślnego widoku tworzenia

Podczas tworzenia wiadomości w programie GroupWise WebAccess można określić, czy domyślnie ma być używany format zwykłego tekstu czy format HTML.

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij ikonę Opcje, a następnie kliknij pozycję Opcje.

  2. Kliknij kartę Utwórz.

  3. W polu Domyślny widok tworzenia wybierz opcję Zwykły tekst lub HTML.

  4. Kliknij opcję Zapisz, a następnie Zamknij.

Aby zmienić widok dla jednej przesyłki:

  1. Otwórz przesyłkę.

  2. Kliknij ikonę HTML > lub Zwykły tekst.

3.1.8 Adresowanie wiadomości e-mail

Wiadomość pocztowa ma głównego odbiorcę, wiersz tematu oraz opcjonalnie dane odbiorców „do wiadomości” i „kopia ukryta”. Do wiadomości pocztowych można również dołączać pliki, odnośniki dokumentów, pliki dźwiękowe, pliki z filmami video oraz obiekty OLE.

Korzystanie z książki adresowej

Aby uzyskać więcej informacji na temat korzystania z książki adresowej, zobacz Sekcja 6.0, Kontakty i książki adresowe.

DW (Kopia jawna)

Odbiorcy kopii jawnej (KJ) otrzymują kopię przesyłki. Odbiorcy kopii jawnej to użytkownicy, którzy mogą wykorzystać informacje zawarte w przesyłce, lecz nie są za nią bezpośrednio odpowiedzialni. O wysłaniu kopii jawnej dowiadują się wszyscy odbiorcy. Mogą oni również wyświetlić nazwy odbiorców KJ.

UDW (Kopia tajna)

Odbiorcy kopii tajnej (KT) otrzymują kopię przesyłki. Inni odbiorcy nie otrzymają informacji o odbiorcach w polu Ukryte do wiadomości. Tylko nadawca i odbiorca kopii tajnej wiedzą, że taka kopia została wysłana. Jeśli odbiorca odpowie na przesyłkę przez wybranie opcji Odpowiedz wszystkim, odbiorca wskazany w polu UDW nie otrzyma tej odpowiedzi.

Dodawanie adresów do wiadomości pocztowych

  1. Na pasku narzędziowym kliknij ikonę Poczta.

  2. W polu Do wpisz nazwę użytkownika, a następnie naciśnij klawisz Enter. Czynność tę należy powtórzyć dla kolejnych użytkowników. W razie potrzeby wpisz nazwy użytkowników w polach DW i UDW.

    lub

    Aby wybrać nazwy użytkowników z listy, na pasku narzędziowym kliknij ikonę Adres. Aby uzyskać więcej informacji o sposobie używania Selektora adresów, zobacz Korzystanie z Selektora adresów.

  3. Wpisz temat.

  4. Wpisz wiadomość.

    Po kliknięciu karty Opcje wysyłania można określić wiele opcji, między innymi opcję nadania wiadomości wysokiego priorytetu lub opcję żądania odpowiedzi od odbiorcy.

    W razie potrzeby można zmienić czcionkę tekstu wiadomości. Więcej informacji można znaleźć w dokumencie Zmienianie czcionki w widoku HTML.

  5. Można też dodać załączniki, klikając przycisk Załącz.

  6. Kliknij przycisk Wyślij na pasku narzędziowym.

3.1.9 Wybór opcji wysyłania

Zmiana priorytetu wysyłanych wiadomości e-mail

Zmienianie priorytetu wszystkich wysyłanych przesyłek

  1. Aby zmienić priorytet wszystkich przesyłek, które będą wysyłane, kliknij ikonę Opcje, a następnie kliknij pozycję Opcje.

  2. Kliknij kartę Opcje wysyłania.

  3. Wybierz opcję Wysoki, Standardowy lub Niski.

    Kolor ikonki wyświetlanej w skrzynce pocztowej obok nazwy przesyłki zmienia się w zależności od jej priorytetu: kolor czerwony oznacza priorytet wysoki, biały — priorytet standardowy, natomiast kolor szary — priorytet niski.

  4. Kliknij opcję Zapisz, a następnie Zamknij.

Zmienianie priorytetu jednej przesyłki

  1. Aby zmienić priorytet jednej przesyłki, kliknij ją, a następnie kliknij kartę Opcje wysyłania.

  2. Wybierz opcję Wysoki, Standardowy lub Niski.

    Kolor ikonki wyświetlanej w skrzynce pocztowej obok nazwy przesyłki zmienia się w zależności od jej priorytetu: kolor czerwony oznacza priorytet wysoki, biały — priorytet standardowy, natomiast kolor szary — priorytet niski.

  3. Kliknij przycisk Wyślij.

Zmienianie ustawienia zabezpieczeń (klasyfikacji) wszystkich wysyłanych przesyłek

Klasyfikacja jest ustawieniem zabezpieczeń służącym do powiadomienia użytkownika, że przesyłka jest poufna, ściśle tajna itp. Informacja ta jest wyświetlana u góry przesyłki. Użycie opcji klasyfikacji nie zapewnia żadnego szyfrowania przesyłki ani żadnych dodatkowych zabezpieczeń. Jej zadaniem jest powiadomienie odbiorcy o stopniu tajności przesyłki.

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij ikonę Opcje, a następnie kliknij pozycję Opcje.

  2. Kliknij kartę Opcje wysyłania.

  3. Wybierz ustawienie zabezpieczeń z listy rozwijanej Klasyfikacja.

  4. Kliknij opcję Zapisz, a następnie Zamknij.

Zmienianie kodowania MIME wiadomości

Wiele języków wymaga różnego kodowania znaków, aby mogły być one wyświetlane poprawnie. W programie GroupWise WebAccess można zmieniać metodę kodowania przesyłek wysyłanych i odbieranych.

Zmiana metody kodowania dla wszystkich wysyłanych przesyłek

  1. Na stronie głównej programu WebAccess kliknij ikonę Opcje, a następnie kliknij pozycję Opcje.

  2. Kliknij kartę Opcje wysyłania.

  3. Wybierz kodowanie MIME z listy rozwijanej Kodowanie MIME.

  4. Kliknij opcję Zapisz, a następnie Zamknij.

Zmiana metody kodowania dla jednej przesyłki

  1. W oknie Wiadomość pocztowa kliknij kartę Opcje wysyłania.

  2. Z listy rozwijanej Kodowanie MIME wybierz kodowanie MIME.

  3. Aby wysłać wiadomość, na pasku narzędziowym kliknij polecenie Wyślij.

3.1.10 Publikowanie notek

Notka jest wiadomością publikowaną tylko w skrzynce pocztowej użytkownika. Notki są metodą tworzenia osobistych notatek do własnego użytku.

  1. W skrzynce pocztowej lub kalendarzu kliknij strzałkę listy rozwijanej znajdującą się obok opcji Poczta, a następnie kliknij opcję Osobista notka.

  2. Wpisz temat.

  3. Wpisz wiadomość.

  4. Można też dodać załączniki, klikając przycisk Załącz.

  5. Kliknij przycisk Opublikuj na pasku narzędziowym.

3.1.11 Wysyłanie wiadomości telefonicznej

Wiadomość telefoniczna to rodzaj notki, którą można wysłać do innych użytkowników GroupWise w celu powiadomienia ich o otrzymanych podczas ich nieobecności telefonach. Wiadomości telefoniczne są przechowywane w skrzynkach pocztowych odbiorców. Nie można odpowiadać na telefon bezpośrednio z wiadomości telefonicznej.

  1. W skrzynce pocztowej lub kalendarzu kliknij strzałkę listy rozwijanej znajdującą się obok przycisku Poczta, a następnie kliknij opcję Telefon.

  2. W polu Do wpisz nazwę użytkownika, a następnie naciśnij klawisz Enter. Czynność tę należy powtarzać dla kolejnych użytkowników.

    lub

    Aby wybrać nazwy użytkowników z listy, na pasku narzędziowym kliknij ikonę Adres. Aby uzyskać więcej informacji o sposobie używania Selektora adresów, zobacz Korzystanie z Selektora adresów.

  3. Wpisz nazwisko, nazwę firmy oraz numer telefonu rozmówcy.

  4. Wpisz treść wiadomości.

    W razie potrzeby można zmienić czcionkę tekstu wiadomości. Więcej informacji można znaleźć w dokumencie Zmienianie czcionki w widoku HTML.

  5. Kliknij przycisk Wyślij na pasku narzędziowym.