3.1 Отправка электронной почты

Сообщения из GroupWise WebAccess могут отправляться в текстовом виде или HTML-формате. Кроме того, можно прикрепить файл, добавить подпись или выполнить проверку орфографии перед отправкой сообщения.

Функция дополнения имен из адресной книги позволяет быстро и легко находить контакты для добавления их в поле адресата.

3.1.1 Создание сообщения электронной почты

  1. На панели инструментов щелкните кнопку Письмо.

  2. В поле Кому введите имя пользователя, а затем нажмите клавишу Enter. По мере ввода функция дополнения имен автоматически пытается подобрать подходящее имя и заполнить поле. Повторите эти действия для других пользователей. При необходимости введите имена пользователей в поля Копия и СК.

    или

    Чтобы выбрать имена пользователей в списке, нажмите на панели инструментов кнопку Адрес, найдите и выберите каждого пользователя, щелкните пункт Кому, Копия или СК для каждого пользователя, а затем нажмите кнопку ОК.

  3. Укажите тему.

  4. Введите сообщение.

    Щелкнув вкладку Параметры отправки, можно указать многие параметры, например установить для этого сообщения высокий приоритет, запросить ответ от получателей и т. д.

  5. Включите любые прикрепления, щелкнув кнопку Прикрепить.

  6. Щелкните кнопку Отправить на панели инструментов.

3.1.2 Форматирование сообщений

При отправке сообщения можно изменить его формат. Вы можете отправить сообщения в текстовом виде или в HTML-формате, а также изменить размер или цвет шрифта или макет сообщения.

Изменение шрифта в бланке HTML

Получатель этого элемента будет видеть изменения, выполненные в бланке простого текста, если он просматривает элемент в бланке простого текста. Получатель элемента будет видеть изменения, выполненные в бланке HTML, если он просматривает элемент в бланке HTML. Можно предварительно уведомить получателя о том, в каком формате был создан элемент.

  1. В открытом сообщении, которое Вы создаете, убедитесь, что отображается панель инструментов.

  2. Используйте панель инструментов HTML для изменения шрифта, добавления цветов фона, добавления изображений и т. д.

Для просмотра всех кнопок на панели инструментов HTML размер окна элемента можно изменить по горизонтали.

Форматирование маркированных и нумерованных списков

В сообщения можно добавлять маркированные и нумерованные списки.

  1. В открытый элемент, создаваемый в бланке HTML, вставьте маркированный или нумерованный список с помощью панели инструментов HTML.

  2. Введите элемент списка, а затем нажмите Enter, чтобы создать следующий элемент списка.

  3. Нажмите Enter дважды после последнего элемента, чтобы выключить форматирование списка.

Отмена последнего действия с текстом

Последнее действие с текстом в поле Тема или Сообщение создаваемого сообщения можно отменить.

  1. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Z.

    Сведения о других сочетаниях клавиш см. в разделе Раздел C.0, Использование сочетаний клавиш.

3.1.3 Проверка орфографии сообщений

Средство проверки орфографии позволяет исправить ошибки в сообщениях. Эта функция позволяет обнаружить опечатки, дублирующиеся слова и неправильное использование заглавных букв в создаваемых сообщениях.

При обнаружении слова с орфографической ошибкой Вы можете заменить его на предлагаемое слово, изменить слово вручную или пропустить его.

Вы можете использовать функции создания сообщений для настройки программы проверки орфографии на автоматическую проверку правописания в сообщении перед отправкой.

Проверка орфографии элемента с помощью средства проверки орфографии

  1. Щелкните поле Тема или Сообщение

  2. Щелкните Проверка орфографии

    Система WebAccess выделяет слова, в которых допущены орфографические ошибки.

  3. Щелкните выделенные слова.

  4. Выберите одно из слов, предлагаемых для замены.

    или

    Щелкните Правка для внесения своих изменений.

  5. Щелкните Возобновить редактирование после завершения проверки орфографии.

Автоматическая проверка орфографии с помощью средства проверки орфографии

Орфографию можно автоматически проверять при каждом щелчке кнопки Отправить.

  1. На основной странице WebAccess щелкните значок Параметры и выберите пункт Параметры.

  2. Щелкните вкладку Создание.

  3. Установите флажок Проверка орфографии перед отправкой.

  4. Щелкните Сохранить, а затем Закрыть.

Выбор языка средства проверки орфографии

  1. В открытом создаваемом элементе щелкните поле Тема или поле Сообщение.

  2. Щелкните раскрывающееся меню рядом с Проверка орфографии.

  3. Выберите язык для использования.

3.1.4 Прикрепление файлов

Также можно отправлять файлы другим пользователям. Вы можете прикреплять к отправляемому письму файлы, которые находятся на жестком диске, на дискете или сетевом устройстве. Получатели могут открывать прикрепленные файлы, сохранять, просматривать или печатать их. Получатели не увидят изменений, внесенных Вами в файл после его отправки.

Если Вы прикрепляете файл, защищенный паролем, получатель сможет открыть или просмотреть это прикрепление только после ввода пароля.

  1. Откройте новый элемент.

  2. Заполните поля Кому, Тема и Сообщение.

  3. Щелкните кнопку Прикрепить, затем найдите и выберите файлы, которые нужно отправить.

    Чтобы удалить прикрепленный файл, щелкните значок "Удалить" .

  4. Щелкните Отправить на панели инструментов.

Перенос или удаление файла на диске или сетевом устройстве не влияет на файл, который был прикреплен к сообщению и отправлен.

При удалении прикрепленного файла он будет удален только из списка прикреплений, а не с жесткого или сетевого дисков.

3.1.5 Добавление подписи

Вкладка "Подпись" используется для вставки подписи или заключительной строки в конец отправляемого элемента. Например, GroupWise может автоматически добавлять в конец каждого отправляемого сообщения ваше имя, номер телефона и адрес электронной почты.

Помимо персональных подписей администратор GroupWise может создать глобальную подпись, доступную для каждого пользователя. Если администратор GroupWise включит глобальную подпись, она автоматически будет добавляться во все сообщения при отправке. При повторной отправке сообщения глобальная подпись не будет автоматически добавлена к сообщению.

Подписи, созданные или измененные в клиенте GroupWise для Windows, автоматически отображаются в GroupWise WebAccess. Аналогично, подписи, созданные или измененные в GroupWise WebAccess, автоматически отображаются в клиенте GroupWise для Windows.

  1. На основной странице щелкните значок Параметры и выберите пункт Параметры.

  2. Щелкните кнопку Создание.

  3. Установите флажок Включить подпись.

  4. Щелкните кнопку Создать, укажите имя для новой подписи и щелкните кнопку ОК.

  5. (Необязательно) Создайте дополнительные подписи. В раскрывающемся списке Подпись выберите подпись, которая будет добавляться по умолчанию, затем выберите Использовать по умолчанию.

  6. Введите текст подписи в поле.

  7. Установите флажок Автоматически добавлять подпись, чтобы при отправке сообщения подпись добавлялась автоматически.

    или

    Щелкните пункт Запрос на добавление, чтобы перед отправкой сообщения приложение WebAccess предлагало добавить подпись.

  8. Щелкните Сохранить, а затем Закрыть.

3.1.6 Сохранение незаконченного письма

Общие сведения об автосохранении

При создании нового сообщения в GroupWise WebAccess элементы будут сохранены автоматически. Это помогает предотвратить потерю сообщений, в случае неожиданного завершения работы системы WebAccess. При повторном запуске WebAccess предлагается восстановить эти сообщения, чтобы завершить их создание.

Если GroupWise WebAccess не использовалась в течение 10 секунд (время ожидания по умолчанию) и имеются неотправленные сообщения или если велась активная работа над сообщением в течении 60 секунд (время непрерывной работы по умолчанию), система WebAccess автоматически сохранит сообщения в папке В работе. Система GroupWise добавляет два символа в заголовок автоматически сохраненных сообщений, чтобы их можно было отличать от других элементов, которые были вручную сохранены в папке "В работе".

Администратор может отключить функцию автосохранения и изменить значения параметров не использования и продолжительности.

Если у вас хранится автоматически сохраненное сообщение, при запуске WebAccess оно будет отображено. Тип отображаемого сообщения может зависеть от общего числа автоматически сохраненных сообщений.

Восстановление одного автоматически сохраненного сообщения

Если при запуске WebAccess восстанавливается только одно автоматически сохраненное сообщение, выводится следующее сообщение:

Для обработки автоматически сохраненных сообщений доступны следующие параметры.

Открыть: открывает автоматически сохраненные сообщения, что позволяет сразу завершать создание сообщений.

Сохранить: Сохраняет сообщения в виде обычных элементов "В работе", что позволяет завершить создание сообщений позже.

Удалить: удаляет автоматически сохраненные сообщения. При этом содержащаяся в них информация удаляется без возможности восстановления.

Пропустить: Оставляет сохраненные сообщения на диске, но не восстанавливает их в WebAccess. При следующем запуске приложения WebAccess окно "Автосохранение" откроется снова.

Восстановление от двух до пяти автоматически сохраненных сообщений

Если при запуске WebAccess восстанавливаются от двух до пяти автоматически сохраненных сообщений, выводится следующее сообщение:

Для обработки автоматически сохраненных сообщений доступны следующие варианты. Для каждого из автоматически сохраненных сообщений выберите один из вариантов, затем щелкните кнопку ОК.

Открыть: открывает автоматически сохраненные сообщения, что позволяет сразу завершать создание сообщений.

Сохранить: Сохраняет сообщения в виде обычных элементов "В работе", что позволяет завершить создание сообщений позже.

Удалить: удаляет автоматически сохраненные сообщения. При этом содержащаяся в них информация удаляется без возможности восстановления.

Нажмите кнопку Пропустить, чтобы оставить сохраненные сообщения на диске, но не восстанавливать их в WebAccess. При следующем запуске приложения WebAccess окно "Автосохранение" откроется снова.

Восстановление шести и более автоматически сохраненных сообщений

Если при запуске WebAccess восстанавливаются шесть и более автоматически сохраненных сообщений, выводится следующее сообщение:

Щелкните кнопку ОК, чтобы сохранить сообщения в виде обычных элементов "В работе" и завершить их создание позже.

Включение и отключение функции автосохранения

Функция автосохранения включена по умолчанию, если для доступа к Web Access используется высокоскоростное подключение. В противном случае эта функция по умолчанию отключена. Дополнительные сведения о параметрах входа в систему для подключения см. в разделе Запуск GroupWise WebAccess.

  1. На основной странице WebAccess щелкните значок Параметры и выберите пункт Параметры.

  2. Щелкните вкладку Создание.

  3. Чтобы включить автосохранение, установите флажок Включить автосохранение.

    или

    Чтобы выключить автосохранение, снимите флажок Включить автосохранение.

  4. Щелкните Сохранить, а затем Закрыть.

Сохранение незаконченного письма

  1. В открытом сообщении щелкните значок Сохранить.

  2. Щелкните папку, в которой требуется сохранить сообщение, затем щелкните ОК.

Черновик сообщения помещается в папку, выбранную Вами в действии 2. По умолчанию незавершенные сообщения помещаются в папку "В работе".

3.1.7 Выбор бланка для создания

Вы можете выбрать формат, в котором сообщения в GroupWise WebAccess будут создаваться по умолчанию: простой текст или HTML.

  1. На основной странице WebAccess щелкните значок Параметры и выберите пункт Параметры.

  2. Щелкните вкладку Создание.

  3. В поле Бланк и шрифт для создания выберите Простой текст или HTML.

  4. Щелкните Сохранить, а затем Закрыть.

Чтобы изменить бланк в одном элементе, выполните следующие действия:

  1. Откройте сообщение.

  2. Щелкните значок HTML > или Простой текст.

3.1.8 Адресация почтовых сообщений

В почтовом сообщении необходимо указать основного получателя, тему, кроме того можно указать дополнительных получателей копии или скрытой копии сообщения. Вы можете также прикреплять файлы, ссылки на документы, звуки, анимацию и объекты OLE к своим почтовым сообщениям.

Использование адресной книги

Сведения об использовании адресной книги см. в разделе Раздел 6.0, Контакты и адресные книги.

CC (Копия)

Получатели копии ("Копия") получают копию сообщения. Получателями копии являются пользователи, которым может потребоваться информация, содержащаяся в сообщении, но они не будут нести за нее прямую ответственность. Все получатели могут видеть, что была отправлена копия. Они также могут видеть имена всех получателей копии.

СК (Скрытая копия)

Получатели скрытой копии ("СК") получают копию сообщения. Другие получатели информацию о скрытых копиях не получают. Только отправитель и получатель скрытой копии знают, что скрытая копия была отправлена. Если получатель отвечает на сообщение и выбирает Ответить всем, получатель скрытой копии не получит этот ответ.

Добавление адресов в почтовые сообщения

  1. На панели инструментов щелкните кнопку Письмо.

  2. В поле Кому введите имя пользователя, а затем нажмите клавишу Enter. Повторите эти действия для других пользователей. При необходимости введите имена пользователей в поля Копия и СК.

    или

    Чтобы выбрать имена пользователей из списка, щелкните кнопку Адрес на панели инструментов. Дополнительные сведения об использовании выбора адреса см. в разделе Использование инструмента выбора адреса.

  3. Укажите тему.

  4. Введите сообщение.

    Щелкнув вкладку Параметры отправки, можно указать многие параметры, например установить для сообщения высокий приоритет, запросить ответ от получателей и т. д.

    При необходимости можно изменить шрифт текста сообщения. Дополнительные сведения см. в разделе Изменение шрифта в бланке HTML.

  5. Добавьте любые прикрепления, щелкнув кнопку Прикрепить.

  6. Щелкните кнопку Отправить на панели инструментов.

3.1.9 Выбор параметров отправки

Изменение приоритета отправляемой почты

Изменение приоритета всех отправляемых элементов

  1. Чтобы изменить приоритет всех отправляемых элементов, щелкните значок Параметры и выберите пункт Параметры.

  2. Перейдите на вкладку Параметры отправки.

  3. Выберите Высокий, Нормальный или Низкий.

    Значок рядом с сообщением в почтовом ящике отображается красным цветом при высоком приоритете, белым - при нормальном и серым - при низком.

  4. Щелкните Сохранить, а затем Закрыть.

Изменение приоритета одного элемента

  1. Чтобы изменить приоритет одного элемента, откройте его и перейдите на вкладку Параметры отправки.

  2. Выберите Высокий, Нормальный или Низкий.

    Значок рядом с сообщением в почтовом ящике отображается красным цветом при высоком приоритете, белым - при нормальном и серым - при низком.

  3. Щелкните кнопку Отправить.

Изменение параметра безопасности (классификация) для всех отправляемых элементов

Классификация является параметром защиты, который позволяет получателю узнать, является ли элемент конфиденциальным, совершенно секретным и т. д. Эта информация отображается в верхней части элемента. Классификация не обеспечивает шифрования или дополнительной защиты. Она предназначена для предупреждения получателя об относительной значимости элемента.

  1. На основной странице WebAccess щелкните значок Параметры и выберите пункт Параметры.

  2. Щелкните вкладку Параметры отправки.

  3. Выберите параметр защиты из раскрывающегося списка Классификация.

  4. Щелкните Сохранить, а затем Закрыть.

Изменение MIME-кодировки сообщения

Для правильного отображения некоторых символов многих языков требуются различные кодировки. В системе GroupWise WebAccess можно менять кодировку отправляемых и получаемых сообщений.

Изменение кодировки для всех отправляемых элементов

  1. На основной странице WebAccess щелкните значок Параметры и выберите пункт Параметры.

  2. Щелкните вкладку Параметры отправки.

  3. Выберите кодировку MIME в раскрывающемся списке Кодировка MIME.

  4. Щелкните Сохранить, а затем Закрыть.

Изменение кодировки для одного элемента

  1. В окне почтового сообщения перейдите на вкладку Параметры отправки.

  2. Выберите кодировку MIME в раскрывающемся списке Кодировка MIME.

  3. Чтобы отправить сообщение, щелкните Отправить на панели инструментов.

3.1.10 Размещение записки

Записка - это сообщение, которое помещается только в ваш почтовый ящик. Записки являются способом создания персональных заметок для собственных нужд.

  1. В своем почтовом ящике или календаре щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с кнопкой Письмо и выберите пункт Личная записка.

  2. Укажите тему.

  3. Введите сообщение.

  4. Добавьте любые прикрепления, щелкнув кнопку Прикрепить.

  5. Щелкните кнопку Поместить на панели инструментов.

3.1.11 Отправка телефонограммы

Телефонограмма — это записка, которую можно отправлять для уведомления других пользователей GroupWise о вызовах, которые они получили, когда находились не на работе или были недоступны. Телефонограммы хранятся в почтовом ящике получателя. Вы не сможете отвечать на телефонные звонки с помощью телефонограммы.

  1. В своем почтовом ящике или календаре щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с кнопкой Письмо и выберите Телефонограмма.

  2. В поле Кому введите имя пользователя, а затем нажмите клавишу Enter. Повторите эти действия для других пользователей.

    или

    Чтобы выбрать имена пользователей из списка, нажмите кнопку Адрес на панели инструментов. Дополнительные сведения об использовании выбора адреса см. в разделе Использование инструмента выбора адреса.

  3. Укажите имя, компанию и номер телефона вызывающего абонента.

  4. В поле тела сообщения введите текст сообщения.

    При необходимости можно изменить шрифт текста сообщения. Дополнительные сведения см. в разделе Изменение шрифта в бланке HTML.

  5. Нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.