3.3 Получение сообщения электронной почты и ответ на него

GroupWise позволяет хранить все почтовые сообщения, мероприятия и другие элементы, пришедшие в почтовый ящик. В GroupWise 18 реализовано новое представление разговоров в виде цепочки — цепочки разговоров. В нем электронные письма отображаются в формате цепочки разговора.

3.3.1 Чтение полученных сообщений электронной почты

Вы можете читать полученные элементы в почтовом ящике или в календаре. В почтовом ящике отображается список всех сообщений, полученных вами от других пользователей. Персональные мероприятия, задания и напоминания появляются в календаре, а не в почтовом ящике.

Вы можете открывать и читать все типы новых элементов в почтовом ящике. Однако если вам необходимо прочитать задания и напоминания в календаре, вы можете просматривать новые сообщения при просмотре расписания.

Телефонограммы и почтовые сообщения остаются в почтовом ящике до тех пор, пока вы их не удалите. Мероприятия, напоминания и задания остаются в почтовом ящике до тех пор, пока вы не примете их, удалите или откажетесь от них. Когда вы принимаете мероприятие, напоминание или задание, оно перемещается в папку "Календарь".

Все элементы в почтовом ящике помечаются значками. При открытии элемента его значок изменяется. Дополнительная информация: Раздел 1.9, Определение значков, отображающихся рядом с элементами.

Неоткрытые элементы в почтовом ящике отображаются жирным шрифтом, чтобы облегчить идентификацию еще не прочитанных элементов и документов. Это особенно удобно для свернутых обсуждений, поскольку позволяет не разворачивать всю цепочку сообщений, чтобы проверить наличие новых.

Разделы о представлении цепочки разговоров

Выбор бланка для чтения по умолчанию

По умолчанию в GroupWise используется бланк HTML для чтения сообщений. В бланке чтения поддерживается правильное отображение как HTML-форматирования, так и простого текста.

При чтении элемента в системе GroupWise можно выбрать режим отображения сообщения. В качестве режима отображения вы можете выбрать текст или HTML. Если сообщение отображается в виде текста, можно также установить шрифт по умолчанию и размер шрифта.

  1. Щелкните Сервис > Параметры, а затем дважды щелкните Среда.

  2. Щелкните вкладку Бланки.

  3. Щелкните Использовать для чтения бланк по умолчанию.

  4. Выберите Простой текст или HTML.

    Если выбран параметр Простой текст, установите шрифт и размер шрифта в соответствующих полях.

  5. (Необязательно) Выберите Всегда, чтобы все сообщения принудительно отображались в режиме только текста.

  6. Нажмите кнопку ОК.

Прочтение элементов

Чтение текстовых элементов

В зависимости от параметров просмотра по умолчанию текстовые сообщения автоматически отображаются в текстовом формате.

Для просмотра текстового сообщения выполните следующие действия.

  1. Дважды щелкните сообщение в соответствующем списке, чтобы открыть сообщение в новом окне.

    или

    Выберите сообщение, чтобы просмотреть его в средстве быстрого просмотра.

Просмотр элементов HTML

В зависимости от параметров просмотра по умолчанию сообщения HTML автоматически отображаются в соответствующем формате.

Для просмотра сообщений HTML выполните следующие действия.

  1. Дважды щелкните сообщение в соответствующем списке, чтобы открыть сообщение в новом окне.

    или

    Выберите сообщение, чтобы просмотреть его в средстве быстрого просмотра.

ПРИМЕЧАНИЕ.В целях безопасности рисунки не отображаются в сообщениях HTML по умолчанию. Для просмотра рисунков щелкните Система GroupWise препятствовала отображению изображений на данной странице. Щелкните здесь, чтобы просмотреть эти изображения.

Настройка параметров по умолчанию для отображения рисунков в сообщениях электронной почты формата HTML

При получении сообщения HTML с внешнего адреса рисунки блокируются в целях безопасности. Чтобы отобразить рисунки в сообщении, щелкните сообщение GroupWise предотвращено отображение рисунков на этой странице. Щелкните здесь, чтобы просмотреть рисунки.

Чтобы установить параметр по умолчанию для просмотра рисунков Интеренет-сообщений HTML, выполните следующие действия.

  1. Щелкните Сервис > Параметры, а затем дважды щелкните Среда.

  2. Щелкните Действия по умолчанию.

  3. Выберите один из вариантов: Показывать предупреждение, Никогда не показывать предупреждение или Проверять частые контакты.

    Если выбран параметр Проверять частые контакты, будут отображаться рисунки от отправителей, внесенных в адресную книгу "Частые контакты", однако во всех остальных случаях будет появляться предупреждение.

  4. Нажмите кнопку ОК.

Изменение шрифта полученных сообщений

Эта информация применима к чтению элемента при просмотре элемента с помощью программы быстрого просмотра QuickViewer. Изменение шрифта действует только при чтении элемента. Если сообщение закрывается и открывается повторно, используется системный шрифт Windows* по умолчанию или шрифт, с помощью которого было создано сообщение. Системный шрифт Windows по умолчанию влияет на каждую программу на рабочем столе. Для изменения системного шрифта Windows по умолчанию откройте панель управления и измените свойства экрана.

Шрифт текста нельзя изменить в средстве быстрого просмотра, если сообщение было создано в формате HTML.

  1. Выберите текст, который необходимо изменить.

  2. Выберите пункт Правка > Шрифт > Шрифт.

  3. Выберите шрифт и стиль шрифта.

  4. Выберите размер шрифта.

  5. Выберите любые другие параметры, которые необходимо изменить и щелкните ОК.

Настройка программы просмотра по умолчанию

Во время просмотра прикрепленного к сообщению файла в GroupWise для конкретного типа файла прикрепления можно выбрать прикладную программу просмотра по умолчанию. При работе с GroupWise можно использовать следующие программы просмотра.

  • Adobe Acrobat

  • Microsoft Office

  • LibreOffice.org

  • Apple QuickTime

  • Adobe Flash

  • AutoVue

Чтобы изменить программу просмотра по умолчанию, выполните следующие действия.

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните пункт Среда и перейдите на вкладку Редакторы/Средства просмотра.

  3. В окне группы Средства просмотра выберите средство просмотра, которое будет использоваться.

  4. Нажмите кнопку ОК.

Отметка сообщения как непрочитанного

Если вы открыли сообщение для чтения, но потом решили прочитать его позже, его можно пометить как непрочитанное. При этом элемент выделяется полужирным шрифтом, а его значок изменяется на значок неоткрытого элемента.

  1. В почтовом ящике щелкните сообщение в "Списке сообщений".

  2. Выберите пункт Действия > Пометить как непрочитанное.

Если вы открыли элемент, а потом пометили его как непрочитанный, его состояние в окне свойств не изменяется. Отправитель элемента будет видеть его как открытый.

Отметка сообщения "Прочитанное"

  1. В списке сообщений в почтовом ящике выберите необходимое сообщение.

  2. Щелкните Действия > Пометить как прочитанное.

При пометке состояние сообщения в окне "Свойства" будет изменено. Например, если вы не открыли сообщение, но пометили его как прочитанное, то у отправителя будет отображаться состояние "Открытое".

3.3.2 Чтение прикреплений

С помощью GroupWise можно отправлять и получать файлы, прикрепленные к элементам. Файлы, прикрепленные к элементу, отображаются в разделе прикреплений или справа от темы.

Просмотр прикрепленных файлов

При щелчке прикрепленного файла он отображается на панели сообщения средства быстрого просмотра. Обычно на это требуется меньше времени, чем на открытие прикрепления, однако при этом прикрепление может быть показано в неверном формате. Если прикрепление данного типа не поддерживается, будет выведено сообщение об ошибке.

  1. Откройте элемент, содержащий прикрепление.

  2. Щелкните необходимое прикрепление.

    или

    Щелкните правой кнопкой мыши прикрепленный файл, затем щелкните Просмотр прикрепления или Просмотр в новом окне.

    или

    Если вы не видите пиктограмму просматриваемого прикрепления, щелкните Файл > Прикрепления > Просмотр.

Если получено сообщение "Это прикрепление можно просмотреть только во внешнем приложении", то файл необходимо открыть. О том, как открыть прикрепление, см. в разделе Открытие прикрепленных файлов.

Открытие прикрепленных файлов

При открытии прикрепленного файла двойным щелчком система GroupWise определяет приложение, необходимое для его открытия. Можно выбрать предложенное приложение или выбрать путь и имя файла для другого приложения.

  1. Откройте элемент, содержащий прикрепление.

  2. Дважды щелкните прикрепление.

    или

    Щелкните правой кнопкой мыши прикрепление, затем выберите Открыть или Открыть с помощью.

    или

    Если вы не видите пиктограмму просматриваемого прикрепления, щелкните Файл > Прикрепления > Открыть.

По умолчанию GroupWise выдает предупреждение, если размер прикрепления превышает 1000 Кб (1 Мб).

Чтобы не отображать предупреждающее сообщение:

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните пункт Среда и перейдите на вкладку Действия по умолчанию.

  3. Снимите флажок Предупреждать, если размер более.

    Можно также настроить размер прикрепления, при котором будет отображаться предупреждение.

  4. Нажмите кнопку ОК.

Изменение местоположения по умолчанию для открываемых открытых прикреплений

Чтобы изменить местоположение по умолчанию, в котором сохраняются открытые прикрепления, выполните указанные ниже действия.

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Среда и щелкните вкладку Местоположение файлов.

  3. В поле Открытые вложения укажите или найдите и выберите новое расположение.

Сохранение прикрепленных файлов

Чтобы сохранить прикрепленный к сообщению электронной почты файл, выполните следующие действия:

  1. Дважды щелкните это сообщение, чтобы открыть его.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши прикрепление, которое необходимо сохранить, и выберите команду Сохранить как.

  3. Выберите местоположение на диске, в которое хотите сохранить файл, при необходимости измените имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы изменить местоположение по умолчанию, в котором сохраняются прикрепления, выполните следующие действия:

  1. Находясь в почтовом ящике, выберите команду Инструменты > Параметры.

  2. Дважды щелкните Среда и щелкните вкладку Местоположение файлов.

  3. В разделе Сохранение, изъятие введите необходимое местоположение, а затем нажмите ОК.

Перетаскивание прикреплений

При получении сообщения вы можете перетащить любое из прикреплений в какую-либо папку или на рабочий стол. Прикрепленная ссылка на документ при перетаскивании становится ярлыком документа или его копии, в зависимости от ваших прав на этот документ и доступности библиотеки.

Редактирование прикреплений

При получении доступного для изменения прикрепления можно внести в него изменения и сохранить его как копию в исходном сообщении.

  1. Откройте элемент с прикреплением, которое нужно отредактировать.

  2. Щелкните прикрепление правой кнопкой мыши и выберите команду Открыть .

    или

    Если необходимо выбрать приложение для редактирования прикрепления, щелкните прикрепление правой кнопкой мыши, выберите пункт Открыть с помощью, выберите нужное приложение и нажмите кнопку ОК.

  3. Внесите в прикрепление нужные изменения, а затем сохраните и закройте его.

Пересылка или ответ при наличии редактированных прикреплений

Если вы получили электронное сообщение с прикреплением, это прикрепление можно отредактировать, а затем переслать или отправить, используя функцию ответа на исходное сообщение. Отредактированное прикрепление включается в сообщение вместе с исходным. Исходное прикрепление остается неизменным. Отредактированное прикрепление можно редактировать многократно, однако сохраняется только самая последняя версия правки.

  1. Откройте элемент с прикреплением, которое нужно отредактировать, и выполните его повторную отправку.

  2. Щелкните прикрепление правой кнопкой мыши и выберите команду Открыть .

    или

    Если необходимо выбрать приложение для редактирования прикрепления, щелкните прикрепление правой кнопкой мыши, выберите пункт Открыть с помощью, выберите нужное приложение и нажмите кнопку ОК.

  3. Внесите в прикрепление требуемые изменения, а затем сохраните и закройте его.

    Измененная версия прикрепления появится в исходном почтовом сообщении.

  4. Щелкните пункт Ответить, Ответить всем или Переслать, чтобы отправить прикрепление повторно.

  5. В ответ на запрос нажмите кнопку Да, чтобы прикрепить к новому почтовому сообщению измененный документ.

  6. Продолжите создание почтового сообщения, а затем нажмите кнопку Отправить.

Просмотр прикрепленной визитной карточки

Визитные карточки (vCard) — это электронные визитные карточки, отформатированные в соответствии со стандартами почтового консорциума Интернета.

Чтобы просмотреть карточку vCard, которая была прикреплена к сообщению, выполните следующие действия.

  1. Щелкните vCard правой кнопкой мыши.

  2. Щелкните Просмотр прикрепления.

Дополнительные сведения об импорте визитной карточки в адресную книгу, см. в разделе Импортирование контактов из vCard.

3.3.3 Ответ на электронное письмо

Чтобы ответить на сообщение используйте команду Ответить. Можно ответить всем пользователям, получившим исходный элемент, или только отправителю. Вы также можете включить в свой ответ копию исходного сообщения, на которое вы отвечаете. Перед текстом исходной темы сообщения автоматически вставляется префикс Re:. При желании вы можете изменить тему письма. Если необходимо быстро отправить ответ, можно воспользоваться функцией быстрого ответа с возможностью короткого комментария.

Ответ на электронное письмо

Вариант 1.

  1. Откройте сообщение, на которое хотите ответить.

  2. Нажмите кнопку Ответить на панели инструментов, чтобы отправить электронное письмо только отправителю.

    или

    Нажмите кнопку Ответить всем на панели инструментов, чтобы отправить электронное письмо его отправителю и всем получателям.

  3. Введите сообщение и нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.

Вариант 2.

  1. Откройте сообщение, на которое хотите ответить.

  2. Нажмите кнопку Ответить.

    Откроется бланк создания, а в меню параметров отобразятся параметры создания.

  3. Выберите пункт отправителю, чтобы отправить электронное письмо только отправителю.

    или

    Выберите пункт всем, чтобы отправить электронное письмо отправителю и всем получателям.

  4. Введите сообщение и нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.

Если в исходном элементе имеются получатели копии или скрытой копии и вы выберете параметр "Ответить всем", ответ будет отправлен получателям копии, но не получателям скрытой копии.

Включение в ответ сообщения или прикреплений отправителя

При ответе на электронное письмо можно выбрать соответствующие пункты меню "Параметры создания", чтобы включить в него сообщение отправителя и любые прикрепления, входящие в сообщение.

  1. Выберите сообщение электронной почты, на которое необходимо ответить, затем на панели инструментов нажмите кнопку Ответить.

  2. Находясь в бланке создания, откройте в меню "Параметры" раскрывающееся меню Параметры.

  3. Выберите, нужно ли ответить только отправителю или всем.

  4. Чтобы включить в ответ сообщение отправителя, установите флажок Включить сообщение от отправителя.

  5. Чтобы включить в ответ прикрепления отправителя, установите флажок Включить прикрепления от отправителя.

  6. Введите сообщение и нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.

Настройка формата ответа по умолчанию

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните пункт Среда и перейдите на вкладку Формат ответа.

  3. Если используется формат ответа простым текстом, можно выбрать следующие его параметры.

    Классический GroupWise: Указываются знаки разделения, первоначальный отправитель, дата и время.

    Включать заголовки: Можно выбрать знак разделения; указывается исходный отправитель, получатель, дата, время и тема.

    Стандартный для Интернета: Позволяет выбрать разделитель; позволяет указать, следует ли включать исходного отправителя, адрес электронной почты, дату, время и идентификатор сообщения.

    Цвет текста: Доступен только для параметра Стандартный для Интернета. Позволяет выбрать цвет ответа. Этот цвет применяется к исходному тексту, но не к введенному новому тексту.

    Помещать ответ: Выберите Сверху или Снизу, если ранее выбрали параметр Включать заголовки или Стандартный для Интернета.

  4. Если используется формат ответа HTML, можно выбрать следующие его параметры.

    Классический GroupWise: Указываются знаки разделения, первоначальный отправитель, дата и время.

    Улучшенный HTML: Позволяет выбрать разделитель; позволяет указать, следует ли включать исходного отправителя, адрес электронной почты, дату, время и идентификатор сообщения. Чтобы вместо этого указать исходного отправителя, получателя, дату, время и тему, выберите параметр Включать заголовки.

    Помещать ответ: Выберите Сверху или Снизу, если ранее выбрали параметр Улучшенный HTML.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Настройка автоматизированного ответа

Если вы планируете отсутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, вы можете создать правило ответа на сообщения, полученные во время вашего отсутствия. Инструкции по настройке см. в разделе Раздел 9.4.3, Создание правила «Нет в офисе».

Ответ на сообщение в совместно используемой папке

  1. Откройте или выберите элемент в совместно используемой папке.

  2. Щелкните Ответить на панели инструментов.

    или

    Щелкните правой кнопкой мыши сообщение и выберите команду Ответить.

  3. В скользящем меню "Параметры создания" щелкните пункт "Ответить".

    Вы можете ответить на исходную тему или на последующие ответы в цепочке сообщений. В любом случае эти ответы помещаются в совместно используемую папку, а не отправляются отдельным лицам.

    Если вы отвечаете лично автору элемента, то ответ не будет помещен в совместно используемую папку.

  4. Нажмите кнопку ОК.

  5. Введите ответ и выберите команду Отправка или Отправить на панели инструментов.

Использование быстрого ответа

С помощью функции быстрого ответа можно отвечать на сообщения, не отправляя ответ вручную. Быстрый ответ можно выбрать в правом нижнем углу окне чтения. Его вы его выберите, отправитель сообщения получит соответствующее оповещение. Он сможет увидеть быстрый ответ в заголовке отправленного элемента.

  1. В правом верхнем углу окна чтения сообщения щелкните не выбрано рядом с полем быстрый ответ.

  2. Выберите подходящий ответ из списка стандартных вариантов.

  3. Необязательно: для варианта Ответить с комментарием... можно добавить к выбранному ответу собственное примечание. Указав комментарий и выбрав ответ, нажмите кнопку ОК.

3.3.4 Чтение переписки и ответы в представлении цепочки разговоров

Теперь при включенном представлении цепочки разговоров ответы в списке элементов отображаются как одна беседа. Для каждого разговора в списке элементов отображается общее количество непрочитанных ответов, выделенное зеленым, и общее количество ответов, выделенное синим. Чтобы просмотреть все ответы, откройте разговор или воспользуйтесь средством быстрого просмотра.

Пример разговора:

Новые ответы в разговоре выделены зеленой рамкой. Рамка остается зеленой в течение трех минут после того, как вы прочитаете сообщение. Чтобы удалить непрочитанные сообщения, щелкните правой кнопкой мыши по зеленому числу непрочитанных сообщений рядом с разговором в списке элементов.

Ответ в разговоре

Как ответить в разговоре

  1. Выберите сообщение, на которое вы хотите ответить.

  2. Введите текст в поле ответа внизу разговора. Если вы отвечаете на ответ, щелкните кнопку Ответить под телом сообщения, чтобы открыть поле ответа.

  3. Введите ответ и щелкните кнопку Отправить справа.

Чтобы добавить прикрепления, щелкните значок прикрепления справа. Также можно воспользоваться функцией быстрого ответа. Для этого щелкните кнопку на панели ответа.

Добавление пользователей в разговор

Как добавить или удалить пользователей

  1. Щелкните кнопку на панели ответа и выберите элемент Изменить получателей.

  2. Введите имена пользователей, которых вы хотите добавить, или удалите имена пользователей, которых вы хотите удалить.

Включение и выключение представления цепочки разговоров

Как включить или выключить представление цепочки разговоров

  1. Перейдите в раздел Сервис > Параметры > Среда.

  2. На вкладке Общие внизу правого столбца установите или снимите флажок Включить цепочки разговоров.

3.3.5 Пересылка сообщений электронной почты

Функция пересылки позволяет отправлять элементы или ссылки на документы другим пользователям. Это почтовое сообщение включает ваше имя и любые ваши комментарии.

Если требуется автоматически пересылать некоторые или все сообщения в другую учетную запись электронной почты, см. раздел Раздел 9.4.4, Создание правила для пересылки всей почты в другую учетную запись.

Пересылка сообщения электронной почты

  1. Откройте сообщение, которое хотите переслать.

  2. (Необязательно) Щелкните стрелку раскрывающегося списка на кнопке Переслать и выберите нужный параметр пересылки.

    Выбранный параметр сохраняется для использования по умолчанию при следующем применении кнопки Переслать.

  3. Щелкните значок Переслать на панели инструментов.

    или

    Щелкните Действия > Переслать в виде прикрепления.

  4. Добавьте имена пользователей, которым вы хотите переслать элемент.

  5. (Необязательно) Напишите сообщение.

  6. Щелкните Отправить на панели инструментов.

ПРИМЕЧАНИЕ.Параметры пересылки доступны также в раскрывающемся меню Параметры в скользящем меню "Параметры создания".

Пересылка нескольких сообщений электронной почты

  1. В почтовом ящике выберите сообщения для пересылки, удерживая нажатой клавишу Ctrl и щелкая каждое из сообщений.

  2. Щелкните Действия > Переслать в виде прикрепления.

  3. Добавьте имена пользователей, которым вы хотите переслать элемент.

  4. (Необязательно) Напишите сообщение.

  5. Щелкните Отправить на панели инструментов.

3.3.6 Использование телефонной связи в электронной почте

Когда в сообщениях электронной почты есть 10- или 11-значные номера, такой номер может отображаться как гиперссылка, которую можно щелкнуть, чтобы позвонить на этот номер через Skype или службу используемого в операционной системе поставщика телефонной связи по умолчанию.

Чтобы 10- или 11-значные номера определялись как телефонные номера, следует выбрать поставщика телефонной связи по умолчанию.

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Среда и перейдите на вкладку Действия по умолчанию.

  3. В раскрывающемся списке Поставщик телефонной связи по умолчанию выберите один из следующих параметров.

    • Нет. Номера телефонов отображаются как обычный текст, а не как гиперссылки.

    • Набиратель номера по умолчанию. Используется поставщик телефонной связи по умолчанию в вашей операционной системе.

    • Skype. При щелчке номера телефона производится вызов с использованием Skype.

      Дополнительные сведения о вызовах из системы GroupWise с помощью Skype см. в документе Краткое руководство по GroupWise и Skype.