6.3 Använda mappen Kontakter

Använd mappen Kontakter om du vill visa, uppdatera, radera och lägga till information i kontakterna i adressboken.

Mappen Kontakter i mapplistan i GroupWise representerar som standard adressboken Favoritadresser.

Alla ändringar som du gör i mappen Kontakter görs även i motsvarande adressbok (som standard i Favoritadresser).

Mapplistan visar en lista över alla personliga adressböcker under mappen Kontakter. Du kan snabbt välja en annan personlig adressbok genom att klicka på adressboken i mapplistan.

Om du klickar på ikonen Snabbgranskning i verktygsfältet kan du snabbt visa och redigera informationen om en kontakt, grupp, resurs eller organisation.

För mer information, se Hantera kontakter, Hantera grupper, Hantera resurser och Hantera företag och organisationer.

6.3.1 Hantera kontakter

Varje kontakt i kontaktmappen visas med personikon. När du dubbelklickar på en kontakt visas vyn Kontaktförsändelse.

Lägga till en kontakt

Du kan lägga till en kontakt i adressboken Favoritadresser eller i en personlig adressbok.

  1. Klicka på Kontakter i navigeringsfältet på huvudsidan i WebAccess.

  2. Välj den adressbok du vill lägga till kontakten i.

  3. Klicka på pilen bredvid Kontakt i verktygsfältet och klicka sedan på Kontakt.

  4. Ange kontaktens förnamn, mellannamn och efternamn i namnfälten.

  5. Ange det namn som du vill använda för kontakten i fältet Visningsnamn.

    Informationen i fältet Visningsnamn visas i kontaktlistan.

  6. Ange övrig information som du vill registrera om kontakten genom att klicka på följande flikar:

    Översikt: (Den här fliken är endast tillgänglig när du ändrar en kontakt.) Visar en sammanfattning av informationen på den övriga sidorna.

    Kontakt: Använd den här sidan när du ska ange kontaktens namn, foto, e-postadress, olika telefonnummer och ID för snabbmeddelanden.

    Information: Använd den här sidan för att ange kontaktens yrke, avdelning, assistent, födelsedag, årsdagar, make eller maka, barn, fritidsintressen och eventuella Internetadresser som associeras med kontakten.

    Om du vill ange en Internetadress för kontaktens kontorsinformation, personliga information eller information om upptagen/ledig anger du adressen i lämpligt fält.

    Adress: Använd den här sidan för att ange kontaktens adresser till kontoret, hemmet och så vidare.

    Anteckningar: Använd den här sidan för att visa information om din kommunikation med kontakten du har angett i GroupWise Windows-klienten. Du kan använda sidan som en kontaktlogg.

    Historik: (Den här fliken är endast tillgänglig när du ändrar en kontakt.) Visar alla försändelser som du har skickat till eller tagit emot från den aktuella kontakten.

  7. Klicka på Spara och stäng.

Ändra en kontakt

Du kan ändra en kontakts information i adressboken Favoritadresser eller i en personlig adressbok. För att kunna ändra en kontakt från företagets globala adressbok måste du först kopiera kontakten till adressboken Favoritadresser eller till en personlig adressbok.

  1. Klicka på fliken Kontakter i navigeringsfältet.

  2. Välj den adressbok som du vill ändra kontakten i.

  3. Dubbelklicka på den kontakt i kontaktlistan som du vill ändra.

  4. Gör önskade ändringar i kontaktinformationen.

    Information om vilken kontaktinformation som du kan ange på respektive flik finns i Steg 6 i Lägga till en kontakt.

  5. Klicka på Spara och stäng.

Ta bort en kontakt

Du kan ta bort en kontakt i adressboken Favoritadresser eller i en personlig adressbok. Du kan inte ta bort en kontakt från företagets globala adressbok.

  1. Klicka på fliken Kontakter i navigeringsfältet.

  2. Välj den adressbok som du vill ta bort kontakten från.

  3. Klicka på kontakten i kontaktlistan och klicka på Radera.

Ändra visningsnamn för en kontakt

Visningsnamnet är det namn som visas när du börjar skriva i fältet Till (eller Hemlig kopia eller Kopia) i ett meddelande. När du börjar skriva ett namn, t ex "Ta", fylls resten av namnet i automatiskt med ett namn från adressboken, t ex "Tabitha Hu". Om det finns två Tabitha Hu i adressboken, en på redovisningsavdelningen och en på anläggningsavdelningen, kan du emellertid behöva kontrollera fler egenskaper för att vara säker på vilket namn som fyllts i automatiskt.

Du kan ändra visningsnamnet så att du genast vet vilket namn som fylls i automatiskt. Om du exempelvis bara har kontakt med Tabitha Hu på redovisningsavdelningen kan du ändra visningsnamnet till Tabitha - Redovisning.

  1. Klicka på fliken Kontakter i navigeringsfältet.

  2. Klicka på den adressbok som du vill ändra kontakten i.

  3. Dubbelklicka på en kontakt.

  4. Skriv ett nytt namn i fältet Visningsnamn.

  5. Klicka på Spara och stäng.

Visa all kommunikation med en kontakt

  1. Klicka på fliken Kontakter i navigeringsfältet.

  2. Klicka på den adressbok som du vill använda.

  3. Dubbelklicka på en kontakt.

  4. Klicka på fliken Historik.

    Alla försändelser som du har tagit emot från eller skickat till kontakten visas.

Logga kommunikation med kontakter

Med hjälp av anteckningsfunktionen kan du logga din kommunikation med kontakterna.

  1. Klicka på fliken Kontakter i navigeringsfältet.

  2. Klicka på den adressbok som du vill använda.

  3. Dubbelklicka på en kontakt.

  4. Klicka på fliken Anteckningar.

  5. Lägg till den information som rör kontakten i fältet Kommentarer.

  6. Klicka på Spara och stäng.

6.3.2 Hantera grupper

Alla grupper i mappen Kontakter visas med gruppikon. När du dubbelklickar på en grupp visas vyn Gruppförsändelse.

Ordna adresser i grupper

En grupp är en lista över användare eller resurser du kan skicka meddelanden till. Använd grupper när du vill skicka samma meddelanden till flera användare eller resurser genom att skriva gruppnamnet i fälten Till, Hemlig kopia eller Kopia. Det finns två typer av grupper: systemgrupper och egna (personliga) grupper.

En publik grupp är en lista över användare skapade av GroupWises administratör och är tillgänglig för användning av alla GroupWise-användare. Det kan t ex finnas en systemgrupp för ekonomiavdelningen. Alla anställda på ekonomiavdelningen finns med i och kan nå gruppen. Systemgrupper står uppräknade i systemadressboken.

En egen grupp är en grupp du själv har skapat. Om du exempelvis ofta skickar en bokning till din arbetsgrupp kan du lägga upp varje medarbetares adress eller namn och mötesplats (en resurs) i en egen grupp.

Skapa och spara en personlig grupp

  1. Klicka på fliken Kontakter på huvudsidan i WebAccess.

  2. Klicka på den personliga adressbok som du vill lägga till gruppen i.

  3. Klicka på Grupp.

  4. Ange följande information:

    Välj Adressbok: Klicka i listrutan om du vill lägga till gruppen i en annan adressbok än den som redan har markerats.

    Gruppnamn: Ange ett namn på gruppen.

    Medlemmar: Börja skriva namnet på en medlem som du vill lägga till i gruppen och klicka sedan på Lägg till (eller tryck på Retur) när namnet visas. Upprepa detta för alla användare som du vill lägga till i gruppen.

    Du kan klicka på Adressväljare om du vill söka efter och markera varje användare enligt beskrivningen i Använda adressväljaren.

    Kommentarer: Ange eventuella kommentarer om gruppen, till exempel en beskrivning.

  5. Spara gruppen i den personliga adressboken genom att klicka på Spara och stäng.

Ändra en grupp

Du kan ändra gruppens namn, medlemskap och kommentarer efter att gruppen har skapats.

  1. Klicka på fliken Kontakter på huvudsidan i WebAccess.

  2. Klicka på den personliga adressbok som innehåller gruppen som du vill ändra.

  3. Dubbelklicka på gruppen som du vill ändra.

    Grupper visas med gruppikon.

  4. Gör önskade ändringar och klicka sedan på Spara och stäng.

Lägga till kontakter i en grupp

Om du lägger till kontakter i en grupp, till exempel i en företagsdistributionslista, måste du ha fått behörighet för det av GroupWise-administratören.

  1. Klicka på fliken Kontakter på huvudsidan i WebAccess.

  2. Klicka på den personliga adressbok som innehåller gruppen som du vill lägga till kontakter i.

  3. Dubbelklicka på gruppen som du vill lägga till kontakter i.

    Grupper visas med gruppikon.

  4. Börja skriva namnet på en medlem som du vill lägga till i gruppen under Medlemmar och klicka sedan på Lägg till (eller tryck på Retur) när namnet visas.

    Upprepa detta steg för alla användare som du vill lägga till i gruppen.

  5. Klicka på Spara och stäng.

Ta bort en kontakt från en grupp

  1. Klicka på fliken Kontakter på huvudsidan i WebAccess.

  2. Klicka på den personliga adressbok som innehåller gruppen som du vill ta bort kontakter från.

  3. Dubbelklicka på gruppen som du vill ta bort kontakter från.

    Grupper visas med gruppikon.

  4. Markera de användare som du vill ta bort från gruppen under Medlemmar och klicka sedan på Radera.

  5. Klicka på Spara och stäng.

Adressera försändelser till en grupp

  1. Klicka på Adress i verktygsfältet i en försändelsevy.

    Adressväljaren visas.

  2. Ange namnet på den grupp som du vill skicka försändelsen till och klicka på Sök.

  3. (Valfritt) Klicka på plus-ikonen om du vill förfina sökningen efter Namn, Förnamn, Efternamn och Avdelning, efter börjar med, lika med, inte lika med och efter adressbok och typ av post.

  4. Markera en grupp och klicka på Till, Kopia eller Hemlig kopia.

  5. Klicka på OK för att gå tillbaka till försändelsevyn.

Visa gruppinformation

  1. Klicka på fliken Kontakter på huvudsidan i WebAccess.

  2. Klicka på den adressbok som innehåller gruppen vars information du vill visa.

  3. Dubbelklicka på gruppen vars information du vill visa.

  4. Klicka på Avbryt när du är klar med visningen av informationen.

6.3.3 Hantera resurser

Resurser är försändelser som kan schemaläggas till möten och andra ändamål. De kan omfatta rum, datorprojektorer, bilar och annat. GroupWise-administratören definierar en resurs genom att ge den ett beskrivande namn och tilldela den en användare. Resurser kan inkluderas i en sökning för lediga tider, precis som användare. Resurs-ID anges i rutan Till.

En användare som tilldelas att hantera en resurs äger den resursen. Resursens ägare ansvarar för att godkänna och avslå bokningar för resursen. För att kunna göra detta måste ägaren ha fullständig fullmaktsbehörighet till resursen. Som ägare av en resurs kan du välja att få meddelanden om bokningar av resursen.

Alla resurser i mappen Kontakter visas med resurs. När du klickar på en resurs visas resursförsändelsevyn.

Godkänna och avslå resursförfrågningar

Du kan bara godkänna eller avslå förfrågningar för en resurs om du är ägaren och om du har beviljats läs- och skrivbehörighet för resursen.

  1. Klicka på Fullmakt i verktygsfältet på huvudsidan i WebAccess.

  2. Klicka på resursen du äger.

    Om den resurs som du äger inte visas skriver du namnet på resursen och klickar på Logga in.

  3. Klicka på den försändelse som du behöver godkänna eller avslå.

  4. Klicka på Godkänn eller Avslå i verktygsfältet.

Lägga till en personlig resurs

Du kan lägga till en personlig resurs i adressboken Favoritadresser eller i en personlig adressbok.

  1. Klicka på fliken Kontakter i navigeringsfältet på huvudsidan i WebAccess.

  2. Markera den personliga adressbok som du vill lägga till resursen i.

  3. Klicka på pilen bredvid Kontakt och klicka sedan på Resurs.

  4. Ange namnet på resursen i fältet Namn.

  5. Ange övrig information du vill lägga till för resursen.

  6. Ange eventuella kommentarer om resursen i fältet Kommentarer.

    Du kan till exempel specificera hur stort ett konferensrum är eller vilken typ av utrustning som finns i rummet.

  7. Klicka på Spara och stäng.

Ändra en personlig resurs

  1. Klicka på fliken Kontakter i navigeringsfältet på huvudsidan i WebAccess.

  2. Markera den personliga adressbok som innehåller resursen som du vill ändra.

  3. Dubbelklicka på resursen.

  4. Ändra informationen efter behov.

  5. Klicka på Spara och stäng.

Ta bort en personlig resurs

  1. Klicka på fliken Kontakter i navigeringsfältet på huvudsidan i WebAccess.

  2. Markera den personliga adressbok som innehåller resursen och sök efter resursen.

  3. Markera resursen och klicka på Radera.

6.3.4 Hantera företag och organisationer

Alla organisationer och företag i mappen Kontakter visas med organisationsikonen organisationsikon . När du klickar på en organisation visas organisationsförsändelsevyn.

Lägga till en egen organisation

Du kan lägga till en organisation i adressboken Favoritadresser eller i en personlig adressbok.

  1. Klicka på fliken Kontakter i navigeringsfältet på huvudsidan i WebAccess.

  2. Markera den personliga adressbok som du vill lägga till organisationen i.

  3. Klicka på pilen bredvid Kontakt och klicka sedan på Företag.

  4. Ange namnet på organisationen i fältet Företag.

  5. Ange övrig information du vill lägga till om organisationen.

  6. Klicka på Spara och stäng.

Ändra ett personligt företag

  1. Klicka på fliken Kontakter i navigeringsfältet på huvudsidan i WebAccess.

  2. Markera den adressbok som innehåller organisationen som du vill ändra.

  3. Leta upp organisationen.

  4. Dubbelklicka på organisationen.

  5. Ändra informationen efter behov.

  6. Klicka på Spara och stäng.

Ta bort ett personligt företag

  1. Klicka på fliken Kontakter i navigeringsfältet på huvudsidan i WebAccess.

  2. Markera den adressbok som innehåller organisationen som du vill radera.

  3. Markera organisationen och klicka på Radera.

  4. Klicka på OK.

6.3.5 Adressera en försändelse med hjälp av Favoritadresser

I adressboken Favoritadresser finns de adresser du oftast använder dig av samt de senast använda adresserna. När du använder en adress i ett meddelande kopieras posten till adressboken Favoritadresser.

När en adress har placerats i Favoritadresser ligger den kvar där tills du raderar den. Posten finns dessutom kvar i den ursprungliga adressboken.

  1. Klicka på Adress i en försändelse som du skapar.

    Adressväljaren visas.

  2. Klicka på Plus-ikonen bredvid fältet Sök.

  3. Markera Favoritadresser i listrutan Alla adressböcker.

  4. Sök efter och klicka på de användare som du vill lägga till.

  5. Klicka på Till, Kopia eller Hemlig kopia för de markerade användarna.

  6. Klicka på OK.

Du kan stänga adressboken Favoritadresser men du kan inte ta bort den.

6.3.6 Skicka e-post till en kontakt från mappen Kontakter

  1. Klicka på Kontakter i navigeringsfältet.

  2. Klicka på den adressbok som innehåller kontakten som du vill skicka e-post till.

  3. Markera kontakten som du vill skicka e-post till och klicka sedan på Skicka e-post i verktygsfältet.

  4. Skriv klart meddelandet och klicka på Skicka.