3.1 Skicka e-post

När du skickar ett e-postmeddelande från GroupWise WebAccess kan du antingen skicka meddelandet som text eller HTML. I tillägg kan du välja att bifoga en fil, lägga till en signatur i meddelandet och köra en stavningskontroll för meddelandet innan det skickas iväg.

Adressboken och namnifyllning hjälper dig att snabbt och lätt hitta kontakterna som du behöver när du skickar ett e-postmeddelande.

3.1.1 Skriva e-post

  1. Klicka på Post i verktygsfältet.

  2. Ange ett användarnamn i rutan Till och tryck på Retur. När du börjar skriva utförs automatiskt en sökning efter namnet så att det kan kompletteras automatiskt. Upprepa om du vill lägga till fler användare. Ange användarnamn i rutorna Kopia och Hemlig kopia om detta behövs.

    eller

    Om du vill välja användarnamn i en lista klickar du på Adressbok i verktygsfältet. Leta upp och markera de enskilda användarna, klicka på Till, Kopia eller Hemlig kopia för respektive användare och klicka sedan på OK.

  3. Ange ett ärende.

  4. Skriv ett meddelande.

    Du kan ange flera olika alternativ på fliken Alternativ, t ex om du vill ge meddelandet hög prioritet, begära svar från mottagarna och mycket mer.

  5. Lägg till eventuella bifogade filer genom att klicka på Bifoga.

  6. Klicka på Skicka i verktygsfältet.

3.1.2 Formatera meddelanden

När du skickar ett meddelande kan du välja mellan flera formatalternativ. Du kan välja att skicka meddelandet som ett text- eller HTML-meddelande och du kan ändra teckensnittet, färgerna och layouten för meddelandet.

Ändra teckensnittet i HTML-vyn

Mottagaren av en försändelse kommer att se de ändringar du gör i vyn Oformaterad text om han eller hon läser försändelsen i vyn Oformaterad text. Mottagaren av en försändelse kommer att se de ändringar du gör i vyn HTML om han eller hon läser försändelsen i vyn HTML. Du kanske vill meddela mottagaren om vilken vy du har skapat försändelsen i.

  1. Kontrollera att HTML-verktygsfältet visas i en öppen försändelse som du skapar.

  2. Använd HTML-verktygsfältet om du vill ändra teckensnittet, lägga till bakgrundsfärger, lägga till bilder och så vidare.

Du kan behöva göra försändelsevyn bredare för att alla knapparna ska visas i HTML-verktygsfältet.

Formatera punktlistor och numrerade listor

Du kan enkelt inkludera punktlistor och numrerade listor i meddelandet.

  1. Använd HTML-verktygsfältet om du vill infoga punktlistor och numrerade listor när du skapar en försändelse i HTML-vyn.

  2. Skriv listposten och tryck på Retur för att skapa nästa post i listan.

  3. Tryck på Retur två gånger efter den sista posten för att inaktivera listformateringen.

Ångra den senaste textåtgärden

Du kan ångra den senaste textåtgärden i fältet Ärende eller Meddelande i ett meddelande som du skriver.

  1. Tryck på Ctrl+Z.

    Läs Område C.0, Använda snabbtangenter om du vill ha information om andra snabbtangenter.

3.1.3 Stavningskontrollera meddelanden

Stavningskontrollen låter dig kontrollera felstavade ord i meddelandet som du har skapat. Den kontrollerar om det finns felstavade ord, dubblettord och felaktig användning av gemener och versaler i försändelser som du skapar.

Om ett felstavat ord hittas kan du ersätta det med ett ord från Stavningskontroll, redigera ordet manuellt eller hoppa över ordet.

Du kan använda alternativet Nytt om du vill att dina meddelanden ska stavningskontrolleras automatiskt innan du skickar dem.

Stavningskontrollera en försändelse med stavningskontrollen

  1. Klicka i fältet Ärende eller Meddelande.

  2. Klicka på Kör stavningskontroll.

    Felstavade ord markeras.

  3. Klicka på ett markerat ord.

  4. Välj ett av orden som föreslås för att ersätta det felstavade ordet.

    eller

    Klicka på Redigera om du vill göra egna korrigeringar.

  5. Klicka på Fortsätt redigera när stavningskontrollen är klar.

Stavningskontrollera försändelser automatiskt med stavningskontrollen

Du kan ange att försändelserna ska stavningskontrolleras automatiskt när du klickar på Skicka.

  1. Klicka på ikonen Alternativ på WebAccess-huvudsidan och klicka sedan på Alternativ.

  2. Klicka på fliken Nytt.

  3. Markera Stavningskontrollera innan en försändelse skickas.

  4. Klicka på Spara och sedan på Stäng.

Välja språk för stavningskontroll

  1. Klicka i fältet Ärende eller fältet Meddelande i en öppen försändelse.

  2. Klicka på den nedrullningsbara menyn bredvid Kör stavningskontroll.

  3. Välj ett språk.

3.1.4 Bifoga filer

Du kan skicka filer till andra användare. Du kan bifoga filer som redan finns på din hårddisk, diskett eller nätverksenhet till en försändelse som du skickar iväg. Mottagarna kan öppna en bifogad fil, spara den, granska den och skriva ut den. Om du gör ändringar i en bifogad fil efter att du har skickat den, kommer dessa ändringar inte att nå mottagarna.

Om du bifogar en lösenordsskyddad fil måste mottagaren ange lösenordet för att kunna öppna och visa bilagan.

  1. Öppna en ny försändelse.

  2. Fyll i fälten Till, Ärende och Meddelande.

  3. Klicka på Bifoga och leta sedan reda på och markera den eller de filer som du vill skicka.

    Om du vill ta bort en bifogad fil klickar du på ikonen Radera.

  4. Klicka på Skicka i verktygsfältet.

Filen du har bifogat och skickat påverkas inte om du flyttar eller tar bort den på hårddisken eller från nätverket.

Om du tar bort en bifogad fil, raderas den inte från hårddisken eller nätverket utan bara från listan över bifogade filer.

3.1.5 Lägga till en signatur

Använd signaturer för att infoga en signatur eller underskrift i slutet på varje försändelse du skickar. Du kan till exempel automatiskt få ditt namn, telefonnummer och e-postadress infogat i slutet på alla försändelser du skickar.

Förutom personliga signaturer kan GroupWise-administratören skapa en global signatur som alla kan använda. Om GroupWise-administratören kräver en global signatur läggs den till i alla försändelser som skickas. När du skickar om en försändelse läggs inte den globala signaturen till automatiskt i meddelandet.

Signaturer som du skapar eller ändrar i GroupWise Windows-klienten visas automatiskt i GroupWise WebAccess. Omvänt så visas signaturer som du skapar eller ändrar i GroupWise WebAccess automatiskt i GroupWise Windows-klienten.

  1. Klicka på ikonen Alternativ på huvudsidan och klicka sedan på Alternativ.

  2. Klicka på Nytt.

  3. Markera Aktivera signatur.

  4. Klicka på Ny, ange ett namn på den nya signaturen och klicka sedan på OK.

  5. (Valfritt) Skapa fler signaturer. Markera den signatur som du vill använda som standardsignatur i listrutan Signatur och markera sedan Använd som standard.

  6. Skriv signaturtexten i rutan.

  7. Klicka på Lägg till signatur automatiskt om du vill att signaturen ska läggas till automatiskt när du skickar försändelsen.

    eller

    Klicka på Fråga innan signatur läggs till om du vill att ett meddelande ska visas där du kan välja att lägga till signaturen innan du skickar försändelsen.

  8. Klicka på Spara och sedan på Stäng.

3.1.6 Spara e-postmeddelanden som inte är klara

Automatisk lagring

När du komponerar ett nytt meddelande i GroupWise WebAccess, sparas försändelserna automatiskt. På så vis riskerar du inte att förlora de meddelanden du skriver om WebAccess plötsligt skulle stängas ned. När WebAccess startas om kan du välja att återställa meddelandena så att du kan skriva klart dem.

Om du inte använder GroupWise WebAccess under 10 sekunder (standardvärdet för inaktivitet) och har skapat meddelanden som du inte har skickat än, eller om du har skrivit meddelanden under minst 60 sekunder (standardvärdet för aktivitet), så sparas meddelandena automatiskt i mappen Under arbete. Två tecken läggs automatiskt till i namnet för alla meddelanden som sparas automatiskt för att skilja dem från andra försändelser som du kanske har sparat manuellt i mappen Under arbete.

Din administratör kan inaktivera funktionen automatisk sparning och ändra värden som inte används eller är kontinuerliga.

Om det finns automatiskt sparade meddelanden när du startar WebAccess visas ett meddelande. Den typ av meddelande som visas skiljer sig beroende på antalet meddelanden som sparades automatiskt.

När ett automatiskt sparat meddelande återställs

När du startar WebAccess och endast ett automatiskt sparat meddelande återställs, visas följande meddelande:

Du har följande alternativ för att hantera automatiskt sparade meddelanden:

Öppna: Öppnar meddelanden som har sparats automatiskt så att du kan skriva klart dem.

Spara: Sparar meddelandena som vanliga försändelser i Under arbete så att du kan skriva klart dem senare.

Ta bort: Tar bort meddelanden som sparats automatiskt. Informationen i meddelandena tas bort permanent.

Hoppa över: Lagrar de sparade meddelandena på disken men återställer dem inte i WebAccess. Nästa gång du startar WebAccess visas fönstret för automatisk lagring igen.

När två till fem automatiskt sparade meddelanden återställs

När du startar WebAccess och två till fem automatiskt sparade meddelanden återställs, visas följande meddelande:

Du har följande alternativ för att hantera automatiskt sparade meddelanden. Välj ett av följande alternativ för varje automatiskt sparat meddelande och klicka sedan på OK.

Öppna: Öppnar meddelanden som har sparats automatiskt så att du kan skriva klart dem.

Spara: Sparar meddelandena som vanliga försändelser i Under arbete så att du kan skriva klart dem senare.

Ta bort: Tar bort meddelanden som sparats automatiskt. Informationen i meddelandena tas bort permanent.

Klicka på Hoppa över om du vill behålla de sparade meddelandena på hårddisken, men inte återställa dem i WebAccess. Nästa gång du startar WebAccess visas fönstret för automatisk lagring igen.

När sex eller fler automatiskt sparade meddelanden återställs

När du startar WebAccess och sex eller fler automatiskt sparade meddelanden återställs, visas följande meddelande:

Klicka på OK om du vill spara meddelandena som vanliga försändelser i Under arbete så att du kan skriva klart dem senare.

Aktivera eller inaktivera funktionen för automatisk lagring

Funktionen för automatisk lagring är aktiverad som standard om du använder en höghastighetsanslutning för att ansluta till GroupWise-systemet. Funktionen är inaktiverad som standard om du använder en anslutning med låg hastighet. Mer information om de olika inloggningsalternativen för anslutning finns i Starta GroupWise WebAccess.

  1. Klicka på ikonen Alternativ på WebAccess-huvudsidan och klicka sedan på Alternativ.

  2. Klicka på fliken Nytt.

  3. Markera Aktivera automatisk lagring om du vill aktivera funktionen för automatisk lagring.

    eller

    Avmarkera Aktivera automatisk lagring om du vill inaktivera funktionen för automatisk lagring.

  4. Klicka på Spara och sedan på Stäng.

Spara ett e-postmeddelande som inte är klart

  1. Klicka på ikonen Spara i en öppen försändelse.

  2. Klicka på den mapp som du vill spara försändelsen i och klicka på OK.

Utkastet placeras i mappen som du angav i steg 2. Standardmappen för oavslutade meddelanden är Arbete pågår.

3.1.7 Välja standardvy för nya meddelanden

När du skriver ett meddelande i GroupWise WebAccess kan du välja om standardformatet för nytt meddelande ska vara oformaterad text eller HTML.

  1. Klicka på ikonen Alternativ på WebAccess-huvudsidan och klicka sedan på Alternativ.

  2. Klicka på fliken Nytt.

  3. Markera Oformaterad text eller HTML i rutan Standardvy för ny.

  4. Klicka på Spara och sedan på Stäng.

Så här ändrar du vyn i en försändelse:

  1. Öppna en försändelse.

  2. Klicka på ikonen HTML > eller Oformaterad text.

3.1.8 Adressera e-postmeddelanden

Ett e-postmeddelande har en primär mottagare, en ärendelinje och kan ha en kopia samt en hemlig kopia till andra användare. Du kan också bifoga filer, dokumentreferenser, ljud, videoklipp och andra OLE-objekt i dina e-postmeddelanden.

Använda adressboken

För mer information om hur du använder Adressboken, se Område 6.0, Kontakter och adressböcker.

CC (kopia)

Mottagare av kopior får en kopia av en försändelse. Kopiamottagare är användare som kan ha nytta av informationen i en försändelse, men som inte påverkas av eller är direkt ansvariga för den. Alla mottagare kan se att en kopia har skickats. De kan också se namnen på de övriga mottagarna av kopian.

BC (hemlig kopia)

Mottagare av hemliga kopior får en kopia av en försändelse. Övriga mottagare får ingen information om hemliga kopior. Bara avsändaren och mottagaren av en hemlig kopia vet att en sådan har skickats. Om en mottagare svarar och väljer Svara till alla får mottagaren av den hemliga kopian inte svaret.

Lägga till adresser till e-postmeddelanden

  1. Klicka på Post i verktygsfältet.

  2. Ange ett användarnamn i fältet Till och tryck på Retur. Upprepa om du vill lägga till fler användare. Ange användarnamn i fälten Kopia och Hemlig kopia om detta behövs.

    eller

    Om du vill välja användarnamn från en lista klickar du på Adress i verktygsfältet. Mer information om hur du använder adressväljaren finns i Använda adressväljaren.

  3. Ange ett ärende.

  4. Skriv ett meddelande.

    Du kan ange flera olika alternativ på fliken Alternativ, till exempel ge meddelandet hög prioritet, begära svar från mottagaren och mycket mer.

    Om du vill kan du ändra teckensnittet för meddelandetexten. Mer information finns i Ändra teckensnittet i HTML-vyn.

  5. Lägg till eventuella bifogade filer genom att klicka på Bifoga.

  6. Klicka på Skicka i verktygsfältet.

3.1.9 Välja alternativ

Ändra prioritet för e-post som du skickar

Ändra prioritet för alla försändelser som du skickar

  1. Om du vill ändra prioritet för alla försändelser som du skickar klickar du på ikonen Alternativ och sedan på Alternativ.

  2. Klicka på fliken Alternativ.

  3. Välj Hög, Standard eller Låg.

    Ikonen bredvid försändelsen i brevlådan är röd när prioriteten är hög, vit när prioriteten är normal och grå när prioriteten är låg.

  4. Klicka på Spara och sedan på Stäng.

Ändra prioriteten för en försändelse

  1. Om du vill ändra prioriteten för en försändelse öppnar du en försändelse och klickar på fliken Alternativ.

  2. Välj Hög, Standard eller Låg.

    Ikonen bredvid försändelsen i brevlådan är röd när prioriteten är hög, vit när prioriteten är normal och grå när prioriteten är låg.

  3. Klicka på Skicka.

Ändra säkerhetsinställningen (klassificering) för alla försändelser som du skickar

En klassificering är en säkerhetsinställning som informerar mottagaren om att försändelsen är konfidentiell, topphemlig och så vidare. Informationen visas överst i försändelsen. En klassificering innehåller ingen kryptering eller ytterligare säkerhet. Den har som syfte att varna mottagaren om hur känslig försändelsen är.

  1. Klicka på ikonen Alternativ på WebAccess-huvudsidan och klicka sedan på Alternativ.

  2. Klicka på fliken Alternativ.

  3. Välj en säkerhetsinställning i listrutan Klassificering.

  4. Klicka på Spara och sedan på Stäng.

Ändra MIME-kodningen för ett meddelande

Till många språk krävs olika teckenkodningar för att särskilda tecken ska kunna visas på rätt sätt. I GroupWise WebAccess kan du ändra kodningen för de försändelser som du skickar och tar emot.

Ändra kodning för alla försändelser som du skickar

  1. Klicka på ikonen Alternativ på WebAccess-huvudsidan och klicka sedan på Alternativ.

  2. Klicka på fliken Alternativ.

  3. Välj MIME-kodningen från listrutan MIME-kodning.

  4. Klicka på Spara och sedan på Stäng.

Ändra koden för en försändelse

  1. Klicka på fliken Alternativ i fönstret Meddelande.

  2. Välj MIME-kodningen från listrutan MIME-kodning.

  3. Klicka på Skicka i verktygsfältet för att skicka meddelandet.

3.1.10 Anslå en anteckning

En anteckning är ett meddelande som bara visas i din brevlåda. Anteckningar är ett sätt att skapa personliga anteckningar.

  1. Klicka på pilen bredvid Post i brevlådan eller kalendern och klicka sedan på Personlig anteckning.

  2. Ange ett ärende.

  3. Skriv ett meddelande.

  4. Lägg till eventuella bifogade filer genom att klicka på Bifoga.

  5. Klicka på Anslå i verktygsfältet.

3.1.11 Skicka ett telefonmeddelande

Ett telefonmeddelande är en anteckning som du kan skicka för att informera andra GroupWise-användare om samtal som de har fått när de varit upptagna eller inte befunnit sig på kontoret. Telefonmeddelanden lagras i mottagarens brevlåda. Du kan inte svara i telefonen via ett telefonmeddelande.

  1. Klicka på pilen bredvid Post i brevlådan eller kalendern och klicka sedan på Telefon.

  2. Ange ett användarnamn i fältet Till och tryck på Retur. Upprepa om du vill lägga till fler användare.

    eller

    Om du vill välja användarnamn från en lista klickar du på Adress i verktygsfältet. Mer information om hur du använder adressväljaren finns i Använda adressväljaren.

  3. Skriv namn, företag och telefonnummer.

  4. Skriv meddelandetexten.

    Om du vill kan du ändra teckensnittet för meddelandetexten. Mer information finns i Ändra teckensnittet i HTML-vyn.

  5. Klicka på Skicka i verktygsfältet.