3.3 Dela poster, mappar och arbetsytor

Du kan dela arbetsytor, mappar och poster med interna och externa användare:

  1. Gå till den arbetsyta eller mapp som du vill dela, eller till den mapp som innehåller de poster som du vill dela.

  2. Dela en arbetsyta eller mapp: Klicka på ikonen Konfigurera bredvid mapp- eller arbetsytenamnet och klicka sedan på Dela den här arbetsytan eller Dela den här mappen.

    Dela flera poster (endast mappar med filer, diskussioner och uppgifter): Markera de objekt som du vill dela och klicka sedan på Dela. (I filmappar klickar du på Dela igen.)

    Dela enstaka poster: Klicka på listrutepilen bredvid den post, mapp eller arbetsyta du vill dela och klicka sedan på Dela post.

    eller

    Om listrutepilen inte är tillgänglig öppnar du posten och klickar sedan på Åtgärder > Dela den här posten.

    Dialogrutan Dela visas.

  3. Du kan dela med interna Vibe-användare, externa användare eller allmänheten:

    • Om du vill dela med interna Vibe-användare börjar du skriva namnet på den användare, den grupp eller det team du vill dela filen eller mappen med. Klicka sedan på namnet när det visas i listrutan.

    • Om du vill dela med en användare utanför organisationen anger du användarens e-postadress och trycker sedan på Retur.

      eller

      Klicka på ikonen Extern användare , ange användarens e-postadress och klicka på OK.

      Vibe-administratören måste aktivera den här funktionen. Du kan se om du har behörighet att dela med externa användare genom att hovra över ikonen Information bredvid inmatningsfältet.

      Mer information om att dela med externa användare finns i Dela med användare utanför organisationen.

    • Om du vill dela med allmänheten klickar du på Gör offentlig i det övre högra hörnet av dialogrutan Dela.

      Användare som inte har något Vibe-användarkonto kan använda Vibe-webbplatsen som gästanvändare (enligt instruktionerna i Öppna Micro Focus Vibe från en webbläsare) och visa alla objekt som har delats med allmänheten.

      Externa användare kan inte visa objekt som har delats med allmänheten. Externa användare som vill visa objekt som har delats med allmänheten måste logga in på Vibe-webbplatsen som gästanvändare.

      Vibe-administratören måste aktivera den här funktionen. Du kan se om du har behörighet att dela med allmänheten genom att hovra över ikonen Information bredvid inmatningsfältet.

    • Om du snabbt vill dela med många användare kan du kopiera användarnas e-postadresser från en plats och klistra in dem i fältet Lägg till en användare, grupp eller e-postadress i dialogrutan Dela.

      Det kan vara e-postadresser till interna eller externa användare, och adresserna måste åtskiljas med kommatecken (,) eller blanksteg.

  4. Gå till kolumnen Delad med och klicka på namnen på de användare eller grupper vars delningsinställningar du vill ändra. Du kan välja flera användare och ändra delningsinställningarna för dem samtidigt.

    Delningsinställningarna för den användare som du senast lade till i kolumnen Delad med visas redan.

  5. Välj vilka behörigheter du vill bevilja användaren eller gruppen.

    Du kan inte ändra behörigheter när du delar med allmänheten eller distribuerar en fillänk.

    • Läsare: Användare kan visa enskilda poster, mappar och arbetsytor som delats med dem, samt innehållet i mappar och arbetsytor som delats med dem.

      Det här är det enda tillgängliga alternativet när du delar med allmänheten eller distribuerar en fillänk.

    • Redaktör: Användare kan visa och ändra enskilda poster, mappar och arbetsytor som delats med dem, samt innehållet i mappar och arbetsytor som delats med dem.

    • Deltagare (gäller för mappar och arbetsytor men inte poster): Användare kan byta namn på eller ta bort den delade mappen eller arbetsytan. Användare kan skapa poster i mappen eller arbetsytan, byta namn på befintliga poster, ändra poster, flytta poster samt ta bort poster inuti mappen eller arbetsytan.

  6. Gå till avsnittet Tillåt ny delning med och välj om de ska kunna dela med interna användare, externa användare, allmänheten eller via en fillänk.

  7. Välj något av följande alternativ i fältet Går ut:

    • Aldrig: Delningen går aldrig ut.

    • På: Ange en viss dag då behörigheten upphör att gälla.

      Behörigheten upphöra att gälla vid början av den dag du anger.

    • Efter: Ange i hur många dagar behörigheten ska gälla.

      Varje dag räknas som en period på 24 timmar från den tidpunkt när du anger utgångstiden.

  8. Om du vill ta med en personlig anteckning i delningen skriver du en sådan i fältet Anteckning.

    Endast de användare eller grupper som du delar med kan läsa anteckningen.

    Delningsanteckningen får högst innehålla 255 tecken.

  9. Välj något av följande alternativ för aviseringar:

    • Alla mottagare: Alla mottagare i delningslistan får en avisering.

    • Bara mottagare som nyligen lagts till: Endast mottagare som du har lagt till på delningslistan får en avisering.

    • Nya och ändrade mottagare: Endast nya mottagare och mottagare vars delningsrättigheter du ändrar får en avisering.

    • Ingen: Inga aviseringar skickas.

    Aviseringar innehåller följande information:

    • En länk till det delade objektet

    • Den anteckning som angavs specifikt för den användare objektet delas med (se Steg 8)

    • När delningen upphör att gälla (se Steg 8)

  10. Klicka på OK.

    En avisering visas där det står att ett e-postmeddelande har skickats till de användare, grupper eller team som du angett.