6.3 使用聯絡人資料夾

請使用「聯絡人」資料夾檢視、更新、刪除及新增通訊錄中的聯絡人資訊。

預設情況下，GroupWise 資料夾清單中的「聯絡人」資料夾 為「常用聯絡人」通訊錄。

您在「聯絡人」資料夾中所做的任何修改，也會影響相關的通訊錄 (「常聯絡對象」或其他通訊錄)。

「資料夾清單」會在「聯絡人」資料夾下顯示所有個人通訊錄的清單。您可以透過按一下「資料夾清單」中的通訊錄來快速選取不同的個人通訊錄。

按一下工具列上的「快速檢視器」圖示 ，可以快速檢視並編輯聯絡人、群組、資源或組織的詳細資料。

如需詳細資訊，請參閱管理聯絡人、管理群組、管理資源和管理組織。

6.3.1 管理聯絡人

「聯絡人」資料夾中的每位聯絡人均標有 人員圖示 。當您按兩下聯絡人後，會顯示聯絡人項目檢視。

新增聯絡人

您可以將聯絡人新增到「常用聯絡人」通訊錄或個人通訊錄。

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下導覽列上的「聯絡人」。

  2. 選取要新增該聯絡人的通訊錄。

  3. 按一下工具列上「聯絡人」旁的下拉式箭頭，然後按一下「聯絡人」。

  4. 在名稱欄位中，指定聯絡人的「名字」、「中間名」和「姓氏」。

  5. 在「顯示名稱」欄位中，指定要為聯絡人使用的名稱。

    「顯示名稱」欄位中的資訊即會顯示在聯絡人清單中。

  6. 按一下以下索引標籤，指定要記錄的有關聯絡人的其他任何資訊︰

    摘要︰ (僅當修改聯絡人時此索引標籤才可用) 顯示其他頁面中包含的資訊摘要。

    聯絡人︰ 您可以使用這個頁面指定聯絡人的姓名、相片、電子郵件地址、多個電話號碼以及即時通訊 ID。

    詳細資料︰ 您可以使用這個頁面指定聯絡人的專長、部門、助理、生日、紀念日、配偶、子女、愛好以及與聯絡人相關的任何網際網路位址。

    若要指定聯絡人辦公室、個人或空閒/忙碌資訊的網際網路位址，請在合適的欄位中指定位址。

    位址: 使用此頁面可以指定聯絡人的辦公室、自宅以及其他地址。

    註︰ 對於在 GroupWise Windows 用戶端中輸入的聯絡人，您可以使用此頁面檢視與之互動的相關資訊。此頁面的功能類似於聯絡人日誌。

    歷程: (僅當修改聯絡人時此索引標籤才可用) 顯示已傳遞給此聯絡人或從此聯絡人接收的所有項目。

  7. 按一下「儲存並關閉」。

修改聯絡人

您可以在「常用聯絡人」通訊錄或個人通訊錄中修改聯絡人的資訊。若要從公司通訊錄修改聯絡人，則必須先將該聯絡人複製到「常用聯絡人」通訊錄或個人通訊錄中。

  1. 按一下導覽列中的「聯絡人」索引標籤。

  2. 選取要修改其中聯絡人的通訊錄。

  3. 在聯絡人清單中，連按兩下您要修改的聯絡人。

  4. 對該聯絡人執行必要的修改。

    如需您可在每個索引標籤上輸入之聯絡人詳細資料的相關資訊，請參閱新增聯絡人 中的步驟 6。

  5. 按一下「儲存並關閉」。

刪除連絡人

您可以從「常用聯絡人」通訊錄或個人通訊錄中刪除聯絡人，但無法從公司通訊錄中刪除。

  1. 按一下導覽列中的「聯絡人」索引標籤。

  2. 選取您要刪除其中之聯絡人的通訊錄。

  3. 在聯絡人清單中，按一下該聯絡人，然後按一下「刪除」。

變更聯絡人的顯示名稱

顯示名稱即為在郵件的「收件者」 (或者「隱藏副本」或「副本」) 欄位中輸入時顯示的名稱。在您開始輸入名稱時 (例如「Ta」)，「姓名補齊」功能會使用通訊錄中的名稱填入所輸入名稱的剩餘部份 (例如「Tabitha Hu」)。不過，如果通訊錄中存在兩個 Tabitha Hu (其中一個屬於「會計部門」，另一個屬於「設備管理部門」)，則可能會難以判斷「姓名補齊」功能填入了哪個名稱，除非查看更多內容。

您可以將顯示名稱加以變更，以方便瞭解「姓名補齊」功能填入了哪個名稱。例如，若您僅與「會計部門」的 Tabitha Hu 通信，則可將其顯示名稱變更為「Tabitha--會計」。

  1. 按一下導覽列中的「聯絡人」索引標籤。

  2. 按一下您要修改其中之聯絡人的通訊錄。

  3. 連按兩下聯絡人。

  4. 在「顯示姓名」欄位中輸入新姓名。

  5. 按一下「儲存並關閉」。

檢視聯絡人的所有通信

  1. 按一下導覽列中的「聯絡人」索引標籤。

  2. 按一下您要使用的通訊錄。

  3. 連按兩下聯絡人。

  4. 按一下「歷程」索引標籤。

    您傳遞給此聯絡人或其傳遞給您的所有項目即會顯示。

記錄與聯絡人的互動

記事功能和日誌一樣，可以記錄您與聯絡人之間的各種互動。

  1. 按一下導覽列中的「聯絡人」索引標籤。

  2. 按一下您要使用的通訊錄。

  3. 連按兩下聯絡人。

  4. 按一下「記事」標籤。

  5. 在「備註」欄位中新增聯絡人的專屬資訊。

  6. 按一下「儲存並關閉」。

6.3.2 管理群組

「聯絡人」資料夾中的每個群組均標有 群組圖示 。當您按兩下群組時，群組項目檢視便會顯示。

使用群組來組織地址

群組是指您可以傳遞訊息的使用者或資源清單。利用群組功能，您只需在收件者、密件副本或副本欄位中輸入群組名稱，便可將訊息傳送給多位使用者或資源。群組有兩種類型︰公共和個人。

公共群組是指由 GroupWise 管理員建立的一組使用者，每個 GroupWise 使用者都可以使用它。例如，會計部門可能有一個公共群組。會計部門的每一位職員都包括在此群組中。公用群組會列在系統通訊錄內。

個人群組則是指由您自己建立的群組。例如，如果您常常需要將約會傳送至工作群組，則可將每位工作夥伴的地址或姓名以及會議地點 (資源) 加到個人群組中。

建立和儲存個人群組

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下「聯絡人」索引標籤。

  2. 按一下您要新增群組的個人通訊錄。

  3. 按一下「群組」。

  4. 指定下列資訊︰

    選取通訊錄︰ 若要將群組新增至所選取通訊錄以外的其他通訊錄，請按一下下拉式清單。

    群組名稱︰ 指定群組的名稱。

    成員︰ 輸入要新增至群組之成員的名稱，然後當該名稱出現時按一下「新增」(或按 Enter)。對於您要新增至群組中的每位使用者重複此步驟。

    您可以按一下「地址選擇器」搜尋並選取每位使用者，如使用地址選擇器 中所述。

    備註： 指定有關群組的任何備註，如群組的描述。

  5. 按一下「儲存並關閉」將群組儲存到個人通訊錄中。

修改群組

您可以在建立群組後修改群組名稱、成員及備註。

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下「聯絡人」索引標籤。

  2. 按一下您要修改之群組所在的個人通訊錄。

  3. 連按兩下您要修改的群組。

    群組均標有 群組圖示 。

  4. 進行所需的修改，然後按一下「儲存並關閉」。

向群組新增聯絡人

若要向群組新增聯絡人 (例如公司配送清單)，您必須具有 GroupWise 管理員授予的適當權限。

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下「聯絡人」索引標籤。

  2. 按一下包含您要新增聯絡人之群組的個人通訊錄。

  3. 連按兩下您要新增聯絡人的群組。

    群組均標有 群組圖示 。

  4. 在「成員」區段中，先輸入要在群組中新增之成員的名稱，然後當該名稱出現時按一下「新增」(或按 Enter)。

    對於您要新增至群組中的每位使用者重複此步驟。

  5. 按一下「儲存並關閉」。

從群組中刪除聯絡人

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下「聯絡人」索引標籤。

  2. 按一下包含您要從中移除聯絡人之群組的個人通訊錄。

  3. 連按兩下您要從中移除聯絡人的群組。

    群組均標有 群組圖示 。

  4. 在「成員」區段中，選取要從群組中移除的使用者，然後按一下「移除」。

  5. 按一下「儲存並關閉」。

將項目定址到群組

  1. 在項目檢視中，按一下工具列上的「地址」。

    此時會顯示「地址選擇器」。

  2. 指定要將項目傳遞至的群組名稱，然後按一下「尋找」。

  3. (選擇性) 按一下「加」圖示 ，透過指定「姓名」、「名」、「姓」和「部門」並指定「開始於」、「等於」、「不等於」及通訊錄和項目類型來細化搜尋。

  4. 選取一個群組，然後按一下「收件者」、「副本」或「密件副本」。

  5. 按一下「確定」回到項目檢視。

檢視群組資訊

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下「聯絡人」索引標籤。

  2. 按一下包含您要檢視相關資訊之群組的通訊錄。

  3. 連按兩下您要檢視相關資訊的群組。

  4. 檢視完畢後，按一下「取消」。

6.3.3 管理資源

資源是可排程以用於會議或其他用途的項目。資源包括房間、投影機和汽車等。透過為資源指定一個識別名稱並將其指派給使用者，GroupWise 管理員藉此定義資源。資源可以如同使用者一般包含於尋找會晤時段。在「收件者」方塊中輸入「資源 ID」。

指定負責管理資源的使用者即為該資源的擁有者。資源的擁有者負責接受及謝絕資源的約會。為此，擁有者必須擁有資源的全部代理權限。身為資源擁有者，您可以選擇接受該項資源的約會通知。

「聯絡人」資料夾中的每個資源均標有 資源 。按一下資源即會顯示資源項目檢視。

接受和謝絕資源申請

只有當您是擁有者並具有「讀取」及「寫入」權限時，才可接受或拒絕資源的申請。

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下工具列上的「代理」。

  2. 按一下您擁有的資源。

    如果未列出您自己的資源，請手動輸入資源的名稱，然後按一下「登入」。

  3. 按一下您需要接受或謝絕的項目。

  4. 按一下工具列上的「接受」或「謝絕」。

新增個人資源

您可以將個人資源新增到「常用聯絡人」通訊錄或個人通訊錄。

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下導覽列上的「聯絡人」索引標籤。

  2. 選取要新增資源的個人通訊錄。

  3. 按一下「聯絡人」旁的下拉箭頭，然後按一下「資源」。

  4. 在「名稱」欄位中指定資源的名稱。

  5. 指定要對資源記錄的其他資訊。

  6. 在「備註」欄位中指定您想為資源所做的任何備註。

    例如，您可以指定會議室的大小或室內設備的類型。

  7. 按一下「儲存並關閉」。

修改個人資源

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下導覽列上的「聯絡人」索引標籤。

  2. 選取您要修改之資源所在的個人通訊錄。

  3. 連按兩下資源。

  4. 視需要修改資訊。

  5. 按一下「儲存並關閉」。

刪除個人資源

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下導覽列上的「聯絡人」索引標籤。

  2. 選取資源所在的個人通訊錄，然後搜尋該資源。

  3. 選取資源，然後按一下「刪除」。

6.3.4 管理組織

「聯絡人」資料夾中的每個組織均標有 組織圖示 「組織」圖示。當您按一下組織時，組織項目檢視隨即顯示。

新增個人組織

您可以將組織新增到「常用聯絡人」通訊錄或個人通訊錄。

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下導覽列上的「聯絡人」索引標籤。

  2. 選取要新增組織的個人通訊錄。

  3. 按一下「聯絡人」旁的下拉箭頭，然後按一下「組織」。

  4. 在「組織」欄位中指定組織的名稱。

  5. 指定要為組織記錄的其他資訊。

  6. 按一下「儲存並關閉」。

修改個人組織

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下導覽列上的「聯絡人」索引標籤。

  2. 選取您要修改之組織所在的通訊錄。

  3. 搜尋組織。

  4. 連按兩下組織

  5. 視需要修改資訊。

  6. 按一下「儲存並關閉」。

刪除個人組織

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下導覽列上的「聯絡人」索引標籤。

  2. 選取您要刪除之組織所在的通訊錄。

  3. 選取組織，然後按一下「刪除」。

  4. 按一下「確定」。

6.3.5 使用常用聯絡人來定址項目

使用「常用聯絡人」通訊錄存取您最常使用或最近才使用過的項目。使用訊息中的地址時，該項目將複製到「常用聯絡人」通訊錄。

一旦項目置於「常用聯絡人」中後，就會一直停留在該處，直到您將它刪除為止。該項目也會留在原來的通訊錄中。

  1. 在撰寫的項目中按一下「地址」。

    此時會顯示「地址選擇器」。

  2. 按一下「尋找」欄位旁邊的「加」圖示 。

  3. 在「所有通訊錄」下拉式清單中，選取「常用聯絡人」。

  4. 搜尋並選取所需使用者。

  5. 針對選中使用者，按一下「收件者」、「副本」或「密件副本」。

  6. 按一下「確定」。

您可以將「常用聯絡人」通訊錄關閉，但是無法將它刪除。

6.3.6 從聯絡人資料夾將郵件傳遞給聯絡人

  1. 按一下「導覽列」上的「聯絡人」。

  2. 按一下包含該名電子郵件收件人的通訊錄。

  3. 選取該名電子郵件收件人，然後按一下工具列中的「傳遞郵件」。

  4. 撰寫完電子郵件後，按一下「傳遞」。