3.1 傳遞電子郵件

透過 GroupWise WebAccess 傳送電子郵件訊息時，您可以將訊息做為文字或 HTML 進行傳送。此外，您還可以在傳送訊息之前，選擇附加檔案、向訊息新增簽名並對訊息進行拼字檢查。

傳送電子郵件訊息時，通訊錄和姓名補齊功能可幫助您快速輕鬆地找到所需的聯絡人。

3.1.1 撰寫電子郵件

按一下工具列上的「郵件」。
在「收件者」方塊中，輸入使用者名稱，然後按 Enter。開始輸入後，「姓名補齊」功能會自動嘗試比對名稱並幫助您完成該輸入。請為其他的使用者重複這個步驟。如有必要，請在「副本」和「密件副本」方塊中輸入使用者名稱。

或

若要從清單中選取使用者名稱，請按一下工具列上的「地址」，搜尋並選取每位使用者，然後針對每位使用者按一下「收件者」、「副本」或「密件副本」，再按一下「確定」。
輸入標題。
輸入訊息。

按一下「傳遞選項」索引標籤，可以指定許多選項，例如使郵件具有高優先程度、向收件者要求回覆等等。
按一下「附件」加入任何附件。
按一下工具列上的「傳遞」。

3.1.2 格式化郵件

傳送訊息時，您可以從數個格式選項中進行選取。您可以選擇將訊息做為文字或 HTML 訊息進行傳送，並且可以變更訊息的字型、色彩和配置。

變更 HTML 檢視中的字型

如果項目的收件者在「純文字」檢視中檢視項目，將可以看到您在「純文字」檢視中所做的變更。如果項目的收件者在 HTML 檢視中檢視項目，將可以看到您在 HTML 檢視中所做的變更。您可以考慮讓收件者知道您是在哪一種檢視模式內撰寫項目。

在您開啟的正在撰寫的項目中，確定 HTML 工具列已顯示。
使用 HTML 工具列來變更字型、新增背景色彩、新增影像及其他變更。

您可能需要水平調整項目檢視的大小，才能看到 HTML 工具列上的所有按鈕。

格式化項目符號和數字清單

您可以輕鬆地在訊息中包含標題清單和編號清單。

在您於 HTML 檢視中開啟進行撰寫的項目中，使用 HTML 工具列插入項目符號清單或編號清單。
輸入清單項目，然後按 Enter 在清單中建立下一個項目。
當最後一個項目建立完成後按兩次 Enter，關閉清單格式化。

復原上一個文字動作

您可以復原在撰寫之郵件的「標題」或「訊息」欄位中執行的上一個文字動作。

按 Ctrl+Z。

如需其他快速鍵的相關資訊，請參閱節 C.0, 使用鍵盤捷徑。

3.1.3 檢查訊息的拼字

「拼字檢查程式」可讓您檢查所建立訊息中的錯誤拼字。該功能可以在您建立的項目中檢查拼寫錯誤的單字、重複的單字和不規則的大寫單字。

當「拼字檢查程式」找到拼錯的字，您可以用該程式建議的字加以取代、手動編輯該單字或略過該單字。

使用撰寫選項設定「拼字檢查程式」，以在傳送訊息前自動進行拼字檢查。

使用拼字檢查程式檢查項目的拼字

按一下「標題」或「訊息」欄位。
按一下「拼字檢查」。

WebAccess 會反白顯示所有拼寫錯誤的字詞。
按一下任何反白的單字。
選取「拼字檢查程式」建議用於取代錯誤拼字的某一單字。

或

按一下「編輯」手動修正。
完成拼字檢查後按一下「繼續編輯」。

使用拼字檢查程式自動檢查項目的拼字

您可以在每次按下「傳遞」時均自動檢查項目的拼字。

在 WebAccess 主頁面中按一下「選項」圖示，然後按一下「選項」。
按一下「撰寫」索引標籤。
選取「傳遞前先檢查拼字」。
按一下「儲存」，然後按一下「關閉」。

選取拼字檢查程式語言

在您開啟的正在撰寫的項目中，按一下「標題」欄位或「訊息」欄位。
按一下「檢查拼字」旁的下拉式功能表。
選取要使用的語言。

3.1.4 附加檔案

您可以將檔案傳送給其他使用者。您可以將硬碟、磁片或網路驅動程式中存在的檔案附加到您要傳送的項目中。收件者可開啟、儲存、檢視或列印附加的檔案。如果您在傳送後變更了附加檔案，收件者無法看到所做的變更。

如果附加的檔案具有密碼保護，則收件者必須輸入密碼，才能開啟或檢視附件。

請開啟新的項目。
填寫「收件者」、「標題」及「訊息」欄位。
按一下「附加」，然後瀏覽到您要傳遞的檔案並加以選取。

若要移除附加的檔案，請按一下「移除」圖示。
按一下工具列上的「傳送」。

移動或刪除位於磁碟或網路硬碟的某份檔案，不會影響您已附加至項目且已傳遞的檔案。

被刪除的附件檔案並不會真的被由硬碟或網路磁碟機上清除掉，只是從附件清單中消掉該檔案而已。

3.1.5 新增簽名

使用「簽名」將簽名或收尾語置入所傳遞項目的結尾。例如，您可以讓 GroupWise 自動在您所傳遞的每個項目底部列出您的姓名、電話號碼和電子郵件地址。

除了個人簽名外，GroupWise 管理員還可以建立一個針對所有人使用的通用簽名。如果 GroupWise 管理員要求使用通用簽名，系統會自動將此簽名附加到要傳遞的所有項目中。當您重新傳遞項目時，通用簽名不會自動附加到訊息中。

您在 GroupWise Windows 用戶端中建立或修改的簽名會在 GroupWise WebAccess 中自動顯示。同樣，在 GroupWise WebAccess 中建立或修改的簽名也會在 GroupWise Windows 用戶端中自動顯示。

在主頁面上，按一下「選項」圖示，然後按一下「選項」。
按一下「撰寫」。
選取「啟用簽名」。
按一下「新增」，指定新簽名的名稱，然後按一下「確定」。
(選擇性) 建立其他簽名。在「簽名」下拉式清單中，選取您要設定為預設簽名的簽名，然後選取「設定為預設」。
在方塊中輸入您的簽名文字。
按一下「自動新增簽名」以在您傳遞項目時自動新增簽名。

或

按一下「新增簽名前提示」，讓 WebAccess 提示您在傳遞項目時附加簽名。
按一下「儲存」，然後按一下「關閉」。

3.1.6 儲存未完成的電子郵件

瞭解自動儲存

當您在 GroupWise WebAccess 中撰寫新訊息時，系統會自動為您儲存這些項目。此功能可防止您撰寫中的訊息在 WebAccess 意外關閉時遺失。當您重新啟動 WebAccess 時，您可以選擇復原這些訊息以完成撰寫。

如果您在 10 秒內 (預設的未使用值) 未使用 GroupWise WebAccess 且有一些訊息未傳遞，或您撰寫訊息的時間已有 60 秒 (預設的持續使用值)，WebAccess 會自動將您的訊息儲存到「待完成」資料夾。WebAccess 會在所有自動儲存的訊息的標題中新增兩個字元，將它們與其他手動儲存到「待完成」資料夾中的其他項目區分開來。

您的管理員可以停用自動儲存功能並能變更不使用值和連續值。

如果在啟動 WebAccess 時存在自動儲存的訊息，則會顯示一則訊息。顯示的訊息類型會有所不同，視自動儲存的訊息數目而定。

當復原的自動儲存訊息為一則時

當您啟動 WebAccess 且復原的自動儲存訊息只有一則時，您會看到以下訊息︰

您可以選擇以下選項處理自動儲存的郵件︰

開啟： 開啟自動儲存的郵件，以便完成撰寫。

儲存： 將郵件儲存為一般的「待完成」項目，以便可於稍後完成對郵件的撰寫。

刪除： 刪除自動儲存的郵件。其中的資訊會永久遺失。

略過︰ 將儲存的訊息保留在磁碟上，但不在 WebAccess 中復原。您下次啟動 WebAccess 時，「自動儲存」視窗會再次顯示。

當復原的自動儲存訊息為二至五則時

當您啟動 WebAccess 且復原的自動儲存訊息有二至五則時，您會看到以下訊息︰

您可以選擇以下選項處理自動儲存的郵件。為每則自動儲存的郵件選取以下選項中的一個，然後按一下「確定」。

開啟： 開啟自動儲存的郵件，以便完成撰寫。

儲存： 將郵件儲存為一般的「待完成」項目，以便可於稍後完成對郵件的撰寫。

刪除： 刪除自動儲存的郵件。其中的資訊會永久遺失。

按一下「跳過」會在磁碟上保留儲存的訊息，但不會在 WebAccess 中復原。您下次啟動 WebAccess 時，「自動儲存」視窗會再次顯示。

當復原的自動儲存訊息為 6 則以上時

當您啟動 WebAccess 且復原的自動儲存訊息有六則以上時，您會看到以下訊息︰

按一下「確定」可將郵件儲存為一般的「待完成」項目，以便可於稍後完成對郵件的撰寫。

啟用或停用自動儲存

預設情況下，若使用高速連接存取 GroupWise 系統便會啟用「自動儲存」。使用低速連接則會停用該功能。如需有關用於連接之登入選項的詳細資訊，請參閱啟動 GroupWise WebAccess。

在 WebAccess 主頁面中按一下「選項」圖示，然後按一下「選項」。
按一下「撰寫」索引標籤。
選取「啟用自動儲存」以啟用「自動儲存」。

或

不選「啟用自動儲存」以停用「自動儲存」。
按一下「儲存」，然後按一下「關閉」。

儲存未完成的電子郵件

在開啟的項目中，按一下「儲存」圖示。
按一下要儲存項目的資料夾，然後按一下「確定」。

草稿訊息儲存於您在步驟 2 所選的資料夾中。儲存未完成訊息的預設資料夾為「待完成」資料夾。

3.1.7 選取預設撰寫檢視

當您在 GroupWise WebAccess 中撰寫訊息時，可以選取純文字或 HTML 做為預設的撰寫格式。

在 WebAccess 主頁面中按一下「選項」圖示，然後按一下「選項」。
按一下「撰寫」索引標籤。
在「預設的撰寫檢視」方塊中，選取「純文字」或「HTML」。
按一下「儲存」，然後按一下「關閉」。

若要變更一個項目的檢視︰

開啟項目。
按一下「HTML」 > 或「純文字」圖示。

3.1.8 定址郵件訊息

郵件訊息有一個主收件者、一行標題行，並且可以副本傳送和密件副本傳送給其他使用者。您也可以將檔案、文件參考、聲音、電影及 OLE 物件附加到您的郵件訊息中。

使用通訊錄

如需使用「通訊錄」的相關資訊，請參閱節 6.0, 聯絡人與通訊錄。

CC (副本)

副本收件者 (CC) 會收到項目的副本。副本收件者是可收到項目資訊的使用者，但不受該資訊的影響，也沒有直接的責任。所有的收件者都能看到副本的傳遞。他們也能看到副本收件者的名稱。

BC (隱藏副本)

隱藏副本收件者 (BC) 會收到項目的副本。其他收件者不會收到密件副本收件者的相關資訊。只有寄件者和隱藏副本的接收者知道傳遞了隱藏副本。如果收件者回覆並選擇全部回覆，密件副本收件者不會收到回覆。

為郵件訊息新增地址

按一下工具列上的「郵件」。
在「收件者」欄位中，輸入使用者名稱，然後按 Enter。為其他使用者重複這個步驟。如有必要，請在「副本」和「密件副本」欄位中輸入使用者名稱。

或

若要從清單中選取使用者名稱，請按一下工具列上的「地址」。如需有關如何使用「地址選擇器」的詳細資訊，請參閱使用地址選擇器。
輸入標題。
輸入訊息。

按一下「傳遞選項」索引標籤，可以指定許多選項，例如使郵件具有高優先程度、向收件者要求回覆等等。

如果需要，您可以變更訊息文字的字型。如需更多資訊，請參閱變更 HTML 檢視中的字型。
按一下「附加」加入任何附件。
按一下工具列上的「傳遞」。

3.1.9 選取傳遞選項

變更傳遞郵件的優先程度

變更所有傳遞項目的優先程度

若要變更所有傳遞項目的優先程度，請按一下「選項」圖示，然後按一下「選項」。
按一下「傳遞選項」索引標籤。
選取「高」、「標準」或「低」。

「信箱」中項目旁的小圖示在高優先程度時為紅色，標準優先程度時為白色，低優先程度時為灰色。
按一下「儲存」，然後按一下「關閉」。

變更某個項目的優先程度

若要變更某個項目的優先程度，請開啟該項目，然後按一下「傳遞選項」索引標籤。
選取「高」、「標準」或「低」。

「信箱」中項目旁的小圖示在高優先程度時為紅色，標準優先程度時為白色，低優先程度時為灰色。
按一下「傳遞」。

變更所有傳遞項目的安全性設定 (類別)

類別是一種安全性設定，讓收件者知道該項目是否為機密、高度機密等等。這項資訊會出現在項目的上方。類別不提供任何加密或額外的安全性。這項資訊主要是為了警告收件者該項目的相對機密程度。

在 WebAccess 主頁面中按一下「選項」圖示，然後按一下「選項」。
按一下「傳遞選項」索引標籤。
從「類別」下拉式清單中選取安全性設定。
按一下「儲存」，然後按一下「關閉」。

變更郵件的 MIME 編碼

許多語言都需要不同的字元編碼才能正常顯示特定的字元。在 GroupWise WebAccess 中，您可以變更傳遞和接收之項目的編碼。

變更所有傳遞項目的編碼

在 WebAccess 主頁面中按一下「選項」圖示，然後按一下「選項」。
按一下「傳遞選項」索引標籤。
從「MIME 編碼」下拉式清單選取您的 MIME 編碼。
按一下「儲存」，然後按一下「關閉」。

變更某個項目的編碼

在「郵件訊息」視窗中，按一下「傳遞選項」索引標籤。
從「MIME 編碼」下拉式清單選取您的 MIME 編碼。
按一下工具列上的「傳遞」以傳遞郵件。

3.1.10 張貼記事

記事是只會張貼到您信箱中的訊息。它是建立自己的個人記事的一種方法。

在「信箱」或「行事曆」中，按一下「郵件」旁邊的下拉式箭頭，然後按一下「個人記事」。
輸入標題。
輸入訊息。
按一下「附加」加入任何附件。
按一下工具列上的「張貼」。

3.1.11 傳遞電話訊息

電話訊息是您可以傳遞至其他 GroupWise 使用者的記事，可以用於通知該使用者在其外出或無法接聽電話時收到的電話。電話訊息儲存於收件者信箱中。您不能從電話訊息中回覆電話。

在「信箱」或「行事曆」中，按一下「郵件」旁的下拉式箭頭，然後按一下「電話」。
在「收件者」欄位中，輸入使用者名稱，然後按 Enter。請為其他的使用者重複這個步驟。

或

若要從清單中選取使用者名稱，請按一下工具列上的「地址」。如需有關如何使用「地址選擇器」的詳細資訊，請參閱使用地址選擇器。
輸入致電者的姓名、公司名稱及電話號碼。
在郵件本文中輸入訊息。

如果需要，您可以變更訊息文字的字型。如需更多資訊，請參閱變更 HTML 檢視中的字型。
按一下工具列上的「傳遞」。