6.16 使用資料夾項目中的檔案

除了在 Vibe 中使用檔案 (如以下章節所述) 之外，您還可以透過 Micro Focus Vibe Add-in 和 Micro Focus Vibe Desktop 直接從 Microsoft Office 中使用 Vibe 檔案，或透過您的桌面同步 Vibe 檔案。您可以建立檔案，編輯檔案以及執行其他操作。如需詳細資訊，請參閱《Micro Focus Vibe Add-In 快速入門》與《Micro Focus Vibe Desktop 快速入門》。

6.16.1 建立檔案項目

Micro Focus Vibe 可讓您在指定的「檔案」資料夾中建立檔案項目。建立檔案項目與將檔案附加至其他類型的資料夾項目不同。Vibe 的「檔案」資料夾中的檔案項目包含一個主要檔案。其他檔案可以做為附件關聯到該檔案項目，但主要檔案只有一個。

您可以使用多種方式建立檔案項目︰

6.16.2 將檔案附加至資料夾項目

Vibe 提供了各種選擇供您為項目新增附件。

拖放檔案

從其他位置拖曳檔案並將其放入項目中，藉以將檔案附加至項目。

  1. 導覽至您要附加檔案的項目並將其開啟。

  2. 按一下「附件」索引標籤。

  3. 按一下「拖放檔案」。

    「拖放檔案」對話方塊即會顯示。

  4. 拖曳要上載的檔案，然後將其放在「拖放檔案」對話方塊的資料夾圖示上。

    Vibe 將顯示一個不斷開啟又關閉的資料夾，以表示正在將所拖曳的檔案上載為附件。

您也可以複製檔案，然後將其貼到資料夾圖示上。

上載單一檔案

  1. 導覽至您要附加檔案的項目並將其開啟。

  2. 按一下「附件」索引標籤。

  3. 按一下「上載單一檔案」。

    「上載單一檔案」對話方塊即會顯示。

  4. 按一下「選擇檔案」，然後瀏覽至要附加的檔案並加以選取。

  5. 按一下「確定」。

6.16.3 以唯讀模式檢視檔案

Vibe 可讓您方便地檢視與項目關聯的檔案。使用以下兩種中的一種方法可以將檔案與項目進行關聯︰

  • 檔案可以附加至項目。

  • 檔案可以做為項目的主要檔案.

    只有「檔案」資料夾的項目中才能存在主要檔案.

以下幾節介紹如何使用文字編輯器或以 HTML 格式檢視檔案︰

使用文字編輯器檢視檔案

當您使用文字編輯器檢視檔案時，檔案以「唯讀」模式開啟。

  1. 導覽至包含您要檢視之檔案的項目並將其開啟。

  2. (選擇性) 如果要檢視的檔案是個附件，請按一下「附件」索引標籤。

    只有「檔案」資料夾可以包含非附件檔案。

  3. 在要檢視的檔案旁邊，按一下「檔案動作」>「檢視此檔案」。

    或

    按一下檔案的名稱。

以 HTML 格式檢視檔案

如果要快速檢視檔案，可以使用 HTML 格式檢視。

有些檔案類型不能以 HTML 格式檢視，如 PNG、JPG、GIF 和 PDF。

  1. 導覽至包含您要檢視之檔案的項目並將其開啟。

  2. (選擇性) 如果要檢視的檔案是個附件，請按一下「附件」索引標籤。

    只有「檔案」資料夾可以包含非附件檔案。

  3. 在要檢視的檔案旁邊，按一下「檔案動作」>「以 HTML 格式檢視此檔案」。

6.16.4 編輯檔案透過網頁瀏覽器存取

如果透過網頁瀏覽器存取 Vibe，且您已安裝 LibreOffice 或 Microsoft Office，您可以按一下「檔案動作」>「編輯此檔案」來編輯檔案。

適用以下要求：

  • 您必須在您的工作站上安裝最新版本的 LibreOffice 或 Microsoft Office 2013 或更新版本。

  • 如果已安裝 Microsoft Office，您可以使用稱為 MS URI 的功能來開啟檔案。此方式在 Mac 和 Windows 工作站上皆適用，但僅能搭配 Microsoft Office。

  • 如果您已安裝 LibreOffice，且如果您的管理員已對稱為 Vibe URI 的替代功能啟用支援，您可以從 Vibe 伺服器的應用程式下載頁面下載和安裝工作站特定應用程式，以便讓您在 Vibe 中開啟、編輯和儲存檔案。

    Vibe 本機編輯的可用性和特定功能是由您的 Vibe 管理員控制，因此若有進一步的問題請聯絡管理員。

6.16.5 直接在 Microsoft Office 中編輯 Vibe 檔案

如果您使用 Microsoft Office on Windows，請考慮下載和安裝 Vibe Add-in for MS Office，以獲得比透過網頁瀏覽器存取檔案更好的編輯體驗。

Vibe Add-in for MS Office 可讓您直接在 MS Office 應用程式中開啟和編輯檔案。

安裝 Vibe Add-in 後，如需瞭解有關編輯檔案的詳細資訊，請參閱《Micro Focus Vibe Add-In 快速入門》。

6.16.6 編輯在您桌面上同步的檔案

如果您下載和安裝 Vibe Desktop，且如果您的 Vibe 管理員允許該功能，即可以如同對其他本機檔案一般，將檔案同步至您的桌面並進行編輯和檢視。您進行的變更會與 Vibe 伺服器同步。

如需詳細資訊，請參閱《Micro Focus Vibe Desktop for Windows 快速入門》和《Micro Focus Vibe Desktop for Mac 快速入門》。

6.16.7 下載檔案

您可以下載與項目關聯的檔案。您可以下載與項目關聯的單個或所有檔案。下載的檔案會包含在 .zip 檔案中。

下載單個檔案

  1. 導覽至包含您要下載之檔案的項目並將其開啟。

  2. 在該檔案旁邊，按一下「檔案動作」>「以 Zip 檔案下載此檔案」。

下載所有檔案

  1. 導覽至包含您要下載之檔案的項目並將其開啟。

  2. 在該項目中的任意檔案旁邊，按一下「檔案動作」>「下載所有檔案」。

    或

    按一下「附件」索引標籤，然後按一下「下載所有檔案」。

從檔案資料夾下載檔案

  1. 導覽至要在其中下載檔案的檔案資料夾。

  2. 選取要下載的檔案，然後按一下「更多」>「下載為 Zip」。

    或

    按一下資料夾標題旁的「設定」圖示 ，然後按一下「下載所有檔案為 Zip」。

6.16.8 獲取檔案的 WebDAV URL

如果您知道檔案的 WebDAV URL，則可以直接從編輯應用程式 (如 Microsoft Office) 或指令行開啟檔案。

若要獲取檔案的 WebDAV URL︰

  1. 導覽至包含您要獲取其 WebDAV URL 之檔案的項目並將其開啟。

  2. (視情況而定) 如果要獲取其 WebDAV URL 的檔案是個附件，請按一下「附件」索引標籤。

    只有「檔案」資料夾可以包含非附件檔案。

  3. 在該檔案旁邊，按一下「檔案動作」>「WebDAV URL」。

    WebDAV URL 即會顯示供您複製。

在獲得檔案的 WebDAV URL 之後，您可以在 Microsoft Office 等文件編輯器中指定該 URL 以開啟檔案。如需有關如何完成此操作的指示，請參閱特定文件編輯器的文件。

6.16.9 新增關於檔案或檔案版本的記事

您可能想要新增關於特定檔案或檔案版本的記事。檔案記事直接顯示在「附件」和「檔案版本」索引標籤中的檔名下。借助檔案記事，使用者無須開啟檔案就能輕鬆瞭解檔案中包含的確切內容，還可以輕易地區別檔案的各個版本。

  1. 導覽至包含您要為其新增記事之附加檔案或檔案版本的項目，並將其開啟。

  2. (視情況而定) 如果要為其新增記事的檔案是個附件，請按一下「附件」索引標籤。

    只有「檔案」資料夾可以包含非附件檔案。

  3. 在要為其新增記事的檔案旁邊，按一下「檔案動作」>「編輯檔案記事」。

    「新增檔案記事」頁面即會顯示。

  4. 指定要新增的記事，然後按一下「確定」。

6.16.10 設定檔案狀態

如果檔案有多個版本，您可能要為各個版本設定狀態，以便追蹤哪個是正式版本，哪些是草稿等等。檔案的狀態可以是「正式」、「草稿」或「過時」。

  1. 導覽至包含您要為其設定檔案狀態之附加檔案或檔案版本的項目，並將其開啟。

  2. 按一下「檔案版本」索引標籤。

  3. 在要為其設定狀態的檔案旁邊的「狀態」欄中，按一下目前狀態，然後按一下要為檔案設定的狀態。

6.16.11 對檔案使用版本控制

當您在 Vibe 中修改檔案時，Vibe 會儲存檔案原來的版本，以便供您參考。這包括儲存在 Vibe「檔案」資料夾中的檔案，或以資料夾項目附件形式儲存的任何檔案。

建立檔案的新版本

當您編輯和儲存檔案時，Vibe 會建立檔案的新版本並儲存舊版本。如需有關如何編輯檔案的資訊，請參閱編輯檔案透過網頁瀏覽器存取。

您也可以使用拖放功能為附加檔案或「檔案」資料夾中的檔案項目建立新版本，如以下各節中所述︰

拖放檔案以更新檔案項目附件

為了建立現有項目附件的新版本，您拖放的檔案必須與您要為其建立新版本之現有項目附件的名稱相同。

  1. 導覽至包含您要為其建立新版本之檔案附件的項目，並將其開啟。

  2. 按一下「附件」索引標籤，然後按一下「拖放檔案」。

  3. 從某個位置 (如桌面) 拖曳檔案，然後將其放在拖放視窗的資料夾圖示上。

    文件會新增為現有項目附件的新版本。舊版本則顯示在項目中的「檔案版本」索引標籤中。

拖放檔案以更新檔案項目的主要檔案

為了建立「檔案」資料夾中現有檔案的新版本，您拖放的檔案必須與您要為其建立新版本之現有檔案的名稱相同。

  1. 導覽至要在其中輸入檔案新版本的資料夾。

    資料夾中必須已經存在一個做為檔案項目的同名檔案。

  2. 將檔案從一個位置 (例如桌面) 拖放至資料夾區域。

  3. 「檔案衝突」對話方塊顯示時，按一下「版本檔案」。

    文件會新增為現有檔案項目的新版本。舊版本則顯示在項目中的「檔案版本」索引標籤中。

遞增檔案的主要版本號碼

依預設，當您建立檔案的新版本時，Vibe 會透過次要版本號碼追蹤版本。例如，1.0、1.1、1.2 等。您可以遞增檔案最新版本的主要版本號碼。例如，從版本 1.2 變為版本 2.0。

如果資料夾已設定為自動刪除檔案的舊版本 (如《Micro Focus Vibe 4.0.6 進階使用者指南》之「管理資料夾」的「自動刪除超過允許的最大版本數之檔案的次要版本」中所述)，則將檔案的次要版本遞增為主要版本可以保留該版本，使其免遭刪除。

若要遞增檔案的主要版本號碼︰

  1. 導覽至包含您要遞增其主要版本號碼之檔案的項目，並將其開啟。

  2. (視情況而定) 如果要遞增其主要版本號碼的檔案是個附件，請按一下「附件」索引標籤。

    只有「檔案」資料夾可以包含非附件檔案。

  3. 在要遞增其主要版本號碼的檔案旁邊，按一下「檔案動作」>「遞增主要版本號碼」。

    「遞增主要版本號碼」頁面即會顯示。

  4. 按一下「確定」。

存取檔案的舊版本

  1. 導覽至包含您要存取其舊版之檔案的項目，並將其開啟。

  2. 按一下「檔案版本」索引標籤。

    與項目關聯的各檔案所有先前儲存的版本會按時間的相反順序列出。Vibe 會顯示日期、檔案大小及檔案修改者等資訊。

將檔案的舊版本升級為目前版本

您可以將檔案的舊版本升級為目前版本。目前版本是檔案項目中的主檔案。在「檔案版本」索引標籤中，其他版本位於主要版本的下方。

  1. 導覽至您要升級為目前版本之檔案版本所在的項目，並將其開啟。

  2. 按一下「項目歷程」索引標籤。

  3. 在要升級為目前版本的檔案版本旁邊，按一下「升級為目前版本」，然後按一下「確定」。

您可以將整個項目還原為舊版本 (如項目的標題和描述)，如將項目還原為舊版本 中所述。

刪除檔案的現有版本

重要：從 Vibe 站台刪除的檔案和檔案版本無法復原。

  1. 導覽至包含您要存取其舊版之檔案的項目，並將其開啟。

  2. 按一下「檔案版本」索引標籤。

    與項目關聯的各檔案所有先前儲存的版本會按時間的相反順序列出。Vibe 會顯示日期、檔案大小及檔案修改者等資訊。

  3. 若要同時刪除多個版本，請選取要刪除的檔案版本，然後按一下「刪除選取的版本」。

    或

    若要刪除單個版本，請按一下要刪除之版本旁的「檔案動作」，然後按一下「刪除此版本」。

  4. 按一下「確定」以確認刪除。

設定允許的最大版本數

如果您是資料夾或工作區的擁有者，便可以設定每個檔案允許的最大版本數。如需詳細資訊，請參閱《Micro Focus Vibe 4.0.6 進階使用者指南》中的「透過設定自動刪除來限制資料夾和工作空間的檔案版本數」。