3.3 Sdílení položek, složek a pracovních prostorů

Pracovní prostory, složky a položky můžete sdílet s interními a externími uživateli:

  1. Přejděte do pracovního prostoru nebo složky, kterou chcete sdílet, nebo do složky obsahující položky, které chcete sdílet.

  2. Sdílení pracovního prostoru nebo složky: Klikněte vedle názvu pracovního prostoru nebo složky na ikonu Konfigurovat a potom klikněte na možnost Sdílet tento pracovní prostor nebo Sdílet tuto složku.

    Sdílení více položek (pouze ve složkách Soubory, Diskuze a Úkoly): Vyberte jednu nebo více položek, které chcete sdílet, a klikněte na možnost Sdílet. (Ve složkách Soubory klikněte znovu na možnost Sdílet.)

    Sdílení jednotlivých položek Klikněte na šipku rozevírací nabídky vedle položky, složky nebo pracovního prostoru, které chcete sdílet, a potom klikněte na možnost Sdílet záznam.

    nebo

    Pokud není šipka rozevírací nabídky dostupná, otevřete položku a klikněte na možnost Akce > Sdílet tento záznam.

    Zobrazí se dialogové okno Sdílet.

  3. Můžete nastavit sdílení s interními uživateli systému Vibe, sdílení s externími uživateli nebo veřejné sdílení:

    • Pokud chcete sdílet s interními uživateli systému Vibe, začněte zadávat jméno uživatele, skupiny nebo týmu, se kterými chcete položku sdílet. Potom klikněte na toto jméno zobrazené v rozevíracím seznamu.

    • Pokud chcete sdílet s uživateli mimo vaši organizaci, zadejte e-mailovou adresu uživatele a stiskněte klávesu Enter.

      nebo

      Klikněte na ikonu Externí uživatel , zadejte e-mailovou adresu uživatele a klikněte na tlačítko OK.

      Váš správce systému Vibe musí tuto funkci povolit. Chcete-li zjistit, zda máte práva ke sdílení s externími uživateli, přesuňte kurzor nad ikonu Informace vedle vstupního pole.

      Další informace o sdílení s externími uživateli najdete v kapitole Sdílení s lidmi mimo vaši organizaci.

    • Pokud chcete sdílet veřejně, klikněte v pravém horním rohu dialogového okna Sdílet na možnost Nastavit jako veřejné.

      Uživatelé, kteří nemají uživatelský účet systému Vibe, mohou na portál Vibe přistupovat jako uživatelé typu Host (podle popisu v části Přístup na portál Micro Focus Vibe z webového prohlížeče) a zobrazit všechny položky, které byly veřejně sdíleny.

      Externí uživatelé nemají přístup k zobrazení položek, které byly sdíleny veřejně. Aby externí uživatelé mohli zobrazit veřejně sdílené položky, musí se přihlásit na portál Vibe jako uživatelé typu Host.

      Váš správce systému Vibe musí tuto funkci povolit. Chcete-li zjistit, zda máte práva k veřejnému sdílení, přesuňte kurzor nad ikonu Informace vedle vstupního pole.

    • Pokud chcete rychle nastavit sdílení s mnoha uživateli, můžete zkopírovat e-mailové adresy uživatelů z jednoho umístění a vložit je do pole Přidejte uživatele, skupinu nebo e-mailovou adresu v dialogovém okně Sdílet.

      Může se jednat o e-mailové adresy interních nebo externích uživatelů a je třeba je oddělovat čárkou (,) nebo mezerou.

  4. Ve sloupci Sdíleno s uživatelem klikněte na jména uživatelů nebo názvy skupin, pro které chcete nastavení sdílení změnit. Můžete vybrat více uživatelů a změnit nastavení sdílení najednou.

    Nastavení sdílení pro uživatele, kterého jste do sloupce Sdíleno s uživatelem přidali naposledy, je již zobrazeno.

  5. Vyberte přístupová práva, která chcete udělit uživateli nebo skupině.

    Při veřejném sdílení nebo distribuci odkazu na soubor nelze přístupová práva měnit.

    • Čtenář: Uživatelé mohou zobrazit jednotlivé položky, složky a pracovní prostory, které jsou s nimi sdíleny; uživatelé mohou zobrazit obsah složek a pracovních prostorů, které jsou s nimi sdíleny.

      Při veřejném sdílení nebo distribuci odkazu na soubor je toto jediná možnost, která je k dispozici.

    • Editor: Uživatelé mohou zobrazit a změnit jednotlivé položky, složky a pracovní prostory, které jsou s nimi sdíleny; uživatelé mohou změnit obsah složek a pracovních prostorů, které jsou s nimi sdíleny.

    • Přispěvatel (týká se složek a pracovních prostorů, nikoli záznamů): Tito uživatelé mohou přejmenovat nebo odstranit sdílenou složku nebo pracovní prostor. Mohou vytvářet položky ve složce nebo pracovním prostoru, přejmenovávat stávající položky a měnit, přesouvat nebo odstraňovat položky ve složce nebo pracovním prostoru.

  6. V části Povolit opakované sdílení vyberte, zda mají mít uživatelé možnost nastavit sdílení s interními uživateli, s externími uživateli, s veřejností nebo prostřednictvím odkazu na soubor.

  7. V poli Ukončení platnosti vyberte některou z následujících možností:

    • Nikdy: Platnost sdílení se neukončí.

    • Zapnuto: Vyberte den ukončení platnosti práv.

      Platnost práv bude ukončena na začátku vybraného dne.

    • Po: Zadejte počet dnů trvání platnosti práv.

      Každý den se počítá jako 24hodinové období od doby, kdy jste nastavili ukončení platnosti.

  8. Pokud chcete ke sdílení přidat osobní poznámku, zadejte ji do pole Poznámka.

    Poznámku si budou moci přečíst pouze uživatelé a skupiny, se kterými sdílíte.

    Délka poznámky ke sdílení nesmí překročit 255 znaků.

  9. Vyberte některou z následujících možností pro upozornění:

    • Všichni příjemci: Upozornění obdrží všichni příjemci v seznamu sdílení.

    • Pouze nově přidaní příjemci: Upozornění obdrží pouze příjemci, které přidáte do seznamu sdílení.

    • Noví a změnění příjemci: Upozornění obdrží pouze noví příjemci a příjemci, jejichž práva ke sdílení změníte.

    • Žádné: Žádná upozornění nebudou odesílána.

    Upozornění obsahují následující informace:

    • odkaz na sdílenou položku,

    • poznámku určenou pro uživatele, se kterým je položka sdílená (viz kapitolu krok 8),

    • informace o ukončení platnosti sdílení (viz krok 8).

  10. Klikněte na tlačítko OK.

    Zobrazí se upozornění, že e-mail byl úspěšně odeslán uživatelům, skupinám nebo týmům, které jste určili.