4.3 Správa týmového pracovního prostoru

Týmové pracovní prostory jsou klíčem ke spolupráci vás a vašeho týmu na úkolech a při plnění cílů.

Jako vlastník pracovního prostoru nesete primární odpovědnost za jeho správu. Můžete vytvořit další kontejnery pro informace (dílčí pracovní prostory a složky), upravit řízení přístupu k určení, kdo může v pracovním prostoru provádět jaké akce, a poskytnout počáteční obsah, který pomůže členům týmu začít.

4.3.1 Vytvoření týmového pracovního prostoru

Ve výchozím nastavení mají všichni uživatelé portálu Micro Focus Vibe právo vytvářet týmové pracovní prostory.

Týmový pracovní prostor je nejběžnějším typem pracovních prostorů. Usnadňuje plnění týmových úkolů tím, že umožňuje členům týmu jednoduše a rychle sdílet soubory a myšlenky, čímž zefektivňuje jejich spolupráci.

Systém Vibe umožňuje v adresáři Týmové pracovní prostory vytvořit vysoce viditelný týmový pracovní prostor nebo můžete vytvořit vložený týmový pracovní prostor, což je prostor uvnitř stávajícího týmového pracovního prostoru.

Vytvoření vysoce viditelného týmového pracovního prostoru

Pokud chcete, aby byl váš týmový pracovní prostor vysoce viditelný a bylo jej možné ve stromu pracovních prostorů snadno nalézt, vytvořte týmový pracovní prostor v adresáři Týmové pracovní prostory podle popisu v kapitole Vytvoření týmového pracovního prostoru.

Vytvoření týmového pracovního prostoru uvnitř stávajícího týmového pracovního prostoru

Systém Vibe umožňuje vytvářet vložené pracovní prostory, což jsou pracovní prostory uvnitř jiných pracovních prostorů. Můžete vytvořit týmový pracovní prostor uvnitř stávajícího pracovního prostoru, kde máte odpovídající práva.

Tuto akci můžete provést, pokud vám nevadí vysoká viditelnost ve stromu pracovních prostorů a pokud týmový pracovní prostor, který chcete vytvořit, zahrnuje převážně členy, kteří již patří k určitému pracovnímu prostoru.

  1. Zobrazte pracovní prostor, ve kterém si přejete vytvořit nový týmový pracovní prostor.

  2. Klikněte vedle názvu pracovního prostoru na ikonu Konfigurovat a potom klikněte na možnost Nový pracovní prostor.

    Zobrazí se stránka Nový pracovní prostor.

  3. V části Pracovní prostor vyberte možnost Týmový pracovní prostor.

    Můžete také vytvořit základní pracovní prostor, pracovní prostor pro správu projektu a pracovní prostor pro diskuze.

  4. Zadejte následující informace:

    Název pracovního prostoru: Zadejte název pracovního prostoru.

    Pracovní prostor: Vyberte možnost Pracovní prostor týmu.

    Členové týmu: Vyberte členy týmu.

    Můžete vložit jednotlivé uživatele, celé skupiny nebo jména uživatelů, které máte právě uloženy ve schránce.

    Můžete také kliknout na položku Členové týmu. Zobrazí se seznam všech členů týmového pracovního prostoru, ve kterém vytváříte svůj nový týmový pracovní prostor. Vyberte jména uživatelů, které chcete zahrnout do nového týmového pracovního prostoru.

    Složky pracovního prostoru: Vyberte složky, které má pracovní prostor obsahovat.

    V případě potřeby je možné přidat do pracovního prostoru další složky i kdykoli později.

    Informace o přidávání složek do stávajících pracovních prostorů naleznete v kapitole Přidání dalších složek do pracovního prostoru.

    Upozornění: (Volitelně) Zaškrtněte zaškrtávací políčko a napište zprávu do oblasti Text upozornění.

    Tato zpráva bude informovat členy týmu o existenci pracovního prostoru a také o jeho účelu.

  5. Kliknutím na tlačítko OK vytvořte nový pracovní prostor.

4.3.2 Přidání dalších členů týmu do pracovního prostoru

Po vytvoření pracovního prostoru můžete přidat další uživatele systému Vibe, které je třeba přidat do vašeho týmu.

  1. Přejděte do pracovního prostoru, kam chcete přidat další členy týmu.

  2. Klikněte na ikonu Konfigurovat vedle názvu složky a potom klikněte na možnost Upravit tým.

    Otevře se stránka Přidat nebo odstranit členy týmu.

  3. (Podmínka) Pokud tento pracovní prostor aktuálně dědí své týmové členství z nadřazené složky, klikněte na Ano.

  4. V poli Uživatelé zadejte jména jednotlivých uživatelů, které chcete přidat do týmu.

    V poli Skupiny můžete zadat celé skupiny nebo kliknutím na položku Jména uživatelů ze schránky můžete přidat jména, která máte ve schránce.

  5. Klikněte na tlačítko OK.

Na pracovní prostor můžete upozornit nové členy týmu. Další informace o tomto postupu naleznete v tématu Odeslání e-mailu členům týmu a oznámení pracovního prostoru po jeho vytvoření.

4.3.3 Odeslání e-mailu členům týmu a oznámení pracovního prostoru po jeho vytvoření

Systém Vibe umožňuje odesílat e-mailové zprávy celému týmu. Pokud se do týmu přidají noví členové po vytvoření týmového pracovního prostoru, můžete tuto funkci využít k tomu, abyste nové týmové členy na pracovní prostor upozornili.

Odeslání e-mailu členům týmu:

  1. Přejděte do týmového pracovního prostoru.

  2. Klikněte na ikonu Konfigurovat vedle názvu pracovního prostoru a potom klikněte na možnost Poslat týmu e-mail.

    Zobrazí se dialogové okno Odeslat zprávu.

  3. Vyplňte příslušná pole.

  4. Klikněte na tlačítko OK.

4.3.4 Zobrazení členů týmu

Zobrazení členů týmu z libovolné stránky v rámci pracovního prostoru

Členy týmu si můžete zobrazit z libovolné složky v rámci pracovního prostoru:

  1. Na libovolné stránce v rámci pracovního prostoru klikněte na ikonu Konfigurovat vedle názvu složky a potom klikněte na Zobrazit tým.

Zobrazení členů týmu v příslušenství z domovské stránky pracovního prostoru

Příslušenství jsou oddíly v horní části pracovních prostorů a složky, které vám poskytují souhrnné informace.

Ve výchozím nastavení zahrnuje systém Vibe na domovské stránce pracovního prostoru příslušenství členství v týmu. Toto příslušenství zobrazuje všechny členy týmu.

4.3.5 Povolení návštěvníků týmového pracovního prostoru

Ve výchozím nastavení si mohou pracovní prostory a v nich obsažené složky prohlížet a pracovat s nimi pouze členové týmu. Někdy však budete chtít povolit zobrazení týmového pracovního prostoru i dalším lidem (což ve výchozím nastavení znamená, že mohou číst záznamy a přidávat k nim komentáře, ale nemohou je vytvářet).

Informace o tom, jak návštěvníkům zpřístupnit týmový pracovní prostor, najdete v kapitole Allowing Visitors to Your Team Workspace (Zpřístupnění týmového prostoru návštěvníkům) v Příručce pro pokročilé uživatele produktu Micro Focus Vibe 4.0.6.