6.16 Arbejde med filer i en mappepost

Ud over at arbejde med filer i Vibe, som beskrevet i de følgende afsnit, kan du også bruge Micro Focus Vibe-tilføjelsesprogrammet og Micro Focus Vibe Desktop til at arbejde med filer direkte fra Microsoft Office eller til at synkronisere Vibe-filer med din desktop. Du kan oprette filer, redigere filer og meget andet. Du kan finde flere oplysninger i Introduktion til Micro Focus Vibe-tilføjelsesprogrammet og Introduktion til Micro Focus Vibe Desktop .

6.16.1 Oprettelse af en filpost

Med Micro Focus Vibe kan du oprette filposter i angivne filmapper. Du kan ikke oprette en filpost, på samme måde som når du vedhæfter en fil til en anden type mappepost. Filposter i Vibe-filmapper indeholder en primær fil. Andre filer kan knyttes til filposten som vedhæftede filer, men der er kun én primær fil.

Der er flere måder at oprette filposter på:

6.16.2 Vedhæftning af filer til en mappepost

Vibe har forskellige alternativer til at føje vedhæftede filer til en post.

Trække og slippe filer

Du kan vedhæfte en fil til en post ved at trække den fra en anden placering og slippe den på posten.

  1. Naviger til og åbn den post, som du vil vedhæfte filen til.

  2. Klik på fanen Vedhæftninger.

  3. Klik på Træk og slip filer.

    Dialogboksen Træk og slip filer åbnes.

  4. Træk den fil, som du vil overføre, og slip den på mappeikonet i dialogboksen Træk og slip filer.

    Vibe viser en mappe, der åbner og lukker sig for at angive, at filerne er ved at blive overført som vedhæftninger.

Du kan også kopiere og indsætte filer i mappeikonet.

Overføre en enkelt fil

  1. Naviger til og åbn den post, som du vil vedhæfte filen til.

  2. Klik på fanen Vedhæftninger.

  3. Klik på Overfør en enkelt fil.

    Dialogboksen Overfør en enkelt fil åbnes.

  4. Klik på Vælg fil, og naviger derefter til og vælg den fil, du vil vedhæfte.

  5. Klik på OK.

6.16.3 Visning af filer i skrivebeskyttet tilstand

Med Vibe kan du nemt få vist filer, der er knyttet til poster. Filer kan knyttes til poster på en af to måder:

  • Filer kan knyttes til en post.

  • Filer kan være en primær fil til posten.

    Primære filer kan kun eksistere i poster i filmapper.

I de følgende afsnit beskrives det, hvordan du kan få vist filer i et tekstredigeringsprogram eller i HTML-format:

Visning af en fil i en teksteditor

Når du får vist en fil i en teksteditor, åbnes filen i skrivebeskyttet tilstand.

  1. Naviger til og åbn den post, som indeholder den fil, du vil have vist.

  2. (Betinget) Hvis den pågældende fil er en vedhæftet fil, skal du klikke på fanen Vedhæftninger.

    Kun filmapper kan indeholde filer, som ikke er vedhæftede filer.

  3. Klik på Filhandlinger > Vis denne fil ud for den fil, som du vil have vist.

    eller

    Klik på filens navn.

Visning af filen i HTML-format

Hvis du vil have vist en fil hurtigt, kan du åbne den i HTML-format.

Nogle filtyper kan ikke vises i HTML-format, f.eks. PNG, JPG, GIF og PDF.

  1. Naviger til og åbn den post, som indeholder den fil, du vil have vist.

  2. (Betinget) Hvis den pågældende fil er en vedhæftet fil, skal du klikke på fanen Vedhæftninger.

    Kun filmapper kan indeholde filer, som ikke er vedhæftede filer.

  3. Klik på Filhandlinger > Vis denne fil som HTML ud for den fil, som du vil have vist.

6.16.4 Redigering af filer Adgang via en webbrowser

Hvis du åbner Vibe via en webbrowser, og du har LibreOffice eller Microsoft Office installeret, kan du redigere filer ved at klikke på Filhandlinger > Rediger denne fil.

Følgende krav er gældende:

  • Du skal have den nyeste version af LibreOffice eller Microsoft Office 2013 eller nyere installeret på din arbejdsstation.

  • Hvis du har Microsoft Office installeret, kan du åbne filen med den funktionalitet, der hedder MS URI. Dette fungerer både på arbejdsstationer med Mac og Windows, men kun sammen med Microsoft Office.

  • Hvis du har LibreOffice installeret, og hvis din administrator har aktiveret understøttelse af den alternative funktionalitet, der hedder Vibe URI, kan du downloade og installere en applikation til din specifikke arbejdsstation fra siden applikations Downloads (Download af applikationer) på din Vibe-server, der giver dig mulighed for at åbne, redigere og gemme filer i Vibe.

    Tilgængeligheden og den specifikke funktionalitet i Vibe Edit-In-Place styres af dine Vibe-administratorer, så kontakt dem, hvis du har yderligere spørgsmål.

6.16.5 Redigering af Vibe-filer direkte i Microsoft Office

Hvis du bruger Microsoft Office på Windows, bør du overveje at downloade og installere Vibe-tilføjelsesprogram til Office for at få en bedre redigeringsoplevelse, end hvis du åbner filerne via en webbrowser.

Med Vibe-tilføjelsesprogrammet til MS Office kan du bne og redigere filer direkte i dine MS Office-programmer.

Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du redigerer filer, når Vibe-tilføjelsesprogrammet er installeret, i Introduktion til Micro Focus Vibe-tilføjelsesprogrammet.

6.16.6 Redigering af filer, der synkroniseres med din desktop

Hvis du downloader og installerer Vibe Desktop, og hvis din Vibe-administrator tillader funktionaliteten, kan du synkronisere filer med din desktop og redigere og se dem på samme måde som dine andre lokale filer. De ændringer, som du foretager, synkroniseres med din Vibe-server.

Du kan finde flere oplysninger i Introduktion til Micro Focus Vibe Desktop til Windows og Introduktion til Micro Focus Vibe Desktop til Mac.

6.16.7 Download af filer

Du kan downloade filer, der er knyttet til en post. Du kan downloade en enkelt fil eller alle filer, der er knyttet til posten. Filer downloades i en .zip-fil.

Download af enkelte filer

  1. Naviger til og åbn den post, som indeholder den fil, du vil downloade.

  2. Klik på Filhandlinger > Download denne fil i en zip-fil ud for filen.

Download af alle filer

  1. Naviger til og åbn den post, som indeholder de filer, du vil downloade.

  2. Klik på Filhandlinger > Download alle filer ud for en vilkårlig fil i posten.

    eller

    Klik på fanen Vedhæftninger, og klik derefter på Download alle filer.

Download af filer fra en filmappe

  1. Naviger til den filmappe, hvor du vil downloade filerne.

  2. Markér de filer, du vil downloade, og klik derefter på Mere > Download som .zip-fil.

    eller

    Klik på ikonet Konfigurer ud for mappenavnet, og klik derefter på Download alle filer som en .zip-fil.

6.16.8 Hentning af WebDAV-URL'en til en fil

Når du kender en fils WebDAV-URL, kan du åbne filen direkte fra et redigeringsprogram som f.eks. Microsoft Office eller direkte fra kommandolinjen.

Sådan hentes WebDAV-URL'en til en fil:

  1. Naviger til og åbn den post, som indeholder den fil, du vil hente WebDAV-URL'en til.

  2. (Betinget) Hvis den fil, du vil hente WebDAV-URL'en til, er en vedhæftet fil, skal du klikke på fanen Vedhæftninger.

    Kun filmapper kan indeholde filer, som ikke er vedhæftede filer.

  3. Klik på Filhandlinger > WebDAV-URL ud for filen.

    WebDAV-URL'en vises og kan kopieres.

Når du har hentet WebDAV-URL'en til filen, kan du angive URL'en i en dokumenteditor som f.eks. Microsoft Office for at åbne filen. Se dokumentationen til den pågældende dokumenteditor for at få instruktioner i, hvordan du udfører dette.

6.16.9 Tilføjelse af en note om en fil eller filversion

Du kan få brug for at tilføje en note om en bestemt fil eller filversion. Filnoter vises direkte under filnavnet under fanerne Vedhæftede filer og Filversioner. Filnoter kan gøre det nemmere for brugere at finde ud af nøjagtigt, hvad filen indeholder, uden at åbne den. De kan også gøre det nemt at skelne mellem filversioner.

  1. Naviger til og åbn den post, som indeholder den vedhæftede fil eller filversion, du vil føje en note til.

  2. (Betinget) Hvis den fil, som du vil føje en note til, er en vedhæftet fil, skal du klikke på fanen Vedhæftninger.

    Kun filmapper kan indeholde filer, som ikke er vedhæftede filer.

  3. Klik på Filhandlinger > Rediger filnote ud for den fil, du vil føje en note til.

    Siden Tilføj en filnote åbnes.

  4. Angiv den note, som du vil tilføje, og klik derefter på OK.

6.16.10 Indstilling af filstatus

Hvis du har flere versioner af en fil, kan det være en god ide at indstille en status for hver enkelt version for at holde styr på, hvilken version der er den officielle, hvilke versioner der blot er udkast osv. Filer kan have statussen Officiel, Udkast eller Forældet.

  1. Naviger til og åbn den post, som indeholder den vedhæftede fil eller filversion, du vil angive status for.

  2. Klik på fanen Filversioner.

  3. Klik på den aktuelle status i kolonnen Status ud for den fil, du vil angive status for, og klik derefter på den status, som filen skal have.

6.16.11 Brug af versionskontrol sammen med filer

Når du ændrer en fil i Vibe, gemmes den forrige version af filen og gøres tilgængelig til nem reference. Det omfatter filer, der er gemt i Vibe-filmapper, eller filer, der er gemt som vedhæftede filer til en mappepost.

Oprettelse af en ny version af en fil

Når du redigerer og gemmer en fil, opretter Vibe en ny version af filen og gemmer den gamle version. Oplysninger om, hvordan du redigerer en fil, finder du i Redigering af filer Adgang via en webbrowser.

Du kan også bruge træk og slip-funktionaliteten til at oprette en nu version af en vedhæftet fil eller en ny version af en filpost i en filmappe som beskrevet i følgende afsnit:

Trække og slippe en fil for at opdatere en vedhæftet fil til en filpost

Med henblik på at oprette en ny version af en eksisterende vedhæftet fil til en post, skal den fil, som du trækker og slipper, have det samme navn som den eksisterende vedhæftede fil, du vil oprette en ny version af.

  1. Naviger til og åbn den post, som indeholder den vedhæftede fil, du vil oprette en ny version af.

  2. Klik på fanen Vedhæftninger, og klik derefter på Træk og slip filer.

  3. Træk en fil fra én placering, f.eks. skrivebordet, og slip den på mappeikonet i træk og slip-vinduet.

    Dokumentet tilføjes som en ny version af den eksisterende vedhæftede fil. Ældre versioner vises under fanen Filversioner i posten.

Trække og slippe en fil for at opdatere en filposts primære fil

Med henblik på at oprette en ny version af en eksisterende fil i filmappen, skal den fil, som du trækker og slipper, have det samme navn som den eksisterende fil, du vil oprette en ny version af.

  1. Naviger til den mappe, som du vil importere den nye version af filen til.

    En fil med det samme navn skal allerede eksistere i mappen som en filpost.

  2. Træk en fil fra én lokation, f.eks. din desktop, og slip den i mappeområdet.

  3. Når dialogboksen Filkonflikter åbnes, skal du klikke på Versionsfiler.

    Dokumentet tilføjes som en ny version af den eksisterende filpost. Ældre versioner vises under fanen Filversioner i posten.

Forøgelse af en fils overordnede versionsnummer

Når du opretter nye versioner af en fil, sporer Vibe som standard versionerne med underordnede versionsnumre. For eksempel 1.0, 1.1, 1.2 osv. Du kan forøge det overordnede versionsnummer på den nyeste version af en fil. For eksempel bliver version 1.2 til version 2.0.

Hvis mappen er konfigureret til at slette gamle filversioner automatisk, som det er beskrevet under Automatically Deleting Minor File Versions That Exceed the Allowed Maximum (Automatisk sletning af mindre filversioner, der overskrider den tilladte maksimum) under Managing Folders (Administration af mapper) i den avancerede brugervejledning til Micro Focus Vibe 4.0.6, kan du undgå at slette versionen ved at forøge den mindre version til en større version.

Forøgelse af en fils overordnede versionsnummer:

  1. Naviger til og åbn den post, som indeholder den fil, hvis overordnede versionsnummer du vil forøge.

  2. (Betinget) Hvis den fil, som du vil forøge det overordnede versionsnummer for, er en vedhæftet fil, skal du klikke på fanen Vedhæftninger.

    Kun filmapper kan indeholde filer, som ikke er vedhæftede filer.

  3. Klik på Filhandlinger > Forøg overordnet versionsnummer ud for den fil, hvis overordnede version du vil forøge.

    Siden Forøg overordnet versionsnummer åbnes.

  4. Klik på OK.

Adgang til en tidligere gemt version af en fil

  1. Naviger til og åbn den post, som indeholder den fil, du vil have adgang til en tidligere version af.

  2. Klik på fanen Filversioner.

    Alle tidligere gemte versioner af hver enkelt fil, som er knyttet til posten, vises i omvendt kronologisk rækkefølge. Vibe viser oplysninger som f.eks. dato, filstørrelse og den person, som ændrede filen.

Forfremmelse af en tidligere filversion til den aktuelle version

Du kan forfremme en tidligere version af en fil til den aktuelle version. Den aktuelle version er hovedfilen i filposten. Yderligere versioner er placeret under hovedversionen under fanen Filversioner.

  1. Naviger til og åbn posten med den filversion, som du vil forfremme til den aktuelle version.

  2. Klik på fanen Posthistorik.

  3. Klik på Forfrem til aktuel ud for den filversion, du vil forfremme til den aktuelle version, og klik derefter på OK.

Du kan gendanne hele posten til en tidligere version (f.eks. postens titel og beskrivelse) som beskrevet i Tilbageførsel af en post til en tidligere version.

Sletning af eksisterende filversioner

VIGTIGT!Filer og filversioner, som slettes fra Vibe-webstedet, kan ikke gendannes.

  1. Naviger til og åbn den post, som indeholder den fil, du vil have adgang til en tidligere version af.

  2. Klik på fanen Filversioner.

    Alle tidligere gemte versioner af hver enkelt fil, som er knyttet til posten, vises i omvendt kronologisk rækkefølge. Vibe viser oplysninger som f.eks. dato, filstørrelse og den person, som ændrede filen.

  3. Hvis du vil slette flere versioner samtidigt, skal du vælge de filversioner, du vil slette, og derefter klikke på Slet valgte versioner.

    eller

    Hvis du vil slette en enkelt version, skal du klikke på Filhandlinger ud for den version, du vil slette, og derefter klikke på Slet denne version.

  4. Klik på OK for at bekræfte sletningen.

Indstilling af det maksimal tilladte antal versioner

Hvis du er ejer af en mappe eller et arbejdsområde, kan du indstille et maksimum for antal tilladte versioner for hver enkelt fil. Du kan finde flere oplysninger under Limiting File Versions for Folders and Workspaces by Configuring Automatic Deletion (Begrænsning af filversioner for mapper og arbejdsområder ved at konfigurere automatisk sletning) i den avancerede brugervejledning til Micro Focus Vibe 4.0.6.