4.1 Generel administration af arbejdsområder

Dette afsnit indeholder opgaveoplysninger, der angår alle typer arbejdsområder.

4.1.1 Oprettelse af et nyt arbejdsområde

Med Micro Focus Vibe kan du oprette nye arbejdsområder i et vilkårligt arbejdsområde, hvor du har de fornødne rettigheder.

  1. Naviger til det arbejdsområde, hvor du vil oprette det nye arbejdsområde.

  2. Klik på ikonet Konfigurer ud for titlen på arbejdsområdet, og klik derefter på Nyt arbejdsområde.

    Siden Nyt arbejdsområde åbnes.

  3. Angiv de relevante oplysninger om siden.

    Arbejdsområdetitel: Giv arbejdsområdet en titel.

    Hvis du ikke angiver noget i dette felt, får arbejdsområdet titlen Arbejdsområde.

    Arbejdsområde: Vælg den type arbejdsområde, du vil oprette.

    Udfyld evt. yderligere informationsfelter, der vises, når du vælger arbejdsområdets type.

    Teammedlemmer: (Betinget) Dette afsnit vises kun, hvis du opretter et teamarbejdsområde. Brug dette afsnit til at angive brugere og grupper, du vil medtage som medlemmer af teamarbejdsområdet.

    Arbejdsområdemapper: Brug dette afsnit til at vælge de mapper, som arbejdsområdet skal indeholde.

    Meddelelse: (Valgfrit) Opret en meddelelse, der skal sendes til alle medlemmer af teamet.

    Hvis du ikke opretter et teamarbejdsområde, sendes denne meddelelse til alle teammedlemmer af det overordnede arbejdsområde.

  4. Klik på OK.

4.1.2 Deling af et arbejdsområde

Du kan finde oplysninger om deling af arbejdsområder i Vibe under Afsnit 3.0, Deling af poster, mapper og arbejdsområder.

4.1.3 Ændring af et arbejdsområde

Når arbejdsområdet er oprettet, kan du ændre arbejdsområdets titel og beskrivelse, ændre det ikon, der repræsenterer arbejdsområdet, og uploade vedhæftede filer til arbejdsområdet.

  1. Naviger til det arbejdsområde, som du vil ændre.

  2. Klik på ikonet Konfigurer ud for titlen på arbejdsområdet, og klik derefter på Rediger arbejdsområde.

  3. Rediger arbejdsområdet efter behov, og klik på OK.

4.1.4 Sletning af et arbejdsområde

VIGTIGT!Hvis du sletter et arbejdsområde, kan arbejdsområdet og alle mapper og poster i arbejdsområdet ikke gendannes. De slettes permanent fra Vibe-webstedet.

  1. Naviger til det arbejdsområde, som du vil slette.

  2. Klik på ikonet Konfigurer ud for titlen på arbejdsområdet, og klik derefter på Slet arbejdsområde.

    Dialogboksen Slet vises.

  3. (Betinget) Du kan flytte arbejdsområdet til papirkurven ved at vælge Flyt til papirkurv og derefter klikke på OK.

    Hvis du vælger denne indstilling, fjernes arbejdsområdet fra den aktuelle lokation, men det slettes ikke permanent fra Vibe-systemet. Du kan fortryde sletning af arbejdsområdet som beskrevet i Gendannelse af et arbejdsområde fra papirkurven.

  4. (Betinget) Vælg Slet for at slette arbejdsområdet permanent.

    VIGTIGT!Slettede elementer kan ikke gendannes.

  5. (Betinget) Hvis arbejdsområdet indeholder spejlede mapper, kan du vælge at slette kildefilerne i mapperne og endvidere alle de spejlede mappers undermapper.

    Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du arbejder med spejlede mapper, under Working with Mirrored Folders (Arbejde med spejlede mapper) i den avancerede brugervejledning til Micro Focus Vibe 4.0.6.

  6. Klik på OK.

4.1.5 Gendannelse af et arbejdsområde fra papirkurven

I Vibe kan du gendanne et arbejdsområde, som du tidligere har flyttet til papirkurven, så det flyttes til sin tidligere lokation.

  1. Naviger til det arbejdsområde, hvor arbejdsområdet tidligere var placeret, før det blev flyttet til papirkurven.

    Hvis du f.eks. vil gendanne et teamarbejdsområde, som var placeret i biblioteket Teamarbejdsområder, skal du navigere til biblioteket Teamarbejdsområder.

    TIP:Hvis du vil have vist alt det, som er flyttet til papirkurven, på Vibe-webstedet, skal du navigere til arbejdsområdet på øverste niveau. (Det er som standard biblioteket Hjemmearbejdsområder).

  2. Klik på mappen Papirkurv i navigationspanelet.

    eller

    Klik på Vis > Vis papirkurv på værktøjslinjen Handling.

    Siden Papirkurv viser alle arbejdsområder, mapper og poster, som er blevet slettet i eller under det aktuelle arbejdsområde. Elementer, der er blevet fjernet, vises ikke, fordi de ikke kan gendannes.

  3. Vælg det arbejdsområde, du vil gendanne. Vælg også en eller flere mapper, som arbejdsområdet indeholdt, og som du også gerne vil gendanne.

  4. Klik på Gendan.

    Arbejdsområdet og mapper, du valgte, gendannes på deres tidligere placering.

Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du fortryder en sletning, under Restoring Items from the Trash (Gendannelse af elementer fra papirkurven) i den avancerede brugervejledning til Micro Focus Vibe 4.0.6.

4.1.6 Kopiering af et arbejdsområde

BEMÆRK!Når du kopierer et arbejdsområde, kopieres kun de elementer i arbejdsområdet (arbejdsområder, mapper og poster), som du har rettigheder til at få vist. Når arbejdsområdet er kopieret til den nye lokation, får det de samme adgangsrettigheder som det arbejdsområde, det blev kopieret fra.

  1. Naviger til det arbejdsområde, som du vil kopiere.

  2. Klik på ikonet Konfigurer ud for titlen på arbejdsområdet, og klik derefter på Kopiér arbejdsområdet.

    Siden Kopiér arbejdsområde åbnes.

  3. Begynd at skrive navnet på det arbejdsområde, som du vil kopiere arbejdsområdet til, i feltet Destinationsmappe, og klik derefter på det, når det vises på rullelisten.

    eller

    Klik på ikonet Gennemse ud for feltet Destinationsmappe, og find og vælg derefter det arbejdsområde, du vil kopiere arbejdsområdet til.

  4. Klik på OK.

4.1.7 Flytning af et arbejdsområde

Med Vibe kan du flytte et arbejdsområde til en mappe eller et arbejdsområde, hvor du har de fornødne rettigheder.

  1. Naviger til det arbejdsområde, som du vil flytte.

  2. Klik på ikonet Konfigurer ud for titlen på arbejdsområdet, og klik derefter på Flyt arbejdsområdet.

    Siden Flyt arbejdsområde åbnes.

  3. Begynd at skrive navnet på det arbejdsområde, du vil flytte arbejdsområdet til, i feltet Destinationsmappe, og klik derefter på det, når det vises på rullelisten.

    eller

    Klik på ikonet Gennemse ud for feltet Destinationsmappe, og find og vælg derefter det arbejdsområde, du vil flytte arbejdsområdet til.

  4. Klik på OK.

4.1.8 Tilføjelse af et underarbejdsområde

Med Vibe kan du oprette underarbejdsområder i eksisterende arbejdsområder.

  1. Naviger til det arbejdsområde, hvor du vil tilføje underarbejdsområdet.

  2. Klik på ikonet Konfigurer ud for titlen på arbejdsområdet, og klik derefter på Nyt arbejdsområde.

    Siden Nyt arbejdsområde åbnes.

  3. Angiv oplysningerne.

    Arbejdsområdetitel: Giv arbejdsområdet en titel.

    Hvis du ikke angiver noget i dette felt, får arbejdsområdet titlen Arbejdsområde.

    Teammedlemmer: (Betinget) Dette afsnit vises kun, hvis du opretter et teamarbejdsområde. Brug dette afsnit til at angive brugere og grupper, du vil medtage som medlemmer af teamarbejdsområdet.

    Arbejdsområde: Vælg den type arbejdsområde, du vil oprette.

    Udfyld evt. yderligere informationsfelter, der vises, når du vælger arbejdsområdets type.

    Arbejdsområdemapper: Brug dette afsnit til at vælge de mapper, som arbejdsområdet skal indeholde.

    Meddelelse: (Valgfrit) Opret en meddelelse, der skal sendes til alle medlemmer af teamet.

    Hvis du ikke opretter et teamarbejdsområde, sendes denne meddelelse til alle teammedlemmer af det overordnede arbejdsområde.

  4. Klik på OK.

4.1.9 Tilføjelse af yderligere mapper til et arbejdsområde

Med Vibe kan du altid føje yderligere mapper til dit arbejdsområde.

  1. Naviger til det arbejdsområde, hvor du vil tilføje de nye mapper.

  2. Klik på ikonet Konfigurer ud for titlen på arbejdsområdet, og klik derefter på Ny mappe.

    Siden Ny mappe åbnes.

  3. Angiv følgende oplysninger:

    Mappetitel: Giv mappen en titel.

    Hvis du ikke angiver en titel, får mappen standardmappenavnet. En diskussionsmappe navngives f.eks. Diskussion.

    Mappe: Vælg den type mappe, du vil oprette.

  4. Klik på OK.

4.1.10 Oprettelse af aktivitetsrapporter for et arbejdsområde

Med Vibe kan du oprette rapporter om den aktivitet, der har fundet sted i et bestemt arbejdsområde.

  1. Naviger til det arbejdsområde, som du vil oprette aktivitetsrapporten for.

  2. Klik på Vis > Aktivitetsrapport.

    Siden Mappeaktivitet åbnes.

  3. Angiv følgende oplysninger:

    Rapport over aktivitet mellem: Vælg det datoområde, som du vil oprette aktivitetsrapporten for.

    Rapportér aktivitet for arbejdsområde eller mappe: Vælg denne indstilling for at se, hvor mange visninger, tilføjelser, ændringer og sletninger, der er foretaget i mappen. Du kan oprette en rapport for følgende kategorier af brugere:

    • Teammedlemmer: Viser kun individuelle teammedlemmers aktivitet i arbejdsområdet.

    • Alle brugere: Viser alle Vibe-brugeres aktivitet i arbejdsområdet. Denne indstilling viser navnet på hver enkelt bruger, som har udført en eller anden form for aktivitet i arbejdsområdet.

    • Oversigt: Viser en oversigt over al aktivitet, der har fundet sted i arbejdsområdet. Denne indstilling angiver ikke individuelle brugere.

    Rapportér om arbejdstilstand: Vælg denne indstilling for at få vist aktiviteten i en arbejdsproces. Du kan vælge at vise det gennemsnitlige tidsrum, som arbejdsprocessen tilbragte til hver tilstand, eller vise det antal poster, som befinder sig i hver tilstand.

    Vælg mapperne til rapportering: Vælg de mapper, som du vil oprette aktivitetsrapporten for. Hvis du vælger arbejdsområdet, opretter Vibe en aktivitetsrapport, som indeholder alle mapper i arbejdsområdet.

  4. Klik på OK.

    Vibe starter rapporten i et regneark. Du kan finde oplysninger om kolonnerne i dette regneark under Generering af aktivitetsrapporter.

4.1.11 Konfiguration af delingsrettigheder til et arbejdsområde

Arbejdsområder uden for en brugers personlige arbejdsområder er som standard ikke konfigureret til at tillade deling af indhold. Hvis brugere skal kunne dele indhold fra et arbejdsområde, skal du konfigurere det til det.

Sådan konfigurerer du delingsrettigheder for et arbejdsområde:

  1. Naviger til det arbejdsområde, hvor du vil konfigurere delingsrettigheder.

  2. Klik på ikonet Konfigurer ud for titlen på arbejdsområdet, og klik derefter på Delingsrettigheder for arbejdsområde.

    Dialogboksen Delingsrettigheder for arbejdsområde vises.

    Vælg Tillad ud for de delingsrettigheder, du vil tildele til alle de valgte arbejdsområder, og vælg Ryd ud for delingsrettigheder, du ikke vil tildele.

    Du kan vælge følgende delingsrettigheder:

    Interne brugere: Giver brugere mulighed for at dele elementer med interne brugere.

    Eksterne brugere: Giver brugere mulighed for at dele elementer med eksterne brugere uden for organisationen.

    Brugere uden for organisationen modtager en e-mail med et link til det delte element, og de kan derefter logge på Vibe-webstedet. Du kan finde yderligere oplysninger i Deling med personer uden for din organisation.

    Offentligt: Giver brugere mulighed for at gøre elementer offentligt tilgængelige. Det betyder, at alle med den rette URL til det delte element kan få adgang til det delte element uden at logge på Vibe-webstedet.

    Denne funktionalitet skal aktiveres af din Vibe-administrator.

    Fillink: Giver brugere mulighed for at dele et link til en fil i Vibe. Alle brugere med linket har adgang til filen. Filen vises dog ikke i området Offentligt, så brugerne skal have direkte adgang til linket for at få adgang til filen.

    Du kan finde yderligere oplysninger om fillinks i Distribution af et link til en fil.

    Tillad, at tildelte rettigheder tildeles igen: Når brugere deler en fil eller mappe, kan de give de brugere, de deler med, mulighed for at dele filen eller mappen igen. Den bruger, der modtager delingen, kan kun dele filen, hvis den pågældende bruger er tildelt administratorrettigheder til at dele filen eller mappen.

    VIGTIGT!Når du vælger denne indstilling, skal du være opmærksom på, at hvis en af brugernes adgangsrettigheder til et element fjernes, fjernes adgangsrettigheden ikke for den bruger, som elementet blev delt med igen.

    Antag f.eks., at bruger A deler et element med bruger B og tildeler rettigheder til at dele igen. Bruger B deler derefter elementer med bruger C. Hvis bruger A tilbagekalder bruger B's adgangsrettigheder til elementet, har bruger C fortsat adgang til det delte element.

4.1.12 Definition af en brugervenlig URL-adresse til et arbejdsområde eller en mappe

En brugervenlig URL-adresse til dit arbejdsområde eller din mappe kan gøre det nemmere for andre at navigere til arbejdsområdet eller mappen.

  1. Naviger til det arbejdsområde, hvor du vil definere URL-adressen.

  2. Klik på ikonet Konfigurer ud for titlen på arbejdsområdet, og klik derefter på Konfigurer visninger, URL'er og kontroller.

  3. Klik på fanen Simple URL'er og e-mail-adresser.

  4. I afsnittet Definer simple URL'er til denne mappe eller dette arbejdsområde skal du vælge et af de foruddefinerede globale nøgleord på rullelisten Definer URL.

    Medmindre du er webstedsadministrator, skal din URL-adresse begynde med et af disse foruddefinerede globale nøgleord.

  5. Angiv den ønskede URL til mappen eller arbejdsområdet i det viste felt.

  6. Klik på Tilføj > Luk.

Hvis du vil slette en defineret URL, skal du vælge den i afsnittet Aktuelt definerede URL'er og derefter klikke på Slet de valgte URL'er.

Hvis du definerer en brugervenlig URL til en mappe, kan det også give brugere mulighed for at sende mappeposter til mappen via e-mail, som det er beskrevet under Opsætning af en mappe til at modtage poster via e-mail.

4.1.13 Indstilling af en datakvote for et arbejdsområde

Vibe-administratoren kan give dig lov til at indstille dine egne datakvoter for dine arbejdsområder og mapper. Du kan finde flere oplysninger under Setting a Data Quota for Workspaces and Folders (Angivelse af en datakvote for arbejdsområder og mapper) i den avancerede brugervejledning til Micro Focus Vibe 4.0.6.

4.1.14 Tilpasning af arbejdsområdevisningen

Med Vibe kan du tilpasse arbejdsområdets layout. Du kan finde flere oplysninger under Creating Custom Workspace Views (Oprettelse af brugerdefinerede visninger af arbejdsområder) i den avancerede brugervejledning til Micro Focus Vibe 4.0.6.

4.1.15 Branding af et arbejdsområde

Branding af et arbejdsområde er en god måde at gøre arbejdsområdet mere unikt og let at identificere på. Når du brander et arbejdsområde, anvendes brandet også på alle underarbejdsområder og undermapper.

Du kan finde flere oplysninger om branding under Branding a Folder or Workspace (Branding af en mapper eller et arbejdsområde) i den avancerede brugervejledning til Micro Focus Vibe 4.0.6.

4.1.16 Visning af YouTube-videoer i et arbejdsområde

I dette afsnit beskrives det, hvordan du viser YouTube-videoer i afsnittet Beskrivelse i arbejdsområdet. Du kan finde oplysninger om, hvordan du viser YouTube-videoer, i afsnittet Branding i et arbejdsområde, under Branding a Folder or Workspace (Branding af en mappe eller et arbejdsområde) i den avancerede brugervejledning til Micro Focus Vibe 4.0.6.

Sådan vises en YouTube-video i afsnittet Beskrivelse i et arbejdsområde:

  1. Naviger til det arbejdsområde, hvor du vil vise YouTube-videoen.

  2. Klik på ikonet Konfigurer ud for mappenavnet, og klik derefter på Rediger arbejdsområdet.

  3. Klik i sektionen Beskrivelse, og klik derefter på Indsæt > medie.

  4. På fanen Generelt skal du indsætte URL'en til den YouTube-video, du vil slå op.

  5. Foretag ingen ændringer i felterne Dimensioner, hvis du vil bevare YouTube-standarddimensionerne.

  6. Klik på OK for at vise videoen i arbejdsområdet.

Yderligere oplysninger om andre steder, hvor du kan vise YouTube-videoer i Vibe, finder du i Visning af YouTube-videoer i en mappepost.