26.3 Planen von Meetings mit Zoom

Wenn Sie ein Zoom-Konto besitzen und die Zoom-Integration in GroupWise aktiviert ist, können Sie Termine direkt aus GroupWise heraus planen, ändern und absagen. Weitere Informationen zum Aktivieren von Zoom in GroupWise finden Sie unter Integrieren von Zoom in GroupWise.

Wenn Sie das Meeting über den GroupWise-Terminvorgang geplant haben, wird es in Ihrem GroupWise-Kalender wie jeder andere Termin angezeigt. Sie können jedoch auch Meetings anzeigen, die mit Zoom geplant wurden, wenn Sie sich bei Ihrem Zoom-Konto anmelden.

HINWEIS:Wenn Sie das erste Mal mit Zoom über GroupWise-Termine interagieren, werden Sie aufgefordert, sich bei Ihrem Zoom-Konto anzumelden und die GroupWise-Integration in Zoom zu autorisieren. Nachdem Sie die GroupWise-Integration in Ihrem Zoom-Konto autorisiert haben, meldet sich GroupWise automatisch bei Zoom an, wenn Sie einen Termin planen, bearbeiten oder löschen, für den die Option Zoom im Termin aktiviert ist. Sollten Sie sich in Bezug auf Ihre Zoom-Verbindung nicht sicher sein, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf im Terminfenster und melden Sie sich an, wenn im Popup-Fenster die Option „Bei Zoom anmelden“ statt „Von Zoom abmelden“ angezeigt wird.

26.3.1 Planen eines Zoom-Meetings in GroupWise

Wenn Sie ein Zoom-Konto besitzen und die Zoom-Integration in GroupWise aktiviert ist, können Sie Zoom-Meetings direkt aus GroupWise über einen GroupWise-Termin planen. Die geplanten Termine werden in Ihrem Kalender wie jeder andere GroupWise-Termin angezeigt.

So planen Sie ein Zoom-Meeting in GroupWise:

  1. Befolgen Sie die entsprechenden Anweisungen bis Schritt 9 unter „Planen eines Termins für mehrere Personen“.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zoom im Termin-Fenster.

    Damit werden Zoom-Optionen im Flyout-Feld rechts im Bildschirm eingeblendet. Sie können die Standardeinstellungen beibehalten oder ändern. Diese Änderungen gelten allerdings ausschließlich für den aktuellen Termin.

    HINWEIS:Wenn Sie die Standardeinstellungen ändern möchten, die beim Planen eines neuen Termins angezeigt werden, müssen Sie diese Änderungen in Ihrem Zoom-Konto durchführen. Sie können allerdings nur Einstellungen aktivieren oder deaktivieren, die in den Zoom-Optionen angezeigt werden. Sie können den Zoom-Optionen in GroupWise keine zusätzlichen Zoom-Einstellungen hinzufügen.

    Weitere Informationen zur Verwendung von Zoom finden Sie im Zoom Learning Center.

  3. Klicken Sie zum Planen des Meetings in der Symbolleiste auf Senden.

    Wenn Sie den Meeting-Termin senden, werden automatisch ein Einladungs-Link sowie zusätzliche Anweisungen in die Email für die Empfänger aufgenommen. Dieser Link autorisiert den Zugriff der eingeladenen Empfänger auf das Meeting, wenn es stattfindet.

  4. Melden Sie sich bei Ihrem Zoom-Konto an, wenn Sie dazu aufgefordert werden oder um festzustellen, ob Ihr Meeting in Zoom geplant wurde. Das Meeting wird auch in Ihrem GroupWise-Kalender angezeigt.

    HINWEIS:Wenn dies der erste Termin ist, den Sie in der aktuellen GroupWise-Sitzung über die Zoom-Integration planen, werden Sie aufgefordert, sich bei Zoom anzumelden. Dies gilt auch, wenn Sie vor dem Senden des Termins das Flyout-Feld „Option“ öffnen, während die Option Zoom aktiviert ist.

Sie können das Meeting über einen Link im GroupWise-Termin starten. Alternativ melden Sie sich bei Ihrem Zoom-Konto an.

26.3.2 Ändern oder Absagen von Zoom-Meetings

Sie können Zoom-Meetings, die Sie in GroupWise geplant haben, auf dieselbe Weise ändern wie andere GroupWise-Termine für mehrere Personen. Die Änderung wird auch in Ihrem Zoom-Konto aktualisiert. Beim Absagen (Löschen) eines Termins mit einem Zoom-Meeting gelten allerdings folgende Unterschiede:

  • Der Termin wird standardmäßig aus der Mailbox aller Empfänger (und aus Zoom) gelöscht. Die Option, mit der festgelegt werden kann, ob dies durchgeführt werden soll, ist deaktiviert.

  • Wenn Sie versuchen, einen Termin in GroupWise zu löschen (oder zu bearbeiten), den Sie zuvor in Zoom abgesagt hatten, zeigt GroupWise eine entsprechende Meldung an und fragt nach, ob Sie den Termin, der nicht mehr in Zoom integriert ist, dennoch löschen (oder ändern) möchten.

    Die Synchronisierung Ihres GroupWise-Kalenders bei Änderungen oder Absagen über Ihr Zoom-Konto wird aktuell nicht unterstützt.

  • Die Option Delegieren und löschen für Zoom-Meetings ist aktuell nur für Empfänger des Termins verfügbar. Diese Option wird für den Eigentümer des Elements nicht angezeigt.

  • Wenn Sie einen gelöschten Termin wiederherstellen, der in Zoom integriert war, wird das Meeting nicht in Ihrem Zoom-Konto wiederhergestellt. In diesem Szenario können Sie den Termin bearbeiten oder duplizieren und damit das Meeting in Zoom erneut erstellen.

HINWEIS:Wenn dies der erste Termin ist, den Sie in der aktuellen GroupWise-Sitzung über die Zoom-Integration ändern oder absagen, werden Sie aufgefordert, sich bei Zoom anzumelden.

Weitere Informationen zum Ändern oder Absagen von Meetings in GroupWise finden Sie hier: