Themen zu Bibliotheken

Liste „Bibliotheken“

Eine Bibliothek umfasst eine Gruppe von Dokumenten sowie eine Datenbank, mit deren Hilfe die Dokumente als Einheit verwaltet werden können. Eine Bibliothek muss zu einem bestimmten Post-Office gehören; der Zugriff auf diese Bibliothek ist dagegen auch für Benutzer in anderen Post-Offices möglich.

Liste „Bibliotheken“: Zeigt eine Liste aller Bibliotheken im GroupWise-System an. Zum Bearbeiten der Eigenschaften einer Bibliothek klicken Sie auf den Namen der gewünschten Bibliothek. Mit Spalten anpassen Symbol „Optionen“ fügen Sie Spalten zur Liste hinzu.

Neu: Zum Erstellen einer neuen Bibliothek klicken Sie auf Neu.

Löschen: Wählen Sie eine oder mehrere Bibliotheken aus und klicken Sie auf Löschen, um diese aus der Liste zu entfernen.

Stellen Sie vor dem Löschen der Bibliothek sicher, dass die noch in der Bibliothek befindlichen Dokumente nicht mehr benötigt werden.

Exportieren: Mit Exportieren erzeugen Sie eine CSV-Datei, bei der die Werte durch Komma getrennt sind, aus der Liste. Ergänzen und ordnen Sie die Spalten zunächst mit Spalten anpassen Symbol „Optionen“, bevor Sie die CSV-Datei erzeugen.

Suchen: Mit dem Feld Suchen können Sie die Objektliste filtern und Objektattributwerte abfragen.

Neue Bibliothek

Eine Bibliothek umfasst eine Gruppe von Dokumenten sowie eine Datenbank, mit deren Hilfe die Dokumente als Einheit verwaltet werden können. Eine Bibliothek muss zu einem bestimmten Post-Office gehören; der Zugriff auf diese Bibliothek ist dagegen auch für Benutzer in anderen Post-Offices möglich.

Name: Geben Sie einen eindeutigen Namen für die neue Bibliothek ein. Verwenden Sie keine ungültigen Zeichen. Der Name kann nach Erstellung des Bibliotheksobjekts nicht geändert werden.

Sind in der Domäne mehrere Post-Offices vorhanden, ist es empfehlenswert, im Namen der Bibliothek kenntlich zu machen, welches Post-Office als ihr Eigentümer fungiert.

Post-Office: Wählen Sie das Post-Office aus, in dem die Bibliothek erstellt werden soll.

Bibliothek > Allgemein

Bibliotheksoptionen

Eine Bibliothek umfasst eine Gruppe von Dokumenten sowie eine Datenbank, mit deren Hilfe die Dokumente als Einheit verwaltet werden können. Eine Bibliothek muss zu einem bestimmten Post-Office gehören; der Zugriff auf diese Bibliothek ist dagegen auch für Benutzer in anderen Post-Offices möglich.

Name: Zeigt den Namen des Bibliotheksobjekts an.

Anzeigename: Zeigt standardmäßig den Namen des Bibliotheksobjekts an. Bei Bedarf können Sie einen aussagekräftigeren Namen für die Anzeige im GroupWise-Client angeben.

Beschreibung: (Optional) Geben Sie weitere nützliche Informationen zur Bibliothek ein.

Ausgangsversionsnummer: Geben Sie entweder 0 (Null) oder 1 an. Versionsnummern werden automatisch ab der von Ihnen angegebenen Zahl vergeben.

Wenn Sie beispielsweise 0angeben, lautet die erste Versionsnummer .000. Wenn Sie 1angeben, lautet die erste Versionsnummer .001.

Maximale Archivgröße: Geben Sie die Anzahl der Byte je Archivordner an. Archivordner werden bei Bedarf automatisch erstellt. Beim Archivieren eines Dokuments überprüft GroupWise, ob die Größe des Dokuments es erlaubt, es in den aktuellen Archivordner einzufügen. Passt es nicht mehr in den aktuellen Archivordner, wird ein weiterer Archivordner angelegt.

Die maximale Archivgröße sollte auf Ihr Sicherungsmedium abgestimmt sein. Die Kapazität des Sicherungsmediums darf dabei nicht überschritten werden. Hierbei ist auch der zusätzliche Speicherplatz zu berücksichtigen, der für Angaben zum Dateispeicher anfällt, beispielsweise für einen Index der auf Band gespeicherten Dateien.

Bibliothek > Ablagebereiche

Bibliotheksoptionen

Ein Dokumentablagebereich ist eine Ordnerstruktur, in der Dokumente gespeichert werden. Dieser Bereich liegt außerhalb der Post-Office-Ordnerstruktur. Ein Dokumentablagebereich kann sich an einer beliebigen Stelle befinden, auf die der POA lokal oder über direkten Netzwerkzugriff zugreifen kann (eingehängtes Dateisystem oder zugeordnetes Laufwerk).

Dokumente im Post-Office ablegen: Die im Post-Office gespeicherten Bibliotheksdokumente werden im Ordner Post-Office/gwdms/Bibliothek/docs abgelegt und können nicht verschoben werden. Dieser Speicherort wird nur für sehr kleine Systeme empfohlen.

Liste „Dokumentablagebereiche“: Zeigt eine Liste aller Dokumentablagebereiche in der Bibliothek an. Zum Bearbeiten der Eigenschaften eines Dokumentablagebereichs klicken Sie auf den Namen des gewünschten Bereichs.

Hinzufügen: Zum Hinzufügen eines neuen Dokumentablagebereichs für die Bibliothek deaktivieren Sie die Option Dokumente im Post-Office ablegen und klicken Sie auf Hinzufügen. Der POA für das Post-Office muss auf den angegebenen Ordner zugreifen können.

Entfernen: Wählen Sie einen Dokumentablagebereich aus und klicken Sie anschließend auf Entfernen, um diesen aus der Liste zu entfernen.

Bevor Sie einen Dokumentablagebereich aus einer Bibliothek entfernen, stellen Sie sicher, dass keine Benutzer mehr den Zugriff auf die dort gespeicherten Dokumente benötigen. Beim Entfernen eines Dokumentablagebereichs aus einer Bibliothek werden nicht die an diesem Speicherort gespeicherten Dokumente gelöscht, sondern es wird der Benutzerzugriff auf diese Dokumente aufgehoben.

Bibliothek > Dokumentablagebereiche erstellen/bearbeiten

Ein Dokumentablagebereich ist eine Ordnerstruktur, in der Dokumente gespeichert werden. Dieser Bereich liegt außerhalb der Post-Office-Ordnerstruktur. Ein Dokumentablagebereich kann sich an einer beliebigen Stelle befinden, auf die der POA lokal oder über direkten Netzwerkzugriff zugreifen kann (eingehängtes Dateisystem oder zugeordnetes Laufwerk).

Eine Bibliothek kann über mehrere Dokumentablagebereiche verfügen.

Beschreibung: (Optional) Geben Sie weitere nützliche Informationen zum Dokumentablagebereich ein.

Pfad: Geben Sie den Pfad zum Dokumentablagebereich an, und zwar von dem POA aus, der darauf zugreifen muss.

Linux-Pfad: Geben Sie den vollständigen Pfad zum Wiederherstellungsbereich an, und zwar von dem Linux-POA aus, der darauf zugreifen muss.

Bibliothek > Rechte

Bibliotheksoptionen

Die Optionen unter „Bibliotheksrechte“ steuern den Benutzerzugriff auf die Bibliothek.

Öffentliche Rechte

Die Rechte auf die Dokumente in einer Bibliothek gelten für die gesamte Bibliothek. Bei der Erstellung einer Bibliothek werden die sechs öffentlichen Rechte automatisch allen GroupWise-Benutzern zugewiesen. Die Benutzer benötigen die öffentlichen Rechte, um mit den Dokumenten arbeiten zu können, die in einer Bibliothek gespeichert sind. Sollen die Benutzerrechte beschränkt werden, deaktivieren Sie bestimmte Rechte in der Liste Öffentliche Rechte und erteilen Sie diese Rechte bestimmten Benutzern oder Gruppen in der Liste Benutzer- oder Gruppenrechte.

Hinzufügen: Ermöglicht den Benutzern, neue Dokumente in die Bibliothek aufzunehmen.

Änderung: Ermöglicht den Benutzern, Änderungen an Dokumenten in der Bibliothek vorzunehmen.

Löschen: Ermöglicht Benutzern das Löschen von Dokumenten, unabhängig davon, wer die Dokumente erstellt hat oder wer auf diese Dokumente über Rechte verfügt. Der Benutzer muss jedoch zum Löschen eines Dokuments über entsprechende Rechte (Anzeige- und Änderungsrechte) verfügen, um das Dokument suchen und bearbeiten zu können.

Bei der Archivierung von Dokumenten, nicht beim Löschen von Dokumenten, handelt es sich um die effektivste Methode zur Steuerung des Speicherplatzbedarfs. Erhalten die Benutzer jedoch keine Löschrechte, so wird der Administrator möglicherweise mit dem Löschen nicht benötigter Dokumente überlastet.

Anzeigen: Ermöglicht das Anzeigen oder Kopieren von Dokumenten, nicht jedoch das Bearbeiten.

Kopien können bearbeitet werden, da Kopien als separate Dokumente gespeichert werden. Das Bearbeiten einer Kopie wirkt sich daher nicht auf das Originaldokument und auf dessen Versionen aus.

Offizielle Version festlegen: Ermöglicht Benutzern, die offizielle Version für Dokumente im GroupWise-Client festzulegen.

Jede Version eines Dokuments kann als offizielle Version gekennzeichnet sein, bei der es sich nicht notwendigerweise um die zuletzt überarbeitete Version handeln muss. Bei der offiziellen Version handelt es sich um die Version, die bei Suchvorgängen in GroupWise gefunden wird.

Die offizielle Version wird in der Regel vom Ersteller oder Autor festgelegt. Sie kann jedoch auch von dem Benutzer, der das Dokument zuletzt bearbeitet hat, bestimmt werden.

„In Benutzung“-Flagge zurücksetzen: Ermöglicht Benutzern, die Option Dokument als „Verfügbar“ kennzeichnen in der Funktion „Dokumentstatus zurücksetzen“ im GroupWise-Client zu aktivieren, und zwar selbst dann, wenn ein anderer Benutzer das Dokument geöffnet hat.

Die „In Benutzung“-Flagge wird beim Öffnen eines Dokuments automatisch auf Ja und beim Schließen eines Dokuments auf Nein eingestellt. Wenn ein Dokument geöffnet ist, wird tatsächlich nur eine Kopie davon bearbeitet. Das Original befindet sich nach wie vor in der Bibliothek. Mit der „In Benutzung“-Flagge wird verhindert, dass mehrere Benutzer gleichzeitig dasselbe Dokument öffnen.

Die „In Benutzung“-Flagge muss zurückgesetzt werden, wenn ein Dokument bei einem Systemabsturz geöffnet war (z. B. beim Absturz eines Servers, bei Stromausfall einer Arbeitsstation oder bei einem schweren Anwendungsfehler). Wenn sich der Benutzer, der das Dokument geöffnet hatte, wieder bei GroupWise anmeldet, kann er eine der folgenden Optionen wählen: Der Benutzer öffnet das Dokument und fährt mit der Bearbeitung fort oder er kann das Dokument als „Verfügbar“ kennzeichnen.

Wenn der Benutzer die „In Benutzung“-Flagge nicht zurücksetzt, ist der Zugriff auf das Dokument erst dann möglich, wenn die Flagge durch einen Benutzer, der das Recht zum Zurücksetzen besitzt, manuell auf Nein zurückgesetzt wird. Durch das manuelle Zurücksetzen der „In Benutzung“-Flagge wird der Status des Dokuments geändert, unabhängig davon, ob das Dokument derzeit geöffnet ist. Gehen Sie daher vorsichtig vor, wenn Sie Benutzern das Recht zum Zurücksetzen der „In Benutzung“-Flagge erteilen.

Benutzer- oder Gruppenrechte

Die Liste „Benutzer- oder Gruppenrechte“ enthält die sechs öffentlichen Rechte und zusätzlich ein Bibliotheksverwaltungsrecht:

Verwalten (Bibliothekar): Legt einen GroupWise-Benutzer als Bibliothekar fest.

Durch das Verwaltungsrecht erhält ein Benutzer die gesamten Rechte auf die Eigenschaften aller Dokumente in der Bibliothek. Ein Bibliothekar kann Dokumentgruppenaktionen für alle Dokumente in der Bibliothek ausführen:

  • Verschieben

  • Kopieren

  • Löschen

  • Freigeben

  • Dokumente einem neuen Autor zuordnen

  • Dokumenteigenschaften ändern

Das Verwaltungsrecht sollte deswegen nur mit Vorsicht eingeräumt werden, da die Benutzer die Dokumenteigenschaften ändern können und damit verbundene weitreichende Möglichkeiten erhalten. Wenn ein Bibliothekar die Dokumenteigenschaften ändert, wird der Benutzer, der im Feld Autor aufgeführt ist, per Email über die am Dokument vorgenommene Aktion in Kenntnis gesetzt.

Sie können mehrere Bibliothekare für eine Bibliothek auswählen. Auch können Sie einen Benutzer als Bibliothekar für mehrere Bibliotheken benennen, indem Sie ihm das Verwaltungsrecht auf die verschiedenen Bibliotheken zuweisen. Als GroupWise-Administrator stehen Ihnen die neuen Dokumentgruppenaktionen nicht automatisch zur Verfügung. Sie können sich aber das Verwaltungsrecht auf jede Bibliothek einräumen, damit Sie diese Aktionen nutzen können.

Liste „Benutzer- oder Gruppenrechte“: Zeigt eine Liste der Benutzer und Gruppen an, die über bestimmte Rechte verfügen, die von den öffentlichen Rechten an der Bibliothek abweichen. Zum Anzeigen der Benutzer- oder Gruppenrechte wählen Sie den gewünschten Benutzer bzw. die gewünschte Gruppe aus.

Hinzufügen: Sollen Benutzer oder Gruppen zur Liste hinzugefügt werden, wählen Sie einen oder mehrere Benutzer oder Gruppen aus, klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK. Wählen Sie einen neuen Benutzer oder eine neue Gruppe aus und legen Sie die erforderlichen Rechte fest.

Entfernen: Wählen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus und klicken Sie anschließend auf Entfernen, um diese vom Computer zu entfernen. Der Benutzer oder die Gruppe erhält dann die normalen öffentlichen Rechte an der Bibliothek.

Suchen: Mit dem Feld Suchen können Sie die Objektliste filtern und Objektattributwerte abfragen.

Bibliotheksoptionen

Der Kontext des Objekts wird durch Breadcrumbs bezeichnet.

Speichern: Bearbeiten Sie die Eigenschaften des Bibliotheksobjekts nach Bedarf und klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Schließen: Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie zur Bibliotheksliste zurückkehren möchten.

Reihenfolge der Registerkarten anpassen: Klicken Sie auf Reihenfolge der Registerkarten anpassen Symbol „Optionen“ und ordnen Sie die Registerkarten auf der Eigenschaftenseite neu an.

Wartung: Führt die Mailbox-/Bibliothekswartung für die Bibliothek aus.

Optionen > Löschen: Löscht die Bibliothek aus dem Post-Office.

Stellen Sie vor dem Löschen der Bibliothek sicher, dass die noch in der Bibliothek befindlichen Dokumente nicht mehr benötigt werden.

Optionen > Reproduzieren: Übermittelt aktuelle Bibliotheksinformationen per Rundsendung im gesamten GroupWise-System.

Im Allgemeinen werden die Objektinformationen automatisch reproduziert. Wenn jedoch die Netzwerkverbindung durch unvermeidbare Ereignisse wie Stromausfälle oder Hardware-Fehler unterbrochen wird, können die Informationen in verschiedenen GroupWise-Datenbanken inkonsistent werden.

Für die Reproduktion sollte im Idealfall eine Verbindung zur Domäne bestehen, in der sich das Objekt befindet, das im GroupWise-System inkonsistent ist. Als gangbare Alternative kann eine Verbindung zur Primärdomäne genutzt werden. Die Primärdomäne fordert dabei die richtigen Informationen von der Eigentümer-Domäne an und übermittelt diese Informationen dann per Rundsendung an alle Sekundärdomänen.

Diagnose > Informationen: Öffnet das Fenster Informationen mit Angaben zu den Objekten für diese Bibliothek.

Diagnose > Objekt anzeigen: Öffnet das Fenster Objekt anzeigen mit Objektattributen und Werten für das Bibliotheksobjekt.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Rechtliche Hinweise.