2.2 Organisieren Ihrer Mailbox mithilfe von Ordnern

Verwenden Sie Ordner zum Speichern und Organisieren Ihrer Nachrichten. Sie können beispielsweise alle Nachrichten, die zu einem bestimmten Job oder Betreff gehören, in einer einzigen Gruppe zusammenfassen.

2.2.1 Ordner

In der Ordnerliste werden die Ordner angezeigt, die zu dem Ordner gehören, in dem Sie sich aktuell befinden. Bei den folgenden Listen handelt es sich um kontextsensitive Ordnerlisten:

  • Kalender: Zeigt eine Liste aller Kalender an. Hier können Sie auswählen, die Inhalte eines Kalenders im Hauptkalender anzuzeigen. Außerdem können Sie die Farbe eines Kalenders ändern.

  • Kontakte: Zeigt eine Liste aller persönlichen Adressbücher an. Standardmäßig entspricht der Hauptkontakteordner dem Adressbuch "Primärbuch".

  • Dokumente: Zeigt eine Liste Ihrer Dokumentbibliotheken an. Standardmäßig entspricht der Hauptdokumentordner Ihrer standardmäßigen Dokumentbibliothek.

Klicken Sie zum Erweitern und Ausblenden von Ordnern auf das Pluszeichen (+) bzw. das Minuszeichen (-).

Weitere Informationen zu einzelnen Ordnern in Ihrer Ordnerliste finden Sie unter Abschnitt 1.6, Erkunden der Ordnerliste.

Sie können die Nachrichten in Ihren Ordnern organisieren, indem Sie diese in bestimmte Ordner verschieben. Wenn Sie eine Nachricht in einen Ordner verschieben, wird die Nachricht von einem Ablageort an einen anderen versetzt.

Sie können unfertige Nachrichten in einem bereits vordefinierten Ordner mit der Bezeichnung "In Arbeit" speichern (siehe Speichern von unvollendeten E-Mail-Nachrichten). Sie können Ordner auch öffentlich zugänglich machen, indem Sie sie freigeben (siehe Verwenden von freigegebenen Ordnern). Sie können auch Regeln erstellen, um die Nachrichten automatisch in verschiedene Ordner zu sortieren (siehe Abschnitt 8.3, Erstellen von Regeln).

2.2.2 Ändern der Ordnerliste

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf die Symbolleiste Ordner verwalten.

    Layout "Ordner verwalten"

Im Dialogfeld Ordner können Sie Ordner erstellen und löschen.

2.2.3 Löschen von Ordnern

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie löschen möchten, und anschließend auf Löschen.

  2. Klicken Sie auf OK.

Die Ordner "Kalender", "Mailbox", "Ausgangsnachrichten", "Jobliste", "Kontakte", "Aktenschrank", "In Arbeit" und "Papierkorb" können nicht gelöscht werden. Sie können den Junkmail-Ordner nur löschen, wenn die Junkmail-Behandlung deaktiviert wurde.

2.2.4 Erstellen von persönlichen Ordnern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf der Symbolleiste auf Ordner verwalten.

  2. Wählen Sie den Ort in der Ordnerliste aus, an dem Sie den Ordner hinzufügen möchten. Standardmäßig wird ein neuer Ordner als erster Ordner zum Aktenschrank hinzugefügt.

    Wenn Sie beispielsweise einen Ordner auf der Ebene des Mailboxordners hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Nach unten neben dem Mailboxordner. Klicken Sie zum Hinzufügen eines Ordners zum Mailboxordner auf die Schaltfläche Nach rechts neben dem Mailboxordner.

  3. Geben Sie im Feld Ordnername einen Namen für Ihren neuen Ordner ein.

  4. Klicken Sie auf Ordner hinzufügen.

2.2.5 Umbenennen von Ordnern.

In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, einen Ordner umzubenennen, um den Inhalt im Ordner besser zu beschreiben, oder einen Rechtschreibfehler zu korrigieren. In WebAccess können zwar neue Ordner erstellt werden, die Namen bestehender Ordner können jedoch nicht geändert werden. Sie können die Ordnernamen im GroupWise®-Client für Windows ändern.

Weitere Informationen zum Verwalten von Ordnern finden Sie hier: Abschnitt 2.2.1, Ordner

2.2.6 Verschieben von Nachrichten in einen anderen Ordner

  1. Suchen Sie die Nachricht in der Nachrichtenliste.

  2. Doppelklicken Sie auf die Nachricht, um sie zu öffnen. Klicken Sie anschließend auf das Symbol Verschieben.

  3. Klicken Sie auf den Ordner, in den Sie die Nachricht verschieben möchten.

    Wenn Sie die Nachricht in einen Ordner im Aktenschrank verschieben, müssen Sie gegebenenfalls zuerst auf das Pluszeichen (+) neben dem Aktenschrank klicken, um die Aktenschrankordner anzuzeigen.

2.2.7 Suchergebnisordner

Ein Suchergebnisordner ist ein Ordner, der die Ergebnisse einer Abfrage anzeigt. Wenn der Ordner geöffnet ist, überprüft GroupWise die für den Ordner definierten Suchkriterien, sucht nach den angegebenen Kriterien und zeigt anschließend die Ergebnisse in der Nachrichtenliste an. Sie können Nachrichten in einem Suchergebnisordner genauso behandeln wie Nachrichten in einem anderen Ordner, beispielsweise öffnen, weiterleiten, drucken, kopieren, verschieben oder löschen. Die ursprüngliche Nachricht verbleibt jedoch in dem Ordner, in dem sie bei der Suche gefunden wurde. Wenn Sie eine Nachricht aus einem Suchergebnisordner verschieben oder löschen, wird die Nachricht aus der Nachrichtenliste, jedoch nicht am ursprünglichen Standort gelöscht. Wenn Sie den Suchergebnisordner das nächste Mal öffnen, wird die Suche erneut ausgeführt und die Nachricht wieder angezeigt.

Sie können in WebAccess keine neuen Suchergebnisordner erstellen. Sie können jedoch Ordner verwenden, die Sie mit dem GroupWise-Client für Windows erstellt haben. Um sicherzustellen, dass keine Kopie aus dem Cache, sondern die aktuellsten Informationen im Ordner angezeigt werden, müssen Sie auf Aktualisieren klicken, bevor Sie einen Suchergebnisordner öffnen.

2.2.8 Verwenden von freigegebenen Ordnern

Ein freigegebener Ordner ist identisch mit jedem anderen Ordner in Ihrem Aktenschrank, mit der einzigen Ausnahme, dass andere Personen Zugang zu diesem Ordner haben und der Ordner in deren Aktenschrank angezeigt wird. Sie können freigegebene Ordner erstellen oder vorhandene persönliche Ordner in Ihrem Aktenschrank freigeben. Sie wählen aus, für wen Sie den Ordner freigeben möchten und welche Rechte Sie den einzelnen Benutzern gewähren. Benutzer können dann Nachrichten im freigegebenen Ordner ablegen, vorhandene Nachrichten in den Ordner ziehen und Diskussionsthreads erstellen. Sie können keine Systemordner freigeben, einschließlich Mailbox, Ungeöffnete Nachrichten, Ausgangsnachrichten, Kalender, Jobliste, Checkliste, Aktenschrank, In Arbeit, Junkmail und Papierkorb.

Wenn Sie ein Dokument in einem freigegebenen Ordner ablegen, können Personen mit Rechten für den freigegebenen Ordner das Dokument lesen, sie haben jedoch nicht automatisch das Recht, diesen zu bearbeiten. Bevor die Benutzer das Dokument bearbeiten können, müssen Sie ihnen Bearbeitungsrechte auf der Registerkarte Ordner freigeben erteilen.

Sie können Ihre persönlichen Ordner für andere Benutzer freigeben. Die Empfänger der freigegebenen Ordner erhalten eine Benachrichtigung, dass Sie Ihre Ordner für die entsprechenden Benutzer freigegeben haben. Die Benutzer können den Ordner anschließend akzeptieren oder ablehnen.

Freigeben von vorhandenen Ordnern für andere Benutzer

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Ordner verwalten und klicken Sie dann auf die Registerkarte Ordner freigeben.

  2. Wählen Sie den freizugebenden Ordner aus. Ordner, die für die Freigabe zur Verfügung stehen, sind unterstrichen.

    Layout "Freigegebener Ordner - Zugriffsrechte"

  3. Beginnen Sie im Feld Name mit der Eingabe eines Benutzernamens oder klicken Sie zur Auswahl des Benutzers aus dem Dialogfeld "Adressauswahl" auf die Schaltfläche Adressbuch.

  4. Wählen Sie die Zugriffsoptionen aus, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten.

  5. Wiederholen Sie die Schritte Schritt 3 bis Schritt 4 für jeden Benutzer, für den Sie den Ordner freigeben möchten.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Ablegen von Nachrichten in einem freigegebenen Ordner

  1. Öffnen Sie aus der Ordnerliste den freigegebenen Ordner, in dem Sie die empfängerlose Nachricht ablegen möchten.

  2. Klicken Sie am oberen Ende der Nachrichtenliste auf Aufgeben, um ein Nachrichtenformular anzeigen zu lassen.

  3. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

    Nachrichten in einem freigegebenen Ordner ablegen

    Sie können Website-Standorte oder -Adressen (URLs) in die Felder Betreff und Nachricht eingeben.

  4. (Optional) Klicken Sie auf Rechtschreibprüfung, um die Rechtschreibung der Nachricht zu prüfen.

  5. (Optional) Klicken Sie auf Beifügen, um der Nachricht Dateien beizufügen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Anlagen unterstützen.

  6. Klicken Sie auf Aufgeben, um die Nachricht zu dem freigegebenen Ordner hinzuzufügen.