Rubriques relatives à la bibliothèque

Liste Bibliothèques

Une bibliothèque est un ensemble de documents associé à une base de données qui permet de gérer les documents comme un tout. Elle doit être rattachée à un bureau de poste spécifique, mais est accessible par les utilisateurs d'autres bureaux de poste également.

Liste Bibliothèques : liste toutes les bibliothèques de votre système GroupWise. Cliquez sur le nom d'une bibliothèque pour éditer ses propriétés. Cliquez sur Personnaliser les colonnes icône Options pour ajouter des colonnes à la liste.

Nouveau: cliquez sur Nouveau pour ajouter une nouvelle bibliothèque.

Supprimer : sélectionnez une ou plusieurs bibliothèques, puis cliquez sur Supprimer pour les retirer de la liste.

Avant de supprimer une bibliothèque, vérifiez que vous n'avez plus besoin des documents qui s'y trouvent encore.

Exporter : cliquez sur Exporter pour générer un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) à partir de la liste. Utilisez Personnaliser les colonnes icône Options pour ajouter des colonnes ou, le cas échéant, les trier avant de générer le fichier CSV.

Rechercher : utilisez le champ Rechercher pour filtrer la liste d'objets et interroger une valeur d'attribut d'objet.

Nouvelle bibliothèque

Une bibliothèque est un ensemble de documents associé à une base de données qui permet de gérer les documents comme un tout. Elle doit être rattachée à un bureau de poste spécifique, mais est accessible par les utilisateurs d'autres bureaux de poste également.

Name (Nom) : indiquez un nom unique pour la nouvelle bibliothèque. N'utilisez pas de caractères non valides. Le nom ne peut plus être modifié une fois l'objet Bibliothèque créé.

S'il existe plusieurs bureaux de poste dans un domaine, il peut être utile d'inclure, dans le nom de la bibliothèque, des indications concernant le bureau de poste qui la possède.

Bureau de poste : sélectionnez le bureau de poste qui possèdera la bibliothèque.

Bibliothèque > Général

Options des bibliothèques

Une bibliothèque est un ensemble de documents associé à une base de données qui permet de gérer les documents comme un tout. Elle doit être rattachée à un bureau de poste spécifique, mais est accessible par les utilisateurs d'autres bureaux de poste également.

Name (Nom) : affiche le nom de l'objet Bibliothèque.

Nom d'affichage: affiche le nom par défaut de l'objet Bibliothèque. Si nécessaire, indiquez un nom plus utile pour l'affichage dans le client GroupWise.

Description : (facultatif) fournissez des informations utiles supplémentaires concernant la bibliothèque.

Nº de version de démarrage: saisissez 0 (zéro) ou 1. Les numéros de version sont automatiquement incrémentés à partir du numéro saisi.

Par exemple, si vous saisissez 0, le premier numéro de version est .000. Si vous saisissez 1, le premier numéro de version est .001.

Taille maximale des archives: Indiquez le nombre d'octets par dossier d'archivage. Les dossiers d'archivage sont automatiquement créés si nécessaire. Lorsqu'un document est archivé, GroupWise détermine s'il pourra être contenu dans le dossier d'archivage actuel. S'il est trop volumineux, un autre dossier d'archivage est créé.

La taille maximale de l'archive doit être compatible avec votre support de sauvegarde et ne pas en dépasser la capacité. Elle doit prendre en compte un espace supplémentaire pour l'enregistrement des données de stockage de fichier, tel qu'un index des fichiers stockés à saisir.

Bibliothèque > Zones de stockage

Options des bibliothèques

Une zone de stockage de documents est une structure de dossiers pour le stockage de documents. Elle se trouve en dehors de la structure de dossiers du bureau de poste. Une zone de stockage de documents peut se trouver à n'importe quel emplacement auquel le POA peut accéder localement ou à l'aide d'un accès direct au réseau (système de fichiers montés ou unité assignée).

Stocker les documents dans le bureau de poste: les documents de bibliothèques stockés dans le bureau de poste sont placés dans le dossier bureau_de_poste/gwdms/bibliothèque/docs et ne peuvent pas être déplacés. Cet emplacement est recommandé pour les très petits systèmes uniquement.

Liste Zones de stockage de documents : liste toutes les zones de stockage de documents auxquelles la bibliothèque peut accéder. Cliquez sur le nom d'une zone de stockage de documents pour éditer ses propriétés.

Ajouter : désélectionnez Stocker les documents dans le bureau de poste, puis cliquez sur Ajouter pour ajouter une nouvelle zone de stockage de documents pour la bibliothèque. Le POA pour le bureau de poste doit pouvoir accéder au dossier que vous avez indiqué.

Retirer: sélectionnez une zone de stockage de documents, puis cliquez sur Retirer pour la retirer de la liste.

Avant de retirer une zone de stockage de documents de la bibliothèque, vérifiez qu'aucun utilisateur ne doit accéder aux documents qui y sont stockés. Le retrait d'une zone de stockage de documents d'une bibliothèque n'entraîne pas la suppression des documents stockés à cet emplacement, mais en retire l'accès utilisateur.

Bibliothèque > Nouvelle zone de stockage de documents/Modifier la zone de stockage de document

Une zone de stockage de documents est une structure de dossiers pour le stockage de documents. Elle se trouve en dehors de la structure de dossiers du bureau de poste. Une zone de stockage de documents peut se trouver à n'importe quel emplacement auquel le POA peut accéder localement ou à l'aide d'un accès direct au réseau (système de fichiers montés ou unité assignée).

Une bibliothèque peut contenir plusieurs zones de stockage de documents.

Description : (facultatif) fournissez des informations utiles supplémentaires concernant la zone de stockage de documents.

Chemin d'accès : indiquez le chemin d'accès au dossier de la zone stockage de documents du point de vue du POA qui doit y accéder.

Chemin Linux: pour les utilisateurs du client GroupWise 8 Mac/Linux, indiquez le chemin à utiliser sur des postes de travail Mac ou Linux.

Bibliothèque > Droits

Options des bibliothèques

Les options Droits de la bibliothèque contrôlent l'accès à la bibliothèque.

Droits publics

Les droits publics d'accès aux documents dans une bibliothèque s'appliquent à l'ensemble de la bibliothèque. Lorsqu'une bibliothèque est créée, les six droits publics sont automatiquement accordés à tous les utilisateurs GroupWise. Les utilisateurs ont besoin des droits publics pour travailler sur les documents stockés dans une bibliothèque. Pour limiter les droits utilisateur, désélectionnez les droits spécifiques dans la liste Droits publics, puis accordez ces droits à des utilisateurs ou à des groupes spécifiques dans la liste Droits de groupe ou individuels.

Ajouter : autorise les utilisateurs à ajouter de nouveaux documents à la bibliothèque.

Remplacez: autorise les utilisateurs à modifier les documents contenus dans la bibliothèque.

Supprimer : autorise les utilisateurs à supprimer des documents sans tenir compte de l'utilisateur qui les a créés ou qui en possède les droits. Toutefois, pour pouvoir supprimer un document, les utilisateurs doivent avoir le droit de le rechercher et de le modifier (droits Afficher et Modifier).

L'archivage de documents, plus que leur suppression, est le moyen le plus efficace de contrôler l'utilisation de l'espace disque. Cependant, si les utilisateurs ne disposent pas des droits Supprimer, un administrateur peut progressivement se trouver surchargé de requêtes de suppression de documents.

Afficher : autorise l'affichage et la copie de documents, mais pas l'édition.

Les copies peuvent être éditées étant donné qu'une copie est un document enregistré différent. De ce fait, l'édition d'une copie n'affecte pas le document original ni l'une de ses versions.

Définir la version officielle: autorise les utilisateurs à définir la version officielle des documents dans le client GroupWise.

Toute version d'un document peut être désignée comme version officielle, il ne s'agit pas nécessairement de la dernière version modifiée. La version officielle est celle figurant dans les recherches GroupWise.

Elle est généralement déterminée par le créateur ou l'auteur. Toutefois, elle peut également être désignée par le dernier utilisateur ayant modifié le document.

Réinitialiser l'indicateur En cours d'utilisation : autorise les utilisateurs à sélectionner l'option Marquer le document comme étant disponible de la fonction Redéfinir l'état du document dans le client GroupWise même si un autre utilisateur a ouvert le document.

L'indicateur En cours d'utilisation est automatiquement défini sur Oui lorsqu'un document est ouvert et redéfini sur Non lorsqu'un document est fermé. Lorsqu'un document est ouvert, seule une copie est effectivement éditée. L'original reste dans la bibliothèque. L'indicateur En cours d'utilisation empêche les utilisateurs d'ouvrir simultanément le même document.

L'indicateur En cours d'utilisation doit être réinitialisé si un document est ouvert lorsque GroupWise s'est fermé inopinément (lors d'un crash serveur, d'une panne d'alimentation au niveau du poste de travail ou d'une importante défaillance de l'application). Lorsque l'utilisateur qui avait ouvert le document se connecte à nouveau à GroupWise, l'utilisateur qui contrôle peut choisir entre Ouvrir le document et continuer à travailler ou Marquer le document comme étant disponible.

Si l'utilisateur qui contrôle ne réinitialise pas l'indicateur En cours d'utilisation, le document reste accessible jusqu'à ce que l'indicateur soit réinitialisé manuellement sur Non par une personne disposant des droits pour le réinitialiser. La réinitialisation de l'indicateur En cours d'utilisation modifie l'état du document, même si celui-ci est ouvert. De ce fait, vous devez être prudent lorsque vous donnez aux utilisateurs le droit de réinitialiser l'indicateur En cours d'utilisation.

Droits de groupe ou individuels

La liste Droits de groupe ou individuels inclut les six droits publics plus un droit de gestion de la bibliothèque :

Gérer (Bibliothécaire) : désigne un utilisateur GroupWise comme étant un bibliothécaire.

Le droit de gestion accorde les droits d'accès complets aux propriétés de chaque document de la bibliothèque. Un bibliothécaire peut effectuer des opérations de masse sur n'importe quel document de la bibliothèque :

  • Déplacer

  • Copier

  • Supprimer

  • Partager

  • Assigner des documents à un nouvel auteur

  • Modifier les propriétés des documents

Soyez prudent lorsque vous accordez ce droit étant donné que le droit de gestion implique le droit de modifier les propriétés d'un document. Si un bibliothécaire modifie les propriétés d'un document, l'utilisateur listé dans le champ Auteur reçoit une notification par message électronique indiquant qu'une telle opération a été effectuée sur le document.

Vous pouvez désigner plusieurs bibliothécaires pour chaque bibliothèque. Vous pouvez également désigner un utilisateur comme bibliothécaire de plusieurs bibliothèques en lui accordant le droit Gérer pour chacune d'elles. En tant qu'administrateur, vous devez vous attribuer le droit de gestion dans chaque bibliothèque si vous souhaitez effectuer les opérations sur une masse de documents, car ces opérations ne sont pas automatiquement associées à la fonction d'administrateur de GroupWise.

Liste Droits de groupe ou individuels : liste les utilisateurs qui disposent de droits spécifiques différents des droits publics pour la bibliothèque. Sélectionnez un utilisateur ou un groupe pour afficher les droits de groupe ou individuels.

Ajouter : cliquez sur Ajouter, sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs ou groupes, puis cliquez sur OK pour les ajouter à la liste. Sélectionnez un nouvel utilisateur ou un nouveau groupe, puis sélectionnez les droits requis.

Retirer: sélectionnez un utilisateur ou un groupe, puis cliquez sur Retirer pour le retirer de la liste. L'utilisateur ou le groupe dispose alors des droits publics normaux pour la bibliothèque.

Rechercher : utilisez le champ Rechercher pour filtrer la liste d'objets et interroger une valeur d'attribut d'objet.

Options des bibliothèques

Les chemins de navigation identifient le contexte de l'objet.

Enregistrer : éditez les propriétés de l'objet Bibliothèque si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Fermer : cliquez sur Fermer pour revenir à la liste Bibliothèques.

Personnaliser l'ordre des onglets : cliquez sur Personnaliser l'ordre des onglets icône Options pour réorganiser les onglets de la page Propriétés.

Maintenance: effectue la maintenance de la boîte aux lettres/bibliothèque pour la bibliothèque.

Suite > Supprimer : supprime la bibliothèque du bureau de poste.

Avant de supprimer une bibliothèque, vérifiez que vous n'avez plus besoin des documents qui s'y trouvent encore.

Suite > Répliquer : diffuse des informations sur la bibliothèque actuelle dans tout votre système GroupWise.

En général, la réplication des informations sur les objets s'effectue automatiquement. Cependant, des événements inévitables, tels que des coupures d'électricité et des pannes matérielles, peuvent perturber la connectivité réseau et affecter la cohérence des informations contenues dans les différentes bases de données GroupWise.

Pour effectuer une réplication, l'idéal consiste à être connecté au domaine qui est propriétaire de l'objet incohérent dans votre système GroupWise. Il est également possible d'effectuer une réplication en étant connecté au domaine primaire. En effet, le domaine primaire envoie une requête au domaine propriétaire, demandant l'information correcte, puis diffuse cette information à tous les domaines secondaires.

Diagnostic > Informations : affiche la fenêtre Informations avec les comptages des objets propres à la bibliothèque.

Diagnostic > Afficher l'objet : affiche la fenêtre Afficher l'objet avec les attributs et les valeurs de l'objet Bibliothèque.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Mentions légales.