GroupWise stocke tous les messages électroniques, les rendez-vous et autres éléments que vous recevez dans votre Boîte aux lettres.
Vous pouvez effectuer les opérations suivantes à partir de votre boîte aux lettres :
lire des éléments, y répondre et transférer ceux que vous avez reçus ;
classer les éléments en leur assignant des catégories ou en créant une liste des tâches ;
déléguer des tâches et des rendez-vous à d'autres utilisateurs ;
gérer les messages Internet non souhaités à l'aide de la gestion du courrier indésirable ;
convertir un élément, tel qu'un message électronique, en un autre type d'élément, tel qu'un rendez-vous.
Vous pouvez lire les éléments que vous recevez dans votre boîte aux lettres ou dans votre agenda. Votre Boîte aux lettres affiche la liste de tous les éléments que vous avez reçus de la part d'autres utilisateurs. Les tâches, les notes et les rendez-vous personnels apparaissent dans votre agenda et non dans votre boîte aux lettres.
Vous pouvez ouvrir et lire toutes sortes de nouveaux éléments dans votre boîte aux lettres. Toutefois, il se peut que vous vouliez lire des tâches et des notes dans votre agenda de manière à afficher les nouveaux messages tout en lisant votre planning.
Les messages téléphoniques et électroniques restent dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les supprimiez. Les rendez-vous, les notes et les tâches restent également dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les acceptiez, les refusiez ou les supprimiez. Lorsque vous acceptez l'un de ces trois types d'éléments, il est transféré dans votre agenda.
Tous les éléments de la boîte aux lettres sont accompagnés d'une icône. Les icônes changent selon que l'élément a été ouvert ou non. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 1.10, Identification des icônes affichées en regard des éléments.
Afin d'identifier plus facilement les éléments et les documents non lus de votre Boîte aux lettres, ceux-ci apparaissent en gras. Ce comportement se révèle particulièrement pratique pour les fils de discussion réduits, dans la mesure où cela vous évite de développer chaque fil pour vérifier s'il contient de nouveaux éléments publiés.
GroupWise utilise par défaut la vue Lire HTML pour afficher les éléments à lire. La vue Lire affiche correctement les messages électroniques aux formats HTML et texte brut.
Lorsque vous lisez un élément dans GroupWise, vous pouvez sélectionner comment vous voulez que le message s'affiche. Vous pouvez sélectionner si le message s'affiche au format texte ou HTML. S'il ne s'agit pas d'un message texte, vous pouvez également sélectionner la police et la taille de police par défaut.
Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.
Cliquez sur l'onglet Vues.
Cliquez sur Utiliser les vues par défaut pour la lecture.
Sélectionnez Texte brut ou HTML.
Si vous sélectionnez Texte brut, sélectionnez la police et la taille de police dans les champs correspondants.
(Facultatif) Sélectionnez Forcer la vue pour afficher les messages uniquement en texte brut.
Cliquez sur OK.
Selon vos options d'affichage par défaut, les messages texte sont affichés automatiquement au format texte.
Pour lire un message texte :
Double-cliquez sur le message dans la liste Message pour afficher le message dans une nouvelle fenêtre.
ou
Sélectionnez le message pour l'afficher dans l'Aperçu.
Selon vos options d'affichage par défaut, les messages HTML sont affichés automatiquement au format HTML.
Pour lire un message HTML :
Double-cliquez sur le message dans la liste Message pour afficher le message dans une nouvelle fenêtre.
ou
Sélectionnez le message pour l'afficher dans l'Aperçu.
REMARQUE :pour des raisons de sécurité, les images ne sont pas affichées par défaut dans les messages HTML. Pour afficher les images, cliquez sur GroupWise empêche l'affichage des images de cette page. Cliquez ici pour afficher les images.
Lorsque vous recevez un message HTML d'une adresse extérieure, les images sont bloquées pour des raisons de sécurité. Pour afficher les images du message, cliquez sur le message GroupWise empêche l'affichage des images de cette page. Cliquez ici pour afficher les images.
Pour définir votre paramètre par défaut pour l'affichage des images HTML externes :
Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.
Cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.
Indiquez si vous souhaitez Toujours afficher l'avertissement, Ne jamais afficher l'avertissement ou Vérifier les contacts fréquents.
Si vous sélectionnez Vérifier les contacts fréquents, les images sont affichées si elles proviennent des destinataires de votre carnet d'adresses Contacts fréquents tandis que l'avertissement apparaît chez les autres utilisateurs.
Cliquez sur OK.
Ces informations s'appliquent à la lecture d'un élément dans une vue d'élément ou dans l'Aperçu. Ce changement de police ne se produit que lorsque vous lisez un élément. Dès que vous le fermez et que vous le rouvrez, il s'affiche dans la police système Windows par défaut ou dans celle utilisée par l'expéditeur. La police système Windows par défaut affecte tous les programmes de votre bureau. Pour modifier la police système Windows par défaut, ouvrez le Panneau de configuration et modifiez les propriétés d'affichage.
Si l'élément a été composé dans une vue HTML, il est impossible de changer la police dans l'Aperçu.
Sélectionnez le texte que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur Éditer > Police > Police.
Cliquez sur une police et sur un style de police.
Cliquez sur une taille.
Cliquez sur les autres options que vous souhaitez modifier, puis sur OK.
Lorsque vous affichez une pièce jointe à un message dans GroupWise, vous pouvez choisir d'utiliser l'application d'affichage par défaut correspondant au type de fichier de la pièce jointe. Les visionneuses suivantes sont utilisables au sein de GroupWise :
Adobe Acrobat
Microsoft Office
LibreOffice.org
Apple QuickTime
Adobe Flash
AutoVue
Pour modifier la visionneuse par défaut :
Cliquez sur Outils > Options.
Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Éditeurs/visionneuses.
Dans la zone Visionneuses, sélectionnez la visionneuse à utiliser.
Cliquez sur OK.
Si vous ouvrez un élément, puis décidez finalement de le lire plus tard, vous pouvez le marquer comme étant « Non lu ». Il est alors mis en gras et son icône change pour indiquer qu'il n'est pas ouvert.
Dans la boîte aux lettres, cliquez sur l'élément voulu dans la liste d'éléments.
Cliquez sur Opérations > Marquer comme non lu.
Si vous ouvrez un élément, puis le marquez comme étant « Non lu », son état dans la fenêtre Propriétés ne change pas. Son expéditeur voit toujours l'état de l'élément comme « Non ouvert ».
Dans la boîte aux lettres, cliquez sur l'élément voulu dans la liste d'éléments.
Cliquez sur Opérations > Marquer lu.
Le fait de marquer un élément comme étant lu change son état dans la fenêtre Propriétés. Ainsi, si vous n'avez pas ouvert un élément, mais que vous l'avez marqué comme étant lu, son expéditeur voit l'état Ouvert.
GroupWise permet d'envoyer et de recevoir des pièces jointes avec les éléments. Lorsque vous recevez une pièce jointe avec un élément, la liste des pièces jointes s'affiche dans la fenêtre Pièces jointes ou à droite de l'objet.
Lorsque vous cliquez sur une pièce jointe, cette dernière s'affiche dans le volet du message de l'Aperçu. Ce procédé est généralement plus rapide que d'ouvrir la pièce jointe, mais il arrive toutefois que cette dernière ne soit pas correctement formatée. Si le type de la pièce jointe n'est pas pris en charge, un message d'erreur apparaît.
Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.
Cliquez sur la pièce jointe.
ou
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis cliquez sur Afficher la pièce jointe ou Afficher dans une nouvelle fenêtre.
ou
Si vous ne voyez pas d'icône représentant la pièce jointe dans votre vue, cliquez sur Fichier > Pièces jointes > Afficher.
Si vous recevez un message indiquant « La pièce jointe ne peut être visualisée qu'avec une application externe », vous devez ouvrir le fichier. Pour plus d'informations sur l'ouverture d'une pièce jointe, reportez-vous à la section Ouverture des fichiers joints.
Lorsque vous ouvrez un fichier joint (en double-cliquant sur celui-ci), GroupWise détermine l'application qui permet de l'ouvrir. Vous pouvez accepter l'application proposée ou saisir le chemin et le nom de fichier d'une autre application.
Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.
Double-cliquez sur la pièce jointe.
ou
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis sur Ouvrir ou Ouvrir avec.
ou
Si vous ne voyez pas d'icône représentant la pièce jointe dans votre vue, cliquez sur Fichier > Pièces jointes > Ouvrir.
Par défaut, GroupWise affiche un message d'avertissement lorsque la pièce jointe dépasse 1 000 Ko (1 Mo).
Pour supprimer le message d'avertissement, procédez comme suit :
Cliquez sur Outils > Options.
Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.
Désélectionnez Avertir si supérieur à.
Vous pouvez également modifier la taille des pièces jointes pour lesquelles ce message d'avertissement s'affiche.
Cliquez sur OK.
Vous pouvez modifier l'emplacement par défaut où sont stockées les pièces jointes ouvertes :
Cliquez sur Outils > Options.
Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Emplacement des fichiers.
Dans le champ Opened attachments (Pièces jointes ouvertes), spécifiez le nouvel emplacement ou naviguez jusqu'à l'emplacement désiré.
Pour enregistrer un fichier joint à un message électronique :
Double-cliquez sur le message pour l'ouvrir.
Cliquez avec le bouton droit sur le fichier joint que vous souhaitez enregistrer, puis cliquez sur Enregistrer sous.
Accédez à l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier, modifiez son nom si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier l'emplacement d'enregistrement par défaut des pièces jointes :
Depuis la boîte aux lettres, cliquez sur Outils > Options.
Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Emplacement des fichiers.
Sous Enregistrer, emprunter, saisissez l'emplacement souhaité, puis cliquez sur OK.
Lorsque vous recevez un élément, vous pouvez faire glisser chacune des pièces qui y sont jointes vers un dossier ou votre bureau. Si vous déplacez une pièce jointe de référence au document en la faisant glisser, elle se transforme en raccourci de référence au document ou de copie de document, suivant les droits dont vous disposez sur ce document et la disponibilité de la bibliothèque.
Lorsque vous recevez une pièce jointe qui peut être modifiée, vous pouvez y apporter des modifications et l'enregistrer comme copie dans le message électronique d'origine.
Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe à éditer.
Cliquez sur la pièce jointe avec le bouton droit, puis cliquez sur Ouvrir.
ou
Si vous souhaitez sélectionner le programme avec lequel vous allez éditer la pièce jointe, cliquez avec le bouton droit sur cette dernière, sélectionnez Ouvrir avec, choisissez le programme à utiliser, puis cliquez sur OK.
Apportez les modifications souhaitées à la pièce jointe, enregistrez-la, puis fermez-la.
Lorsque vous recevez un message électronique contenant une pièce jointe, vous pouvez éditer cette dernière, puis transférer le message ou y répondre. La pièce jointe modifiée est alors incluse dans le message électronique avec la pièce jointe d'origine, qui reste inchangée. Vous pouvez éditer la pièce jointe autant de fois que vous le souhaitez, cependant seule la dernière version sera enregistrée.
Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe à éditer et à renvoyer.
Cliquez sur la pièce jointe avec le bouton droit, puis cliquez sur Ouvrir.
ou
Si vous souhaitez sélectionner le programme avec lequel vous allez éditer la pièce jointe, cliquez avec le bouton droit sur cette dernière, sélectionnez Ouvrir avec, choisissez le programme à utiliser, puis cliquez sur OK.
Apportez les modifications souhaitées à la pièce jointe, enregistrez-la, puis fermez-la.
Une version modifiée de la pièce jointe figure désormais dans le message électronique d'origine.
Cliquez sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer pour renvoyer la pièce jointe.
Lorsque vous y êtes invité, cliquez sur Oui pour joindre le document modifié au nouveau message.
Poursuivez la rédaction de votre message, puis cliquez sur Envoyer.
Les vCard sont des cartes de visite électroniques formatées en fonction des normes définies par l'Internet Mail Consortium.
Pour afficher une vCard jointe à un élément :
Cliquez avec le bouton droit sur la vCard.
Cliquez sur Afficher la pièce jointe.
Pour plus d'informations sur l'importation des données d'une vCard dans un carnet d'adresses, reportez-vous à la section Importation des contacts d'une vCard.
Utilisez Répondre pour répondre à un élément. Vous pouvez répondre à tous les destinataires de l'élément d'origine ou uniquement à l'expéditeur. Vous pouvez aussi inclure une copie du message d'origine dans votre réponse. Votre réponse comporte Re: avant le texte de l'objet d'origine. Vous pouvez modifier ce texte si vous le souhaitez. Si vous souhaitez simplement répondre rapidement à un élément, vous pouvez utiliser la fonction Réponse rapide pour donner instantanément votre avis sur l'élément.
Option 1 :
Ouvrez l'élément auquel vous souhaitez fournir une réponse.
Cliquez sur Répondre dans la barre d'outils pour n'envoyer le message électronique qu'à l'expéditeur.
ou
Cliquez sur Répondre à tous dans la barre d'outils pour envoyer le message électronique à l'expéditeur et à tous les destinataires.
Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Option 2 :
Cliquez avec le bouton droit sur l'élément auquel vous souhaitez répondre.
Cliquez sur Répondre.
La vue Composer s'ouvre et les options de composition s'affichent dans le menu coulissant Options.
Sélectionnez à l'expéditeur pour n'envoyer la réponse qu'à l'expéditeur.
ou
Cliquez sur à tous pour envoyer le message électronique à l'expéditeur et à tous les destinataires.
Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Si l'élément d'origine comportait des destinataires en copie carbone ou en copie masquée et si vous choisissez de leur répondre à tous, votre réponse est envoyée à tous les destinataires en copie carbone mais pas aux destinataires en copie masquée.
Lorsque vous répondez à un courrier électronique, vous pouvez inclure le message de l'expéditeur ainsi que toutes les pièces jointes à celui-ci en sélectionnant ces options dans le menu coulissant Options de la vue Composer.
Sélectionnez le courrier auquel vous souhaitez répondre, puis cliquez sur Répondre dans la barre d'outils.
Dans la vue Composer, ouvrez le menu déroulant Options dans le menu coulissant Options.
Indiquez si vous voulez répondre à l'expéditeur ou également à tous les destinataires du message.
Pour inclure le message de l'expéditeur, sélectionnez Inclure le message de l'expéditeur.
Pour inclure les pièces jointes de l'expéditeur dans la réponse, sélectionnez Inclure les pièces jointes de l'expéditeur.
Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Cliquez sur Outils > Options.
Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Format de réponse.
Si vous utilisez le format de réponse en texte brut, sélectionnez l'une des options de format suivantes :
GroupWise Classic : fournit des caractères de séparation, l'expéditeur d'origine, la date et l'heure.
Inclure les en-têtes : permet de sélectionner le caractère de séparation ; inclut l'expéditeur, le destinataire, la date, l'heure et l'objet d'origine.
Standard Internet : permet de sélectionner le caractère de séparation ; permet également de choisir si vous souhaitez inclure l'expéditeur, l'adresse électronique, la date, l'heure et l'identifiant du message d'origine.
Couleur du texte : disponible uniquement pour l'option Standard Internet. Permet de sélectionner la couleur de la réponse. Celle-ci est appliquée au texte d'origine, et non au nouveau texte saisi.
Entrer ma réponse : sélectionnez Haut ou Bas si vous avez choisi Inclure les en-têtes ou Standard Internet ci-dessus.
Si vous utilisez le format de réponse HTML, sélectionnez l'une des options de format suivantes :
GroupWise Classic : fournit des caractères de séparation, l'expéditeur d'origine, la date et l'heure.
HTML amélioré : permet de sélectionner le caractère de séparation ; permet également de choisir si vous souhaitez inclure l'expéditeur, l'adresse électronique, la date, l'heure et l'identifiant du message d'origine. Sélectionnez Inclure les en-têtes pour inclure l'expéditeur, le destinataire, la date, l'heure et l'objet d'origine.
Entrer ma réponse : sélectionnez Haut ou Bas si vous avez sélectionné HTML amélioré ci-dessus.
Cliquez sur OK.
Si vous comptez vous absenter pendant une longue période, vous pouvez créer une règle pour répondre aux messages reçus en votre absence. Pour connaître la procédure, reportez-vous à la Section 9.4.2, Création d'une règle de congé ou Réponse automatique.
Ouvrez ou sélectionnez un élément dans le dossier partagé.
Cliquez sur Répondre dans la barre d'outils.
ou
Cliquez avec le bouton droit sur un élément, puis cliquez sur Répondre.
Dans le menu coulissant Options de la vue Composer, cliquez sur une option de réponse.
Vous pouvez répondre à l'objet de conversation d'origine ou à toute réponse de suivi dans le fil de discussion. Dans les deux cas, ces réponses sont publiées dans le dossier partagé et ne sont pas envoyées aux utilisateurs.
Si vous répondez en privé à la personne qui a écrit l'élément, votre réponse n'est pas publiée dans le dossier partagé.
Cliquez sur OK.
Saisissez votre réponse, puis cliquez sur Publier ou Envoyer dans la barre d'outils.
La fonction Réponse rapide vous permet de répondre à un élément sans envoyer manuellement une réponse. Cette fonctionnalité se trouve en bas à droite de la vue de lecture. Lorsqu'une réponse rapide est sélectionnée, l'expéditeur de l'élément en est informé et peut la consulter dans l'en-tête de l'élément envoyé.
Dans la partie inférieure droite de la vue de lecture d'un élément, cliquez sur aucune sélection en regard de réponse rapide.
Sélectionnez la réponse que vous souhaitez envoyer dans la liste préformée.
(Facultatif) L'option Répondre avec commentaire... vous permet d'ajouter des commentaires à la réponse sélectionnée. Une fois votre commentaire saisi et la réponse sélectionnée, cliquez sur OK.
Utilisez l'option Transférer pour envoyer les éléments reçus ou les références de document à d'autres utilisateurs. Le message électronique contient votre nom et tout commentaire supplémentaire que vous avez apporté.
Si vous souhaitez transférer automatiquement plusieurs messages ou leur totalité vers un autre compte de messagerie, reportez-vous à la Section 9.4.3, Création d'une règle pour transférer tous les messages vers un autre compte.
Ouvrez l'élément que vous souhaitez transférer.
(Facultatif) Cliquez sur la flèche de liste déroulante du bouton Transférer, puis sélectionnez l'option de transfert à utiliser.
L'option choisie est enregistrée comme paramètre par défaut pour la prochaine fois où vous utiliserez le bouton Transférer.
Cliquez sur Transférer dans la barre d'outils.
ou
Cliquez sur Opérations > Transférer sous forme de pièce jointe.
Ajoutez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez transférer l'élément.
(Facultatif) Saisissez un message.
Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
REMARQUE :les options de transfert se trouvent dans le menu déroulant Options du menu coulissant Options de la vue Composer.
Dans votre boîte aux lettres, sélectionnez les éléments à transférer en cliquant dessus tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.
Cliquez sur Opérations > Transférer sous forme de pièce jointe.
Ajoutez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez transférer l'élément.
(Facultatif) Saisissez un message.
Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Lorsqu'un numéro à 10 ou 11 chiffres est inclus dans un message électronique, il peut être affiché sous la forme d'un lien hypertexte afin que vous puissiez le composer via Skype ou l'opérateur de téléphonie par défaut de votre système d'exploitation.
Pour que les numéros à 10 ou 11 chiffres soient identifiés en tant que numéros de téléphone, vous devez sélectionner un opérateur de téléphonie par défaut.
Cliquez sur Outils > Options.
Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.
Dans la liste déroulante Opérateur de téléphonie par défaut, sélectionnez l'une des options ci-dessous :
Aucun : affiche les numéros de téléphone sous forme de texte ordinaire et non d'hyperliens.
Opérateur de téléphonie par défaut : utilise l'opérateur de téléphonie par défaut de votre système d'exploitation.
Skype: utilise Skype pour effectuer l'appel lorsque vous cliquez sur un numéro de téléphone.
Pour plus d'informations sur les appels effectués depuis GroupWise à l'aide de Skype, reportez-vous au document Démarrage rapide de GroupWise et Skype.