A Helyettesítés használatával más felhasználók postafiókját és naptárát kezelheti. A helyettesítés során különféle műveleteket, például tételek olvasását, elfogadását vagy elutasítását hajthatja végre a másik felhasználó helyett, a másik felhasználó által megszabott határokon belül. Helyettesítő felhasználóként nincs szüksége a postafiók tulajdonosának jelszavára, mivel a postafiók tulajdonosa biztosította azokat a hozzáférési jogokat, amelyekkel rendelkezhet a postafiókban. Jelenleg nem korlátozott, hogy hány helyettesítő fiókot engedélyezhet, illetve kezelhet.
FONTOS:Egy más postahivatalhoz vagy tartományhoz tartozó felhasználót is helyettesíthet, feltéve, hogy ő is ugyanazt a GroupWise rendszert használja. Más GroupWise rendszert használó felhasználót nem helyettesíthet.