4.1 Gestione generale dello spazio di lavoro

Questa sezione contiene le informazioni sui task relative a tutti i tipi di spazi di lavoro.

4.1.1 Creazione di un nuovo spazio di lavoro

In Micro Focus Vibe è possibile creare nuovi spazi di lavoro in qualsiasi spazio di lavoro per il quale si dispone dei diritti appropriati.

  1. Passare allo spazio di lavoro in cui si desidera creare un nuovo spazio di lavoro.

  2. Fare clic sull'icona Configura accanto al titolo dello spazio di lavoro e scegliere Nuovo spazio di lavoro.

    Viene visualizzata la pagina Nuovo spazio di lavoro.

  3. Specificare le informazioni appropriate per la pagina.

    Titolo spazio di lavoro: specificare un titolo per lo spazio di lavoro.

    Se si lascia vuoto questo campo, lo spazio di lavoro viene intitolato Spazio di lavoro.

    Spazio di lavoro: selezionare il tipo di spazio di lavoro da creare.

    Compilare tutti i campi delle informazioni aggiuntivi che vengono visualizzati quando si seleziona il tipo di spazio di lavoro.

    Membri del team: (condizionale) questa sezione viene visualizzata solo se si crea uno spazio di lavoro del team. Utilizzare questa sezione per specificare gli utenti e i gruppi da includere come membri dello spazio di lavoro del team.

    Cartelle spazio di lavoro: utilizzare questa sezione per selezionare le cartelle da includere nello spazio di lavoro.

    Annuncio: (opzionale) creare un annuncio da inviare a tutti i membri del team.

    Se non si crea uno spazio di lavoro del team, questo messaggio viene inviato a tutti i membri del team dello spazio di lavoro superiore.

  4. Fare clic su OK.

4.1.2 Condivisione di uno spazio di lavoro

Per informazioni sulla condivisione degli spazi di lavoro in Vibe, vedere il Sezione 3.0, Condivisione di voci, cartelle e spazi di lavoro.

4.1.3 Modifica di uno spazio di lavoro

Una volta creato uno spazio di lavoro, è possibile modificarne il titolo e la descrizione, cambiarne l'icona che lo rappresenta ed effettuarvi l'upload di allegati.

  1. Passare allo spazio di lavoro che si desidera modificare.

  2. Fare clic sull'icona Configura accanto al titolo dello spazio di lavoro e scegliere Modifica spazio di lavoro.

  3. Modificare lo spazio di lavoro nel modo desiderato, quindi fare clic su OK.

4.1.4 Cancellazione di uno spazio di lavoro

IMPORTANTE:se si cancella uno spazio di lavoro, esso verrà eliminato in modo permanente dal sito di Vibe insieme a tutte le cartelle e le voci al suo interno.

  1. Passare allo spazio di lavoro da cancellare.

  2. Fare clic sull'icona Configura accanto al titolo dello spazio di lavoro e scegliere Cancella spazio di lavoro.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Cancella.

  3. (Condizionale) Per spostare lo spazio di lavoro nel cestino, selezionare Sposta nel cestino e fare clic su OK.

    Selezionando questa opzione si rimuovono gli spazi di lavoro dall'ubicazione attuale senza eliminarli definitivamente dal sistema Vibe. È possibile annullare la cancellazione dello spazio di lavoro come descritto nella Recupero di uno spazio di lavoro dal cestino.

  4. (Condizionale) Per eliminare definitivamente lo spazio di lavoro, selezionare Cancella.

    IMPORTANTE:non è possibile ripristinare gli elementi cancellati.

  5. (Condizionale) Se lo spazio di lavoro contiene cartelle in copia speculare, è possibile selezionare la cancellazione dei file di origine delle cartelle e di tutte le sottocartelle delle cartelle in copia speculare.

    Per ulteriori informazioni su come utilizzare le cartelle in copia speculare, vedere la sezione Working with Mirrored Folders (Utilizzo delle cartelle in copia speculare) nella Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guida dell'utente avanzato di Micro Focus Vibe 4.0.5).

  6. Fare clic su OK.

4.1.5 Recupero di uno spazio di lavoro dal cestino

In Vibe è possibile recuperare dal cestino uno spazio di lavoro precedentemente spostato nel cestino e ripristinarlo nell'ubicazione precedente.

  1. Passare all'ubicazione in cui risiedeva lo spazio di lavoro prima di essere spostato nel cestino.

    Ad esempio, se si desidera ripristinare uno spazio di lavoro del team precedentemente ubicato nella directory Spazi di lavoro del team, passare a tale directory.

    SUGGERIMENTO:per visualizzare tutti gli elementi spostati nel cestino all'interno del sito di Vibe, passare allo spazio di lavoro di livello superiore. (per default è la directory Spazio di lavoro principale).

  2. Nel pannello di navigazione, fare clic sulla cartella Cestino.

    oppure

    Fare clic su Visualizza > Visualizza cestino nella barra degli strumenti Azione.

    Nella pagina Cestino sono visualizzati tutti gli spazi di lavoro, cartelle e voci cancellati nello spazio di lavoro attuale o sotto di esso. Gli elementi eliminati definitivamente non vengono visualizzati perché sono irrecuperabili.

  3. Selezionare lo spazio di lavoro che si desidera ripristinare. Selezionare inoltre tutte le cartelle contenute nello spazio di lavoro che si desidera ripristinare.

  4. Fare clic su Ripristina.

    Lo spazio di lavoro e tutte le cartelle selezionate vengono ripristinate nella posizione precedente.

Per ulteriori informazioni sull'annullamento della cancellazione, vedere la sezione Restoring Items from the Trash (Ripristino di elementi dal cestino) nella Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guida dell'utente avanzato di Micro Focus Vibe 4.0.5).

4.1.6 Copia di uno spazio di lavoro

NOTA:Durante la copia di uno spazio di lavoro, vengono copiati solo gli elementi inclusi nello spazio di lavoro (spazi di lavoro, cartelle e voci) dei quali si dispone dei diritti di visualizzazione. Dopo aver copiato uno spazio di lavoro nella nuova ubicazione, vengono conservati anche tutti i diritti di accesso allo spazio di lavoro già in vigore nella precedente ubicazione.

  1. Passare allo spazio di lavoro da copiare.

  2. Fare clic sull'icona Configura accanto al titolo dello spazio di lavoro e scegliere Copia spazio di lavoro.

    Viene visualizzata la pagina Copia spazio di lavoro.

  3. Nel campo Cartella di destinazione, iniziare a digitare il nome dello spazio di lavoro in cui si desidera eseguire la copia e, quando appare nell'elenco a discesa, fare clic su di esso.

    oppure

    Fare clic sull'icona Sfoglia accanto al campo Cartella di destinazione, quindi sfogliare e selezionare lo spazio di lavoro in cui si desidera eseguire la copia.

  4. Fare clic su OK.

4.1.7 Spostamento di uno spazio di lavoro

In Vibe è possibile spostare uno spazio di lavoro in qualsiasi cartella o spazio di lavoro di cui si dispone dei diritti appropriati.

  1. Passare allo spazio di lavoro da spostare.

  2. Fare clic sull'icona Configura accanto al titolo dello spazio di lavoro e scegliere Sposta spazio di lavoro.

    Viene visualizzata la pagina Sposta spazio di lavoro.

  3. Nel campo Cartella di destinazione, iniziare a digitare il nome dello spazio di lavoro in cui si desidera effettuare lo spostamento e, quando appare nell'elenco a discesa, fare clic su di esso.

    oppure

    Fare clic sull'icona Sfoglia accanto al campo Cartella di destinazione, quindi sfogliare e selezionare lo spazio di lavoro in cui si desidera effettuare lo spostamento.

  4. Fare clic su OK.

4.1.8 Aggiunta di uno spazio di lavoro secondario

In Vibe è possibile creare spazi di lavoro secondari all'interno di spazi di lavoro esistenti.

  1. Passare allo spazio di lavoro in cui si desidera aggiungere lo spazio di lavoro secondario.

  2. Fare clic sull'icona Configura accanto al titolo dello spazio di lavoro e scegliere Nuovo spazio di lavoro.

    Viene visualizzata la pagina Nuovo spazio di lavoro.

  3. Specificare le informazioni.

    Titolo spazio di lavoro: specificare un titolo per lo spazio di lavoro.

    Se si lascia vuoto questo campo, lo spazio di lavoro viene intitolato Spazio di lavoro.

    Membri del team: (condizionale) questa sezione viene visualizzata solo se si crea uno spazio di lavoro del team. Utilizzare questa sezione per specificare gli utenti e i gruppi da includere come membri dello spazio di lavoro del team.

    Spazio di lavoro: selezionare il tipo di spazio di lavoro da creare.

    Compilare tutti i campi delle informazioni aggiuntivi che vengono visualizzati quando si seleziona il tipo di spazio di lavoro.

    Cartelle spazio di lavoro: utilizzare questa sezione per selezionare le cartelle da includere nello spazio di lavoro.

    Annuncio: (opzionale) creare un annuncio da inviare a tutti i membri del team.

    Se non si crea uno spazio di lavoro del team, questo messaggio viene inviato a tutti i membri del team dello spazio di lavoro superiore.

  4. Fare clic su OK.

4.1.9 Aggiunta di ulteriori cartelle a uno spazio di lavoro

In Vibe è possibile aggiungere in qualsiasi momento ulteriori cartelle allo spazio di lavoro dell'utente.

  1. Passare allo spazio di lavoro in cui si desidera aggiungere le nuove cartelle.

  2. Fare clic sull'icona Configura accanto al titolo dello spazio di lavoro e scegliere Nuova cartella.

    Viene visualizzata la pagina Nuova cartella.

  3. Specificare le seguenti informazioni.

    Titolo cartella: specificare un titolo per la cartella.

    Se non si specifica un titolo, alla cartella viene assegnato il nome di default. Ad esempio, una cartella Discussione viene denominata Discussione.

    Cartella: selezionare il tipo di cartella da creare.

  4. Fare clic su OK.

4.1.10 Generazione dei rapporti attività per uno spazio di lavoro

In Vibe è possibile generare rapporti sull'attività svolta in un determinato spazio di lavoro.

  1. Passare allo spazio di lavoro per il quale si desidera generare il rapporto attività.

  2. Fare clic su Visualizza > Rapporto attività.

    Viene visualizzata la pagina Attività cartella.

  3. Specificare le seguenti informazioni.

    Rapporto sull'attività tra: selezionare l'intervallo di date per il quale si desidera generare il rapporto attività.

    Rapporto sull'attività dello spazio di lavoro o della cartella: selezionare questa opzione per conoscere il numero di visualizzazioni, aggiunte, modifiche e cancellazioni effettuate nella cartella. È possibile generare un rapporto per le seguenti categorie di utenti:

    • Membri del team: viene visualizzata l'attività dello spazio di lavoro solo dei singoli membri del team.

    • Tutti gli utenti: viene visualizzata l'attività dello spazio di lavoro di tutti gli utenti di Vibe. Questa opzione consente di visualizzare il nome di ciascun utente che in qualche modo ha svolto delle attività nello spazio di lavoro.

    • Riepilogo: viene visualizzato un riepilogo di tutte le attività che hanno avuto luogo nello spazio di lavoro. Questa opzione non fornisce un elenco dei singoli utenti.

    Rapporto sullo stato del workflow: selezionare questa opzione per visualizzare l'attività di un workflow. È possibile scegliere di visualizzare la quantità di tempo media impiegata dal workflow in ogni stato oppure visualizzare il numero di voci attualmente presenti in ogni stato.

    Selezionare le cartelle per la generazione di rapporti: selezionare le cartelle per le quali si desidera generare il rapporto attività. Se si seleziona lo spazio di lavoro, in Vibe viene generato un rapporto attività comprensivo di tutte le cartelle nello spazio di lavoro.

  4. Fare clic su OK.

    Il rapporto viene avviato su un foglio di calcolo. Per informazioni relative alle colonne in questo foglio di calcolo, vedere Generazione dei rapporti attività.

4.1.11 Configurazione dei diritti di condivisione per uno spazio di lavoro

Per default, gli spazi di lavoro non ubicati fra quelli personali non sono configurati per la condivisione dei contenuti. Se si desidera che gli utenti possano condividere i contenuti di uno spazio di lavoro, è necessario configurarlo di conseguenza.

Per configurare i diritti di condivisione per uno spazio di lavoro:

  1. Passare allo spazio di lavoro di cui si desidera configurare i diritti di condivisione.

  2. Fare clic sull'icona Configura accanto al titolo dello spazio di lavoro e scegliere Diritti di condivisione spazio di lavoro.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Imposta diritti di condivisione degli spazi di lavoro.

    Selezionare Consenti accanto ai diritti di condivisione che si desidera concedere per tutti gli spazi di lavoro selezionati ed Elimina accanto ai diritti di condivisione che non si desidera concedere.

    Sono disponibili i seguenti diritti di condivisione:

    Utenti interni: consente di condividere elementi con utenti interni.

    Utenti esterni: consente di condividere elementi con utenti esterni all'organizzazione.

    Gli utenti esterni all'organizzazione ricevono una notifica e-mail con un collegamento all'elemento condiviso e possono quindi eseguire il login al sito di Vibe. Per ulteriori informazioni, vedere la Condivisione con persone esterne alla propria organizzazione.

    Pubblico: consente agli utenti di rendere gli elementi pubblicamente disponibili. Ciò significa che chiunque disponga dell'URL corretto per l'elemento condiviso può accedere ad esso senza eseguire il login al sito di Vibe.

    La funzionalità deve essere stata abilitata dall'amministratore di Vibe.

    Collegamento al file: consente di condividere un collegamento a un file in Vibe. Tutti gli utenti che dispongono del collegamento possono accedere al file. Tuttavia, il file non viene visualizzato nell'area Pubblico e quindi gli utenti devono disporre dell'accesso diretto al collegamento per accedere al file.

    Per ulteriori informazioni sui collegamenti ai file, vedere Distribuzione di un collegamento a un file.

    Consenti ricondivisione dei diritti ricevuti: quando gli utenti condividono un file o una cartella, essi possono concedere ai destinatari della condivisione il diritto di condividere a loro volta il file o la cartella. L'utente che riceve la condivisione può ricondividere il file solo se dispone dei diritti amministrativi necessari per condividere file e cartelle.

    IMPORTANTE:quando si seleziona questa opzione, ricordare che se i diritti di accesso di un utente vengono revocati, quelli dell'utente con cui l'elemento è stato ricondiviso rimangono inalterati.

    Si supponga ad esempio che l'utente A condivida un elemento con l'utente B concedendogli i diritti di ricondivisione. Successivamente l'utente B condivide l'elemento con l'utente C. Se l'utente A revoca i diritti di accesso all'elemento concessi all'utente B, l'utente C continuerà comunque ad avere accesso all'elemento condiviso.

4.1.12 Definizione di un URL descrittivo per uno spazio di lavoro o cartella

Un URL descrittivo per lo spazio di lavoro o la cartella è in grado di renderne più semplice la navigazione per altri utenti.

  1. Passare allo spazio di lavoro in cui si desidera definire l'URL.

  2. Fare clic sull'icona Configura accanto al titolo dello spazio di lavoro e scegliere Configura viste, URL e controlli.

  3. Fare clic sulla scheda URL e indirizzi e-mail semplici.

  4. Nella sezione Definire un URL semplice per la cartella o lo spazio di lavoro, nell'elenco a discesa Definisci URL selezionare una delle parole chiave globali predefinite.

    A meno che non si è un amministratore del sito, l'URL deve iniziare con una di queste parole chiave globali predefinite.

  5. Nel campo fornito, specificare l'URL desiderato per la cartella o lo spazio di lavoro.

  6. Fare clic su Aggiungi > Chiudi.

Per cancellare un URL definito, selezionare l'URL nella sezione URL attualmente definiti, quindi fare clic su Cancella gli URL selezionati.

La definizione di un URL descrittivo consente inoltre agli utenti di inviare tramite e-mail le voci cartella presenti nella cartella, come descritto in Configurazione di una cartella per ricevere le voci tramite e-mail.

4.1.13 Impostazione di una quota dati per uno spazio di lavoro

L'amministratore di Vibe può consentire all'utente di impostare quote dati personali per i propri spazi di lavoro e per le proprie cartelle. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Setting a Data Quota for Workspaces and Folders (Impostazione di una quota dati per spazi di lavoro e cartelle) nella Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guida dell'utente avanzato di Micro Focus Vibe 4.0.5).

4.1.14 Personalizzazione della vista dello spazio di lavoro

In Vibe è possibile personalizzare il layout dello spazio di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Creating Custom Workspace Views (Creazione di viste di spazi di lavoro personalizzate) nella Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guida dell'utente avanzato di Micro Focus Vibe 4.0.5).

4.1.15 Branding di uno spazio di lavoro

Il branding dello spazio di lavoro rappresenta un buon metodo per rendere uno spazio di lavoro più unico e identificabile. Il branding di uno spazio di lavoro viene esteso anche a tutti gli spazi di lavoro secondari e alle sottocartelle.

Per ulteriori informazioni sul branding, vedere la sezione Branding a Folder or Workspace (Branding di una cartella o di uno spazio di lavoro) nella Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guida dell'utente avanzato di Micro Focus Vibe 4.0.5).

4.1.16 Visualizzazione dei video di YouTube in uno spazio di lavoro

Questa sezione spiega come visualizzare i video di YouTube nella sezione Descrizione dello spazio di lavoro. Per informazioni sulla visualizzazione di video di YouTube nella sezione Branding di uno spazio di lavoro, vedere Branding a Folder or Workspace ((Branding di una cartella o di uno spazio di lavoro) nella Micro Focus Vibe 4.0.6Advanced User Guide (Guida dell'utente avanzato di Micro Focus Vibe 4.0.5).

Per visualizzare un video di YouTube nella sezione Descrizione di uno spazio di lavoro:

  1. Passare allo spazio di lavoro in cui si desidera visualizzare il video di YouTube.

  2. Fare clic sull'icona Configura accanto al titolo della cartella e scegliere Modifica spazio di lavoro.

  3. Fare clic nella sezione Descrizione, quindi fare clic su Inserisci > Media(Elemento multimediale).

  4. Nella scheda Generale incollare l'URL del video di YouTube che si desidera pubblicare.

  5. Non apportare modifiche nei campi Dimensioni se si desidera mantenere le dimensioni di default di YouTube.

  6. Fare clic su OK per visualizzare il video nello spazio di lavoro.

Per ulteriori informazioni sulle altre posizioni in cui è possibile visualizzare i video di YouTube nell'ambito di Vibe, vedere Visualizzazione dei video di YouTube in una voce cartella.