電子メールメッセージを送受信する際は、［オプション］スライドアウトを開いて、パーソナライズドロップダウンをクリックしてその電子メールにパーソナル情報を追加できます。件名の変更、メモの追加、カテゴリの選択、およびメッセージへの関連連絡先の追加を行うことができます。
件名をパーソナライズする場合、新しい件名が自分のメールボックスとカレンダ、およびすべての代理ユーザのメールボックスとカレンダに表示されます。共用フォルダ内の項目の場合は、件名を変更しても、共用フォルダの他のユーザには、元の件名が表示されます。
[メールボックス]、［送信項目］、または[カレンダー]から項目を開きます。
件名の行の横にある編集アイコンをクリックして、件名フィールドに新しい件名を入力します。
元の件名を確認するには、項目を開き、項目ヘッダの件名フィールドを調べます。
件名フィールドに特定の単語を入力して［検索］を実行すると、元の件名またはパーソナライズした件名に、入力した単語が含まれている項目が表示されます。詳細検索を実行するときは、件名フィールドを使って元の件名を検索し、件名フィールドを使って,パーソナル化した件名を検索します。
件名フィールド内の特定の単語を検索するルールを作成した場合、このルールは元の件名だけを検索します。
送信または受信する電子メールにメモを追加すると、自分と代理人がそのメモを見ることができます。電子メールを開いてから、［オプション］スライドアウトのパーソナライズドロップダウンメニューを使用した場合にのみ、メモを表示できます。
[メールボックス]、［送信項目］、または[カレンダー]から項目を開きます。
［オプション］スライドアウトを開き、パーソナライズドロップダウンをクリックします。
私のメモフィールドにメモを入力します。メモは、パーソナライズドロップダウンメニューから移動すると自動的に保存されます。
送信または受信した項目にパーソナル添付ファイルを追加することができます。この添付ファイルは自分だけが見ることができ、項目に返信したり、項目を転送したりするときには送信されません。
パーソナルファイルを項目に添付する
添付ファイルウィンドウを右クリックして、パーソナルファイルの添付をクリックします。
添付するファイル(複数可)を参照して選択します。
添付ファイルを削除するには、添付ファイルを右クリックして、パーソナルファイルの削除をクリックします。
OKをクリックします。
添付ファイルを添付ファイルウィンドウにドラッグアンドドロップすることもできます。
ディスクやネットワークドライブでファイルを移動または削除しても、項目に添付したファイルには影響しません。
添付ファイルを削除した場合、ファイルがディスクまたはネットワークドライブからは削除されることはなく、単に添付ファイルリストから削除されるだけです。
カテゴリを使用すると、項目を分類できます。カテゴリは、送信や受信の連絡先を含め、すべての項目に割り当てることができます。カテゴリを作成および追加すると、各カテゴリに独自の色を割り当てることができます。この色は、項目リストとカレンダで表示されます。
項目にカテゴリを割り当てる方法の詳細については、項目にカテゴリを割り当てるを参照してください。
送信または受信する電子メールに連絡先を追加すると、その電子メールは追加した連絡先と関連付けられます。これは、特定の連絡先が電子メールを送信していない場合でも、電子メールはその連絡先の連絡先履歴に表示されるため、特定の連絡先の履歴を確認するのに役立ちます。連絡先履歴の詳細については、連絡先とのすべての送受信を表示するを参照してください。
電子メールの作成中に、電子メールに連絡先としてユーザを追加できます(電子メールに連絡先を追加するを参照)。
すでに送信または受信した電子メールに連絡先を追加する:
[メールボックス]、［送信項目］、または[カレンダー]から項目を開きます。
［オプション］スライドアウトを開き、パーソナライズドロップダウンメニューをクリックします。
連絡先フィールドで、ユーザ名を入力して、<Enter>キーを押します。複数のユーザを指定する場合は、各ユーザに対して同様に繰り返します。
または
リストからユーザ名を選択するには、連絡先フィールドの横にあるアドレス>セレクタアイコンをクリックします。各ユーザをダブルクリックして、OKをクリックします。