46.2 連絡先を管理する

［連絡先］フォルダの各連絡先は、［ユーザ］アイコン 連絡先アイコンで示されます。連絡先をダブルクリックすると、連絡先項目ビューが表示されます。

46.2.1 連絡先を追加する

［連絡先］フォルダに連絡先を追加すると、その連絡先は対応するアドレス帳に追加されます。

  1. フォルダリストで、連絡先を追加したい［連絡先］フォルダを選択します。

  2. ツールバーの新しい連絡先をクリックします。

  3. フルネームフィールドで、連絡先のフルネームを指定します。

  4. 表示名フィールドで、連絡先に使用する名前を指定します。

    表示名フィールドの情報が、連絡先リストに表示されます。

  5. (オプション)連絡先について記録する任意の情報を指定します。

    連絡先: このページを使用して、連絡先の名前、複数の電子メールアドレス、複数の電話番号、および複数のインスタントメッセージIDを指定できます。

    表示名ドロップダウンリストをクリックして、名前完成機能で表示する名前の形式を選択します。姓、名、名前 名字を選択するか、希望する表示名を指定できます。この連絡先に項目を送信するときは、項目のアドレスフィールド(宛先、CC、BC)に表示名を入力します。

    社名フィールドに作成した組織の名前を入力すると、その組織の情報が、新しい連絡先の適切なフィールドに入れられます。

    連絡先ページでメール送信をクリックすると、新規のメールビューが開き、この連絡先のアドレスが指定されます。

    インスタントメッセージをクリックすると、使用しているインスタントメッセージング製品が開き、この連絡先との会話が開始します。インスタントメッセージボタンが淡色表示になっている場合、互換性のあるインスタントメッセージング製品がインストールされていません。

    複数の電話番号を指定できます。第一電話番号を選択するには、第一電話番号として特定する電話番号の横にある［ユーザ］アイコンをクリックして、プライマリとして設定をクリックします。

    連絡先タブの左上隅にある写真領域をクリックすると、連絡先の写真を追加したり、置き換えたりすることができます。連絡先を表す写真を参照して選択します。GroupWiseは、.jpg、.gif、.png、.bmp、.tifなど、さまざまなタイプのイメージファイルを受諾し、64ピクセルを最大の幅または高さとする.jpgファイルにイメージを変換します。

    詳細: このページを使用して、連絡先の職業、部署、場所、マネージャ、アシスタント、誕生日、記念日、配偶者、子供、趣味、およびその連絡先に関連のあるインターネットアドレスを指定します。

    誕生日および記念日を指定するには、該当するドロップダウンリストから年、月、日を選択します。週のカレンダビューで誕生日または記念日を表示するには、カレンダアイコンをクリックします。

    日付の横のチェックボックスがオンになっている場合、アドレス帳に追加した誕生日または記念日の情報が［概要］ページおよび誕生日欄に表示されます(追加している場合のみ)。また、チェックボックスをオンにして、誕生日または記念日をパーソナル終日イベントとしてカレンダに追加できます。チェックボックスをオフにすると、誕生日の情報はパーソナルページにのみ表示されます。

    連絡先のオフィス、パーソナル、またはフリー/ビジー情報のインターネットアドレスを指定するには、適切なフィールドにアドレスを指定します。ブラウザを起動してWebサイトに移動するには、Webサイトボタンをクリックします。

    アドレス: このページを使用して、連絡先のオフィス、ホーム、および他のアドレスを指定します。デフォルトのメール送信アドレスを指定するには、メール送信アドレスとして設定を選択します。

    詳細: このページを使用して、ユーザ定義フィールドを表示、追加、および編集します。 すべてのシステムフィールドとユーザ定義フィールドが表示されます。詳細については、パーソナルアドレス帳にカスタムフィールドを定義するを参照してくださいこのページの証明書の管理をクリックして、連絡先から受け取ったセキュリティ証明書の表示または削除、証明書の信頼性の変更、証明書のプロパティの編集、および証明書のインポートおよびエクスポートを行います。詳細については、受信したセキュリティ証明書を表示して信頼性を変更するを参照してください。

    メモ: このページを使用して、連絡先との関係に関する情報を追加します。たとえば、営業担当者は、顧客対応の記録をつけられます。メモは、履歴タブにも表示されます。

    このページでメモを作成すると、メモが作成されてメモリストのカレンダページに置かれます。メモは、アドレス帳ではなく、カレンダと一緒にエクスポートされます。

    コメントを作成すると、コメントはメモページ上にのみ作成され、自動的にはタイムスタンプが付けられません。

    ノートページの連絡先にカテゴリを割り当てることもできます。カテゴリを指定するには、カテゴリアイコンをクリックして、カテゴリを選択します。

    履歴: この連絡先に送信したか、この連絡先から受信したすべての項目を、それらがアーカイブされていない限り表示します。クイック検索を使用して、履歴内にカスタム検索を作成できます。詳細については、項目を検索するを参照してください。

  6. 閉じるをクリックし、はいをクリックして、変更を保存します。

ヒント:ある人物の連絡先レコードを作成する場合には、その人物の項目を［連絡先］フォルダにドラッグアンドドロップすれば、追加することができます。加えて、アドレスカードリストのホワイトスペースをダブルクリックして連絡先を追加することもできます。

連絡先は、GroupWise項目内の電子メールアドレスまたは名前を右クリックして アドレス帳を選択しても追加できます。

46.2.2 連絡先を変更する

［頻繁な連絡］フォルダまたはパーソナルな［連絡先］フォルダの連絡先情報は、変更することができます。GroupWiseアドレス帳の連絡先を変更するには、まず、頻繁な連絡フォルダまたは別のパーソナルな連絡先フォルダに連絡先をコピーする必要があります。

  1. フォルダリストで、連絡先を変更したい［連絡先］フォルダを選択します。

  2. 連絡先リストで、変更する連絡先をダブルクリックします。

  3. 必要な変更を連絡先に加えます。

    各タブに入力できる連絡先の詳細については、連絡先を追加するを参照してください。

    ヒント:連絡先タブの社名フィールドに既存の組織を入力する場合、組織アイコン組織アイコンをクリックすると、組織の情報を連絡先に取り込むことができます。

  4. 閉じるをクリックし、はいをクリックして、変更を保存します。

46.2.3 連絡先を検索する

［連絡先］フォルダの項目リストヘッダにある検索フィールドを使用すると、特定の連絡先を検索できます。連絡先を検索するを参照してください。

46.2.4 カテゴリで連絡先を分類する

GroupWiseの他の項目と同様に、連絡先にカテゴリを割り当てることができます。これは、連絡先に識別カラーを付けるので、連絡先の分類に役立ちます。

連絡先に割り当てられたカテゴリは、連絡先フォルダおよびアドレスセレクタに表示されます。アドレスセレクタの詳細については、アドレスセレクタを使用するを参照してください。

連絡先にカテゴリを割り当てる:

  1. ［連絡先］フォルダをクリックします。

  2. 連絡先の名前を右クリックします。

  3. カテゴリをクリックして、連絡先に割り当てるカテゴリをクリックします。

詳細については、カテゴリを使用して項目を整理するを参照してください。

46.2.5 連絡先の送信

  1. ［連絡先］フォルダをクリックします。

  2. 連絡先をダブルクリックします。

  3. 連絡先の送信をクリックすると、メッセージに、連絡先の情報がvCardフォーマットで添付された状態で、［宛先］ウィンドウが表示されます。

  4. 通常のとおりに、メッセージにアドレスを指定し、送信します。

    受信者は、vCardから連絡先をインポートするで説明されている方法で、連絡先をパーソナルアドレス帳にインポートすることができます。

ヒント:また、連絡先を、［連絡先］フォルダから新規メッセージの［添付ファイル］ウィンドウにドラッグアンドドラッグすれば、項目に連絡先を添付することもできます。

46.2.6 連絡先の表示名を変更する

表示名は、メッセージの宛先、BC、またはCCフィールドで入力するときに表示される名前です。たとえば、「Ar」と名前の入力を開始すると、名前補完機能によって、「Arthur Ramirez」などの、これらの文字を含む名前や電子メールアドレスがアドレス帳から検索されて結果リストに表示されます。ただし、アドレス帳に「Arthur Ramirez」という人物が2人記されていて、1つが「アカウンティング」、もう1つが「開発」に属している場合、詳細にプロパティを確認しないと、名前完成機能によって入力されたのがどちらの部署のものなのかわかりません。

表示名を変更できるので、どの名前が名前補完機能によって入力されたのかを簡単に知ることができます。たとえば、「開発」の「Arthur Ramirez」とのみ通信し、その通称が「Arthur」ではなく「Art」であれば、表示名を「Art Ramirez」に変更することができます。

  1. ［連絡先］フォルダをクリックします。

  2. 連絡先をダブルクリックします。

  3. 連絡先タブをクリックします。

  4. 表示名フィールドに新しい名前（たとえば、「Art Ramirez」）を入力します。

    表示名ドロップダウンリストをクリックして、［名字、名前］、または［名前 名字］(たとえば、Ramirez、Art、またはArt Ramirez)を選択することもできます。

  5. OKをクリックします。

    次回メッセージを作成するとき、名前補完機能によってこの表示名が入力されます。

46.2.7 連絡先とのすべての送受信を表示する

連絡先とのすべての送受信を表示する:

  1. ［連絡先］フォルダをクリックします。

  2. 連絡先をダブルクリックします。

  3. 履歴タブをクリックします。

    この連絡先で送受信したすべての項目が表示されます。

    また、ユーザがメッセージ連絡先として追加されていた場合は、メッセージもここに表示されることがあります(送信または受信する電子メールに連絡先を追加する参照)。

    フォルダ欄に各項目の場所が表示されます。項目をダブルクリックして、その内容を表示します。

    欄を追加または削除するには、欄ヘッダを右クリックして、オプションをクリックします。欄の情報(たとえば、日付または件名)でソートするには、欄ヘッダをクリックします。

クイック検索を使用して、項目を迅速に検索したり、カスタム検索を作成することができます。詳細については、項目を検索するを参照してください。

46.2.8 マップ上に連絡先のアドレスを表示する

マップの表示機能を使えば、連絡先の場所をすばやく見つけることができます。メインのアドレスを使用してWebブラウザを開き、マップを検索して連絡先の場所を見つけることができます。

  1. ［連絡先］フォルダをクリックします。

  2. 連絡先をダブルクリックします。

  3. マップの表示をクリックします。

  4. (オプション)マップの表示ドロップダウンリストを使用して、オフィス、家庭、または他のアドレスなど、特定のマップの場所を選択します。

46.2.9 連絡先を削除する

［頻繁な連絡］フォルダまたは他のパーソナルな［連絡先］フォルダの連絡先は、削除することができます。GroupWiseアドレス帳から連絡先を削除することはできません。.

  1. フォルダリストで、連絡先を削除したい［連絡先］フォルダを選択します。

  2. 連絡先リストで連絡先を右クリックし、削除をクリックします。

  3. 削除を確認するためにはいをクリックします。