メールを検索できるように、連絡先も検索できます。また、内容が異なる複数のアドレス帳(連絡先グループ)を作成することもできます。特定の連絡先グループ内では、連絡先について複数のカテゴリを設定できます。
最も簡単に連絡先を整理するには、連絡先のグループを作成します。新しいグループを作成するには、［ファイル］>［新規］>［Contacts Group (連絡先グループ)］の順にクリックします。ローカルのコンピュータ上にある連絡先グループの場合、指定する必要があるのは名前だけです。ネットワーク上にある連絡先の場合は、アクセスしようとしている連絡先サーバに関する情報も入力する必要があります。
カードをあるグループから別のグループに移動するには、連絡先のメイン表示でドラッグします。ほとんどのネットワーク連絡先グループの内容は変更できません。
注: 連絡先グループは、連絡先リストと同じではありません。連絡先グループは、多くの連絡先が含まれているフォルダやアドレス帳に似ています。連絡先リストは、他の複数の連絡先が含まれている単一の連絡先で、多くの場合、複数のユーザに対して同時に電子メールを送信するために使用されます。
インポートツールを使用すると、他の連絡先管理ツールから連絡先をインポートできます。
連絡先リストは、ユーザが指定する単一のニックネームを持つ複数の連絡先です。このニックネームに電子メールを送信すると、リストに含まれるすべてのメンバーに送信されます。連絡先リストは、サーバ上にあるメーリングリストアプリケーションで実際の電子メールのアドレスを管理するのではなく、あるユーザに都合がよいようにそのユーザのコンピュータ上のみに存在するという点で、ネットワークのメーリングリストとは異なります。
たとえば、家族のそれぞれについてカードを1枚ずつ作成して、これらのカードを「Family」という名前の連絡先リストに追加できます。このようにすると、それぞれの電子メールアドレスを別々に入力しなくても、「Family」に電子メールを送信すれば、全員にメッセージが送られます。
連絡先のリストを作成するには、次の手順に従います。
［New List (新しい一覧)］ボタンをクリックして、リスト作成ダイアログボックスを開きます。
または
［ファイル］>［新規］>［連絡先の一覧］の順にクリックします。
リストの名前を指定します。
連絡先の名前または電子メールアドレスを指定します。
または
連絡先をメインウィンドウからリストにドラッグします。
リストにメッセージを送信するときにリスト内の電子メールアドレスを表示するかどうかを選択します。
非常に小さいリストの場合を除いて、アドレスは非表示にすることをお勧めします。これは、「BCC」機能(電子メールの追加受信者の指定参照)を使用するのと同じことです。
終了したら、［OK］をクリックします。
連絡先リストは連絡先カードと同じように表示され、他のカードと同じように使用できます。これには、他のユーザに電子メールで連絡先リストを送信することや、連絡先リストに電子メールを送信することも含まれます。
連絡先リストにメールを送信するには、新しい電子メールを開いて、リストの名前を入力します。このメールを送信すると、リストに含まれるすべてのユーザにメッセージが送信されます。連絡先ツールでリストのアドレスカードを右クリックして、［メッセージを一覧に送信］を選択することもできます。
Evolutionでは、Microsoft Exchangeサーバ上に連絡先リストを保存することはできません。
カードをグループ化するには、カテゴリ別に分類する方法もあります。この場合、1枚のカードが複数のカテゴリに属するようにも、どのカテゴリにも属さないようにも設定できます。たとえば、友人のカードを「Business」カテゴリ(同僚なので)と「Friends」カテゴリ(友人なので)と「Frequent」カテゴリ(頻繁に電話するので)に属するように設定できます。
カードをカテゴリに属させるには、右下にある［カテゴリ］ボタンをクリックします。表示されるダイアログボックスで、いくつでも必要なだけのカテゴリを選択できます。
カテゴリのマスタリストが適切でない場合は、独自のカテゴリを追加できます。これを行うには、ダイアログボックスで新しいカテゴリの名前を指定して［カテゴリ］をクリックし、表示されるウィンドウで［Edit Master Category List (マスタカテゴリリストの編集)］を選択します。