26.2 Afspraken plannen

Gebruik afspraken om tijdblokken te plannen op een bepaalde datum of reeks datums.

Met Tijden zoeken kunt u een tijdstip zoeken waarop alle gebruikers en faciliteiten die u bij een afspraak nodig hebt, beschikbaar zijn.

Wanneer u een Bezet-zoekopdracht uitvoert voor gebruikers die zich in een andere tijdzone dan uzelf bevinden, houdt GroupWise rekening met het verschil in tijdzones. Als u bijvoorbeeld een vergadering probeert te plannen met een collega in een tijdzone met een verschil van zeven uur met uw eigen tijdzone, dan wordt de werkdag van die collega geblokkeerd in de Bezet-zoekopdracht na 10.00 uur in uw tijd.

Wanneer u een afspraak plant en uzelf als deelnemer toevoegt, accepteert GroupWise de afspraak voor u automatisch, tenzij er sprake is van een conflicterende afspraak. In dat geval ontvangt u een notificatie dat er sprake is van een conflicterende afspraak. Dit gebeurt wanneer u de afspraak probeert te verzenden.

26.2.1 Een afspraak voor uzelf plannen

Indien u niet beschikbaar bent voor vergaderingen, kunt u een persoonlijke afspraak plannen voor die tijdstippen. Wanneer een andere gebruiker u in een afspraak opneemt en de functie Tijden zoeken uitvoert, ziet hij of zij dat u op die tijden niet beschikbaar bent, maar kan hij of zij u nog wel inplannen.

Persoonlijke afspraken worden alleen in uw agenda weergegeven op de door u opgegeven datum. Ze worden dus niet in uw postvak of in het postvak van een andere gebruiker geplaatst. Alle persoonlijke afspraken worden op een vergelijkbare wijze opgeslagen in uw GroupWise-hoofdagenda. Nadat deze afspraken zijn gemaakt kunt u ze desgewenst naar uw persoonlijke agenda slepen.

  1. Klik in de werkbalk op de pijl op de knop Nieuwe afspraak en vervolgens op Persoonlijke afspraak.

    of

    Open vanuit uw agenda een weergave met een afsprakenlijst, klik op een datum en dubbelklik op een tijdstip op die dag.

  2. (Optioneel) Typ een onderwerp en plaats.

  3. Geef de begindatum op.

    of

    Klik op pictogram Datum als u een datum of herhalingsdatum voor uw afspraak wilt opgeven. Zie Terugkerende items plannen als u een terugkerende afspraak wilt maken.

    of

    Selecteer Gebeurtenis die hele dag duurt voor een gebeurtenis die de hele dag duurt.

    Zie Gebeurtenissen die een hele dag duren voor meer informatie over gebeurtenissen die de hele dag duren.

  4. Geef een begintijd en tijdsduur op. U kunt de tijdsduur opgeven in minuten, uren of dagen.

  5. Geef aan hoe de afspraak moet worden weergegeven in de vervolgkeuzelijst Weergeven als. Afspraken kunnen worden weergegeven als Bezet, Beschikbaar, Niet aanwezig of Voorlopig.

  6. (Optioneel) Voor afspraken buiten de deur kunt u ook een reistijd instellen. Klik op het pictogram Reistijd pictogram Datum om een reistijd in te stellen. Zie Reistijd inplannen voor meer informatie.

  7. Voer een bericht in (optioneel).

    U kunt verschillende opties instellen. U kunt deze afspraak bijvoorbeeld een hoge prioriteit geven door op het tabblad Opties te klikken.

  8. (Optioneel) Geef voor de optie Afspraak weergeven als een type op door op Acties > Afspraak weergeven als te klikken en een type te kiezen.

  9. Klik op Posten in de werkbalk.

26.2.2 Een afspraak voor meerdere personen plannen

Als u een afspraak inplant voor twee of meer personen, zijn er een aantal opties die u bij het maken van de afspraak tegenkomt. Bijvoorbeeld:

  • Verwachte deelnemers of optionele deelnemers

  • Hoe het item wordt weergegeven in uw agenda (beschikbaar, bezet, etc.)

  • Wilt u reistijd inplannen?

  • Plant u een faciliteit in of voegt u een faciliteitengroep toe om de faciliteitselectie te automatiseren?

Een afspraak inplannen voor twee of meer personen:

  1. Klik op Nieuwe afspraak in de werkbalk.

  2. Klik op het veld Aan, voer een gebruikersnaam in en druk op Enter. Herhaal deze stap voor andere gebruikers. Geef een eventuele faciliteit of faciliteitengroep-id's (bijvoorbeeld vergaderruimten) op in het veld Aan. Klik indien nodig op +CC of +BC om het gewenste veld toe te voegen. Typ vervolgens de gebruikersnamen in de vakken CC en BC.

    of

    Klik op Adres in de werkbalk, dubbelklik op elke gebruiker en klik op OK als u gebruikersnamen wilt selecteren in een lijst.

    Uw naam wordt automatisch toegevoegd aan het veld Aan voor de afspraak. Wanneer u de afspraak verzendt, wordt deze ook automatisch toegevoegd aan uw agenda. Als u niet wilt dat uw naam wordt vermeld in het bericht, moet u uw naam verwijderen uit het veld Aan.

    Als er meer dan één plaats aan een afspraak is toegevoegd als faciliteit, wordt alleen de eerste plaats weergegeven in het veld Plaats.

  3. (Voorwaardelijk) Als een plaats niet als faciliteit is toegevoegd aan het veld Aan, typt u de plaatsbeschrijving in het veld Plaats.

  4. Geef de begindatum op.

    of

    Klik op pictogram Datum als u een datum of herhalingsdatum voor uw afspraak wilt opgeven. Zie Terugkerende items plannen als u een terugkerende afspraak wilt maken.

    of

    Selecteer Gebeurtenis die hele dag duurt voor een gebeurtenis die de hele dag duurt.

    Zie Gebeurtenissen die een hele dag duren voor meer informatie over gebeurtenissen die de hele dag duren.

  5. Geef een begintijd en tijdsduur op. U kunt de tijdsduur opgeven in minuten, uren of dagen.

  6. Geef aan hoe u de afspraak wilt weergeven. Afspraken kunnen worden weergegeven als Bezet, Beschikbaar, Niet aanwezig of Voorlopig.

    Voor ontvangers in de velden CC en BC wordt de afspraak als Beschikbaar weergegeven.

  7. (Optioneel) Voor afspraken buiten de deur kunt u ook een reistijd instellen. Klik op het pictogram Reistijd pictogram Datum om een reistijd in te stellen. Zie Reistijd inplannen voor meer informatie.

  8. Voer een onderwerp en een bericht in.

  9. Als u zeker wilt weten of alle personen en faciliteiten voor de afspraak beschikbaar zijn, kunt u naar tijden zoeken door in de werkbalk op de knop Tijden zoeken te klikken. Zie Beschikbaarheid controleren met de functie Tijden zoeken voor meer informatie.

    U kunt diverse opties opgeven. U kunt deze afspraak bijvoorbeeld een hoge prioriteit geven of de ontvangers om antwoord vragen door op het tabblad Verzendopties te klikken.

  10. Klik op Verzenden in de werkbalk.

    Als de afspraak botst met een afspraak in uw agenda, krijgt u de optie om door te gaan met plannen van de afspraak of de afspraak te wijzigen.

26.2.3 Beschikbaarheid controleren met de functie Tijden zoeken

Met de functie Tijden zoeken kunt u een tijdstip zoeken waarop alle personen en faciliteiten die u voor een vergadering wilt plannen beschikbaar zijn.

Tijden zoeken

Tijden zoeken:

  1. Geef in een afspraak die u maakt de gebruikersnamen en faciliteit-id's op in het veld Aan.

  2. Geef de eerste beschikbare dag voor de vergadering op in het veld Begindatum.

  3. De duur van de vergadering opgeven.

  4. Klik op Tijden zoeken in de werkbalk.

    De legenda onder aan het dialoogvenster Tijden zoeken geeft de betekenis van de verschillende patronen Afspraken weergeven als op het raster.

    Als het informatiepictogram Tijden zoeken links van de gebruikersnaam of de faciliteit wordt weergegeven, kunt u op het tabblad Afzonderlijke planningen tegenover de gebruikersnaam of de faciliteit op een gepland tijdstip klikken. In het veld onderaan verschijnt dan meer informatie over de afspraak. De gebruiker of beheerder van de faciliteit moet u echter in de lijst Toegang eerst leesrechten verlenen voordat het pictogram pictogram Informatie van Tijden zoeken verschijnt. Zie Machtigingen verlenen.

    Als u een gebruikersnaam of faciliteit wilt uitsluiten voor de zoekopdracht zonder dat u de naam of faciliteit hoeft te verwijderen, klikt u op het tabblad Beschikbare tijden en schakelt u het selectievakje uit van de gebruiker of faciliteit waarvoor u de selectie ongedaan wilt maken. Het uitsluiten van een gebruiker of een faciliteit van de zoekactie is handig als een gebruiker (bijvoorbeeld de ontvanger van een afschrift) moet worden uitgenodigd voor een vergadering die hij of zij niet noodzakelijk hoeft bij te wonen. Als u de naam van een gebruiker of faciliteit wilt opnemen die eerder was uitgesloten, klikt u op het selectievakje naast de betreffende gebruiker of faciliteit.

  5. Klik op Automatisch selecteren als u de eerste beschikbare tijd voor een vergadering wilt selecteren en klik op OK om de gebruikers, faciliteiten, het geselecteerde tijdstip en de tijdsduur over te brengen naar de afspraak die u aan het plannen was.

    of

    Klik op Automatisch selecteren totdat de gewenste tijd wordt weergegeven en klik op OK om de gebruikers, faciliteiten, het geselecteerde tijdstip en de tijdsduur weer over te brengen naar de afspraak die u aan het plannen was.

    of

    Klik op het tabblad Beschikbare tijden als u mogelijke tijden voor een vergadering wilt bekijken, klik daarna op het tijdstip dat u wilt selecteren en vervolgens op OK om de gebruikers, faciliteiten, het geselecteerde tijdstip en de geselecteerde tijdsduur over te brengen naar de afspraak die u aan het plannen was.

  6. Als u een gebruiker of faciliteit na de zoekactie wilt verwijderen uit de lijst Voor vergadering uitnodigen, klikt u op het tabblad Beschikbare tijden. Klik vervolgens op de gebruikersnaam of faciliteit die u wilt verwijderen, druk op Verwijderen en klik op Ja.

    Dit is handig wanneer u verschillende vergaderruimten in de zoekactie hebt opgenomen om een beschikbare ruimte te vinden en u vervolgens de ongewenste vergaderruimten wilt verwijderen.

  7. Voltooi en verzend de afspraak.

    Klik op Extra > Tijden zoeken als u naar beschikbare tijden wilt zoeken voordat u een afspraak opent. Geef relevante informatie op in het dialoogvenster Tijden zoeken en klik op OK om naar beschikbare tijden te zoeken. Wanneer u een geschikt tijdstip voor een vergadering vindt, klikt u op Afspraak om de informatie naar een nieuwe afspraakweergave over te brengen. Voltooi daarna de afspraak.

    U kunt het zoekbereik voor één afspraak wijzigen door de afspraak te plannen via Extra > Tijden zoeken en het getal in het veld Aantal te zoeken dagen te wijzigen.

    Deze methode is handig als u herhaalde afspraken of afspraken met gebruikers plant en u wilt de planning van de gebruikers zien die verder in het verschiet ligt dan de standaard zeven dagen.

Opties voor Tijden zoeken wijzigen

U kunt de standaardinstelling voor zoekbereik, tijd en dagen voor alle afspraken wijzigen in de datum- en tijdopties op het tabblad Tijden zoeken.

  1. Klik op Extra > Opties, dubbelklik op Agenda en klik op het tabblad Tijden zoeken.

  2. Wijzig de gewenste opties.

    U kunt bijvoorbeeld zoeken binnen een bepaalde periode of op specifieke dagen.

    Als u

  3. Klik op OK.

Tijden zoeken en Faciliteitgroepen

Vanaf GroupWise 18.5 is het zo dat als u een faciliteitengroep selecteert om bij het maken van een afspraak een faciliteit in te plannen, de functie Tijden zoeken is geautomatiseerd zodat de eerst beschikbare faciliteit uit de lijst van de faciliteitengroep wordt geselecteerd. De geselecteerde faciliteit wordt nog voordat u de afspraak verstuurt naast de faciliteitengroep in het Afspraakvenster tussen haakjes weergegeven.

Als u liever een andere faciliteit uit de faciliteitengroep kiest, klikt u op Tijden zoeken in het afspraakvenster om daar handmatig van faciliteit te wisselen door de faciliteitengroep pictogram Informatie van Tijden zoeken in het tabblad Individuele agenda's uit te vouwen en een andere beschikbare faciliteit uit de lijst te selecteren.

26.2.4 Reistijd inplannen

Als u de deur uit moet voor een afspraak of vergadering die in uw agenda is ingepland, kunt u bij het maken of bewerken van de afspraak de Reistijdfunctie aanzetten, ongeacht of het een persoonlijke afspraak betreft of voor meerdere personen. Met deze functie kunt u de reistijd heen en terug weergeven in de agenda.

Deze functie is alleen zichtbaar in uw persoonlijke agenda, maar de tijd die u in uw agenda heeft toegewezen wordt in de agenda's van alle andere deelnemers weergegeven als Bezet. Wel kunt u, indien gewenst, zelf instellen dat uw reistijd wordt aangegeven als Vrij of Voorlopig.

Om bij een vergadering of afspraak die u inplant de reistijd mee te nemen, of voor een vergadering die al in uw agenda staat (of deze nu door uzelf or door een ander is ingepland), doet u het volgende:

  1. Start een nieuwe afspraak of dubbelklik op een bestaande afspraak in uw agenda.

  2. Klik op het pictogram Reistijd pictogram Informatie van Tijden zoeken in het afspraakvenster.

  3. Stel in het dialoogvenster Reistijd instellen de duur van de reistijd in.

    De duur van de reistijd wordt standaard zowel voor als na de afspraak in de agenda gezet. Als de reisduur voor deze twee blokken verschillend moet zijn, schakelt u de instelling die regelt dat ze hetzelfde zijn uit. Vervolgens krijgt u de instellingen te zien waarmee u de reistijden apart kunt aangeven.

  4. Klik op OK.

Reistijd annuleren

De reistijd annuleren werkt op dezelfde manier als normale afspraken annuleren. Als u de afspraak waar de reistijd bij hoort annuleert, worden ook de betreffende reistijden verwijderd.

Om de reistijden voor en na een afspraak eenvoudig te verwijderen zonder ook de betreffende afspraak te annuleren, klikt u op het pictogram Reizen op de betreffende afspraak en stelt u de reistijd voor en na de afspraak in op nul. Op dezelfde manier kunt u ook alleen de reistijd voor of na de afspraak verwijderen.

Meer informatie over reistijd

Deze functie is bedoeld om tijden waarop u wellicht niet beschikbaar bent, bijvoorbeeld om een vergadering voor te bereiden, in uw agenda te blokkeren. Specifieke gedragingen voor deze functie die hierboven niet zijn omschreven, volgen hieronder:

  • GroupWise Web: Voorbereidings- of reistijd gemaakt in de GroupWise-client wordt weergegeven als elke andere afspraak in de GroupWise Web-agenda zonder het pictogram pictogram Informatie van Tijden zoeken dat in de GroupWise-client wordt gebruikt.

  • Alarmen: Het dialoogvenster Alarm van de betreffende afspraak bevat nu tabbladen voor de Reistijd voor en na de afspraak. Zie Een alarm instellen voor een agenda-item voor meer informatie.

  • Conflicten in de agenda Aangezien de reistijd standaard wordt weergegeven als Bezet, ontstaat er een conflict in de agenda als u reeds een afspraak in uw agenda heeft staan die met de reistijd overlapt. U kunt conflicten op dezelfde manier oplossen als een andere afspraak.

26.2.5 Gebeurtenissen die een hele dag duren

Wanneer u een GroupWise-afspraak maakt, kunt u ervoor kiezen deze te maken tot een gebeurtenis die een hele dag duren door naast het invoerveld voor de tijd de optie Gebeurtenis die hele dag duurt te selecteren.

U kunt opgeven hoe u wilt dat de afspraak eruitziet door op de beschikbaarheidsknop onder het selectievakje Gebeurtenis die hele dag duurt te klikken. Afspraken kunnen worden weergegeven als Bezet, Beschikbaar, Niet aanwezig of Voorlopig. In tegenstelling tot regelmatige afspraken ontvangen alle ontvangers gebeurtenissen die een hele dag duren standaard als Beschikbaar. Dit komt doordat afspraken die zijn aangemerkt als een gebeurtenis die een hele dag duurt vaak alleen ter informatie worden verstuurd. U kunt bijvoorbeeld een gebeurtenis uitsturen die de hele dag duurt om collega's te laten weten dat u niet op kantoor bent. In dat geval worden collega's die de gebeurtenis ontvangen op de dag van de gebeurtenis niet weergegeven als Bezet.

Wijzigen hoe Gebeurtenissen die de hele dag duren worden weergegeven

Met behulp van het menu Opties kunt u instellen op welke manier gebeurtenissen die de hele dag duren, worden geaccepteerd in uw agenda.

  1. Klik op Extra > Opties, dubbelklik op Agenda en klik op het tabblad Algemeen.

  2. Klik in het gedeelte Opties voor accepteren op het vervolgkeuzemenu onder Gebeurtenissen die de hele dag duren die ik naar mijzelf stuur, accepteren als en kies vervolgens de gewenste optie.

  3. Klik op OK.

Als u een Gebeurtenis die de hele dag duurt naar ontvangers verzendt, wordt het tijdstip standaard aangemerkt als Vrij. De afzender kan ook kiezen om de gebeurtenissen als Bezet aangemerkt in de agenda van ontvangers, maar moet dit dan weer doen telkens wanneer hij/zij een Gebeurtenis die de hele dag duurt, verzendt

26.2.6 Tijdinvoer

Wanneer u afspraken plant en andere items waarvoor u mogelijk een tijd moet opgeven. In de meeste gevallen krijgt u de optie om de tijd op te geven door deze rechtstreeks in het tijdveld te typen of door deze via het tijdinvoerveld in te voeren. Klik op het pictogram Tijdinvoer om het tijdinvoervenster te openen.

Gebruik de groene pijl om een begintijd te selecteren en de rode pijl om een eindtijd te selecteren. De geselecteerde tijden worden rechts in het scherm weergegeven. U kunt gebruikmaken van intervallen van slechts 15 minuten.

Als er al een correcte duur is ingevoerd, kunt deze verplaatsen door het geselecteerde gedeelte naar boven of beneden te slepen.

Er is een tijdzoneoptie voor het opgeven van een specifieke tijdzone voor de gebeurtenis. Zie Een tijdzone voor een afspraak opgeven voor meer informatie over tijdzones.

26.2.7 Een tijdzone voor een afspraak opgeven

OPMERKING:Dit gedeelte bevat versiespecifieke informatie.

Functionaliteitswijzigingen in 18.3.1 en later

Wanneer u een tijdzone selecteert tijdens het maken van een afspraak, wordt de afspraak aangepast om te worden gepland op het tijdstip dat u in de geselecteerde tijdzone hebt ingesteld. Als u bijvoorbeeld een afspraak plant om 16:30 uur Eastern Daylight in de Verenigde Staten en u zich in de tijdzone Pacific Daylight bevindt, staat deze voor 13:30 uur PDT in uw agenda.

De tijdzone wordt nu ook weergegeven in de header van de afspraak naast de begintijd, zoals hieronder weergegeven:

Functionaliteit voorafgaand aan 18.3.1

Met de functie Tijdzone kunt u een bijeenkomst op één locatie plannen voor ontvangers in verschillende tijdzones.

Normaal gesproken worden de vergadertijden door GroupWise automatisch aangepast op basis van de tijdzones van de ontvangers. Een bijeenkomst die bijvoorbeeld door een gebruiker in Amsterdam om 10:00 uur is gepland, wordt voor een ontvanger in Londen weergegeven bij 9:00 uur en voor een gebruiker in Athene bij 12:00 uur, omdat deze gebruikers zich in andere tijdzones bevinden. Aangezien GroupWise de tijd aanpast, zullen alle gebruikers die zijn gepland voor een telefoonvergadering, op hetzelfde moment opbellen, ook al is de lokale tijd bij hen misschien anders.

Gebruik de functie Tijdzone als u niet wilt dat GroupWise de tijd aanpast aan de lokale tijdzone van de ontvanger. Als u zich bijvoorbeeld in de tijdzone van Nederland bevindt en er zijn personen uit de tijdzone in Groot-Brittannië bij de afspraak betrokken, kunt u de functie Tijdzone gebruiken als deze personen voor de afspraak naar Nederland vliegen. Met de functie Tijdzone zorgt u ervoor dat de afspraak in de agenda's en postvakken van alle ontvangers wordt weergegeven in de correcte Nederlandse tijd.

  1. Hier opent en maakt u een nieuwe afspraak.

  2. Klik op Acties > Tijdzone instellen, klik op de vervolgkeuzelijst Tijdzone, selecteer de tijdzone voor de locatie van de afspraak en klik op OK.

  3. Klik op Verzenden in de werkbalk.

Wanneer de gebruikers die u hebt gepland met de functie Tijdzone de afspraak ontvangen, zien ze een tijdsaanduiding na het onderwerp wanneer de afspraak in hun postvak wordt weergegeven. Als het onderwerp van de bijeenkomst bijvoorbeeld 'Marketingvergadering' en de tijdzone Nederland is, worden het onderwerp en de tijdsaanduiding als volgt weergegeven: Marketingvergadering (Nederland). In de agenda van de gebruikers wordt de plaats aangegeven met de tijdzone in plaats van het onderwerp.

26.2.8 Een afspraak annuleren

U kunt een afspraak annuleren als u deze zelf hebt gepland of wanneer u als gemachtigde de benodigde rechten hebt tot het postvak van de planner.

  1. Klik met de rechtermuisknop op de afspraak die u wilt annuleren en klik op Verwijderen.

  2. Selecteer Dit item uit het postvak van andere ontvangers verwijderen om het uit het postvak van andere gebruikers te verwijderen. Laat deze optie ongeselecteerd als u het item alleen uit uw eigen postvak wilt verwijderen.

  3. (Optioneel) Typ een bericht waarin de reden van de annulering wordt uitgelegd.

  4. Klik vervolgens op OK.

Aan elke gebruiker waaraan de afspraak is verzonden, wordt een bericht Vergadering geannuleerd verzonden en wordt de afspraak uit de agenda van de gebruiker verwijderd. Gebruikers waaraan de afspraak is gedelegeerd, ontvangen geen bericht Vergadering geannuleerd. In plaats daarvan wordt de afspraak uit hun agenda verwijderd.

26.2.9 Een herhalende afspraak annuleren

U kunt een terugkerende afspraak annuleren als u deze zelf hebt gepland of wanneer u als gemachtigde de benodigde rechten hebt tot het postvak van de planner.

  1. Klik met de rechtermuisknop op de terugkerende afspraak die u wilt annuleren en klik op Verwijderen.

  2. Selecteer Dit item uit het postvak van andere ontvangers verwijderen.

  3. (Optioneel) Typ een bericht waarin de reden van de annulering wordt uitgelegd.

  4. Klik op OK.

  5. Klik op Deze afspraak, Alle afspraken of Alle afspraken vanaf hier.

Aan elke gebruiker waaraan de afspraak is verzonden, wordt een bericht Vergadering geannuleerd verzonden en wordt de afspraak uit de agenda van de gebruiker verwijderd. Gebruikers waaraan de afspraak is gedelegeerd, ontvangen geen bericht Vergadering geannuleerd. In plaats daarvan wordt de afspraak uit hun agenda verwijderd.

26.2.10 Een afspraak wijzigen

Wanneer een afspraak wordt gewijzigd, worden de wijzigingen gewoon opgenomen in de afspraak van de ontvangers zonder dat zij daarvan een bericht in hun postvak ontvangen. De gewijzigde afspraak wordt vet weergegeven en in de afspraak wordt een meldingsbanner weergegeven, waarmee gebruikers kunnen zien welke gedeelten van de afspraak zijn gewijzigd. Gebruikers worden niet specifiek gevraagd om de afspraak opnieuw te accepteren.

Voor meer informatie over het wijzigen van een afspraak en andere e-mailitems, raadpleegt u Verzonden afspraken, taken en herinneringsnotities bewerken.

Open de agenda en sleep de afspraak naar het nieuwe tijdstip als u een afspraak op dezelfde dag op een ander tijdstip wilt plannen.

26.2.11 Een afspraak kopiëren

Net als bij andere soorten e-mailitems, kunt u ook bestaande afspraken kopiëren om nieuwe afspraken te maken. Zie Verzonden e-mailberichten dupliceren voor meer informatie.