6.16 Werken met bestanden in een mapitem

Ter aanvulling op het werken met bestanden in Vibe zoals in de volgende gedeelten is geschreven, kunt u ook de Micro Focus Vibe-invoegtoepassing en Micro Focus Vibe Desktop gebruiken om rechtstreeks vanuit Microsoft Office met Vibe-bestanden te werken of Vibe-bestanden met uw desktop te synchroniseren. U kunt bestanden maken, bewerken en nog veel meer. Zie Aan de slag met de Micro Focus Vibe-invoegtoepassing en Aan de slag met Micro Focus Vibe Desktop voor meer informatie.

6.16.1 Een bestandsitem maken

In Micro Focus Vibe kunt u bestandsitems maken in opgegeven bestandsmappen. Het maken van een bestandsitem is niet hetzelfde als het koppelen van een bestand als bijlage aan een ander type mapitem. Bestandsitems in bestandsmappen van Vibe bevatten een primair bestand. Andere bestanden kunnen als bijlagen worden gekoppeld, maar er is slechts één primair bestand.

U kunt op verschillende manieren bestandsitems maken:

6.16.2 Bestanden als bijlage aan een mapitem koppelen

In Vibe beschikt u over verschillende alternatieven om bijlagen toe te voegen aan een item.

Slepen en neerzetten van bestanden

U kunt een bestand als bijlage aan een item koppelen door het bestand vanuit een andere locatie te slepen naar het item.

  1. Ga naar het item waar u het bestand wilt bijvoegen en open het item.

  2. Klik op het tabblad Bijlagen.

  3. Klik op Bestanden slepen en neerzetten.

    Het dialoogvenster Bestanden slepen en neerzetten wordt geopend.

  4. Sleep het bestand dat u wilt uploaden naar het mappictogram in het dialoogvenster Bestanden slepen en neerzetten.

    Vibe laat een pictogram dat open en dichtgaat zien om aan te geven dat de bestanden worden toegevoegd als bijlage.

U kunt ook bestanden kopiëren en deze op het mappictogram plakken.

Eén bestand uploaden

  1. Ga naar het item waar u het bestand wilt bijvoegen en open het item.

  2. Klik op het tabblad Bijlagen.

  3. Klik op Een enkel bestand uploaden.

    Het dialoogvenster Een enkel bestand uploaden wordt geopend.

  4. Klik op Bestand kiezen. Blader vervolgens naar het bestand dat u wilt bijvoegen en selecteer dit.

  5. Klik op OK.

6.16.3 Bestanden bekijken in de alleen-lezenmodus

Met Vibe kunt u eenvoudig bestanden bekijken die aan items zijn gekoppeld. Bestanden kunnen op twee manieren aan items worden gekoppeld:

  • Bestanden kunnen als bijlage worden gekoppeld aan een item.

  • Bestanden kunnen een primair bestand voor het item zijn.

    Primaire bestanden kunnen alleen bestaan in items in bestandsmappen.

In de volgende gedeelten leest u hoe u bestanden in een tekstverwerker- of HTML-indeling kunt weergeven:

Bestand weergeven in een tekstverwerker

Wanneer u een bestand weergeeft in een tekstverwerker, opent u het bestand in de modus Alleen-lezen.

  1. Ga naar het item dat het bestand bevat dat u wilt weergeven, en open het item.

  2. (Voorwaardelijk) Als het bestand dat u wilt weergeven een bijlage is, klikt u op het tabblad Bijlagen.

    Alleen bestandsmappen kunnen bestanden bevatten die geen bijlagen zijn.

  3. Klik naast het bestand dat u wilt weergeven op Bestandsacties > Dit bestand weergeven.

    of

    Klik op de naam van het bestand.

Het bestand weergeven in HTML-opmaak

Als u een bestand snel wilt weergeven, opent u het in HTML-opmaak.

Sommige bestandstypen kunnen niet worden weergegeven als HTML, bijvoorbeeld PNG, JPG, GIF en PDF.

  1. Ga naar het item dat het bestand bevat dat u wilt weergeven, en open het item.

  2. (Voorwaardelijk) Als het bestand dat u wilt weergeven een bijlage is, klikt u op het tabblad Bijlagen.

    Alleen bestandsmappen kunnen bestanden bevatten die geen bijlagen zijn.

  3. Klik naast het bestand dat u wilt weergeven op Bestandsacties > Dit bestand weergeven als HTML.

6.16.4 Bestanden bewerken Openen via een webbrowser

Als u Vibe opent via een webbrowser en u LibreOffice of Microsoft Office hebt geïnstalleerd, kunt u op Bestandsacties > Dit bestand bewerken klikken om bestanden te bewerken.

De volgende vereisten zijn van toepassing:

  • U moet de nieuwste versie van LibreOffice of Microsoft Office 2013 of later op uw werkstation hebben geïnstalleerd.

  • Als u Microsoft Office hebt geïnstalleerd, kunt u het bestand openen met de functionaliteit MS URI. Dit werkt zowel op Mac- als Windows-werkstations, maar alleen met Microsoft Office.

  • Als u LibreOffice hebt geïnstalleerd en uw beheerder ondersteuning voor een alternatieve functionaliteit met de naam Vibe URI heeft ingeschakeld, kunt u via de pagina Applications Downloads (Toepassingsdownloads) een werkstationspecifieke toepassing downloaden en installeren waarmee u bestanden in Vibe kunt openen, bewerken en opslaan.

    De beschikbaarheid en functionaliteit van Vibe Edit-In-Place wordt bepaald door uw Vibe-beheerder. Als u nog vragen hebt, moet u dus contact opnemen met de Vibe-beheerder.

6.16.5 Vibe-bestanden rechtstreeks bewerken in Microsoft Office

Als u Microsoft Office op Windows gebruikt, kunt u overwegen om Vibe Add-in voor MS Office te downloaden, zodat u makkelijker bewerkingen kunt uitvoeren dan wanneer u bestanden opent via een webbrowser.

Met de Vibe Add-In voor MS Office kunt u bestanden rechtstreeks openen en bewerken in uw MS Office-toepassingen.

Zie Snel aan de slag met Micro Focus Vibe Add-In voor meer informatie over het bewerken van bestanden wanneer de Vibe Add-In is geïnstalleerd.

6.16.6 Bestanden bewerken die zijn gesynchroniseerd op uw desktop

Als u Vibe Desktop downloadt en installeert en uw Vibe-beheerder het gebruik van de functionaliteit toestaat, kunt u bestanden naar uw desktop synchroniseren en deze bestanden op dezelfde manier bewerken en weergeven als andere lokale bestanden. De wijzigingen die u aanbrengt, worden gesynchroniseerd met uw Vibe-server.

Zie Snel aan de slag met Micro Focus Vibe Desktop voor Windows en Snel aan de slag met Micro Focus Vibe Desktop voor Mac voor meer informatie.

6.16.7 Bestanden downloaden

U kunt bestanden downloaden die aan een item zijn gekoppeld. U kunt één bestand downloaden of alle bestanden die aan het item zijn gekoppeld. Bestanden worden gedownload in een .zip-bestand.

Eén bestand downloaden

  1. Ga naar het item dat het bestand bevat dat u wilt downloaden, en open het item.

  2. Klik naast het bestand op Bestandsacties > Dit bestand downloaden in een ZIP-bestand.

Alle bestanden downloaden

  1. Ga naar het item dat de bestanden bevat die u wilt downloaden, en open het item.

  2. Klik naast een van de bestanden in het item op Bestandsacties > Alle bestanden downloaden.

    of

    Klik op het tabblad Bijlagen en vervolgens op Alle bestanden downloaden.

Bestanden van een bestandsmap downloaden

  1. Ga naar de bestandsmap waar u de bestanden wilt downloaden.

  2. Selecteer de bestanden die u wilt downloaden en klik vervolgens op Meer > Downloaden als zip.

    of

    Klik op het pictogram Configureren naast de titel van de map en klik vervolgens op Alle bestanden downloaden als zip.

6.16.8 De WebDAV-URL voor een bestand ophalen

Wanneer u de WebDAV-URL van een bestand weet, kunt u het bestand rechtstreeks openen in een bewerkingstoepassing als Microsoft Office of op de opdrachtregel.

De WebDAV-URL voor een bestand ophalen:

  1. Ga naar het item met het bestand waarvoor u de WebDAV-URL wilt ophalen en open het item.

  2. (Voorwaardelijk) Als het bestand waarvoor u de WebDAV-URL wilt ophalen, een bijlage is, klikt u op het tabblad Bijlagen.

    Alleen bestandsmappen kunnen bestanden bevatten die geen bijlagen zijn.

  3. Klik naast het bestand op Bestandsacties > WebDAV URL.

    De WebDAV-URL wordt weergegeven zodat u deze kunt kopiëren.

Nadat u de WebDAV-URL voor het bestand hebt verkregen, kunt u de URL opgeven in een bewerkingsprogramma als Microsoft Office om het bestand te openen. Raadpleeg de documentatie bij het bewerkingsprogramma voor aanvullende instructies.

6.16.9 Een opmerking over een bestand of een bestandsversie toevoegen

U kunt een opmerking over een bepaald bestand of een bestandsversie toevoegen. Bestandsopmerkingen worden direct onder de bestandsnaam weergegeven op de tabbladen Bijlagen en Bestandsversies. Met bestandsopmerkingen kunnen gebruikers zien wat de inhoud van het bestand is, zonder dit te openen. Het kan ook een handige manier zijn om onderscheid te maken tussen de verschillende bestandsversies.

  1. Ga naar het item met de bestandsbijlage of de bestandsversie waarvoor u een opmerking wilt toevoegen, en open het item.

  2. (Voorwaardelijk) Als het bestand waarvoor u de opmerking wilt toevoegen, een bijlage is, klikt u op het tabblad Bijlagen.

    Alleen bestandsmappen kunnen bestanden bevatten die geen bijlagen zijn.

  3. Klik naast het bestand waaraan u een opmerking wilt toevoegen op Bestandsacties > Opmerking bij bestand bewerken.

    De pagina Opmerking bij bestand instellen wordt weergegeven.

  4. Geef de opmerking op die u wilt toevoegen, en klik op OK.

6.16.10 De bestandstatus instellen

Als u meerdere versies van een bestand hebt, kunt u een status voor elke versie instellen zodat u kunt bijhouden wat de officiële versie is, welke versies concepten zijn, enzovoort. Bestanden kunnen de status Officieel, Ontwerp of Verouderd hebben.

  1. Ga naar het item met de bestandsbijlage of de bestandsversie waarvoor u de status wilt instellen, en open het item.

  2. Klik op het tabblad Bestandsversies.

  3. Klik naast het bestand waarvoor u de status wilt instellen in de kolom Status op de huidige status en klik vervolgens op de status die u voor het bestand wilt instellen.

6.16.11 Versiebeheer gebruiken voor bestanden

Wanneer u een bestand bewerkt in Vibe, wordt de eerdere versie van het bestand opgeslagen en ter referentie beschikbaar gesteld. Het kan hierbij gaan om bestanden die zijn opgeslagen in bestandsmappen van Vibe of andere bestanden die als bijlage zijn opgeslagen in een bestandsitem.

Een nieuwe versie van een bestand maken

Wanneer u een bestand bewerkt en opslaat, maakt Vibe een nieuwe versie van het bestand en wordt de oude versie opgeslagen. Meer informatie over het bewerken van een bestand vindt u in Bestanden bewerken Openen via een webbrowser.

U kunt ook de functie slepen-en-neerzetten gebruiken om een nieuwe versie van een bestandsbijlage of een nieuwe versie van een bestandsitem in een bestandsmap te maken, zoals wordt beschreven in de volgende gedeelten:

Een bestand slepen en neerzetten om een bijlage in een bestandsitem bij te werken

Als u een nieuwe versie wilt maken van een bestaande bestandsbijlage, moet het bestand dat u sleept en neerzet, dezelfde naam hebben als de bestaande bijlage waarvoor u een nieuwe versie wilt maken.

  1. Ga naar het item met de bestandsbijlage waarvoor u een nieuwe versie wilt maken en open het item.

  2. Klik op het tabblad Bijlagen en klik op Bestanden slepen en neerzetten.

  3. Sleep een bestand van de ene locatie, bijvoorbeeld het bureaublad, en zet het neer op het mappictogram in het dialoogvenster Bestanden slepen en neerzetten.

    Het document wordt als een nieuwe versie van de bestaande bijlage toegevoegd. Oudere versies worden weergegeven op het tabblad Bestandsversies in het item.

Een bestand slepen en neerzetten om het primaire bestand in een bestandsitem bij te werken

Als u een nieuwe versie van een bestaand bestand wilt maken in de bestandsmap, moet het bestand dat u sleept en neerzet, dezelfde naam hebben als de bestaande bestand waarvoor u een nieuwe versie wilt maken.

  1. Ga naar de map waarin u de nieuwe versie van het bestand wilt importeren.

    Er moet al een bestand met dezelfde naam als een bestandsitem bestaan in de map.

  2. Sleep een bestand vanaf één locatie, zoals uw desktop, en zet het in het mapgedeelte neer.

  3. Wanneer het dialoogvenster Bestandsconflicten verschijnt, klikt u op Versiebestanden.

    Het document wordt als een nieuwe versie aan het bestaande bestandsitem toegevoegd. Oudere versies worden weergegeven op het tabblad Bestandsversies in het item.

Het hoofdversienummer van een bestand verhogen

Wanneer u nieuwe versies van een bestand maakt, houdt Vibe dat standaard bij met secundaire versienummers. Bijvoorbeeld 1.0, 1.1, 1.2 enzovoort. U kunt ook het hoofdversienummer van de laatste bestandsversie verhogen. Versie 1.2 wordt dan versie 2.0.

Als de map is geconfigureerd om automatisch oude bestandsversies te verwijderen (zoals wordt beschreven in Secundaire versies die het maximum aantal toegestane bestandsversies overschrijden, automatisch verwijderen in Mappen beheren in de Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Geavanceerde gebruikershandleiding voor Micro Focus Vibe 4.0.6)), voorkomt het omzetten van een secundaire versie naar een primaire versie dat de versie wordt verwijderd.

Ga als volgt te werk om het hoofdversienummer van een bestand te verhogen:

  1. Ga naar het item met het bestand waarvoor u het hoofdversienummer wilt verhogen en open het item.

  2. (Voorwaardelijk) Als het bestand waarvoor u het hoofdversienummer wilt verhogen, een bijlage is, klikt u op het tabblad Bijlagen.

    Alleen bestandsmappen kunnen bestanden bevatten die geen bijlagen zijn.

  3. Klik naast het bestand waarvoor u het hoofdversienummer wilt verhogen op Bestandsacties > Volgend hoofdversienummer.

    De pagina Volgend hoofdversienummer wordt geopend.

  4. Klik op OK.

Een eerder opgeslagen versie van een bestand openen

  1. Ga naar het item met het bestand waarvoor u een eerdere versie wilt openen en open het item.

  2. Klik op het tabblad Bestandsversies.

    Alle eerder opgeslagen versies van elk bestand in het item worden in chronologische volgorde vermeld. Vibe geef informatie weer zoals de datum, de bestandsgrootte en de persoon die het bestand heeft bewerkt.

Een eerdere bestandsversie bevorderen tot huidige versie

U kunt een eerdere versie van een bestand bevorderen tot de huidige versie. De huidige versie is het hoofdbestand in het bestandsitem. Extra versies staan onder de hoofdversie in het tabblad Bestandsversies.

  1. Ga naar het item met de bestandsversie die u wilt instellen als de huidige versie, en open het item.

  2. Klik op het tabblad Itemhistorie.

  3. Klik naast de bestandsversie die u wilt instellen als huidige versie op Instellen als huidig. Klik vervolgens op OK.

U kunt het volledige item terugzetten naar een eerdere versie (met de titel en de beschrijving van het item) conform de instructies in Een item terugzetten naar een eerdere versie.

Bestaande versies van een bestand verwijderen

BELANGRIJK:Bestanden en bestandsversies die van de Vibe-website zijn verwijderd, kunnen niet worden hersteld.

  1. Ga naar het item met het bestand waarvoor u een eerdere versie wilt openen en open het item.

  2. Klik op het tabblad Bestandsversies.

    Alle eerder opgeslagen versies van elk bestand in het item worden in chronologische volgorde vermeld. Vibe geef informatie weer zoals de datum, de bestandsgrootte en de persoon die het bestand heeft bewerkt.

  3. Als u meerdere versies tegelijk wilt verwijderen, selecteert u de bestandsversies die u wilt verwijderen en klikt u vervolgens op Geselecteerde versies verwijderen.

    of

    Als u één versie wilt verwijderen, klikt u op Bestandsacties naast de versie die u wilt verwijderen. Vervolgens klikt u op Deze versie verwijderen.

  4. Klik op OK om de verwijdering te bevestigen.

Een maximum aantal toegestane versies instellen

Als u de eigenaar bent van een map of workspace, kunt u een maximum aantal toegestane versies voor elk bestand instellen. Zie Limiting File Versions for Folders and Workspaces by Configuring Automatic Deletion (Bestandsversies voor mappen en workspaces beperken door automatische verwijdering te configureren) in de Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Geavanceerde gebruikershandleiding voor Micro Focus Vibe 4.0.6) voor meer informatie.